Как разработать программу адаптации персонала

И каких ошибок не допускать

5 сентября 2022
Время чтения:  6 мин
huntflow, хантфлоу, онбординг, пребординг, адаптация

Высокая текучесть на испытательном сроке наносит чудовищный вред бизнесу. Работодатель тратит деньги на каналы поиска, а также время рекрутеров и нанимающих менеджеров на оценку кандидатов. Наконец подходящий специалист найден: он выходит на работу, но потом что-то идет не так — новичок увольняется. Ресурсы были потрачены напрасно, и нужно повторно возвращаться к поискам.

Чтобы новички задерживались в вашей компании, приносили пользу бизнесу и росли сами, нужна продуманная система онбординга.

Почему адаптацию нужно начинать еще на этапе оффера, как разработать и внедрить программу адаптации, рассказывает Оксана Лындина.

 

Оксана Лындина, основатель профессии «HR-архитектор», ex-HRD МИнБанка и РосЕвроБанка

 

Что такое адаптация персонала

Адаптация персонала — это система мероприятий, которая помогает новичкам и компании адаптироваться друг к другу в период испытательного срока. Обычно программа адаптации длится столько же, сколько и испытательный срок — 3 месяца.

Адаптацию иначе называют «онбординг». Этот термин пришел из диджитал-сферы, где означает автоматизированное знакомство пользователя с продуктом — например, банковским приложением.

Один из основных принципов системы адаптации — максимальная прозрачность. Во время испытательного срока сотрудник присматривается к компании, а руководитель и эйчар наблюдают за его успехами. В этот период любые вопросы и желание прояснить недопонимание особенно приветствуются. При этом важно, чтобы новичок не чувствовал себя «под колпаком».

 

Цели и задачи 

Главная цель онбординга — сделать все для того, чтобы новый сотрудник как можно раньше начал работать с наибольшей эффективностью. Для этого его нужно познакомить со всеми инструментами и особенностями процессов.

Программа адаптации нужна и компании, и новым сотрудникам. 

 
huntflow, хантфлоу, онбординг, пребординг, адаптация
 

Виды адаптации

Кроме полноценной программы адаптации, в некоторых компаниях проводят и пребординг — знакомство кандидатов с компанией и ее особенностями еще на этапе подбора. Пребординг позволяет сделать путь кандидата в компанию комфортным и бесшовным.

Уже во время пребординга можно рассказать про:

  • корпоративные ценности, 
  • миссию компании, 
  • позицию компании по отношению к конкурентам, 
  • успехи компании, 
  • льготы и бонусы, 
  • расположение офиса, 
  • документы, которые необходимы для трудоустройства. 

Пребординга нет практически ни в одной российской компании. А его следует внедрять — особенно на высоконкурентных рынках вроде IT. 

Чем лучше вы расскажете о компании в момент предоставления оффера, тем выше вероятность, что выберут именно вас.

Пребординг можно проводить несколькими способами:

  • создать карьерный сайт или лендинг и разместить на нем всю необходимую информацию;
  • разработать чат-бот, который начнет диалог с кандидатом сразу после отправки тому оффера;
  • прислать email.

Основные различия между пребордингом и онбордингом можно сформулировать так:

 
huntflow, хантфлоу, онбординг, пребординг, адаптация
 

Методы адаптации персонала

 

Рассылки 

Email-рассылка — это самый доступный и бюджетный способ автоматизации онбординга. Обычно такая рассылка включает серию писем как новому сотруднику, так и его руководителю:

 
huntflow, хантфлоу, онбординг, пребординг, адаптация
 

HR-бот

HR-бот: 

  • ведет диалог с сотрудником; 
  • присылает необходимую информацию о компании и процессах;
  • время от времени проводит пульс-опросы, чтобы мониторить процесс адаптации и настроение сотрудника. 

Пульс-опросы должны быть регулярными: сначала раз в неделю, затем раз в 2–3 недели. 

Важно, чтобы бот собирал данные для аналитики. Так руководитель или любой другой сотрудник HR-отдела сможет проверить, как проходит онбординг конкретного сотрудника или какова эффективность системы адаптации для всего подразделения. 

Нельзя автоматизировать все процессы — в системе адаптации должно быть место и для человеческого общения. Например, пульс-опрос показывает, что сотрудник чем-то не удовлетворен. Тогда эйчар должен провести с ним беседу, деликатно уточнить, что его волнует и как ему можно помочь.

На рынке есть уже готовые недорогие решения со всеми необходимыми дашбордами и сценариями для разных должностей.

 

Взаимодействие с наставниками

Взаимодействие с наставниками — это обязательный элемент системы адаптации. Важно подготовить наставников к работе с подопечными — обучить их правильно передавать свои знания и опыт. Такое обучение не должно быть длительным, достаточно 4–8 часов. Дайте наставникам короткую инструкцию о том, как действовать с новичками:

  • как приветствовать;
  • о чем рассказать в первый день;
  • как и когда познакомить с командой и коллегами из смежных подразделений.

Не забывайте, что наставничество должно быть добровольным. Наставниками становятся те, у кого есть потребность в развитии и обучении коллег.

 

Welcome-box

Если у вас есть бюджет, можно приготовить для новичков приветственные наборы — обычно туда входит сувенирная продукция с логотипом компании:

  • футболки или худи;
  • ручки и блокноты;
  • welcome-book — раньше такие буклеты с важной информацией о компании печатали, сейчас чаще присылают в электронном формате;
  • и все, на что хватит фантазии эйчара.
 

Как составить программу адаптации сотрудников

Лидировать процесс разработки и внедрения программы адаптации следует HR-менеджеру. 

Программа адаптации должна включать:

  1. Представление сотрудника команде в формате email-рассылки или сообщения в корпоративном мессенджере.
  2. Постановку KPI и задач на испытательный срок. Сотрудник должен четко понимать, как будут оцениваться его усилия, по каким критериям можно понять, достиг ли он желаемых результатов к концу испытательного срока.
  3. Знакомство с коллегами.
  4. Проведение пульс-опросов для мониторинга процесса адаптации.
  5. Взаимодействие с руководителем и наставником. Нужно уточнять, хорошо ли проходит адаптация его подопечного, требуется ли помощь эйчара, нет ли проблем в коммуникации.
  6. Элементы обучения — welcome-тренинги, тренинги по продажам для сейлз-менеджеров, обучение сотрудников службы поддержки.
  7. Подведение итогов программы — беседу руководителя или наставника с сотрудником о том, довольна ли каждая из сторон периодом адаптации, удалось ли достичь поставленных целей. Эту беседу желательно проводить минимум за 2 недели до конца испытательного срока — так у вас будет запас времени, чтобы принять решение по сотруднику с учетом полученной информации. 

Важно не только автоматизировать процесс адаптации, но и проводить постоянный мониторинг и аналитику:

  • наблюдать за тем, как меняется поведение сотрудника;
  • отслеживать, как сотрудник откликается на систему адаптации;
  • оценивать, насколько руководители вовлечены в процесс онбординга;
  • измерять eNPS — уровень лояльности сотрудников.

Начиная автоматизацию процесса адаптации, нужно ответить на несколько вопросов:

  • Какие данные нужно будет собирать?
  • Как эти данные будут обрабатываться?
  • Сколько и каких ресурсов нужно потратить на сопровождение системы адаптации?
 

Как оценить программу адаптации

Программу адаптации нужно оценивать по нескольким показателям:

  • процент уволенных сотрудников в течение испытательного срока;
  • eNPS новичков на испытательном сроке новичков;
  • eNPS руководителей как участников системы адаптации;
  • ускорение срока выхода на выполнение плана. Например, можно отслеживать долю продавцов, которые выполнили не менее 50% плана на второй месяц работы;
  • повышение эффективности среди сотрудников на испытательном сроке. Например, для продавцов можно отслеживать размер среднего чека или средний объем продаж на одного сотрудника;
  • доля ручных операций, которые удалось автоматизировать. 

Целевое значение KPI можно выбирать двумя способами:

  1. По своим прошлым показателям — для этого нужно провести ретроанализ данных. Например, вы решили, что текущие показатели должны на 10% превосходить показатели предыдущего года.
  2. По рыночным показателям. Вы можете найти или купить отчеты других участников рынка и свериться с их результатами. Например, в отчете компании «АМТ Консалт» есть 93 метрики, которые позволяют судить об эффективности HR-направления компании. Так, если ваша текучесть на испытательном сроке ниже бенчмарка, то это тревожный симптом — нужно разбираться в причинах и постепенно повышать планку.

Наем влияет на бизнеc, поэтому важно правильно установить KPI, внедряя систему адаптации.

 

Ошибки при внедрении программы адаптации

 

Игнорировать автоматизацию

Автоматизация позволяет снять с эйчара рутину вроде ручной рассылки писем. Это освобождает массу времени на те задачи, которые не может решить компьютер, — например, провести беседу, если новичка что-то тревожит.

Если у эйчара не будет хватать времени на общение с сотрудниками, то eNPS может снизиться.

 

Отсутствие системного подхода к онбордингу

К хорошему быстро привыкаешь. Например, в компании странный онбординг: надергано всего понемногу и нет системного подхода. Есть риск, что новые сотрудники, которые приходят из организаций с полноценной программой адаптации, не будут всерьез воспринимать такого работодателя. 

 

Не отслеживать показатели

Эйчарам необходимо подтверждать эффективность программы адаптации перед руководством. Нужно отслеживать показатели и динамику, чтобы понимать, что и как влияет на успешность бизнеса.

Не забывайте и про exit-интервью людей, которые решили уволиться во время испытательного срока, — это позволит вовремя зафиксировать и устранить проблемы в процессе адаптации.

 

Резюмируем

  1. Адаптация персонала позволяет новому сотруднику и компании быстрее узнать друг друга.
  2. Пока сотрудник работает не в полную силу, бизнес теряет деньги. Главная цель адаптации — сократить время выхода новичка на максимальную эффективность.
  3. Среди инструментов онбординга:
    • HR-боты;
    • email-рассылки;
    • взаимодействие с наставниками;
    • welcome-наборы.
  4. Кроме онбординга, выделяют пребординг — знакомство кандидата с компанией на этапе подбора. Пребординг нужен для того, чтобы кандидат предпочел вашу компанию любой другой, а его путь в компанию был комфортным и бесшовным.
  5. Важно, чтобы все процессы адаптации были максимально автоматизированы. Хотя нельзя забывать и о простом человеческом общении — например, проводить беседу с кандидатом стоит поручить эйчару, а не чат-боту.
  6. Оценивать программу адаптации нужно по нескольким параметрам:
    • процент уволенных сотрудников в течение испытательного срока;
    • уровень лояльности;
    • ускорение срока выхода на выполнение плана;
    • повышение эффективности среди сотрудников на испытательном сроке.
  7. Три типичные ошибки в процессе разработки и внедрения программы адаптации персонала:
    • игнорирование автоматизации;
    • отсутствие системного подхода;
    • игнорирование аналитики.

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Кто такие сотрудники HiPo и как с ними работать

Руководитель академии компании «Рольф» рассказывает, как измерить и помочь реализовать потенциал сотрудников

Экспертиза

Как провести первый контакт с кандидатом

Делимся тезисами из книги Ксении Окунцевой «Все, что вы хотели знать об IT-рекрутинге»

Экспертиза

«Лакированный фасад никому не нужен, все хотят увидеть реальность»

Основы управления скандалами от эксперта по HR-коммуникациям