Как привлечь внимание ценного специалиста с помощью письма

Чтобы схантить хорошего кандидата, рекрутер должен стать маркетологом и «продать» вакансию соискателю. Как это сделать с помощью правильно написанного и оформленного письма, рассказывают редактор Email Soldiers Надежда Михина и эйчар Татьяна Калиниченко. А еще они поделились опытом внутренних рассылок для своих сотрудников.

Пишите письма

Иногда лучше написать имейл, чем позвонить или связаться в мессенджере. Прежде всего, это солиднее. Это важно, если вы ищете кандидата на топовую позицию.

Электронное письмо не обязывает получателя прочитать его сразу, оно дает возможность отложить коммуникацию и подготовить ответ. 

В имейле можно разместить больше информации и правильно структурировать ее, выделив наиболее важные части и добавив вложения: тестовое задание, оффер и другие документы.

О чем нужно помнить

Прежде чем писать имейл, решите, зачем, кому и как вы его напишите.

Определитесь с целью письма 

Письмо — это инструмент рекрутера, который позволяет добиться определенных целей. Поэтому прежде чем писать письмо, решите, чего вы хотите с помощью него достичь, например:

• пригласить кандидата на собеседование или телефонное интервью;
• предложить кандидату, который уже знаком с вами и находится в кадровом резерве, новую вакансию;
• оповестить кандидата о том, на каком этапе рассмотрения находится его резюме.

Электронное письмо может быть и просто приглашением к общению. Если вы увидели резюме подходящего кандидата, не спешите ему звонить. Напишите письмо, где подробно расскажете о вакансии и компании и пригласите кандидата на телефонное интервью. Так человек подготовится к собеседованию, будет знать, о чем вас спросить, — это поможет избежать неловкости.

От цели письма зависит его содержание!

Выберите соответствующий стиль

Стиль письма должен соответствовать tone of voice вашей компании и уровню позиции. В письме кандидату на должность копирайтера в рекламное агентство уместен креатив в формулировках, шутки, эмоджи. В поиске маркетолога для большой корпорации вроде Газпрома свобода в формулировках допустима, но тон письма должен соответствовать стилю компании. А если в тот же Газпром вы нанимаете топ-менеджера, то лучше выбрать официально-деловой стиль и следовать корпоративным гайдлайнам. Так уже при первом контакте кандидат сможет немного познакомиться с культурой вашей компании и понять, подходит ли она ему.

Придерживайтесь единого стиля во всех типах писем. Даже если вы вынуждены отказать кандидату, пишите имейл с той же интонацией, как было написано письмо с приглашением на собеседование. Эту линию нужно продолжать, чтобы у кандидата сложилось цельное восприятие вашей корпоративной культуры, а от общения с вами осталось приятное впечатление. 

Каким бы ни был tone of voice вашей компании, старайтесь писать письмо простым и понятным языком. Для этого представьте, что вы разговариваете с человеком вживую. Так сразу станет понятно, от каких слов и конструкций лучше отказаться.

В качестве проверки прочитайте письмо два раза: первый раз с той интонацией, какую подразумеваете вы, а второй раз так, как это письмо, вероятно, прочитает кандидат. Вы удивитесь, как в зависимости от интонации нейтральные и безобидные фразы могут зазвучать сухо и грубо.

Поймите, кто ваш получатель

Узнайте, к кому вы обращаетесь, что важно для этого человека. Изучите его резюме, профили в социальных сетях. Так вы поймете, что может заинтересовать кандидата: высокая зарплата, возможность релокации или большое поле для исследований и освоения интересующей его сферы. 

Зная это, вы сможете персонализировать письмо и сделать акцент на действительно значимых для получателя вещах. Вот несколько примеров того, как вы можете использовать информацию из резюме в письме:

• Образование. Если кандидат первым делом рассказывает о своих академических достижениях, значит, он надеется, что на новом месте работы будут ценить его профессиональные знания. Напишите соискателю, что вы всему его обучите, а для вас важнее его теоретическая подкованность. Если компания оплачивает обучение на курсах или посещение профильных конференций, не забудьте упомянуть и это. 
• Опыт работы. Если вы увидели, что соискатель подробно описывает свой опыт работы с перечислением полученных навыков и обязанностей, используйте это в своем обращении. Сделайте комплимент его успехам и подчеркните, что вам нужен сотрудник с подобным опытом работы.
• Условия работы. Если кандидат указал, что ищет удаленную работу или готов к переезду, подчеркните это в письме. Расскажите о режиме работы или возможности релокации.
• Стек технологий, который используется в компании. Разработчики часто стремятся освоить новые инструменты и технологии. Если в вашей компании используется стек, который может быть близок кандидату, укажите это в письме.
• Клиенты. Некоторые кандидаты перечисляют в резюме или сопроводительном письме компании, в которых они работали или для которых они реализовывали проекты. Даже если ваша компания не на слуху у соискателя, расскажите про своих ключевых известных клиентов.

Кандидатам уровня «джуниор» рекрутеры редко пишут холодные письма. Но даже такому человеку в письме можно написать о том, что вы цените в кандидате желание развиваться в конкретной сфере и поэтому приглашаете его на интервью. 

Такой подход сработает, если ожидания кандидата совпадают с вашими требованиями к нему и его резюме.

Пишите кандидатам прямо из Хантфлоу: вставьте в письмо логотип компании, выберите размер и начертание шрифта или добавьте ссылку к изображению.

Как написать письмо, которое прочитают

На примере письма холодному кандидату с приглашением на интервью разберем структуру и правила составления рекрутинговых писем.

Тема письма

Кратко сформулируйте, о чем будет ваше письмо. Максимальный объем фразы — 33–35 символов. Именно столько символов отображается в мобильных почтовых клиентах, а в последнее время все больше и больше людей проверяют входящие сообщения со смартфонов.

Хорошо сформулированная тема письма:

• привлекает внимание;
• информативная — из нее сразу понятно, о чем пойдет речь в письме;
• соответствует tone of voice компании и уровню позиции.

Прехедер

Прехедер — текст, который отображается в почтовом клиенте после темы. Это своеобразный анонс письма одной строчкой, в нем немного раскрывается тема. Он должен быть кратким и информативным. Обычно именно прехедер заставляет открыть письмо.

Например:

Тело письма

• Приветствие. Представьтесь и кратко опишите цель письма. С самого начала нужно придерживаться выбранного стиля письма — например, свободного, дружественного («Привет, Михаил!») или официального («Дарья, здравствуйте!»). Как обращаться — по имени или по имени и отчеству, — зависит от нескольких условий:
  • если в резюме указано и отчество соискателя, лучше обращаться к нему именно так;
  • поймите, на какую вакансию вы хотите пригласить кандидата. К кандидату на позицию главного бухгалтера лучше обратиться по имени и отчеству, к джуниор-дизайнеру уместно обратиться только по имени.
• Вводная часть. Сообщите, откуда у вас контакты кандидата — с джоб-сайта, из соцсетей или вы связались с ним по рекомендации знакомых. Также расскажите, почему вы ему пишете, кратко опишите открытую вакансию. В описании сделайте акцент на том, что для кандидата важнее всего. Не забудьте добавить ссылку на вакансию на джоб-сайте или карьерном сайте вашей компании.
• Подробности. Расскажите, на что в этой позиции нужно обратить внимание, какие обязанности кандидату придется выполнять и что вы ему можете предложить. 
  Не забудьте указать размер зарплаты или зарплатную вилку. В крайнем случае, если вы не можете сразу указать размер оклада, можно уточнить ожидания кандидата.
  Информация должна быть структурированной. Обязанности и задачи будущего сотрудника, условия работы и бонусы нужно разбить на смысловые блоки и представить в виде списка. 
• Дополнительные сведения. Карта с объяснением, как добраться до офиса, забавный факт о компании или даже небольшая шутка — добавьте в письмо то, что позволяет выбранный стиль письма и его цель. 
• Резюме или призыв к действию. Завершить письмо лучше одним-двумя предложениями с кратким резюме или призывом к действию. Например: «Я готова рассказать подробнее о вакансии по телефону. Когда вам было бы удобнее созвониться?»
• Подпись. Отправителем письма должен быть тот человек, с кем кандидат будет общаться на первом этапе подбора, — контакты этого сотрудника и следует указать в подписи.

Вот пример такого письма:

Можно написать и более короткое письмо:

Конверсия короткого письма может быть выше, потому что соискатель вероятнее дочитает его до конца. Однако без AB-тестов на большой выборке кандидатов сложно определить, какое письмо будет эффективнее.

Оформление письма

Главный принцип в оформлении писем — чем проще, тем лучше. Используйте инструменты текстового редактора, для того чтобы визуально структурировать письмо и сделать навигацию по нему простой и понятной. Не нужно стремиться к «украшательству».

Придерживайтесь основных принципов:

• Отделяйте смысловые части друг от друга — с помощью отступов между абзацами или подзаголовков.
• Наиболее важные мысли можно выделить полужирным начертанием. Главное — не переусердствовать.
• Предложения длиннее 2–3 строк лучше не писать.
• В одном абзаце достаточно 3–4 предложений.

Подготовьте шаблон заранее

Когда вам нужно ответить нескольким десяткам кандидатов сразу и времени на персонализацию нет, используйте текстовые заготовки.

Заранее подготовленные 1–2 шаблона на каждый тип писем существенно экономят время рекрутера. Даже такие заготовки можно сделать живыми и более личными, если их правильно составить. Избегайте канцелярита, избитых и сухих формулировок. Если не знаете, с чего начать, взгляните на шаблоны ответов на Хедхантере и перепишите их простым человеческим языком.

Создавайте шаблоны писем и ответов кандидатам во встроенном почтовом клиенте Хантфлоу.

Какие еще письма нужно и важно писать кандидатам и сотрудникам

Письма с описанием вакансии и приглашением на телефонное интервью — это самое начало общения с соискателями, многие из которых станут вашими сотрудниками, а другие пополнят кадровый резерв. Писать имейлы кандидатам можно и нужно не только на протяжении всего процесса подбора, но и после его завершения — каким бы ни был результат. Так вы дадите понять кандидатам, что они не брошены на произвол судьбы, о них помнят.

Правильно написанные имейлы могут стать эффективным инструментом формирования эйчар-бренда и повышения лояльности ваших сотрудников.

Отказы

Особую роль в общении с кандидатами играют письма с отказами. В зависимости от того, как было написано такое послание (и было ли написано вообще!), сформируется отношение кандидата к вашей компании: соискатель может в дальнейшем откликнуться на другую вакансию и стать вашим новым коллегой или начать писать гневные сообщения на сайтах с отзывами о работодателях.

Бывают случаи, когда неподошедшему соискателю лучше позвонить. Но иногда звонку с отказом стоит предпочесть письмо. Так у кандидата будет возможность прочитать имейл в спокойной обстановке, обратить внимание на детали.

Одна из целей такого письма — добиться того, чтобы кандидат снова откликнулся на вашу вакансию, набравшись опыта или изучив дополнительные технологии. Чтобы не превращать отказ в простую отписку, следуйте этим правилам:

• Укажите причину отказа — честно, но деликатно. Если есть возможность, дайте кандидату рекомендации по профессиональному развитию или даже прикрепите ссылки на полезные ресурсы.
• Поблагодарите кандидата за участие в интервью или выполнение тестового задания.
• Призовите кандидата продолжать откликаться на вакансии и пробовать свои силы вновь или сообщите, что его резюме будет сохранено в вашей базе и вы обратитесь к нему, когда откроется подходящая вакансия.
• Сохраняйте единый стиль общения на протяжении всего процесса подбора. Если с самого начало вы обращались к кандидату на «ты» и писали в неформальном стиле, не нужно переходить к бюрократическим формулировкам.
• Не забывайте придерживаться tone of voice вашего бренда и в письме с отказом.

Письма сотрудникам компании

А такие письма читают те счастливчики, которые получают оффер от Email Soldiers и становятся частью их команды.

Цепочка приветственных писем

Новый сотрудник получает шесть писем: два письма в первый день работы, а затем по одному в день. 

Из первого письма сотрудник узнает, что ему нужно сделать и с чем ознакомиться в первую очередь. Во втором письме — рассказ о том, чем компания занимается. В такое письмо могут быть включены ссылки на дополнительные ресурсы, статьи и материалы. Так в течение пяти дней новичков вводят в курс дела, знакомят с компанией и новыми коллегами.

Поздравления с днем рождения

Письма именинникам в Email Soldiers — отличный пример нешаблонных писем по шаблону. У эйчара есть несколько текстовых заготовок с поздравлениями в зависимости от должности сотрудника. 

Такие письма написаны живым языком без канцелярита, но возможность выбора из нескольких готовых текстов экономит время эйчара.

Письма о прохождении испытательного срока

Письма с хорошей новостью эйчар Email Soldiers делает еще приятнее, превращая каждое такое сообщение в маленькую историю в стиле известной сказки или саги. Выбор референса зависит от сотрудника, его характера, хобби и достижений. Если новый дизайнер — фанат «Звездных войн», то имейл про его успехи начнется с фразы «В далекой-далекой галактике…».

Дайджесты

Еженедельные или ежемесячные дайджесты с новостями компании и забавными историями — отличный инструмент, который позволяет поддерживать и развивать корпоративную культуру. Сотрудникам компании приятно узнавать себя, видеть в таких рассылках свои смешные фотографии или упоминания личных успехов.

Приветственные письма от новичков

В этих письмах новые сотрудники Email Soldiers рассказывают о себе и своих увлечениях. Так сотрудникам компании проще познакомиться друг с другом и завести разговор на общей кухне. Важно еще и то, что на такие письма новичок незамедлительно получает ответ: его приветствуют, присылают мемы по мотивам его сообщения, желают успехов на новом месте. Это помогает быстрее освоиться.

Если вы не хотите поручать эту задачу новичку, то составьте для него опросник, на основе которого самостоятельно напишите письмо-анонс.

Резюмируем  

1. Иногда лучше написать письмо, чем позвонить. У кандидата будет возможность внимательно прочитать имейл и ответить в удобное ему время.
2. Перед тем как писать письмо, определитесь со следующим:
   • Цель и задачи вашего письма: обратить внимание кандидата на вакансию, пригласить на интервью или сделать так, чтобы соискатель незамедлительно принял оффер.
   • Кто ваш получатель, что для него важно в вакансии и в будущем месте работы, что вы ему можете предложить.
   • Стиль письма: писать ли в неформальном тоне или официально-деловом. Не забывайте придерживаться tone of voice вашей компании.
3. Структура электронного письма следующая:
   • Тема
   • Прехедер (необязательный элемент)
   • Тело письма: приветствие, введение, основная часть с несколькими смысловыми блоками, дополнительная информация, резюме и/или призыв к действию, подпись.
4. В оформлении письма придерживайтесь принципа «чем проще, тем лучше». Используйте средства текстового редактора: отступы, изменение начертания и размера шрифта — для упрощения навигации по письму.
5. Подготовьте шаблоны для разных типов писем. Сделайте так, чтобы они не казались шаблонными: избегайте канцелярита, избитых фраз. Пишите простым языком — так, будто вы разговариваете с человеком лицом к лицу.
6. Не оставляйте кандидата без внимания, даже если он вам не подошел. Напишите небольшое письмо с объяснением причины отказа и рекомендациями по профессиональному развитию.
7. Писать письма можно и нужно и своим сотрудникам — так вы усилите лояльность к компании, поможете новичкам быстрее освоиться, а коллегам — ближе познакомиться друг с другом.