Как приучить сотрудников пользоваться рекрутинговой CRM-системой

CRM упрощает жизнь сотрудников. Но бывает, что коллеги противятся изменениям и продолжают работать по старинке. Они зачем-то убивают часы на то, что теперь можно сделать за пару кликов. Привычные процессы, пусть даже устаревшие и неудобные, кажутся им предпочтительнее новых, но незнакомых. 

Расскажем, как решить эту проблему, и поделимся 5 принципами успешного внедрения рекрутинговой CRM. 

Как внедрять CRM

Все зависит от ваших масштабов. В небольших компаниях с простой структурой и бизнес-процессами можно сразу запустить всех сотрудников в CRM и обкатать работу на практике. 

Но для крупных компаний такой метод не подойдет. Представьте: у вас есть рекрутинговая система, с которой еще никто толком не умеет работать. Вы одновременно приводите в нее толпу рекрутеров и заказчиков, а еще приглашаете безопасников, которые должны проверять кандидатов, и бизнес-аналитиков, чтобы они собирали информацию. Пытаясь объять необъятное, вы создаете хаос. 

Не спешите — внедряйте CRM поэтапно. Расскажем, как это делают крупные корпоративные клиенты Хантфлоу.

Этап №1: готовим систему к работе

CRM — это чистый лист, который нужно заполнить в соответствии с задачами, процессами и спецификой компании. К тому моменту, когда придут первые пользователи, система должна быть готова к работе:

• добавлены обязательные документы, например шаблоны оффера, письма кандидату, заявки на вакансию;
• процессы внутри системы более-менее соответствуют реальным;
• заполнены необходимые справочники — например, есть списки меток, причин отказа, этапов вакансий, источников резюме.

Не стоит слишком задерживаться на подготовительном этапе, пытаясь настроить систему идеально, раз и навсегда. Здесь действует принцип быстрого старта: нужно запустить процесс рекрутинга в пилотном режиме, собрать обратную связь и постепенно дорабатывать CRM под себя, добавляя необходимые интеграции, функции и отчеты.

Этап №2: добавляем группу рекрутеров

Сначала в систему приглашают рекрутеров, но не всех, а выборочно. Многие компании начинают со специалистов IT-подбора, потому что их легче внедрить. На этом этапе заказчикам вход закрыт. 

Рекрутеры работают с системой: добавляют вакансии и резюме, проводят кандидатов по этапам подбора. Люди, которые отвечают за внедрение, собирают фидбек у первопроходцев: что нравится, а что нет, какие вещи хотелось бы изменить или улучшить. 

Этап №3: добавляем инициативную группу заказчиков

Здесь в боевом режиме тестируется полный процесс найма, включая взаимодействие между рекрутерами и нанимающими менеджерами. Если у вас много заказчиков, не стоит сразу подключать всех. Выберите инициативную группу людей, которые поработают с системой в роли нанимающих менеджеров и дадут обратную связь. 

При удачном исходе эти люди станут евангелистами — проводниками изменений. Они на своем опыте почувствуют, что подбор стал удобнее, быстрее и прозрачнее, а потом расскажут об этом коллегам. Часто заказчики, которые не вошли в инициативную группу, сами приходят и просят добавить их в пилотный проект. 

Люди сами станут драйверами изменений, если увидят пользу.

Обратная связь от пользователей позволяет контролировать и корректировать внедрение, быстро реагировать на проблемы, менять настройки и перестраивать процессы. В результате постепенно система ставится такой, какой ее хочет видеть компания.

Этап №4: запускаем всех остальных

Это лучше делать сегментами: например, сейчас подключаем IT-направление, а через несколько недель — команду подбора сотрудников в бэк-офис. Постепенно внутри системы окажутся все рекрутеры и заказчики. Если внедрение буксует, то замедляйтесь: добавляйте сотрудников более мелкими группами. 

Придерживайтесь правила: чтобы не подавиться, слона нужно есть по частям. 

5 принципов успешного внедрения CRM

Принцип №1: за результат отвечает кто-то один

Обычно в этой роли выступает человек, который обладает финальным словом в найме, к чьему мнению прислушиваются. Например, это может быть HRD, HRBP, руководитель подбора или отдельного направления рекрутинга. Часто инициатива исходит от руководителей IT-подбора — тогда именно на их подразделениях обкатывают пилотный проект.

Если право на принятие решений «размазано» по команде, а за результат отвечают все и никто персонально — будут проблемы. В лучшем случае проект запустится с опозданием, в худшем — погибнет в бесконечных обсуждениях и согласованиях.

Если в проекте решают все, то никто ничего не решит. 

Принцип №2: первое впечатление о CRM должно быть позитивным

Представьте: вы заказчик, которого пригласили в рекрутинговую систему. Вам в красках рассказали, как теперь будет удобно нанимать сотрудников, расписали все прелести нововведений и пообещали, что отныне ваша жизнь превратится в праздник.

Но сначала вы полчаса безрезультатно пытались авторизоваться, потому что вас забыли зарегистрировать. А потом, когда все-таки удалось зайти, вы увидели пустую CRM, где этапы подбора не соответствуют реальному процессу. А еще вас почему-то не научили работать с системой: непонятно, куда нажимать, как создать заявку, где смотреть кандидатов и оставлять фидбек, кому писать, если что-то не получается.

Вы помучились, плюнули и решили, что проще работать по старинке. Изменить первое негативное впечатление о системе будет уже очень сложно.

Принцип № 3: превратите топ-менеджеров в евангелистов новой системы

Постарайтесь завлечь в CRM топ-менеджеров, чтобы они могли отслеживать результаты и смотреть аналитику в реальном времени. Если первые лица компании сами увидят эффективность системы, то любые проблемы будут решаться проще и быстрее.

Привлекайте к проекту таких сотрудников, с которыми никто не станет спорить. 

Важный нюанс: подключайте руководство только тогда, когда системой уже можно полноценно пользоваться. Если пригласить директора в сырую ненастроенную CRM, ничем хорошим это не закончится.

Принцип № 4: создайте канал коммуникации для поддержки пользователей

Важно, чтобы на стороне поставщика CRM были специалисты, которые бы оперативно отвечали на вопросы пользователей, обучали и помогали решать проблемы. 

Вот как это устроено в Хантфлоу:

1. Мы не только детально рассказываем рекрутерам о кнопках и функциях системы, но и помогаем настроить Хантфлоу в соответствии с бизнес-процессом клиента. Дополнительно проводим бесплатное обучение, семинары, демонстрации и даже проверяем, как пользователи усвоили новую информацию.
2. Предоставляем клиенту обучающие ролики для рекрутеров и заказчиков.
3. Внутри Хантфлоу есть чат поддержки, где можно задать вопрос и получить быстрый ответ. 
4. При необходимости проводим дополнительное обучение.

Некоторые сотрудники стесняются обращаться за помощью, когда что-то не получается. Они будут долго биться над проблемой, вместо того чтобы задать вопрос и получить готовое решение. Поэтому важно объяснить людям, что:

• ошибки и сложности в начале работы — это неизбежная часть адаптации и обучения;
• задавать вопросы — это нормально;
• есть специальные люди, которые будут отвечать на вопросы. 

Принцип № 5: Объясняйте сотрудникам, зачем нужны изменения

Разговаривайте с коллегами, объясняйте, что вы делаете и зачем. Не оставляйте пространство из недосказанности, иначе оно заполнится негативом. 

Допустим, вы объявляете команде рекрутмента, что отныне подбор будет вестись по-новому. В этот момент в голове у людей начинается мощный мыслительный процесс, который сводится к вопросу: «А как это отразится на мне?»

Кратко: как внедрять CRM без боли и слез

1. Сложность и скорость внедрения зависит от масштабов бизнеса. В маленькой компании можно сразу подключить к системе всех, кто должен с ней работать.
2. Большие компании предпочитают поэтапный подход, когда пользователей обучают и заводят в CRM небольшими группами. 
3. Не пытайтесь на старте довести все до идеала и предотвратить любые сложности. Не теряйте время: начните работать, пригласите в систему первых пользователей — все проблемы быстро вылезут. Вам останется только решать их по мере поступления.
4. Но приглашать людей в совсем сырую неработоспособную CRM тоже не стоит: первое впечатление легко испортить, но сложно исправить.
5. За внедрение должен отвечать один конкретный человек, который вправе принимать решения и чье слово имеет вес.
6. Если вам удалось превратить руководство компании в евангелистов новой CRM, то половина дела уже сделана.
7. Важно, чтобы у каждого пользователя был канал, по которому можно задать вопрос и обратиться за помощью.
8. Объясняйте сотрудникам смысл изменений. Не оставляйте недосказанности, иначе коллеги сами придумают для себя максимально негативный сценарий.
9. Внедрение новой системы — это долгая и методичная работа, которая дает результат. Постарайтесь выстроить процесс так, чтобы он был управляемым, прозрачным и безболезненным для сотрудников.