Мы уже рассказывали, почему переход на ATS — это не так сложно, как кажется, и что нужно сделать, чтобы он прошел быстро и приятно. А теперь подробно разберемся в том, как перестать вести базу в таблицах и папках и автоматизировать подбор в профессиональной ATS.

Многие рекрутеры давно ведут базу кандидатов в Экселе — это привычное, но неудобное решение. Чем дольше существует отдел подбора, тем сильнее разрастается таблица, которая когда-то казалась простой и понятной: в ней появляются тысячи строк и листов, каждый новый рекрутер ведет ее по-своему, а найти что-то за пару секунд становится невозможно. Из-за этого замедляется вся работа, а рекрутеры живут в хаосе ежедневной рутины.

В Хантфлоу можно перенести всю базу кандидатов из Экселя и файлов — это легко и быстро, если правильно подготовиться. Процесс перехода состоит из нескольких этапов.

 

Вы решили стать клиентом Хантфлоу и перенести свою базу. Что дальше?

После того как вы оставите заявку на сайте Хантфлоу, наши специалисты попросят вас прислать скриншот части таблицы с базой — так, чтобы в нем была видна шапка с названиями колонок и формат ведения самой базы.

 

Готовим базу к переносу

После того как вы пришлете скриншот базы, с вами обязательно созвонятся и расскажут о том, что нужно сделать до переноса — например, иногда нужно привести написание телефонов кандидатов к единому формату.

Мы всегда честно предупреждаем о возможных нюансах и изменениях, которые нужно будет внести в базу перед переносом. Например, если в колонке с ФИО имя и фамилия кандидатов стоят в разном порядке, то они сохранятся по единому принципу: первое слово будет фамилией, а второе — именем или наоборот. Если таких случаев немного, вы сможете самостоятельно привести все к одному виду, а если база очень большая, то правки можно будет вносить уже во время использования Хантфлоу.

Нужно учитывать и другие моменты: например, у вас в таблице даты перехода на этапы, комментариев и других событий стоят в одной ячейке с текстом:

• 19.02.2019 — пропустил собеседование, но кандидат интересный;
• 18.03.2018 — отправили резюме на согласование заказчику;
• 17.04.2017 — неадекватный, не рекомендую с ним работать.

В таком случае скрипт не может их распознать и создать этапы воронки при сохранении в Хантфлоу. Но даже если вы не захотите вносить правки, никакая информация не потеряется — все эти данные сохранятся в карточке кандидата, правда в виде обычного текста.

 

Составляем карту переноса

По заголовкам таблицы составят карту переноса, на которой будет видно, в какое именно поле Хантфлоу попадут данные из каждой колонки. Эту карту согласуют с вами и внесут правки при необходимости.

Если у вас в таблице есть колонка для вакансий, специалисты Хантфлоу всегда уточняют, на одну ли вакансию перенести все резюме с ее упоминанием или на несколько и нужно ли создать вакансии.

 

Программирование автоматизированного переноса

Программисты Хантфлоу напишут скрипт, который автоматически перенесет все данные из Экселя в Хантфлоу. Так как в каждой компании свой формат ведения базы, этот скрипт каждый раз индивидуально адаптируется именно под ваши требования.

 

Тестовая и финальная выгрузка

Перенесенную базу выгрузят в Хантфлоу на тестовом сервере, чтобы вы могли проверить точность переноса и внести исправления, если они будут. Финальную версию базы выгрузят на ваш рабочий аккаунт в Хантфлоу.

У переезда в Хантфлоу из Экселя есть важная особенность. После того как процесс переноса будет начат, вы не сможете внести изменения в таблицу — иначе они не сохранятся в Хантфлоу.

Но это не значит, что вы не сможете пользоваться своей базой. Просто после окончания переноса вам нужно будет вручную внести в Хантфлоу изменения, появившиеся за время перехода. В среднем время непосредственного переноса базы на сервер составляет около месяца, но его можно значительно ускорить при быстрых согласованиях. Обычно за этот срок у клиентов не накапливается объем данных, который сложно было бы перенести.

Во время переезда мы рекомендуем работать с новыми кандидатами уже в Хантфлоу, чтобы все данные были на месте. Это условие применимо только для переносов из Экселя. Если вы переходите из Potok, E-staff и Friendwork, то сможете продолжать работу в старой системе до окончательного переноса, а мы перенесем последнюю версию базы.

 

Отзыв Юлии Авериной, HRD Sports.ru. Клиенты Хантфлоу с февраля 2016 года:

«Главная причина, по которой мы выбрали Хантфлоу, — облачность сервиса. Переход прошел очень легко. Наша база резюме хранилась в виде таблицы с прикрепленными файлами, сотрудники Хантфлоу быстро перенесли ее в систему без каких-то трудностей.

Я много лет работала в E-Staff, и в Хантфлоу мне нравится все: понятный и приятный интерфейс, возможность настраивать все, что нужно. Служба поддержки тоже реагирует очень оперативно: в первый год работы я находила небольшие баги и ошибки, писала о них, и все очень быстро исправляли».
 

---

Переезжайте из таблиц в Хантфлоу и забудьте о рутине →