Как провести онбординг и обучение более 500 сотрудников через приложение

Обучение и адаптация — приоритетные задачи для HR практически в любой компании. Качественный онбординг уменьшает текучку и позволяет новичкам быстро включиться в работу. Когда штат небольшой и новых сотрудников не очень много, то эта задача ложится на плечи наставника, непосредственного руководителя и HR-службы. Но когда сотрудников очень много, идет постоянный массовый наем и количество новичков постоянно растет, то вводить в курс дела и обучать каждого сотрудника становится сложно, потому что требует слишком много ресурсов, в первую очередь времени.

Для решения таких задач компания IceRock Development создала удобное приложение, которое позволяет автоматизировать адаптацию и обучение новых сотрудников в компании. Первым клиентом стала компания Леруа Мерлен, внедрение началось год назад.

Леруа Мерлен решили автоматизировать онбординг из‑за быстрого роста. Им требовалось открыть сразу несколько магазинов в короткие сроки и нанять много новых сотрудников. Необходимо было упростить процесс входа в компанию новичков на стартовых позициях и оптимизировать затраты ресурсов и времени. К тому же в компании делали ставку на поиск новых сотрудников среди молодого сегмента (25–30 лет), именно поэтому современное диджитал-решение в виде мобильного приложения стало оптимальным вариантом.

Контент для приложения предоставила компания Леруа Мерлен, а IceRock Development упаковали все в удобную программу для управления процессом адаптации.

Что умеет приложение

Приложение позволяет новым сотрудникам быстрее обучаться, вникать во внутренние процессы компании, давать обратную связь и двигаться по карьерной лестнице.

Наставнику приложение дает возможность следить за результатами каждого стажера, анализировать его активность и делать выводы, чтобы вовремя давать фидбек.

Как все устроено

В системе есть три роли: стажер, наставник и администратор. Стажеры — это новые сотрудники, наставники — те, кто сопровождают стажеров в компании, собирают фидбек и следят за процессом адаптации, администратор добавляет новый контент в приложение.

Новый сотрудник устанавливает приложение, регистрируется в системе и начинает проходить различные задания, которые помогают ему быстрее влиться в работу и понять специфику корпоративной культуры компании.

По сути, сотруднику предстоит прокачать разные группы компетенций, под них специально сформированы задания в приложении. На главном экране отображается статус прохождения в процентах, и сотрудник сразу видит, где у него прогресс, а что необходимо подтянуть.

Как устроен процесс адаптации

В системе зашита программа, которая позволяет новичку за три месяца вырасти из стажера до руководителя сектора.

В приложении 147 заданий, они разбиты на 3 уровня:

• продавец-консультант,

• менеджер отдела,

• руководитель сектора.

Первый месяц сотрудник проходит как продавец-консультант, второй — как менеджер отдела, третий — как руководитель сектора. Все задания из приложения новый сотрудник должен пройти за 3 месяца. Стажер проходит каждый уровень за месяц, и в конце каждого месяца у него происходит встреча с директором магазина, на которой директор магазина оценивает степень прохождения адаптации.

Новый блок заданий недоступен, пока не пройден предыдущий. Когда сотрудник завершил блок, то руководителю приходит уведомление о его результатах.

Руководителям в CRM доступна полная статистика по всем сотрудникам.

Как проходит обучение

Новый сотрудник обучается в процессе выполнения заданий в системе. Угадывать правильные ответы и проходить тесты с нуля не придется, в приложении есть подсказки, которые помогают найти нужную информацию.

В приложении стажер выполняет разные типы заданий:

• ответ на свободную тему;

• тесты, когда надо выбрать из нескольких вариантов;

• смахивания — когда есть вопрос с несколькими правильными вариантами ответов и надо «смахнуть» верный вариант вправо, неверный — влево.

В чем удобство приложения для компании

Весь процесс онбординга и обучения проходит только через приложение, для этих задач не задействуются другие ресурсы. Компания проводит все в режиме одного окна: сотрудник обучается и выполняет задания в приложении, а руководитель в CRM видит его результаты и может анализировать процесс прохождения, делать выводы о компетенциях сотрудника и давать фидбек.

Сейчас приложение и CRM по адаптации и обучению используется в 121 магазине сети. В дальнейшем это диджитал-решение планируют использовать во всех магазинах компании.

Каким компаниям подойдет диджитал-онбординг:

• где много сотрудников начального уровня и нерационально адаптировать их силами эйчаров и руководителей;
• где есть четкая система обучения или необходимость ее создать и автоматизировать;
• где есть потребность постоянно дополнять систему онбординга, следить за успехами сотрудников и давать регулярный фидбек;
• где накоплена большая база знаний и требуется ее упорядочить и дать новым сотрудникам быстрый и удобный доступ;
• где есть свои методисты, которые могут создать систему обучения и онбординга и адаптировать ее под потребности бизнес-процессов;
• где есть быстрый рост и потребность в большом количестве новых сотрудников. Такое предложение подойдет компаниям со штатом от 100–300 сотрудников.

Какие бизнес-задачи и проблемы в управлении персоналом можно решить с помощью приложения

1. Большая текучка → уменьшаем за счет стандартизации онбординга и упрощения входа в должность.

2. Высокая стоимость вывода сотрудника → оптимизируем затраты за счет автоматизации и замены живого обучения приложением.

3. Высокая стоимость замены → удерживаем сотрудников за счет грамотной адаптации.