Тезисы митапа Хантфлоу про работу с заказчиками

Именно рекрутер несет ответственность за эффективность подбора. Однако чаще всего ключевые решения в этом процессе принимает не он, а нанимающий менеджер. Вот такой парадокс.

Поэтому рекрутменту жизненно важно выстроить прозрачные и доверительные отношения с заказчиками. Бизнес должен быть союзником команды подбора, а не ее контролером или обвинителем, как порой бывает.

О том, как этого добиться, рассказывали спикеры онлайн-митапа Хантфлоу. Делимся с вами тезисами, презентациями и видео с ивента.

Что расскажем

Алена Шеина «Дружить с заказчиками через фидбэк и аналитику»

📥 Презентация выступления

👉 Сбор фидбэка

👉 Внедрение SLA

👉 Визуализация подбора

👉 Создание общего инфополя

👉 Оптимизация процессов для заказчиков

Катерина Гаврилова «Как подружить заказчика и рекрутмент»

📥 Презентация выступления

👉 Заказчик и рекрутер — это команда

👉 Когда заказчик сильнее нуждается в рекрутере

👉 Красные флаги в коммуникациях с заказчиками

👉 Как выстроить эффективное взаимодействие с бизнесом

Екатерина Глазова «Вовлечение заказчиков в процесс: инструменты Хантфлоу»

📥 Презентация выступления

👉 Типичные проблемы взаимодействия с заказчиками

Серафима Шумеева «Как построить процессы в рекрутменте и упростить себе жизнь»

📥 Презентация выступления

👉 Каким должен быть рекрутмент

👉 Как выстроить процессы

👉 Как убрать негатив из коммуникаций с заказчиками

👉 Чем помочь неопытному заказчику

👉 Что такое коммитмент и зачем он рекрутерам

Сбор фидбэка

Когда я пришла в Selectel, начала знакомиться с заказчиками, спрашивать их мнение о рекрутинге. Они отвечали, что все замечательно, проблем нет, сроки найма нормальные — не супер, но что поделать, «рынок такой».

При этом в аналитике Хантфлоу я видела менее радужную картину. На этапе «Письмо» кандидат мог висеть 2 недели, на «Финальном интервью» — по 10 дней, на «Оффере» — 18 дней. Сроки закрытия некоторых вакансий превышали 200 дней.

Я решила повторно собрать фидбэк, но уже не устно, а в форме опроса. Получила такие результаты:

С прозрачностью процесса подбора, качеством предоставляемых кандидатов и скоростью закрытия вакансий точно были проблемы. Тогда я выбрала новую стратегию взаимодействия с бизнесом — договариваться с нанимающими менеджерами и делиться с ними информацией. И мы начали работать в этом направлении.

Внедрение SLA

Мы столкнулись с проблемой: заказчики долго проверяли резюме. Рекрутеры их активно и порой безрезультатно пинговали, на этом теряли много времени. 

Тогда мы установили SLA — как долго кандидат может находиться на каждом этапе подбора. Когда я показала заказчикам аналитику с нарушением сроков, они сами стали предлагать решения, как ускориться. В итоге мы смогли оптимизировать процесс — сейчас кандидаты проходят все этапы со значительным опережением SLA. 

Визуализация процесса подбора

Чтобы процесс стал прозрачен для заказчиков, мы визуализировали его и создали дашборды на платформе Qlik:

По каждому этапу каждой вакансии у нас есть такие графики, которые доступны всем нанимающим менеджерам. Здесь видно: раньше некоторые резюме проверялись только на 6–8-й день, теперь — в трехдневный срок.

Еще оказалось, что заказчики любят смотреть воронки. Свежий кейс: мы начали анализировать, почему не закрывается вакансия тимлида. Собрали воронку:

Проблема очевидна — низкая конверсия из холодного письма в телефонное интервью. Заказчик изучил воронку и предложил решение: в письме поменять описание вакансии и указать зарплатную вилку. Это помогло — мы уже сделали оффер двум кандидатам.

Создание общего с заказчиками инфополя

Мы проводим общие встречи, вовлекая заказчиков в подбор. Например, после событий сентября 2022 года собрали аналитику и рассказали нанимающим менеджерам, что происходит на рынке труда и как это отразилось на нашем найме.

В конце года для всех руководителей мы подготовили статистику по их департаментам в формате презентации. Сейчас еще и запустили новый формат — демо по вакансиям для заказчиков. 

Оптимизация процессов для заказчиков

Когда заказчик создает заявку, у него появляется ссылка на инструкция по заполнению. Причем он может выбрать: прочитать инструкцию или посмотреть видео. По нашему опыту, видео пользуется большей популярностью.

С учетом фидбэка заказчиков мы оптимизировали процесс найма в Хантфлоу. Раньше у нас было много этапов подбора, смысл которых понимали только рекрутеры. Например, существовало два разных этапа для теплых и холодных кандидатов. Заказчики путались и не понимали, как это устроено.

Что мы получили в итоге

Не хотим хвастаться, но статистика по скорости прохождения этапов воронки говорит сама за себя:

Заказчик и рекрутер — это команда

Мир найма построен так, будто бы заказчики и рекрутеры — создания с разных планет, поэтому плохо взаимодействуют друг с другом. Но я верю, что взрослые люди способны осознанно выбирать сотрудничество вместо противостояния. Если рекрутер делает выбор в пользу командной работы, то он должен взять на себя роль эксперта и принимать нанимающих менеджеров такими, какие они есть.

Для этого нужна вера в проект и заказчика. То есть рекрутер должен быть готов работать с заказчиком, «продавать» позицию кандидатам, давать и принимать обратную связь, при необходимости вносить коррективы в работу.

Что ведет к проблемам во взаимодействии с заказчиками:

• несовпадение по ценностям;
• отсутствие у рекрутера экспертизы;
• неготовность рекрутера брать на себя ответственность за поиск.

Когда заказчик сильнее всего нуждается в рекрутере

1. Нет готового портрета кандидата.
2. Первый наем роли. Это тернистый путь для рекрутера: предстоит показывать больше резюме, иногда менять портрет кандидата в процессе.
3. У заказчика нет системы оценки кандидатов.
4. Заказчик плохо продает вакансию, не сформулировано EVP. Тогда задача рекрутера — аккуратно дать обратную связь и помочь подготовить правильный питч.
5. У заказчика нет опыта проведения собеседований.
6. Заказчику сложно принимать решения по кандидатам.

Красные флаги при взаимодействии с заказчиками

Портрет кандидата не соответствует предлагаемым условиям работы. Аналитика поможет объяснить заказчику, что предложение компании не соответствует рынку. Можно показать ему: 

• внешние рыночные данные, 
• профиль целевых кандидатов с их зарплатными ожиданиями, 
• зарплатные предложения конкурентов.

Портрет кандидата не соответствует уровню задач. Например, заказчик хочет взять кандидата «со ступеньки выше» на более простые задачи, которые тот уже решал. Но в этом случае задачи не будут мотивировать сотрудника. Задача рекрутера — рассказать о минусах такого решения и о классических карьерных траекториях.

Портрет кандидата изменяется во время работы над вакансией. Так бывает, когда коммуникация заказчика и рекрутера выстроена плохо. В этой ситуации нельзя молчать и делать вид, что ничего не случилось. Надо понять, почему это произошло, создать новый бриф по роли, изменить критерии оценки кандидата и прохождения испытательного срока.

Количество кандидатов выходит за референсные значения. Например, заказчик отсеивает всех, кого ему показывает рекрутер. 

Это может быть история поиска «единорога». В таком случае рекрутер продолжает работать, если готов перерыть весь рынок в поисках того единственного кандидата с очень узкой специализацией. Либо он понимает, что позиция вряд ли будет закрыта — тогда стоит обсудить это с заказчиком и, возможно, поставить наем на паузу. 

Нарушение границ на интервью. Порой во время интервью заказчики ведут себя некорректно:

• задают кандидатам вопросы о личной жизни; 
• дают оценочные суждения;
• резко и быстро заканчивают собеседование;
• отказывают кандидатам прямо на интервью.

Рекрутер должен дать обратную связь заказчику, заострить внимание на последствиях такого поведения. Например, можно объяснить, что именно так формируется дурная репутация работодателя. В дальнейшем она будет снижать количество кандидатов, желающих работать в компании.

Что нужно для успешной коммуникации с заказчиком

1. Обратная двусторонняя связь по профилям, по резюме.
2. Календарь для встреч заказчика с рекрутером.
3. Навыки ненасильственного общения. Любая обратная связь с переходом на личности выходит за рамки нормальных бизнес-коммуникаций.
4. Готовность к сотрудничеству. 

Наем — это инструмент для достижения целей бизнеса. На этой идее стоит фокусироваться при общении с заказчиком. У нас могут быть разногласия по зарплатам, портрету кандидата, подходам к интервью. Все это нужно обсуждать в контексте не «кто прав и виноват», а «как это изменить, чтобы эффективнее достигать целей бизнеса».

Расскажу про типичные проблемы рекрутмента при взаимодействии с заказчиками.

Проблема №1: отсутствие разграничения зон ответственности 

Чтобы подбор был эффективен, заказчик с рекрутером должны понимать свои задачи и ответственность за их выполнение. 

Чаще всего заказчику все равно, скольких людей просмотрел рекрутер: ему нужны уже отобранные кандидаты. Поэтому мы рекомендуем закреплять заказчика не за вакансией в целом, а за ее конкретными этапами. Это должны быть те этапы, на которых он смотрит кандидатов и дает обратную связь.

Нежелательно объединять этапы — лучше, чтобы зоны ответственности были видны. Например, этап «Интервью с заказчиком» лучше раздробить на два: само собеседование и обратная связь от заказчика.

Проблема №2: нестандартизированная заявка на подбор

Часто нанимающие менеджеры подают заявки по почте, в мессенджере или даже устно, поймав рекрутера по пути на обед. Это приводит к проблемам: менеджер сказал одно, рекрутер услышал другое. В итоге команда подбора тратит время на поиск кандидата, который не подходит под реальные требования.

Принцип простой: любая информация должна фиксироваться. Например, в Хантфлоу заказчик оставляет заявку сразу через систему. При этом он заполняет специальную форму, которую мы дорабатываем под каждого клиента:

Проблема №3: зависание кандидатов на разных этапах

Популярная ситуация: заказчик забывает дать обратную связь рекрутеру. Кандидат зависает в воронке подбора, устает ждать, принимает оффер другой компании или просто перестает отвечать. 

Избежать подобных ситуаций позволяет функция Ханфтлоу «Ограничение времени на этапе». Нужно просто задать предельный срок пребывания кандидата на каждом этапе подбора. При просрочке система сама направит уведомление рекрутеру, а также заказчику, если тот прикреплен к этапу.

Проблема №4: неинформативная обратная связь по кандидатам

Заказчик дает обратную связь в формате «ок» или «не ок», а рекрутер не понимает, что с этим делать дальше. Получать понятный и развернутый фидбэк помогают формы обратной связи Хантфлоу. Это внутренние чек-листы, которые формируются индивидуально под ваши процессы и критерии оценки.

Проблема №5: отсутствие прозрачного процесса подбора

Часто нанимающие менеджеры не понимают, что происходит с вакансией, какую работу провел рекрутер, какие проблемы возникают в подборе. Чтобы добавить ясности, нужно научить их пользоваться аналитикой.

Аналитика по отказам — то, с чем должны уметь работать заказчики в первую очередь. Только через отслеживание системных проблем и влияние на них возможно ускорить закрытие вакансий.

Каким должен быть рекрутмент

1. Эффективным. Рекрутмент должен решать свою основную задачу — закрыть вакансию правильным кандидатом в необходимый срок.
2. Прозрачным и понятным. Все люди внутри компании, имеющие отношение к подбору, должны понимать, как все работает и что нужно сделать для найма нужного человека.
3. Процессы должны работать на вас, а не против. Порой я сталкиваюсь с ситуацией, когда процесс описан не так, как функционирует на самом деле. Это тревожный звоночек: рано или поздно именно оттуда прилетит проблема.
4. Современным. Подбор должен быть автоматизирован и ориентирован на понятные метрики. А рекрутерам важно уметь разговаривать с бизнесом на одном языке.
5. Беспроблемным. Рекрутмент — болезненная зона, где часто есть какие-то конфликты. И это ненормально, с этим необходимо работать.

Как выстроить правильные процессы

Посмотрите на процессы с трех сторон — из позиций заказчика, рекрутера и кандидата. Убедитесь, что все процессы описаны понятным языком и любой нанимающий менеджер может объяснить, как это работает.

Если у вас уже договоренности о сроках найма, надо удостовериться, что все про них знают и их соблюдают. Если договоренностей нет, можно установить SLA. 

Проведите командное ретро процессов. Внутри команды честно поговорите о том, как обстоят дела, обсудите сильные и слабые стороны процессов, найдите людей, готовых взять на себя инициативу по изменениям.

Запустите сбор обратной связи от нанимающих менеджеров и кандидатов — для этого подойдут опросники и CustDev-интервью. Вместе с командой можно порефлексировать о всех точках роста: чем довольны, что хочется изменить, чего не хватает. 

Внедрите понятные инструменты трекинга и управления процессами. Убедитесь, что:

• у вас есть база кандидатов и правила работы с ней;
• рекрутеры знают, чего от них ожидают, понимают свои количественные и качественные показатели;
• команда знает, на что влияет результат их работы.

Прозрачность — это путь к сердцу нанимающего менеджера.

Как убрать негатив

1. Готовьте еженедельные апдейты с воронками и экшен-планами. 
2. Открыто говорите об узких местах и сложностях.
3. Ищите решения вместе, разделяйте зоны ответственности между рекрутментом и нанимающими менеджерами.
4. Получайте коммиты друг от друга.

Как помочь неопытному нанимающему менеджеру

Проактивная позиция. Если заказчик заблуждается, не надо молчать и пытаться «сварить кашу из топора». Это плохо, когда рекрутер покорно принимает в работу бриф нанимающего менеджера, а потом через 2 месяца работы заявляет: «То, что вы написали, нереалистично». 

Качественный бриф — это то, что помогает заказчику еще раз обдумать, какой человек ему нужен.

Бонус от Серафимы Шумеевой — чек-лист по снятию вакансии. Скачивайте и пользуйтесь.

Синхронизация между нанимающим менеджером и рекрутером. Порой полезно вместе сходить в бар или еще как-то пообщаться в неформальной обстановке. Можно даже временно разместить рекрутера в одном кабинете с командой, для которой он ищет сотрудников. 

Поиск подхода к нанимающему менеджерам, разделение ответственности. Важный хард-скилл рекрутера — находить общий язык с заказчиками всех мастей.

Привлекать помощь. Нет ничего страшного в том, чтобы обратиться за консультацией к HR-комьюнити или позвать старших товарищей, которые подскажут неопытному нанимающему менеджеру верное решение. 

Что такое коммитмент

Коммитмент — готовность поручиться за свой результат. Именно коммитмент обеспечивает рекрутменту наибольшую добавленную стоимость в глазах бизнеса. 

Что нужно для коммитмента:

• собирать планы найма, чтобы понимать запросы бизнеса;
• оценивать свои ресурсы;
• соотносить планы найма со собственными возможностями;
• понимать, насколько критично расходятся потребности и ресурсы;
• искать ответ на вопрос: «Что сделать, чтобы закрыть план бизнеса?»

Первое время планы и факты расходятся, это нормально. Самое главное — появляется цель, а также понимание, чего от вас хотят и как на это влиять.