Как перейти из Экселя в Хантфлоу

Подробно рассказываем обо всех особенностях переезда из таблиц в профессиональную CRM для рекрутеров

12 сентября 2019
Время чтения:  4 мин
эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm

Мы уже рассказывали, почему переход на ATS — это не так сложно, как кажется, и что нужно сделать, чтобы он прошел быстро и приятно. А теперь подробно разберемся в том, как перестать вести базу в таблицах и папках и автоматизировать подбор в профессиональной ATS.

Многие рекрутеры давно ведут базу кандидатов в Экселе — это привычное, но неудобное решение. Чем дольше существует отдел подбора, тем сильнее разрастается таблица, которая когда-то казалась простой и понятной: в ней появляются тысячи строк и листов, каждый новый рекрутер ведет ее по-своему, а найти что-то за пару секунд становится невозможно. Из-за этого замедляется вся работа, а рекрутеры живут в хаосе ежедневной рутины.

В Хантфлоу можно перенести всю базу кандидатов из Экселя и файлов — это легко и быстро, если правильно подготовиться. Процесс перехода состоит из нескольких этапов.

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm
 

Вы решили стать клиентом Хантфлоу и перенести свою базу. Что дальше?

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm

После того как вы оставите заявку на сайте Хантфлоу, наши специалисты попросят вас прислать скриншот части таблицы с базой — так, чтобы в нем была видна шапка с названиями колонок и формат ведения самой базы.

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm
 

Готовим базу к переносу

После того как вы пришлете скриншот базы, с вами обязательно созвонятся и расскажут о том, что нужно сделать до переноса — например, иногда нужно привести написание телефонов кандидатов к единому формату.

ФИО Кандидата

Мы всегда честно предупреждаем о возможных нюансах и изменениях, которые нужно будет внести в базу перед переносом. Например, если в колонке с ФИО имя и фамилия кандидатов стоят в разном порядке, то они сохранятся по единому принципу: первое слово будет фамилией, а второе — именем или наоборот. Если таких случаев немного, вы сможете самостоятельно привести все к одному виду, а если база очень большая, то правки можно будет вносить уже во время использования Хантфлоу.

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm

Нужно учитывать и другие моменты: например, у вас в таблице даты перехода на этапы, комментариев и других событий стоят в одной ячейке с текстом:

  • 19.02.2019 — пропустил собеседование, но кандидат интересный;
  • 18.03.2018 — отправили резюме на согласование заказчику;
  • 17.04.2017 — неадекватный, не рекомендую с ним работать.

В таком случае скрипт не может их распознать и создать этапы воронки при сохранении в Хантфлоу. Но даже если вы не захотите вносить правки, никакая информация не потеряется — все эти данные сохранятся в карточке кандидата, правда в виде обычного текста.

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm
 

Составляем карту переноса

По заголовкам таблицы составят карту переноса, на которой будет видно, в какое именно поле Хантфлоу попадут данные из каждой колонки. Эту карту согласуют с вами и внесут правки при необходимости.

Если у вас в таблице есть колонка для вакансий, специалисты Хантфлоу всегда уточняют, на одну ли вакансию перенести все резюме с ее упоминанием или на несколько и нужно ли создать вакансии.

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm
 

Программирование автоматизированного переноса

Программисты Хантфлоу напишут скрипт, который автоматически перенесет все данные из Экселя в Хантфлоу. Так как в каждой компании свой формат ведения базы, этот скрипт каждый раз индивидуально адаптируется именно под ваши требования.

эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm
 

Тестовая и финальная выгрузка

Перенесенную базу выгрузят в Хантфлоу на тестовом сервере, чтобы вы могли проверить точность переноса и внести исправления, если они будут. Финальную версию базы выгрузят на ваш рабочий аккаунт в Хантфлоу.

У переезда в Хантфлоу из Экселя есть важная особенность. После того как процесс переноса будет начат, вы не сможете внести изменения в таблицу — иначе они не сохранятся в Хантфлоу.

Но это не значит, что вы не сможете пользоваться своей базой. Просто после окончания переноса вам нужно будет вручную внести в Хантфлоу изменения, появившиеся за время перехода. В среднем время непосредственного переноса базы на сервер составляет около месяца, но его можно значительно ускорить при быстрых согласованиях. Обычно за этот срок у клиентов не накапливается объем данных, который сложно было бы перенести.

Во время переезда мы рекомендуем работать с новыми кандидатами уже в Хантфлоу, чтобы все данные были на месте. Это условие применимо только для переносов из Экселя. Если вы переходите из Potok, E-staff и Friendwork, то сможете продолжать работу в старой системе до окончательного переноса, а мы перенесем последнюю версию базы.

 
эксель, хантфлоу, таблицы, база резюме, переход, перенос, ats, crm

Отзыв Юлии Авериной, HRD Sports.ru. Клиенты Хантфлоу с февраля 2016 года:

«Главная причина, по которой мы выбрали Хантфлоу, — облачность сервиса. Переход прошел очень легко. Наша база резюме хранилась в виде таблицы с прикрепленными файлами, сотрудники Хантфлоу быстро перенесли ее в систему без каких-то трудностей.

Я много лет работала в E-Staff, и в Хантфлоу мне нравится все: понятный и приятный интерфейс, возможность настраивать все, что нужно. Служба поддержки тоже реагирует очень оперативно: в первый год работы я находила небольшие баги и ошибки, писала о них, и все очень быстро исправляли».
 


Переезжайте из таблиц в Хантфлоу и забудьте о рутине →

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Как находить кандидатов на Stack Overflow

Внутренний поиск, X-ray, сканирование базы пользователей через SQL-запросы и прочие лайфхаки для рекрутинга на Stack Overflow

Экспертиза

Как сделать индивидуальный план развития сотрудника

Разобрались, зачем нужен ИПР, кто и как его составляет, а также узнали, что делать, если сотрудник не хочет развиваться

хантфлоу, huntflow, talent management, управление талантами
Экспертиза

Что такое Talent Management и как его внедрить

И при чем здесь пять языков любви

хантфлоу, huntflow, T&D-менеджер
Экспертиза

Кто такой T&D-менеджер и как им стать

И почему развивать нужно даже самых компетентных сотрудников