Велком-тренинг для новых сотрудников: зачем нужен и как его провести

При активном найме сотрудники массово прибывают в компанию. Каждому надо показать, как все устроено, рассказать про корпоративную культуру и дать базовые знания, без которых нельзя работать. Самый очевидный способ это сделать — собрать новичков вместе и устроить тренинг. 

Зачем еще нужны велком-тренинги, как все правильно организовать и какие нюансы важно учесть, рассказал Андрей Балицкий — руководитель академии компании «Рольф».

Что расскажем

👉 Зачем и когда нужен welcome-тренинг

👉 Форматы тренингов

👉 Три шага к созданию welcome-тренинга

👉 Продолжительность и периодичность тренинга

👉 Как правильно провести мероприятие

👉 Как Рольф проводит welcome-тренинг

Зачем проводят welcome-тренинги

Welcome-тренинг — просто инструмент сбора новых сотрудников в одном месте для определенной цели. Цели бывают разные, например адаптация к конкретной должности или корпоративной культуре в целом, обучение базовым навыкам, необходимым для работы. 

Расскажу, какие задачи можно решить с помощью welcome-тренинга.

Привить новичкам ДНК компании. Людям недостаточно просто выполнять обязанности и получать за это деньги. Они хотят понимать, куда попали и частью чего теперь являются. Удивительно, но я часто слышу от сотрудников вопросы: «Какая миссия у компании? В каких социальных активностях мы участвуем? Кому помогаем? Какая у нас позиция?» Эту жажду разобраться в корпоративных ценностях и культуре можно быстро утолить тренингом.

Обучить работе на конкретной должности. Например, welcome-тренинг для новых сотрудников в фармакологической сфере может продолжаться от недели до месяца. По завершении участники сдают экзамен и подтверждают, что они готовы к работе.

Собрать обратную связь на входе. Мы постоянно запрашиваем фидбэк сотрудников — это позволяет понимать, что им нравится и не нравится, как работает программа адаптации, качественно ли наставники выполняют свою работу. И welcome-тренинг способен стать точкой контроля и сбора сведений. 

Получить преимущество в борьбе за таланты. Некоторые компании позиционируют welcome-тренинг как часть пакета бенефитов. В этом случае рекрутер рассказывает кандидату, что его не бросят в пекло рабочих задач. Наоборот, о нем будут заботиться, проведут обучение, помогут адаптироваться, познакомят с командой.

Удерживать новичков. Подобные тренинги уже стали стандартом в некоторых высококонкурентных для работодателей сферах. Например, в IT и фармакологии, где за сильных кандидатов идет борьба. 

Такие кандидаты выходят на работу уже с определенными ожиданиями от уровня «клиентского сервиса». Они рассчитывают, что им помогут адаптироваться и обучат. Если вместо нормальной программы онбординга сотруднику предлагают вслепую бегать по всей компании и выпытывать информацию у коллег, то это разочаровывает. В лучшем случае человек долго выходит на нужный уровень эффективности, в худшем — просто уходит.

Основная причина ухода людей в первые рабочие дни — отсутствие информированности. Нужна хотя бы перспектива информированности: скорее всего, сотрудник останется и дождется тренинга, если его анонсируют.

В каких случаях нужны welcome-тренинги

1. Высокая текучесть персонала в первые три месяца работы.
2. Наем требовательных кандидатов на узком высококонкурентном рынке труда. 
3. Работа без жестких бизнес-процессов, регламентов и стандартов. Тогда еще на старте важно внедрить определенную модель поведения новому сотруднику.
4. Компания быстро растет. Активный наем приводит к размыванию экспертизы и корпоративной культуры. Чтобы не допустить этого, на входе в компанию новичков должен встречать welcome-тренинг, который надо пройти.
5. Нужно быстро обучить базовым навыкам работы большое количество линейного персонала.
6. Чтобы сотрудник мог приступить к работе, он должен освоить большой объем информации. Например, изучить сложную документацию или вызубрить все скрипты. Тогда важно, чтобы на старте ему кто-то помог. 

Виды welcome-тренингов

Офлайн-тренинг — очная встреча, когда группу участников собирают вместе в одном помещении. 

Онлайн-тренинги делятся на 2 вида: синхронный и асинхронный. Синхронный тренинг проходит в реальном времени — люди сидят за экранами компьютеров и общаются. При асинхронном формате сотрудники проходят заранее записанный курс. Например, вебинар — это синхронный формат онлайн-обучения, а видеоуроки — асинхронный.

Смешанный welcome-тренинг — мы используем как раз такой комбинированный формат. Наши новые сотрудники не только собираются на общем очном тренинге, но и проходят вводный курс на корпоративном портале.

Как создать welcome-тренинг

Шаг 1: определите цели и задачи

Начинать всегда стоит с цели, ведь от нее зависит выбор инструментов и состав программы. Допустим, надо снизить текучесть персонала на 20% — разберемся в проблеме:

Цель welcome-тренингов в Рольфе — вовлечение и удержание сотрудников. Мы проанализировали текучесть на сроке 0–3 месяца, изучили причины ухода и поняли, над чем надо работать. Оставалось только правильно выбрать инструменты — об этом дальше.

Шаг 2: подберите инструменты, продумайте содержание и структуру тренинга

Инструмент должен вести к цели и оставаться рентабельным. Допустим, компания проводит тренинг на 100 человек, чтобы снизить текучесть и повысить лояльность новых сотрудников. Для этого решили раздать каждому участнику welcome-box. Но бюджет закончился, поэтому пришлось ограничиться дешевыми толстовками низкого качества. В результате деньги потрачены, а эффект получился обратным: мерч выглядит плохо, сотрудники разочарованы — впечатление о компании испорчено.

Лучше отказаться от инструмента, чем сделать плохо.

Или, например, компания хочет встроить в очный тренинг речь генерального директора. Но выясняется, что он занят: лично присутствовать не сможет, но обещает записать обращение. В итоге руководитель присылает что-то непонятное, снятое впопыхах на камеру телефона. 

Добавить это в тренинг — плохая идея. В таком случае стоит организовать профессиональную съемку или пригласить на тренинг другого топ-менеджера, посвободнее. Дело в том, что сейчас каждый блогер-школьник умеет записывать видео с хорошим звуком и светом. Сотрудники компании справедливо удивятся, почему первое лицо компании не может сделать все качественно. 

Еще важно учесть взаимодействие инструментов: они должны помогать друг другу, а не мешать. Например, в некоторых компаниях любят добавлять физическую активность в welcome-тренинги: сотрудники бегают, выполняют упражнения, проходят квесты. Это классно, но если в этот же день планируется обучение, то люди будут измотаны. Кроме того, возникает проблема с дресс-кодом.

Еще выбор инструментов и формата мероприятия зависит от количества участников. Например, вам нужно ежемесячно учить по 100 человек, а ресурсов не хватает. Тогда можно разработать асинхронный онлайн-тренинг — самый рентабельный вариант в этой ситуации. 

Шаг 3: реализуйте и оцените эффективность тренинга

Затем нужно выстроить методологию, запустить и проверить тренинг на фокус-группе. Если welcome-тренинг содержит элементы обучения, он должен заканчиваться тестированием. Если же вы просто информировали, мотивировали и вовлекали участников, то никакие экзамены не нужны.

Я слышал мнение, что экзамен смазывает позитивный эффект от тренинга. В моменте сотрудник действительно может думать: «Зря я пришел! Тесты всякие, тренинги — для чего это надо? Зачем мне стресс?» Но после экзамена участник, наоборот, испытывает эмоциональный подъем и уверенность — это уже другой человек.

Эффективность пилотного проекта стоит оценивать по 4 уровням модели Киркпатрика:

1. Насколько понравилось обучение?
2. Что из тренинга запомнилось участникам?
3. Какую информацию из тренинга использовали в работе?
4. Как тренинг повлиял на бизнес-цель, ради которой он и запускался? 

Продолжительность и периодичность тренинга

Мы проводим четырехчасовой очный тренинг с участием более 100 сотрудников. Пробовали устраивать восьмичасовые мероприятия, но получали обратную связь в духе: «Все круто, но я устал».  

Четыре часа — это оптимальная продолжительность: люди не устают и могут усваивать информацию.

Периодичность мероприятий зависит от объема найма. Например, мы активно растем, поэтому сейчас будем проводить 4–5 мероприятия подряд — на каждом ждем около сотни новичков. Чтобы обеспечить равномерную наполняемость групп, важно ориентироваться на план подбора.

С тренингом лучше не затягивать: чем раньше, тем лучше. Новый сотрудник должен пройти его в течение месяца с момента трудоустройства. В этот срок формируется мнение человека о работе, которое уже сложно изменить.

Как правильно провести

Расскажу об основных моментах, которые помогут сделать welcome-тренинг успешным.

Выступление топ-менеджмента. Желательно, чтобы среди спикеров был харизматичный человек из руководства, искренне любящий компанию. Такие выступления вдохновляют участников и прививают им корпоративную культуру.

Не один, а несколько выступающих. Чередование спикеров дает понимание масштаба происходящего. Сотрудники чувствуют, что в них готовы вкладываться, проект серьезный, а компания внимательно относится к онбордингу.  

Рассказ о глобальных целях компании. Мы экспериментировали с наполнением тренинга и в какой-то момент решили убрать рассказ о целях бизнеса. И тут же получили обратную связь от участников: «Не хватило целей. Хочется понимать общую картину: где мы работаем, чего хотим достичь, куда идет компания».

Рассказ об истории компании. Некоторые эксперты утверждают, что не стоит тратить время на разговоры о прошлом компании. Но стоит убрать эту часть из тренинга, участники выказывают недовольство.

Брошюра с информацией. Люди выходят с тренинга, попадают в поток операционки и забывают многое из того, что узнали. Поэтому полезно снабдить их брошюрой с ключевой информацией — например, о том, какие бенефиты предусмотрены и как их получить.

Первичный пользовательский опыт. Первое впечатление самое важное. Сложно побудить человека пользоваться тем, что ему изначально не понравилось. Поэтому первичный пользовательский опыт лучше получать под контролем эксперта, который объяснит и ответит на вопросы. 

Например, мы прямо во время welcome-тренинга регистрируем людей на корпоративном портале, а потом даем им легкое задание. После мероприятия они уже умеют работать с интранетом, у них установлено приложение, нет опасений. В дальнейшем эти сотрудники с большей вероятностью вернутся на портал, чем те, кто самостоятельно получал пользовательский опыт.

Велком-тренинг для новых сотрудников: пример Рольфа

Наш welcome-тренинг проходит в смешанном формате: большое очное мероприятие дополняет асинхронный онлайн-курс.

Офлайн-тренинг ведут 5 спикеров, в том числе руководитель департамента, HRD и я. Мы рассказываем о стратегии, возможностях для сотрудников, прошлом, настоящем и будущем компании. Общение идет в формате диалога: сотрудники могут задавать выступающим любые вопросы и получать честные ответы. 

Асинхронное онлайн-обучение организовано через корпоративный портал. Сотрудник изучает уроки об истории, миссии, ценностях и стратегии, неформальных традициях, правилах информационной безопасности компании. 

Все новички вместе проходят тренинг: мы не разделяем сотрудников по ролям или позициям. Такой диверсифицированный состав групп помогает сразу завязать знакомства с коллегами и почувствовать себя частью большой и разнообразной команды.

Для оценки эффективности тренингов используем: 

• метрики NPS и CSAT;
• открытую обратную связь участников;
• A/B-тест по текучести на испытательном сроке — сравниваем участников тренинга с теми, кто его не проходил.

Выводы

1. Зачем нужен welcome-тренинг:

• познакомить новичков с корпоративной культурой;
• дать базовые знания для начала работы;
• собрать фидбэк на входе;
• удерживать новичков;
• получить аргумент в борьбе за кандидатов.

2. Тренинг может проходить в офлайне, онлайне (асинхронно или синхронно) или в смешанном формате.
3. Первый и самый важный этап разработки тренинга — определить цель. От цели зависит выбор инструментов и наполнение мероприятия.
4. Инструменты должны вести к цели, быть рентабельными, сочетаться друг с другом и учитывать размер группы.
5. Оценивать эффективность тренинга стоит по модели Киркпатрика: 

• понравилось ли обучение;
• какую информацию запомнили участники;
• как они применяют полученные знания в работе;
• как тренинг повлиял на бизнес-цели.

6. Оптимальная продолжительность очного мероприятия — 4 часа.
7. Желательно, чтобы спикеров было несколько и среди них был топ-менеджмент.
8. Сотрудникам важно получить информацию о глобальных целях бизнеса и истории компании.
9. Каждый элемент welcome-тренинга должен быть сделан качественно, чтобы не испортить первое впечатление сотрудников от компании.