Решение

Сформировали этапы, перенесли воронку в Хантфлоу и сокращаем срок закрытия вакансий

Мы проанализировали существующие в реальной жизни этапы подбора и сформировали воронку. Эту воронку мы перенесли в Хантфлоу и на встречах анализируем изменения в сроке закрытия вакансии и то, что на него повлияло.

Еще мы договорились о максимальном числе дней, которые кандидат может находиться на каждом этапе. Например, контакт с кандидатом должен произойти не позже, чем через 2 дня после его добавления — обычно это происходит быстрее. Така мы перехватываем джунов раньше, чем им сделает оффер кто-то другой, а с тимлидами успеваем познакомиться до того, как они устанут от приглашений и собеседований.

Функция Хантфлоу «Ограничение времени на этапе» позволяет отслеживать «зависших» кандидатов и контролировать, насколько оперативно рекрутеры работают и нет ли задержек со стороны заказчиков.

Решение

С помощью Хантфлоу вовлекли специалистов разных уровней в подбор и повысили качество обратной связи

Заказчики активно вовлечены в подбор: от создания профиля кандидата до совместного принятия решения. Мы привлекаем к оценке кандидатов на интервью не только непосредственных руководителей будущего сотрудника, но и тимлидов, техлидов и других специалистов, которые выступают в качестве технических экспертов. В Хантфлоу в качестве заказчиков добавлены 34 человека (это бесплатно), которые смотрят и оценивают кандидатов.

Мы обучаем их вести интервью: рассказываем про структуру, вопросы и основания для выводов. Чтобы закрепить эту информацию и помочь заказчикам держаться правильного курса, мы внедрили в Хантфлоу форму обратной связи после интервью.

В этой форме — ключевые вопросы, с помощью которых мы проверяем кандидатов и которые помогут оценивать его максимально объективно. Рекрутеры получают гораздо больше пользы от структурированного и четкого фидбека.

Решение

Сразу понимаем, чем закончилось общение с кандидатом в прошлый раз и фокусируемся на тех, кто нам подойдет

Каждого кандидата мы добавляем в Хантфлоу, а рекрутеры и заказчики оставляют комментарии о нем после интервью.

Хантфлоу определяет дубликаты даже если имя кандидата написано в транслите, а контакты отличаются. А наши записи помогают быстро понять, подошел ли нам кандидат в прошлый раз и что нас смутило или не понравилось — вместо того, чтобы снова проводить часовое интервью и узнавать ту же самую информацию еще раз.

Решение

Регулярно анализируем статистику из Хантфлоу и исправляем слабые места в рекрутинге

Весь наш подбор основан на данных. Хантфлоу помогает увидеть достаточное количество данных в разных разрезах и принимать решения, видя статистику за разные периоды. Я регулярно провожу обсуждения по подбору, на которых мы разбираем статистику из Хантфлоу.

1. Еженедельная встреча руководителя найма с командой рекрутеров. Руководитель найма обсуждает на встрече с командой количество нанятых сотрудников, процент отказа от офферов и соблюдение SLA.
2. Ежемесячная встреча с заказчиками. Каждый месяц мы разбираем ежемесячный отчет по найму, в котором смотрим на количество сделанных офферов, вышедших и отказавшихся кандидатов, причины отказа. В этой встрече участвуют заказчики: статистика позволяет показать, что можно улучшить, и исправить проблемы.
3. Ежеквартальная оценка экономики подбора. В ежеквартальной статистике мы смотрим количество нанятых специалистов в каждом грейде и стоимость подбора — это бизнес-статистика.

Решение

На основе исторических данных из Хантфлоу разработали грейды, определили дедлайны для специалистов разного уровня и внедрили SLA

После начала работы в Хантфлоу мы получили приблизительные данные, за сколько закрываем те или иные вакансии.

Вместе с бизнесом мы разработали грейды для каждой специальности и закрепили за ними SLA — целевой срок закрытия вакансии.

Хантфлоу на основе указанного в вакансии грейда автоматически рассчитывает дедлайн с учетом производственного календаря, вычитая выходные и праздники и автоматически продляя его на период приостановки вакансии.

Решение

Стали планировать подбор на год в зависимости от задач бизнеса

На основе данных о сроке закрытия позиций, мы с 2019 года планируем подбор на год. Раз в полгода мы актуализируем план подбора.

Мы планируем подбор, исходя из бизнес-задач на год: какие направления будут расширяться, какие проекты мы планируем запустить и какие команды нам для этого потребуются. Информация о сроках закрытия позиций делает этот план реалистичным и обоснованным — у нас есть цифры, которые наглядно показывают, почему нельзя нанять за январь—февраль 90% сотрудников из плана на год.

С планированием мы знаем, когда нужно начать работу над вакансией, чтобы выход сотрудников соответствовал началу проектов и задачам в рамках года. И отдел подбора, и руководители команд знают, когда новые сотрудники будут наняты.

Почта для нас — второстепенный канал коммуникации: в основном мы звоним кандидатам, а пишем им только когда не смогли дозвониться. Мы не уделяли письмам внимания, потому что считали их неэффективным способом связи.

Чтобы не тратить время на переход в почтовый клиент, а отправлять письма кандидатам в пару кликов, мы подключили рабочую почту к Хантфлоу. Главный результат этого решения — статистика работы с почтой, в которой мы видим, какой процент наших писем читают и как часто на них отвечают. До Хантфлоу мы думали, что на письма отвечают около 5% кандидатов — но из статистики конверсии стало ясно, что на самом деле их 40%.

Теперь мы работаем с почтой более внимательно: меняем содержание писем и смотрим, какие привлекают больше внимания.