Как оценить эффективность кадрового агентства

Инструкция для работодателя

Время чтения:  7 мин
huntflow, хантфлоу, кадровое агенство, эффективность

К сожалению, не все кадровые агентства работают хорошо. Полина Смоленская, HRD компании Peoples, рассказала о типичных проблемах при сотрудничестве с агентствами и о том, как оценивать их эффективность.

 

Проблемы при работе с кадровыми агентствами

 

Нерелевантные кандидаты

Агентство, пытаясь закрыть вакансию побыстрее, может создавать поток нерелевантных кандидатов. Например, работодатель ищет фронтендера, а агентство присылает фулстек-разработчика со словами: «Посмотрите, а вдруг подойдет». Или вам нужен тимлид, а на собеседования почему-то приходят специалисты уровня мидл.

В итоге странная ситуация: кандидаты вроде есть, но по факту брать на работу некого. А нанимающий менеджер со стороны работодателя вынужден терять время на бесполезные интервью. 

 

Некорректная коммуникация с кандидатом

Агентство толком не рассказывает кандидату о компании, проектах и условиях работы. На все вопросы отвечает что-то вроде: «Все объяснят на интервью». Многие после такого общения просто отваливаются. А те, что все-таки приходят на встречу, не знают, чего ожидать и где им предстоит работать.

Бывают и другие варианты, еще более печальные, когда агентство: 

  • предоставляет недостоверные сведения о работодателе или вакансии. На собеседовании человек узнает правду и чувствует себя обманутым;
  • забывает про кандидата — например, обещает перезвонить и не перезванивает;
  • грубо общается.

Учтите, что кандидат не воспринимает агентство отдельно от работодателя: в его глазах это все одно и то же. Поэтому любые коммуникационные ошибки со стороны внешнего рекрутера могут негативно влиять на ваш HR-бренд.

 

Несоблюдение стоп-листа работодателя

Перед заключением договора работодатель и агентство согласуют стоп-лист: каких кандидатов не стоит даже рассматривать, какие каналы привлечения нельзя использовать. Часто в таких стоп-листах фиксируют запрет на приглашение работников конкретных компаний.

Недобросовестное или рассеянное агентство может не обратить внимания на стоп-лист и начать хантить сотрудников из компании, с которой у вас партнерские отношения.

 

Агентство «сливается»

Сначала агентство искрится оптимизмом и гарантирует скорейшее закрытие вакансии благодаря гигантской внутренней базе. Его сотрудники очень много говорят и усиленно продают свои услуги. Когда вы подписываете договор, сразу же получаете мощный, но нерелевантный поток кандидатов.

После какого-то количества отказов с вашей стороны агентство начинает осознавать: позиция сложная, чтобы закрыть ее, придется потратить много ресурсов. А делать этого не хочется, поэтому оно просто переключается на других клиентов, которые менее требовательны к подбору.

А вас начинают динамить: не отвечают на звонки, рассказывают про «сложный и узкий рынок» и смену персонального менеджера.

 

Агентство беспокоит работодателя по пустякам

Бывает так: вы согласовали с агентством все условия вакансии, рассказали о компании и проектах. Но потом во время подбора сотрудники агентства начинают постоянно дергать вас и уточнять то, что уже было озвучено. 

Например, спрашивают: «В каком году основана ваша компания?», хотя эта информация есть на официальном сайте и вы уже это обсуждали. Или уточняют: «Кандидат сомневается, а у вас точно белая зарплата?» Одно дело — прояснить детали, которые забыли обговорить, и совсем другое — по нескольку раз спрашивать об одном и том же.

В итоге работодателю приходится постоянно отвлекаться на решение этих мелких вопросов. Хотя изначально планировалось, что агентство, наоборот, должно снимать проблемы, а не создавать их. 

 

По каким характеристикам можно оценить агентство

 

Релевантность кандидатов

Если вы только начинаете работать с агентством, то закладывайте погрешность на притирку. Поначалу бывают ошибки, да и вы можете менять требования по вакансии в процессе подбора. 

Например, вы ищете тимлида с опытом работы не менее 5 лет, а агентство присылает человека, который проработал только 2 года на этой должности. На первый взгляд, это ошибка. 

Но потом выясняется: эти два года тимлид провел в Мейле или Рамблере. И вообще, он очень талантливый и перспективный. И сотрудники агентства не забыли о ваших требованиях, а просто решили, что для такого специалиста стоит сделать исключение. 

Если же к вам постоянно идут нерелевантные кандидаты, не стоит надеяться, что агентство само поймет ошибки и исправится. Лучше прямо и открыто обсудить этот вопрос как можно быстрее. По каждому отказу я советую давать агентству фидбек, причем развернутый, а не просто «Не подходит».

 

Время подбора 

Еще до заключения договора с агентством необходимо обсудить планируемый срок закрытия вакансии. Важно сразу синхронизировать ожидания, чтобы не получилось так: работодатель уверен, что ему подберут специалиста за неделю, а агентство ориентируется на месяц.

Нормальные сроки подбора зависят от множества факторов, в том числе от вакансии, условий работы, HR-бренда работодателя. По моему опыту, простые позиции вроде оператора колл-центра можно закрыть за 14 дней или быстрее. А вот более сложные вакансии, например лида фронтенд-разработки, придется закрывать около месяца.

Если сроки подбора затягиваются, обсудите это с агентством: возможно, что-то пошло не так.

 

Входящий поток

Не советую сильно ориентироваться на этот параметр и уж тем более фиксировать его в договоре с кадровым агентством. Это точно не самый удачный KPI: привести толпу кандидатов совсем не сложно, другой вопрос, насколько они будут соответствовать вашим требованиям. 

Однако если время идет, но никто не приходит на интервью, нужно бить тревогу. По моему опыту, чтобы закрыть вакансию лида за месяц, необходимо проводить 4–5 собеседований в неделю. Если агентство не генерирует такой входной поток, скорее всего, поиск затянется.

 

Стоимость подбора

У разных агентств расценки и условия работы различаются. Кто-то просит предоплату, кто-то нет. Одни берут 10% от среднегодовой зарплаты найденного сотрудника, другие — 20%.

Советую внимательно подсчитать все расходы и провести аудит кадровых агентств, с которыми вы работаете. Сравните затраты, которые бы вы понесли, если бы подбирали сотрудников своими силами, — вдруг так окажется даже выгоднее. 

 

Важный момент, который влияет на стоимость подбора: предоставляет ли агентство бесплатную замену, если в течение определенного времени работник уволится. Такую гарантию, как правило, дают на срок около 3 месяцев для стандартных вакансий и от 6 месяцев для топовых позиций.

 

Влияние на HR-бренд

Агентство может как продвигать ваш HR-бренд, так и угробить его при неправильном подходе к найму. Расскажу реальную историю. 

Одна компания искала замену топ-менеджеру. Причем все проходило в режиме повышенной секретности — работник об этом не знал. К поискам привлекли кадровое агентство. 

Через некоторое время этому топ-менеджеру позвонили из другого агентства и предложили работу. Он ответил, что не рассматривает предложения, так как уже работает и его все устраивает. Тогда звонивший сообщил: «Ну, видимо, вашего работодателя что-то не устраивает. Все агентства города уже ищут вам замену». 

Подозреваю, что получилось примерно так: закрытая информация утекла от одного агентства к другому, а оттуда — во всеобщий доступ. Это привело к неприятным последствиям для имиджа работодателя: был публичный скандал, пришлось судиться с топ-менеджером и выплачивать ему компенсацию. 

С другой стороны, если агентство правильно общается, то формирует положительное впечатление о работодателе. Поэтому важно максимально подробно обсудить, что можно и нельзя говорить кандидату, как обрабатывать возражения и действовать в различных ситуациях. 

Например, работодатель может предоставить агентству речевые скрипты, которые транслируют правильный образ и ценности компании. Если о работодателе есть нелестные отзывы в интернете, то дополнительно стоит приложить чек-лист по обработке негатива.

 

Как понять, какие показатели считать нормальными

Например, агентство привело вам 100 человек, из которых 70 были релевантными. Вы закрыли вакансию за два месяца, и это обошлось вам в 300 тысяч рублей. Как понять, много это или мало? Хорошо отработало агентство или нет? Существует несколько способов.

Самостоятельно изучить рынок труда. Например, можно проанализировать резюме на джоб-сайтах, чтобы понять зарплатные ожидания подходящих специалистов. 

Узнать информацию у коллег из других компаний. Если они работали с аналогичными вакансиями, то стоит выяснить: 

  • в какую сумму обошлось закрытие одной позиции, 
  • сколько времени на это ушло, 
  • сколько кандидатов пришлось просмотреть.

Работать с несколькими агентствами. Это удобно: можно сравнить их показатели и выбрать самого эффективного контрагента. При этом появляется здоровая конкуренция, которая мотивирует закрыть вакансию как можно быстрее. 

Но есть и минус: одному и тому же кандидату по вашей вакансии могут писать из разных агентств. Это раздражает, поэтому лучше заранее предусмотреть, как снять негатив. Например, внешний рекрутер может честно объяснить: «Дело в том, что я не представитель работодателя, а сотрудник кадрового агентства. Насколько мне известно, эта компания работает с несколькими агентствами, чтобы быстрее закрыть позицию качественным специалистом. Поэтому вам и звонили по этой вакансии еще до меня — значит, сразу несколько рекрутеров сочли вас наиболее подходящим кандидатом. Примите мои извинения, если это доставило вам неудобства». 

 

Признаки, что кадровое агентство работает неэффективно

  1. Низкий входной поток.
  2. Высокий поток нерелевантных кандидатов.
  3. Люди, которые приходят на интервью, ничего не знают о компании и ее проектах.
  4. Кандидаты дают негативный фидбек по работе агентства. Например, человек сообщает вам: «Я, конечно, пришел на встречу, потому что пообещал. Но вообще-то со мной разговаривали крайне неуважительно». Вы начинаете выяснять, что случилось. Оказывается, что рекрутер позвонил в то время, когда человеку неудобно было говорить, и в приказном тоне требовал пообщаться с ним.
  5. Сроки закрытия вакансии прошли, а работник так и не найден.
  6. В агентстве постоянно меняются сотрудники. Сначала с вами работал один менеджер, через неделю он уволился и появился второй. Потом третий, четвертый и так далее.
  7. Агентство игнорирует ваш стоп-лист.
 

Что делать, если агентство работает неэффективно

Не спешите расторгать договор — для начала нужно спокойно и конструктивно поговорить. Как правило, многие проблемы решаются банальной сменой менеджера на стороне агентства. Вам дают другого специалиста, и все волшебным образом начинает работать.

Если же агентство не ориентировано на конструктивный диалог: не слышит вас, перекладывает ответственность, обещает и не выполняет, придумывает отговорки — стоит поискать более компетентных партнеров.

Вот какие отговорки я слышала от разных агентств.

 

«У вас очень узкий рынок»

Это классика. Я отвечаю так: «Да, знаем, но именно поэтому мы не стали искать сотрудников самостоятельно, а пришли к вам». Это самая настоящая отмазка: вряд ли агентство так поздно осознало, что придется работать на узком рынке. Обычно оценка емкости рынка происходит до подписания договора, а не на втором месяце безуспешных поисков. 

 

«Компания не в рынке, такие специалисты стоят в два раза дороже»

Вам рассказывают, что на рынке доминируют гиганты вроде Сбербанка или Яндекса. И если не изменить условия, то конкурировать с ними не получится. Чтобы понять, правда ли это, нужно знать рынок — в особенности зарплатную вилку на нем.

Зачастую таким способом агентства упрощают себе задачу. С бездонным бюджетом искать особо и не надо: можно прийти к подходящему специалисту, завалить деньгами и забрать себе. Кроме того, агентству выгодно, чтобы вы платили работнику как можно больше: ведь от этой суммы рассчитывается и его вознаграждение.

 

«У вас слишком сложная система отбора»

Агентство жалуется на то, что работодатель проводит слишком много собеседований с кандидатом, прежде чем его нанять. Либо утверждает, что вся проблема в сложном тестовом задании, которое никто не хочет выполнять.

Иногда такие жалобы обоснованны: подумайте, возможно, стоит упростить систему отбора. Другой дело, что этот вопрос обсуждается на этапе заключения договора, а не когда поиск уже в самом разгаре. Если раньше ваша система найма устраивала агентство, а теперь вдруг нет, это отмазка.

 

Кратко: 

  1. Не все кадровые агентства работают хорошо. Придерживайтесь принципа «доверяй, но проверяй».
  2. Основные проблемы при работе с агентством: 
  • нерелевантные кандидаты; 
  • некорректная коммуникация, которая вредит репутации работодателя;
  • несоблюдение стоп-листа; 
  • постоянные запросы к работодателю по пустяковым вопросам; 
  • нежелание работать.
  1. Кандидат не воспринимает агентство отдельно от работодателя: для него это одно и то же. Поэтому некорректные действия внешних рекрутеров вредят HR-бренду заказчика.
  2. Оценивайте агентства по релевантности потока кандидатов, времени закрытия позиции, стоимости подбора, влиянию на репутацию компании.
  3. Чтобы понять, на какие показатели следует ориентироваться, изучайте рынок труда и не стесняйтесь запрашивать информацию у коллег.
  4. Советую сотрудничать сразу с несколькими кадровыми агентствами. Сравнивайте их между собой и отказывайтесь от тех, кто работает неэффективно.
  5. Агентство неэффективно, если поставляет много нерелевантных кандидатов. Есть и другие признаки: 
  • кандидаты дают негативный фидбек; 
  • люди, которые приходят на интервью, не знают ничего о компании и ее проектах; 
  • вакансии не закрываются в срок; 
  • в агентстве чехарда с сотрудниками; 
  • ваш стоп-лист игнорируют. 
  1. Если вас не устраивает работа кадрового агентства, обсудите с ним эту проблему как можно быстрее. Не ждите, что все само собой наладится.

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Как построить эффективный процесс рекрутинга всего за 1590 руб/мес

Рассказываем о четырех шагах в построении процесса подбора и делимся записью вебинара

huntflow, хантфлоу, hr api, it рекрутинг, подбор, тезисы, конференция
Экспертиза

Кейсы и советы от спикеров HR API 2020

Конспекты самых интересных докладов про IT-подбор, адаптацию и развитие сотрудников

хантфлоу, huntflow, холодные кандидаты, егор яценко
Экспертиза

Как писать холодным кандидатам

Пишем первыми без риска отправиться в бан

хантфлоу, huntflow, marhr, конференция, рекрутинг, маркетинг, hr
Экспертиза

Тезисы от спикеров конференции MarHR

Выбрали самые интересные и полезные доклады и законспектировали их