Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Запуск чего-то нового или совершенствование старого — это проект. Чтобы работа была упорядоченной и эффективной, разработчики программ придумали методики управления проектами. Применять их можно в любой сфере, в том числе и в HR.
Вместе с менеджером проектов по развитию персонала Nemo.Travel Василием Харламовым разобрались, как применять популярные методологии для управления HR-проектами. Также обсудили, какие инструменты разработчиков можно использовать для работы.
Василий Харламов,
менеджер проектов по развитию персонала в Nemo.Travel
Что такое HR-проект
Главная цель HR-проекта — оптимизация процессов, связанных с управлением персоналом и корпоративной культурой.
HR-проект обычно ограничен во времени и имеет предполагаемый результат. Итогом проекта становится выстроенный процесс, который переходит в руки ответственного специалиста. Например, проектом может быть улучшение онбординга. После завершения у компании появляется модернизированный процесс, который контролирует эйчар.
Реализацией HR-проектов могут заниматься сотрудники HR-департамента и других подразделений, компетенции которых подходят для работы над задачей. HR-проджект-менеджер необходим, если у компании нет ресурсов реализовывать новые проекты или нужен специалист, который знает, что и как нужно исправить, чтобы процесс стал эффективнее.
Особенности HR-проектов
Так как команда — живой организм, у HR-проектов есть несколько особенностей:
- Требуется более длительная предварительная подготовка.
- Важно предварительно согласовать проект с участниками потенциальных процессов.
- Сложно проводить отладку после тестирования решения.
- Важно учитывать разные способы управления сотрудниками в подразделениях, чтобы проект взлетел.
Какой метод управления HR-проектом выбрать
Scrum — для реализации проекта, где изначально понятно, помощь каких специалистов потребуется
Scrum — это гибкая методика управления проектами семейства Agile. Она предполагает, что работа строится спринтами — периодами от 1 до 4 недель. У каждого спринта есть цель, на основании которой формируется объем задач.
Чтобы команда не отклонялась от намеченного пути, в оригинальном описании методики практикуются ежедневные 15-минутные созвоны и перераспределение приоритетов. В условиях одновременной работы над несколькими проектами удобнее проводить ретроспективные созвоны по окончании цикла — спринта. На них важно обсудить, все ли было сделано, как задумано, и верно ли были расставлены приоритеты. На основании анализа формируется пул задач на следующий спринт.
Например, с помощью методики Scrum можно реализовать проект по запуску HR-бота:
- Эйчары анализируют текущие проблемы и составляют список задач, которые нужно выполнить для реализации проекта. Определяют пул приоритетных задач на ближайший спринт.
- Менеджер проекта продумывает структуру и логику процессов.
- Менеджер проекта передает проект разработчикам в виде технического задания. Работа разработчиков также строится спринтами.
- В конце каждого спринта проектная команда обсуждает, что удалось сделать, тестирует промежуточные результаты и при необходимости добавляет задачи в бэклог.
Scrum используют в проектах с высокой степенью неопределенности. Однако если выполнить задачи спринта не получится без участия других специалистов, все может сломаться. Допустим, в компании планируют пересмотреть систему грейдов. В проекте участвуют эйчары, бухгалтеры и руководители подразделений. Так как задействовано много специалистов, организовать их работу в рамках спринта будет непросто и есть вероятность, что задачи не будут выполняться в срок.
Kanban — для реализации краткосрочного проекта
Kanban — еще одна методика управления проектами семейства Agile. Чаще всего она ассоциируется с kanban-досками, например в Trello. Однако суть подхода шире. Kanban строится на шести принципах:
- Все задачи по проекту систематизируются на доске, разделенной на столбцы, например «Запланировано», «В работе», «Готово».
- Необходимо декомпозировать крупные задачи до максимально небольших.
- Важно определить максимальное количество задач в каждом столбце и не добавлять больше.
- Чтобы отслеживать прогресс проекта, наблюдайте, как движутся карточки на доске.
- Задачи могут появляться и перемещаться по доске по определенным правилам, которые установлены в команде. Важно управлять потоком и приоритетами задач.
- Можно проводить встречи, чтобы понимать, как быстро происходит реализация проекта и укладывается ли команда в срок.
Kanban подойдет для работы над краткосрочным проектом, если в нем участвуют 5–10 человек. Например, методику можно использовать для создания зоны отдыха в офисе. Это несложная задача с небольшим количеством задействованных специалистов, сроки которой можно четко определить. Для реализации проекта необходимо:
- На доске в колонке «Запланировано» сформировать пул задач, которые нужно выполнить, например заказать пуфики, перенести диван из другой части офиса, купить комнатные растения.
- Определить срок исполнения каждой задачи, назначить ответственных и перенести карточки в колонку «В работе».
- Раз в неделю отслеживать прогресс, пополнять колонку «Запланировано» новыми задачами или переводить то, что выполнено, в статус «Готово».
Waterfall — для реализации проекта с простыми взаимосвязанными этапами
Если Agile — это гибкая методология, то Waterfall — каскадная, где этапы работы над проектом взаимосвязаны и идут строго друг за другом. Обычно реализация любого проекта по Waterfall включает 5 этапов:
- Определить требования к результату проекта, составить техническое задание.
- Детализировать техническое задание и согласовать с заказчиком механику процесса.
- Подобрать инструменты для реализации проекта и начать работу.
- Протестировать процесс и найти узкие места.
- Ввести в эксплуатацию процесс и назначить ответственного за него.
Например, с помощью Waterfall можно реализовать проект по обучению дизайнеров. Для этого нужно:
- Определить, какие результаты должно принести обучение, составить список требований к курсу.
- Обсудить с руководителем отдела дизайна требования к обучению, при необходимости дополнить первоначальный список.
- Определиться, с помощью каких ресурсов будет проходить поиск курсов. Выбрать обучение, которое подходит по всем параметрам.
- Заключить договор с компанией, предоставляющей курс, организовать сотрудников: выдать доступы или рассказать о дате и месте обучения.
- После обучения оценить, насколько оно понравилось сотрудникам и удалось ли достичь намеченных результатов. Выявить возможные ошибки, которые стоит учитывать в будущем.
Недостаток Waterfall в обязательной четкой последовательности действий. Если на каком-то этапе встречается проблема, ее важно решить и только потом двигаться дальше. Из-за этого реализация может затягиваться.
Кроме того, планируя по Waterfall, сложно корректировать проект. Например, компания решила провести One Day Offer с тремя этапами собеседований в один день. Проект спланировали по Waterfall и приступили к реализации. В процессе поняли, что для специалистов недостаточно трех собеседований и важно дать тестовое задание. Такое дополнение сложно включить в негибкую методику.
PRINCE2 — для реализации масштабных проектов с большим количеством согласующих
PRINCE2 предполагает:
- четкие этапы реализации проекта;
- усиленный контроль за качеством;
- строгое разграничение ролей участников команды;
- документирование процесса;
- учет прошлого опыта для снижения рисков.
Методология считается бюрократизированной, поэтому лучше подойдет для масштабных инициатив, где необходимо согласование с большим количеством руководителей. Например, для пересмотра системы мотивации всей команды. В таком случае нужно:
- Проанализировать текущую систему поощрений, выявить ошибки и узкие места.
- Прописать этапы создания новой системы мотивации.
- Определить роль каждого участника проектной команды.
- Фиксировать промежуточные и итоговые результаты — например, в положении о поощрении.
Если в компании менее 300 человек, применение PRINCE2 избыточно.
«Шесть сигм» — для реализации проекта, который будет охватывать большую часть команды
Методика «Шесть сигм» помогает улучшать процессы, избегать сбоев и сокращать ошибки. Этапы реализации проекта по «Шесть сигм»:
- Определить цели проекта и понять, какие проблемы должны быть решены для достижения определенного уровня отклонения процесса от нормы. Например, целью может быть улучшение онбординга, чтобы больше сотрудников проходили испытательный срок. Проблемы могут быть связаны с тем, что специалистам не хватает инструкций для начала работы, а также со сложностями в налаживании общения с распределенной командой.
- Понять, как обстоят дела в процессе сейчас, и определить метрики, которые будут свидетельствовать, что процесс улучшен. В случае с онбордингом метрикой может быть коэффициент кандидатов, прошедших испытательный срок. Если он станет больше, значит, цель проекта достигнута.
- Доработать процесс, чтобы избавиться от ошибок. Можно написать недостающие инструкции и внедрить практики знакомства новичка с командой.
- Оценить, удалось ли улучшить процесс. Для этого понять, как изменились показатели по контрольным метрикам.
Для оценки процессов часто используют метрики эффективности. Чтобы данные были достовернее, важно собирать статистику с большой выборки специалистов. Поэтому метод лучше подходит для команд численностью около 1000 сотрудников.
Метод критического пути — для реализации краткосрочного и простого по структуре проекта
Метод похож на создание майнд-карт — roadmapping. Техника помогает определить последовательность действий, которые необходимы для реализации проекта, — критический путь.
В масштабном и долгом проекте критический путь будет очень длинным, поэтому планирование может быть не наглядным и путаным.
Lean — для реализации проекта в команде без постоянно горящих дедлайнов
Методика предполагает быстрый запуск проекта и отладку на основе отзывов пользователей или заказчиков. Например, если компания решила запустить корпоративный портал, по методу Lean не нужно долго тестировать его. Надо запустить минимальную версию, получить комментарии сотрудников о ней и доработать.
Lean не подойдет командам, которые постоянно сталкиваются со срочными задачами и вынуждены менять приоритеты. В таком случае времени на доработку процесса будет не хватать.
Я в работе использую Scrum, Kanban и метод критического пути. Считаю, что не нужно зацикливаться на одном методе, лучше миксовать. Подходящий инструмент важно выбирать в зависимости от масштаба компании и проекта, доступных инструментов для реализации, ожидаемого результата и пути развития проекта.
Как оценивать целесообразность HR-проекта
Оценивать целесообразность HR-проектов важно еще до начала реализации. Если оценка будет проведена неверно, усилия и время исполнителей могут быть потрачены впустую. Для анализа можно привлекать руководителя HR-направления, эйчаров и заказчиков, которые заинтересованы в запуске. Они помогут понять необходимость работы над проектом или приоритизировать решение проблем, если задача в этом.
Оценивать целесообразность доработки уже существующих процессов можно с помощью показателей. Например, измерьте удовлетворенность онбордингом в компании. Если эйчаров, нанимающих менеджеров и топ-менеджмент все устраивает, усовершенствование процесса точно не должно становиться главной целью. Также можно фиксировать затраченное время на выполнение задачи. Например, если рекрутеры тратят много времени на переписки с кандидатами, это сигнал, что процесс стоит оптимизировать.
Инструменты для управления HR-проектами
Расскажу, чем я чаще всего пользуюсь, чтобы упорядочить работу над проектом:
- Трекер задач. Раньше я пользовался Jira. В текущей компании работа ведется в Notion. Также в бизнесе используют Youtrack, поэтому сейчас я изучаю, насколько он применим в моих задачах.
- Календарь с возможностью писать заметки. Сейчас использую Google Calendar, но подойдет и бумажный планер.
- Сервис для созвонов.
- Сервис для хранения и структурирования документов по проекту. Это может быть Confluence, Notion, Google Диск.
- Искусственный интеллект. Мы с командой пользуемся Notion AI. Инструмент помогает написать, структурировать и перевести текст на иностранный язык, а также нарисовать диаграмму.
- Блокноты. Никак не могу избавиться от привычки писать на бумаге, поэтому за 4 месяца исписываю несколько больших бизнес-блокнотов.
- Вайтборд. На доске наглядно видны процессы, поэтому с ними проще работать — анализировать и менять.
Главное об управлении HR-проектами
- HR-проект направлен на оптимизацию процессов, связанных с управлением персоналом и корпоративной культурой.
- Так как команда — это живой организм, чтобы запустить проект, нужен точный анализ текущей ситуации и грамотная предварительная работа.
- Для управления HR-проектом можно использовать разные методы:
- Scrum — для реализации проекта с четко очерченной командой;
- Kanban — для планирования краткосрочного проекта;
- Waterfall — для реализации проекта с последовательными этапами;
- PRINCE2 — для работы над проектом с большим количеством согласующих;
- «Шесть сигм» — для реализации проекта, который затронет большую часть команды;
- метод критического пути — для планирования простого по структуре и краткосрочного проекта;
- Lean — для реализации проекта в команде без горящих сроков.
- При реализации проекта не обязательно ограничиваться одним методом, иногда стоит использовать лучшие практики из каждого. Выбор методики зависит от масштаба проекта и компании, ожиданий от проекта и доступных инструментов для реализации.
- Перед запуском проекта важно оценить его целесообразность, чтобы не тратить ресурсы команды впустую.