Подборки

Редактор: Екатерина Самохвалова

10 функций Google Таблиц и Excel для рекрутеров

Как эффективно вести HR-дашборды в таблицах

Ежедневно HR-специалисты работают с самыми разными данными — личной информацией о сотрудниках, их заработной плате, премиях и льготах. Часто для более удобного хранения и обработки данных рекрутеры используют дашборды в Google Таблицах и Excel.

В статье рассказываем о лучших функциях этих программ, которые упростят ведение дашбордов в таблицах.

Фильтрация данных

Фильтр позволяет отображать только определенные данные в таблице. Эта функция полезна, если нужно рассчитать бюджет на соцпакет и отфильтровать статьи расходов по определенным категориям.

Как настроить фильтр в Google Таблицах:

Нажать на столбец, где нужен фильтр.
Выбрать «Создать фильтр» в меню «Данные».
Нажать на появившийся значок в правом углу ячейки и настроить фильтр по значению, тексту или дате.

В Excel порядок действий тот же самый.

После применения фильтра будут отображаться только те строки, которые соответствуют выбранным критериям. Все остальные будут скрыты.

Поиск и удаление дублирующихся данных

Иногда в дашборд можно по ошибке добавить одни и те же данные дважды. Проверить, нет ли в таблице повторений, поможет функция поиска и удаления дублирующихся данных.

В Google Таблицах выберите столбцы или ячейки, где нужно удалить дубликаты.
Перейдите в меню «Данные» и выберите «Очистка данных» → «Удалить повторы».
В появившемся окне проверьте, те ли ячейки нужно проверить на повторы, и нажмите «Удалить повторы».

Аналогичный порядок действий можно выполнить и в Excel.

Выделите нужные данные.
Зайдите в меню «Данные» → «Удалить дубликаты».
Два раза нажмите «ОК».

Защита данных от редактирования

Эта функция ограничивает возможность других пользователей редактировать определенные ячейки или диапазон ячеек в таблице. Актуально, если у вас есть база сотрудников, доступ к которой имеют коллеги.

Как настроить функцию защиты данных от редактирования в Google Таблицах:

Выберите ячейки или диапазон ячеек, которые вы хотите защитить от редактирования.
Нажмите в меню вкладку «Данные» → «Защитить листы и диапазоны».
В открывшемся окне нажмите «Задать разрешения» и укажите, кто может редактировать защищенный диапазон (все пользователи, определенные пользователи или только вы).
Нажмите «Готово».

Как настроить функцию защиты данных от редактирования в Excel:

Выберите ячейки или диапазон ячеек, которые вы хотите защитить от редактирования.
Перейдите на вкладку «Рецензирование» и выберите «Защита листа».
Укажите пароль для защиты листа (если это необходимо) и укажите, какие действия можно выполнять с защищенным диапазоном (редактирование ячеек, вставка строк и так далее).
Нажмите «OK».

Скрытие данных

Если у вас есть конфиденциальные данные о бюджетах или зарплатах, которые не должны видеть другие пользователи, вы можете их скрыть.

В Google Таблицах выделите нужный столбец, нажмите по нему правой кнопкой мыши и выберите «Скрыть данные».

В Excel настройка функции аналогична.

После скрытия данных их можно снова легко отобразить — для этого нужно сделать обратную операцию.

Загрузка сторонних файлов

В таблицы Google и Excel можно загружать изображения. Например, если эйчар согласовывает с коллегами мерч и бюджет на его производство, в ячейку можно добавить макет.

В Google Таблицах это работает так:

Выберите ячейку, куда хотите загрузить файл.
Нажмите на кнопку «Вставка» в верхнем меню → «Изображение».
Выберите параметры вставки: в ячейку или поверх ячеек.
Загрузите файл с компьютера или выберите его на Google Диске.

Такая же функция доступна и в Excel:

Выберите нужную ячейку.
Нажмите вкладку «Вставка» в верхнем меню, затем «Рисунок».
Загрузите изображение из файла.

При необходимости отрегулируйте размер картинки.

Настройка уведомлений об изменениях таблицы

Вы можете получать уведомления обо всех изменениях базы данных, которые вносят в Google Таблицы другие пользователи.

Как настроить уведомления:

В верхнем меню выберите вкладку «Инструменты», затем нажмите «Настройки уведомлений», а после «Настроить уведомления».
Выберите действия, о которых будут приходить уведомления: исправления или отправка форм.
Выберите периодичность получения уведомлений по почте. Можно либо получать письмо один раз в день обо всех изменениях сразу, либо чаще — при каждом изменении таблицы. Затем нажмите «Готово».

Используйте таблицы для составления списков и сложных расчетов, а базу кандидатов и аналитику подбора ведите в Хантфлоу.

Перенесите данные из Google Таблиц и Excel в Хантфлоу, чтобы превратить их в эффективный инструмент найма.

Вставка Google Форм

Создавать и встраивать анкеты и опросы, а также выгружать их результаты можно прямо в Google Таблицы. Это полезно, если вы проводите исследования eNPS или опросы сотрудников в гугл-формах.

В Google Таблице нажмите на пустую ячейку.
Перейдите во вкладку «Инструменты» и выберите «Создать форму».

После этого вы попадете на страницу создания формы или увидите список доступных форм из вашего Google-аккаунта.

Все данные, которые попадут в эту форму, будут автоматически добавляться в таблицу.

Интеграция с Google Календарем

В Google Таблицы можно добавить ссылки из Календаря. Например, на one-to-one-созвоны или встречи для оценки новичков во время онбординга.

В Google Таблицах нажмите на нужную вам ячейку.
В верхнем меню «Вставка» выберите «Умные чипы» → «Мероприятие из календаря».
После этого у вас появится список, в котором нужно будет выбрать событие.

Функции

Функции в Google Таблицах и Excel — это инструкции, которые позволяют выполнять вычисления на основе данных в ячейках таблицы.

Ниже самые нужные функции для рекрутеров — они одинаковы и в Google Таблицах, и в Excel.

Функция	Для чего нужна	Как использовать
СУММ(значение_1; значение_2)	Находит сумму ряда чисел или содержимого ряда ячеек.	Google Excel
ЕСЛИ(источник; значение_при_соблюдении_условия; значение_при_несоблюдении_условия)	Возвращает различные значения в зависимости от того, соблюдается ли условие.	Google Excel
НАЙТИ(запрос; текст; начиная_с), НАЙТИБ(запрос, текст, [начало])	Находит определенную строку в тексте.	Google Excel
ЧИСТРАБДНИ(начальная_дата; конечная_дата;[праздники])	Вычисляет количество полных рабочих дней между двумя указанными датами, исключив заданные выходные и праздничные дни.	Google Excel
РАЗНДАТ(начальная_дата, конечная_дата, период)	Вычисляет количество дней, месяцев или лет между двумя датами.	Google Excel
РУБЛЬ(число; десятичные_разряды)	Форматирует число как сумму в рублях.	Google Excel
ГИПЕРССЫЛКА(ссылка, [текст_ссылки])	Создает гиперссылку в ячейке.	Google Excel

Чтобы использовать функции в Google Таблицах и Excel, вам нужно выбрать ячейку, в которой вы хотите увидеть результат формулы, поставить знак = и ввести формулу в формате, указанном в примерах выше. Вот как это можно сделать в Google Таблицах:

Полный список формул для Google Таблиц можно посмотреть здесь. А функции Excel — здесь (по алфавиту) и здесь (по категориям).

Расширения в Google Таблицах

В Google Таблицах есть много полезных расширений, которые могут значительно улучшить функциональность и возможности HR-дашбордов. Чтобы посмотреть полный список дополнений, нужно:

Перейти во вкладку «Расширения» в верхнем меню.
Нажать «Дополнения» → «Установить расширения».

Ниже небольшая подборка полезных расширений Google Таблиц для эйчаров и рекрутеров:

Template Gallery for Sheets — предоставляет готовые шаблоны таблиц для разных целей. Среди них планы, финансовые отчеты, письма и многое другое.
Sheetgo — соединяет, передает и объединяет файлы Google Таблиц, Excel, CSV и интегрирует их с Google Docs и Gmail.
Yet Another Mail Merge — позволяет автоматизировать процесс создания персонализированных писем или электронных писем на основе данных из таблицы.
GPT for Sheets and Docs — позволяет использовать нейросеть для генерации текста прямо в таблицах.
Jira Cloud for Sheets — помогает импортировать задачи, объединять данные из несколько проектов и сайтов Jira.
Advanced Find and Replace — помогает выполнять сложные операции поиска и замены данных в таблице, таких как регулярные выражения и поиск по формулам.