Совет недели: внимательно относитесь к новым сотрудникам

Искать новых сотрудников, как правило, дорого, долго и требует много ресурсов. Но если неправильно провести адаптацию, то сотрудник может уйти еще до окончания испытательного срока, и все будет напрасно.

Рассказываем, как провести онбординг правильно, чтобы не испугать нового сотрудника отсутствием пропуска и неподготовленным рабочим местом.

Как организовать легкий и приятный онбординг

Нет какого-то универсального рецепта онбординга, который бы гарантировал, что сотрудник останется с вами надолго. Но есть базовые моменты, на которые нужно обратить внимание, чтобы расположить новичка к вашей компании. Мы расскажем, как происходит выход разработчика на работу в московский офис Хантфлоу.

Людей пугает неизвестность, поэтому еще до первого дня нужно рассказать новому сотруднику, как будет происходить его выход на работу. Например, проговорить и письменно продублировать всю информацию после того, как кандидат принял оффер.

До выхода на работу:

• Просим прислать сканы всех необходимых документов заранее. Так бухгалтер и кадровый специалист смогут подготовить договор и другие документы, а сотрудник сможет изучить их еще до выхода на работу. В первый день останется только подписать все документы. 
• Если разработчику нужен рабочий компьютер, то мы просим выбрать нужную модель и заказываем ее заранее.
• Договариваемся с сотрудником о дате и времени первого рабочего дня и присылаем ему подробную информацию о том, как добраться до офиса. Кроме того, мы обсуждаем время окончания рабочего дня, чтобы не было неловких ситуаций и недопонимания.
• Важно не забыть заказать временный пропуск. Сотрудник пройдет по нему в офис и получит постоянный пропуск в первый день. 
• За день до выхода на работу важно написать человеку и еще раз напомнить ему, как сильно мы его ждем.

В первый рабочий день:

• Мы встречаем новых сотрудников без хлеба с солью, но планируем развивать эту историю, чтобы каждый сотрудник чувствовал, что ему рады.
• У нас есть фирменный мерч, который мы дарим в первый день. Плюс сразу просим выбрать цвет корпоративной толстовки, которую заказываем для каждого сотрудника. 

• У нас есть презентация-приветствие для новых сотрудников, в которой собраны чек-лист для первого рабочего дня, полезная информация и ссылки, контакты людей и вопросы, с которыми к ним можно обращаться, а также часто задаваемые вопросы и ответы на них.
• В первый день разработчик настраивает рабочее окружение и получает все необходимые доступы. У нас есть отдельный список со всеми, кто ответственен за разные доступы, а я контролирую каждый этап. 
• Когда сотрудник закончил с подготовкой, мы добавляем его в рабочий чат и просим его написать приветственное сообщение, в котором он немного расскажет о себе. В ответ новичок получает приветствия (и стикеры) от коллег.
• Тимлид помогает со всеми вопросами о должности и дает доступ ко всей необходимой документации. PM объясняет, как устроены процессы, и дает первую задачу.
• Мы стараемся сделать так, чтобы в первый день новичок пообедал с кем-то из коллег.

После выхода на работу:

Мы обязательно проводим регулярные встречи или созвоны после выхода сотрудника: 

• в первый месяц работы — раз в неделю;
• во второй и третий месяц — раз в месяц;
• затем встречи проходят раз в полгода. 

Чтобы никто не забыл о встрече, HR сам организовывает их, добавляет в календарь и напоминает заранее.

Мы стараемся не перегружать сотрудника созвонами и встречами, поэтому обычно HR списывается с новичком и помогает найти ответы на вопросы. Для новых членов команды он становится тем человеком, которому пишут в любой непонятной ситуации. Постепенно сотрудник перестает во этом нуждаться, и встречи становятся реже: раз в две недели, раз в месяц, раз в полгода.

Недавно у нас появилась традиция, когда руководитель пишет в общий чат о каждой завершенной новичком задаче и поздравляет его. Это помогает всей команде познакомиться с новым сотрудником и с тем, что он делает. 

Как провести успешный онбординг:

1. Составьте план: что нужно сделать и в какие сроки, кто ответственный, запланируйте адаптационные встречи. 
2. Заранее расскажите новому сотруднику о том, как будет проходить онбординг, чтобы он знал все шаги.
3. Предоставьте ресурсы, в которых новичок сможет самостоятельно найти ответы на свои вопросы. Например, мы используем для этого вики.
4. Подготовьте рабочее место, ПК, ПО, доступы, аккаунты и прочее.
5. Работайте в связке с руководителем, чтобы вместе подготовить план работы нового сотрудника и учесть все особенности.

Хантфлоу берет рутину на себя, чтобы вы могли заботиться о каждом сотруднике →