О компании

ActionTech — IT-подразделение холдинга Action Group

Продукты холдинга — это справочные системы, дистанционное образование и СМИ для профессиональной аудитории: бухгалтеров, юристов, кадровиков и других специалистов. Это более 100 электронных изданий, более 80 справочных систем, 39 профессиональных сервисов и 55 Школ и Академий дистанционного образования. А ActionTech превращает продукты всего холдинга в современные цифровые СМИ и интернет-сервисы.

Особенности найма в Актионе

Сложно нанимать IT-разработчиков в компанию, которая не ассоциируется с IT

Кого нанимаем

ActionTech нанимает исключительно IT-специалистов: разработчиков, тестировщиков, проджект-менеджеров, технических писателей, SRE, системных администраторов.

Проблемы, с которыми сталкиваемся

Action Group совсем неизвестен IT-сообществу. Поэтому в холдинге создали подразделение специально для развития HR-бренда в IT — ActionTech.

Рынок подбора в IT перегрет: разработчики привыкли, что компании соревнуются по количеству бенефитов в вакансиях. Мы не классическая IT-компания — исторически мы издательство, которое со временем перешло на производство цифровых продуктов. У нас есть сложные и интересные задачи, которые нужно решать в высоком темпе — для кого-то это может быть плюсом, а для кого-то — минусом. Например, одна из наших глобальных задач — построить гибридное облако кросс-ДЦ IaaS на базе Opennebula и сторонних облаков для большей масштабируемости и управляемости.

При этом у нас высокие требования: мы нанимаем специалистов, которые сильны не только в технической части, но и в софт-скиллах.

Проблемы, требовавшие решения

  • Рисковали кандидатами из-за хаотичных процессов
  • Каждый заказчик оценивал кандидатов по своим критериям
  • Трата времени на заведомо неподходящих кандидатов
  • Невозможность улучшения процесса рекрутмента без достоверных данных
  • Заказчики не понимали, из чего складывается срок найма
  • Не было долгосрочного горизонта планирования подбора
Результат №1

Упорядочили процессы найма и влияем на срок закрытия вакансий

Проблема
Рисковали кандидатами из-за хаотичных процессов

Конкуренция на IT-рынке огромная, поэтому работа рекрутеров должна быть точной и быстрой, иначе кандидат примет оффер другой компании. Из опыта я знаю, что скорость — это конкурентное преимущество на агрессивном IT-рынке: компания с самым быстрым наймом побеждает в борьбе за кандидата. И это относится к специалистам любого грейда, как джуниорам так и сеньорам.

Раньше в компании не было отдельной команды подбора — руководители сами искали себе сотрудников. Из-за этого не было единого процесса подбора, а наборы этапов даже по одинаковым вакансиям отличались и зависели только от желания или видения нанимающего менеджера

Решение
Сформировали этапы, перенесли воронку в Хантфлоу и сокращаем срок закрытия вакансий

Мы проанализировали существующие в реальной жизни этапы подбора и сформировали воронку. Эту воронку мы перенесли в Хантфлоу и на встречах анализируем изменения в сроке закрытия вакансии и то, что на него повлияло.

Еще мы договорились о максимальном числе дней, которые кандидат может находиться на каждом этапе. Например, контакт с кандидатом должен произойти не позже, чем через 2 дня после его добавления — обычно это происходит быстрее. Така мы перехватываем джунов раньше, чем им сделает оффер кто-то другой, а с тимлидами успеваем познакомиться до того, как они устанут от приглашений и собеседований.

Функция Хантфлоу «Ограничение времени на этапе» позволяет отслеживать «зависших» кандидатов и контролировать, насколько оперативно рекрутеры работают и нет ли задержек со стороны заказчиков.

Уведомление о превышении времени на этапе
Результат №2

Вовлекли в подбор специалистов разного уровня и обучаем их

Проблема
У каждого заказчика были свои критерии оценки кандидатов после интервью

Заказчики — не профессиональные рекрутеры и зачастую проводят интервью по своим критериям и во многом опираясь на интуицию. Они могут увлечься обсуждением незначительной детали из опыта кандидата и не узнать важную информацию.

Рекрутеры тратили много времени на объяснение заказчику, почему решение по кандидату ошибочно. Но без системного обучения улучшений не было: заказчики не только повторяли те же ошибки, но и оставались недовольны взаимодействием с рекрутерами.

Решение
Сформировали этапы, перенесли воронку в Хантфлоу и сокращаем срок закрытия вакансий

Заказчики активно вовлечены в подбор: от создания профиля кандидата до совместного принятия решения. Мы привлекаем к оценке кандидатов на интервью не только непосредственных руководителей будущего сотрудника, но и тимлидов, техлидов и других специалистов, которые выступают в качестве технических экспертов. В Хантфлоу в качестве заказчиков добавлены 34 человека (это бесплатно), которые смотрят и оценивают кандидатов.

Мы обучаем их вести интервью: рассказываем про структуру, вопросы и основания для выводов. Чтобы закрепить эту информацию и помочь заказчикам держаться правильного курса, мы внедрили в Хантфлоу форму обратной связи после интервью.

В этой форме — ключевые вопросы, с помощью которых мы проверяем кандидатов и которые помогут оценивать его максимально объективно. Рекрутеры получают гораздо больше пользы от структурированного и четкого фидбека.

Результат №3

Знаем всю историю взаимодействия с кандидатом до того, как приглашаем его на интервью

Проблема
Не хотели тратить время на заведомо неподходящих кандидатов

Рынок IT кажется большим, но на самом деле рано или поздно мы встречаемся с уже знакомыми кандидатами. Некоторые из них уже проходили интервью с нашими заказчиками и не подошли по опыту работы, специализации или культуре.

Без истории работы с кандидатами мы бы наверняка возвращались к тем, кого уже собеседовали и отсеяли — и тратили бы колоссальное количество времени впустую.

Решение
С помощью Хантфлоу вовлекли специалистов разных уровней в подбор и повысили качество обратной связи

Каждого кандидата мы добавляем в Хантфлоу, а рекрутеры и заказчики оставляют комментарии о нем после интервью.

Хантфлоу определяет дубликаты даже если имя кандидата написано в транслите, а контакты отличаются. А наши записи помогают быстро понять, подошел ли нам кандидат в прошлый раз и что нас смутило или не понравилось — вместо того, чтобы снова проводить часовое интервью и узнавать ту же самую информацию еще раз.

Информация о кандидате
Результат №4

Видим слабые места в рекрутинге и принимаем решения на основе статистики

Проблема
Невозможно улучшать процесс рекрутмента без достоверных данных

Я принимаю решения на основе данных. Вести статистику вручную трудозатратно — у меня был опыт ведения статистики в таблице, на которую каждую неделю приходилось тратить около полутора часов.

При этом данные, собираемые вручную, недостоверны: всегда есть человеческий фактор и это искажает отчет.

Решение
Регулярно анализируем статистику из Хантфлоу и исправляем слабые места в рекрутинге

Весь наш подбор основан на данных. Хантфлоу помогает увидеть достаточное количество данных в разных разрезах и принимать решения, видя статистику за разные периоды. Я регулярно провожу обсуждения по подбору, на которых мы разбираем статистику из Хантфлоу.

  1. Еженедельная встреча руководителя найма с командой рекрутеров. Руководитель найма обсуждает на встрече с командой количество нанятых сотрудников, процент отказа от офферов и соблюдение SLA.
  2. Ежемесячная встреча с заказчиками.Каждый месяц мы разбираем ежемесячный отчет по найму, в котором смотрим на количество сделанных офферов, вышедших и отказавшихся кандидатов, причины отказа. В этой встрече участвуют заказчики: статистика позволяет показать, что можно улучшить, и исправить проблемы.
  3. Ежеквартальная оценка экономики подбора.В ежеквартальной статистике мы смотрим количество нанятых специалистов в каждом грейде и стоимость подбора — это бизнес-статистика.
Экран статистики Хантфлоу
Результат №5

Внедрили целевой срок закрытия вакансии по всем специальностям

Проблема
Заказчики не понимали, из чего складывается срок найма

Найти редкого специалиста за месяц практически невозможно, но чтобы объяснить это заказчику нужны цифры. Для этого требовались реальные сроки закрытия прошлых аналогичных вакансий.

Во многих компаниях подбор выступает как поддерживающая функция, которая находится в подчинении у бизнеса. Я всегда работаю с бизнесом как партнер и считаю это важным: у нас общая задача, и каждый должен осознавать, что ответственность лежит как на рекрутерах, так и на заказчиках. И только совместная работа дает лучший результат. Поэтому в ActionTech наша задача — научить, дать понять, как работает рекрутмент, где от заказчика нужна вовлеченность и какую часть найма нам нужно откорректировать, чтобы получить результат.

Решение
На основе исторических данных из Хантфлоу разработали грейды, определили дедлайны для специалистов разного уровня и внедрили SLA

После начала работы в Хантфлоу мы получили приблизительные данные, за сколько закрываем те или иные вакансии.

Вместе с бизнесом мы разработали грейды для каждой специальности и закрепили за ними SLA — целевой срок закрытия вакансии.

Хантфлоу на основе указанного в вакансии грейда автоматически рассчитывает дедлайн с учетом производственного календаря, вычитая выходные и праздники и автоматически продляя его на период приостановки вакансии.

Результат №6

Вместе с бизнесом планируем подбор на год

Проблема
Не было долгосрочного горизонта планирования подбора

Подбор сотрудников должен быть согласован с задачами и целями бизнеса. А значит, мы должны планировать дату старта работы рекрутеров под запуск нового проекта.

Без планирования мы не могли корректно распределить нагрузку на рекрутеров и иногда не укладывались в сроки по выходу сотрудника.

Решение
Стали планировать подбор на год в зависимости от задач бизнеса

На основе данных о сроке закрытия позиций, мы с 2019 года планируем подбор на год. Раз в полгода мы актуализируем план подбора.

Мы планируем подбор, исходя из бизнес-задач на год: какие направления будут расширяться, какие проекты мы планируем запустить и какие команды нам для этого потребуются. Информация о сроках закрытия позиций делает этот план реалистичным и обоснованным — у нас есть цифры, которые наглядно показывают, почему нельзя нанять за январь—февраль 90% сотрудников из плана на год.

С планированием мы знаем, когда нужно начать работу над вакансией, чтобы выход сотрудников соответствовал началу проектов и задачам в рамках года. И отдел подбора, и руководители команд знают, когда новые сотрудники будут наняты.

План подбора
Результат №7

Подключили SMS-напоминания кандидатам об интервью

Мы используем автоматическую отправку SMS-сообщений кандидатам, чтобы напоминать им об интервью.

У нас IT-подбор, поэтому напоминания не повлияли на доходимость — она была высокой. Но мы заметили, что после подключения SMS-напоминаний, кандидаты стали чаще предупреждать о том, что не смогут прийти на интервью — это экономит до двух часов рекрутеров и заказчиков.

Результат №8

Оценили эффективность коммуникации с кандидатами через почту и начали чаще ее использовать

Почта для нас — второстепенный канал коммуникации: в основном мы звоним кандидатам, а пишем им только когда не смогли дозвониться. Мы не уделяли письмам внимания, потому что считали их неэффективным способом связи.

Чтобы не тратить время на переход в почтовый клиент, а отправлять письма кандидатам в пару кликов, мы подключили рабочую почту к Хантфлоу. Главный результат этого решения — статистика работы с почтой, в которой мы видим, какой процент наших писем читают и как часто на них отвечают. До Хантфлоу мы думали, что на письма отвечают около 5% кандидатов — но из статистики конверсии стало ясно, что на самом деле их 40%.

Теперь мы работаем с почтой более внимательно: меняем содержание писем и смотрим, какие привлекают больше внимания.

Конверсия писем

Для достижения результата ActionTech использовали:

Работа с резюме

  • Сохранение резюме с джоб-сайтов и соцсетей
  • Распознавание резюме из файлов
  • Импорт резюме из почты
  • Определение дубликатов резюме
  • Метки кандидатов для формирования кадрового резерва
  • Инструменты поиска по базе резюме

Работа с вакансиями

  • Публикация на джоб-сайтах и сбор откликов
  • Совместная работа рекрутеров над одной вакансией
  • Дедлайн вакансии
  • Прикрепление файлов к вакансии
  • Приостановка вакансии
  • Выгрузка списка кандидатов

Коммуникация с кандидатами

  • Интеграция с Telegram
  • Интеграция с WhatsApp
  • Интеграция с Viber
  • Автоматические SMS-напоминания кандидатам об интервью

Работа с почтой и календарем

  • Встроенный почтовый клиент для отправки писем кандидатам через рабочую почту рекрутера
  • Шаблоны писем
  • Интеграция с Zoom
  • Автоматические повторные письма, если кандидат не отвечает
  • Отложенная отправка писем
  • Отслеживание открытия письма кандидатом
  • Интеграция с рабочим календарем
  • Автоматическое прикрепление резюме к событию

Работа с заказчиками

  • Рабочие места для заказчиков
  • Форма заявки на подбор

Аналитика и отчеты

  • Дашборд «Картина дня»
  • Отчеты по воронке, источникам, отказам
  • Отчет по времени закрытия позиции
  • Отчет по времени нахождения кандидата на каждом этапе
  • Отчет по конверсии писем кандидатам
  • Выгрузка отчетов в Excel

Хотите так же?
Закажите презентацию

Отправляя форму, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с политикой конфиденциальности ООО «Хантфлоу».

Другие кейсы

Узнайте о других историях
внедрения Хантфлоу

Смотреть все кейсы