Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Чтобы она приносила пользу, а не была документом ради галочки
У специалистов по КДП столько работы, что создание должностных инструкций может казаться бессмысленной тратой времени. Однако подробно составленный документ поможет компании определить обязанности сотрудника и защититься в суде в случае спора.
О том, зачем составлять должностные инструкции, поговорили с экс-руководителем отдела кадров Ситибанка и основателем онлайн-школы Эксперт-кадровик Ольгой Смирновой. Ольга рассказала, как составить должностную инструкцию, а также каких ошибок стоит избегать.
Ольга Смирнова, эксперт по трудовому праву и кадровому учету, основатель онлайн-школы Эксперт-кадровик
В Трудовом кодексе нет определения, что такое должностная инструкция. Но опираясь на содержание и роль документа, можно дать ему следующее объяснение:
Должностная инструкция — это документ, который регулирует ожидания работодателя от сотрудника на определенной должности.
Называть должностную инструкцию можно по-разному — например, должностной регламент. Но я не вижу смысла в креативе. Если у вас налажен процесс ознакомления новичков с должностными инструкциями, лучше оставить привычное для всех название документа. В первый рабочий день специалист и так испытывает стресс, не стоит пугать его новыми документами.
От специалиста на одной и той же должности в разных компаниях ждут разного. Чтобы сотрудник понимал, какие задачи ему предстоит выполнять, стоит детально прописать их в должностной инструкции и ознакомить специалиста с текстом.
В разделе должностной инструкции о правах работника можно закрепить его право проявлять инициативу, предлагать нестандартные решения задач, внедрять в работу сервисы для автоматизации. С выполнением этих функций можно связать KPI и материальное поощрение.
В должностной инструкции следует прописать, какие требования вы предъявляете к сотруднику на конкретной позиции. Это, например, уровень и специализация образования, опыт работы в определенной сфере.
Четкие требования помогут обезопасить компанию от проигрышей в судах по искам кандидатов, которые решат оспорить отказ в приеме на работу. Кроме того, этот раздел будет ориентиром для рекрутеров при поиске сотрудников.
Согласно части 1 статьи 179 ТК РФ при сокращении численности или штата сотрудников преимущественное право на сохранение рабочего места имеют работники с более высокой производительностью труда и квалификацией. Если эти параметры у специалистов одинаковые, работодатель должен оставить человека с определенными личными обстоятельствами. Например, преимущественное право на сохранение работы имеют семейные сотрудники с двумя и более иждивенцами.
Если в должностной инструкции подробно не описаны требования к квалификации работника, то при сокращении оценку нужно проводить по личным обстоятельствам. Тогда на работе может остаться не самый эффективный специалист.
Согласно части 1 статьи 180 ТК РФ при сокращении численности или штата сотрудников работодатель должен предложить специалисту другую вакантную должность, на которой сотрудник сможет работать с учетом состояния здоровья и квалификации. Определить, подходит ли квалификация специалиста для конкретной позиции, можно с помощью должностной инструкции.
Если сотрудник считает, что его незаконно уволили из-за невыполнения должностных обязанностей, подробно составленная должностная инструкция поможет компании доказать пул задач специалиста.
Если компания решила расширить перечень должностных обязанности специалиста с надбавкой к окладу, внесение новых задач в должностную инструкцию поможет бухгалтерии обосновать расходы на доплату.
По общему правилу должностная инструкция — необязательный документ.
Однако в некоторых сферах для определенных должностей работодатель обязан составлять этот документ. Это, например:
Разработкой должностных инструкций должны заниматься специалист по КДП, эйчар и руководитель сотрудника.
Если сотруднику интересно поучаствовать в разработке должностной инструкции для себя, попросите его помочь. Но важно презентовать такую занятость как проектную и, если у специалиста нет времени на это, не нужно настаивать.
Существует 2 вида должностных инструкций — индивидуальные и типовые.
Типовая должностная инструкция создается для нескольких специалистов на одной должности. Например, в компании есть 3 менеджера по продажам и все они выполняют одинаковые задачи. В таком случае имеет смысл создать единую неперсонифицированную должностную инструкцию для этой позиции. Специалисты, которые работают на этой должности, должны получать одинаковый оклад.
Индивидуальная должностная инструкция нужна, если сотрудники на одной должности выполняют разные обязанности. Например, из трех менеджеров по продажам первый работает только с северными регионами, второй — с южными, а третий — с Уральским округом. В тексте такой инструкции обычно зафиксированы ФИО работника, который должен выполнять задачи. Сотрудники на одной должности с разными задачами могут иметь разные оклады.
В первую очередь нужно создать должностные инструкции для сотрудников подразделения, где есть хаос в процессах и перемешаны зоны ответственности. Чтобы логично и конкретно сформулировать блок с обязанностями, соблюдайте 5 правил:
Если выполнение работы связано с предоставлением государственных компенсаций и льгот, наименование должности и квалификационные требования к ней должны соответствовать положениям, указанным в квалификационных справочниках или профессиональных стандартах.
Например, работа сварщиком дает право на льготную пенсию. В таком случае у специалиста должно быть соответствующее наименование позиции в должностной инструкции, а также указаны требования к квалификации из профстандарта.
Правил, как оформить должностную инструкцию, в законах нет. Поэтому компания может придать документу любой вид или воспользоваться правилами, закрепленными в ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Правила ГОСТа, которые можно использовать для оформления текста документа:
Также можно учесть правила, касающиеся оформления титульного листа должностной инструкции:
Как правило, локальные нормативные акты, в том числе должностные инструкции, утверждает единоличный исполнительный орган компании, например генеральный директор или президент. Он может по доверенности передать эту функцию другому сотруднику, например руководителю HR-департамента, если это право не ограничено в уставе организации.
Также в уставе может быть закреплено, что трудовые отношения находятся в ведении коллегиального исполнительного органа, например совета директоров. Тогда утверждать должностные инструкции будет председатель этого органа.
Ознакомление специалиста с должностной инструкцией должно подтверждаться подписью. Если должностная инструкция индивидуальная, работник ставит подпись в конце документа.
Если должностная инструкция типовая, сотрудник может подписать лист ознакомления. В нем важно указать название и дату издания документа, с которым ознакомлен сотрудник, а затем попросить специалиста поставить подпись в таблице:
Новичка необходимо ознакомить с должностной инструкцией до подписания трудового договора. Это поможет работодателю защититься в суде, если он уволит сотрудника за невыполнение обязанностей, а тот захочет оспорить решение, так как сочтет, что просьбы работодателя он выполнять не обязан.
Зафиксировать ознакомление работника с должностной инструкцией до подписания трудового договора можно в ознакомительном листе или графе «Ознакомлен» в конце должностной инструкции. В текст достаточно включить фразу: «С должностной инструкцией ознакомлен до момента подписания трудового договора».
Порядок изменения должностной инструкции зависит от двух факторов:
Если из-за изменения организационных или технологических условий труда условия трудового договора не могут быть сохранены, работодатель имеет право изменить текст должностной инструкции в одностороннем порядке. О планируемых изменениях и их причинах нужно уведомить специалиста в письменной форме за 2 месяца.
Например, у московского завода закрылся филиал в Челябинске, и теперь слесари из Москвы должны выполнять часть работы, которую выполняли их коллеги из Челябинска. Из-за этого специалистам изменили систему оплаты труда: ранее они получали только оклад, а теперь им положена премия за перевыполнение плана.
В данном случае произошли изменения в организационной структуре предприятия с перераспределением нагрузки, вследствие чего изменилась система оплаты труда. Это является организационным изменением, а значит, работодатель может без согласия работников изменить их должностные инструкции и расширить перечень обязанностей.
Другие примеры организационных и технологический изменений условий труда названы в докладе Федеральной службы по труду и занятости.
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности