Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности

Основы имейл-маркетинга для эйчаров и рекрутеров
Чтобы схантить хорошего кандидата, рекрутер должен стать маркетологом и «продать» вакансию соискателю. Как это сделать с помощью правильно написанного и оформленного письма, рассказывают редактор Email Soldiers Надежда Михина и эйчар Татьяна Калиниченко. А еще они поделились опытом внутренних рассылок для своих сотрудников.
Иногда лучше написать имейл, чем позвонить или связаться в мессенджере. Прежде всего, это солиднее. Это важно, если вы ищете кандидата на топовую позицию.
Электронное письмо не обязывает получателя прочитать его сразу, оно дает возможность отложить коммуникацию и подготовить ответ.
В имейле можно разместить больше информации и правильно структурировать ее, выделив наиболее важные части и добавив вложения: тестовое задание, оффер и другие документы.
Прежде чем писать имейл, решите, зачем, кому и как вы его напишите.
Письмо — это инструмент рекрутера, который позволяет добиться определенных целей. Поэтому прежде чем писать письмо, решите, чего вы хотите с помощью него достичь, например:
Электронное письмо может быть и просто приглашением к общению. Если вы увидели резюме подходящего кандидата, не спешите ему звонить. Напишите письмо, где подробно расскажете о вакансии и компании и пригласите кандидата на телефонное интервью. Так человек подготовится к собеседованию, будет знать, о чем вас спросить, — это поможет избежать неловкости.
От цели письма зависит его содержание!
Стиль письма должен соответствовать tone of voice вашей компании и уровню позиции. В письме кандидату на должность копирайтера в рекламное агентство уместен креатив в формулировках, шутки, эмоджи. В поиске маркетолога для большой корпорации вроде Газпрома свобода в формулировках допустима, но тон письма должен соответствовать стилю компании. А если в тот же Газпром вы нанимаете топ-менеджера, то лучше выбрать официально-деловой стиль и следовать корпоративным гайдлайнам. Так уже при первом контакте кандидат сможет немного познакомиться с культурой вашей компании и понять, подходит ли она ему.
Придерживайтесь единого стиля во всех типах писем. Даже если вы вынуждены отказать кандидату, пишите имейл с той же интонацией, как было написано письмо с приглашением на собеседование. Эту линию нужно продолжать, чтобы у кандидата сложилось цельное восприятие вашей корпоративной культуры, а от общения с вами осталось приятное впечатление.
Каким бы ни был tone of voice вашей компании, старайтесь писать письмо простым и понятным языком. Для этого представьте, что вы разговариваете с человеком вживую. Так сразу станет понятно, от каких слов и конструкций лучше отказаться.
В качестве проверки прочитайте письмо два раза: первый раз с той интонацией, какую подразумеваете вы, а второй раз так, как это письмо, вероятно, прочитает кандидат. Вы удивитесь, как в зависимости от интонации нейтральные и безобидные фразы могут зазвучать сухо и грубо.
Узнайте, к кому вы обращаетесь, что важно для этого человека. Изучите его резюме, профили в социальных сетях. Так вы поймете, что может заинтересовать кандидата: высокая зарплата, возможность релокации или большое поле для исследований и освоения интересующей его сферы.
Зная это, вы сможете персонализировать письмо и сделать акцент на действительно значимых для получателя вещах. Вот несколько примеров того, как вы можете использовать информацию из резюме в письме:
Кандидатам уровня «джуниор» рекрутеры редко пишут холодные письма. Но даже такому человеку в письме можно написать о том, что вы цените в кандидате желание развиваться в конкретной сфере и поэтому приглашаете его на интервью.
Такой подход сработает, если ожидания кандидата совпадают с вашими требованиями к нему и его резюме.
На примере письма холодному кандидату с приглашением на интервью разберем структуру и правила составления рекрутинговых писем.
Кратко сформулируйте, о чем будет ваше письмо. Максимальный объем фразы — 33–35 символов. Именно столько символов отображается в мобильных почтовых клиентах, а в последнее время все больше и больше людей проверяют входящие сообщения со смартфонов.
Хорошо сформулированная тема письма:
Прехедер — текст, который отображается в почтовом клиенте после темы. Это своеобразный анонс письма одной строчкой, в нем немного раскрывается тема. Он должен быть кратким и информативным. Обычно именно прехедер заставляет открыть письмо.
Например:
Вот пример такого письма:
Можно написать и более короткое письмо:
Конверсия короткого письма может быть выше, потому что соискатель вероятнее дочитает его до конца. Однако без AB-тестов на большой выборке кандидатов сложно определить, какое письмо будет эффективнее.
Главный принцип в оформлении писем — чем проще, тем лучше. Используйте инструменты текстового редактора, для того чтобы визуально структурировать письмо и сделать навигацию по нему простой и понятной. Не нужно стремиться к «украшательству».
Придерживайтесь основных принципов:
Когда вам нужно ответить нескольким десяткам кандидатов сразу и времени на персонализацию нет, используйте текстовые заготовки.
Заранее подготовленные 1–2 шаблона на каждый тип писем существенно экономят время рекрутера. Даже такие заготовки можно сделать живыми и более личными, если их правильно составить. Избегайте канцелярита, избитых и сухих формулировок. Если не знаете, с чего начать, взгляните на шаблоны ответов на Хедхантере и перепишите их простым человеческим языком.
Создавайте шаблоны писем и ответов кандидатам во встроенном почтовом клиенте Хантфлоу.
Письма с описанием вакансии и приглашением на телефонное интервью — это самое начало общения с соискателями, многие из которых станут вашими сотрудниками, а другие пополнят кадровый резерв. Писать имейлы кандидатам можно и нужно не только на протяжении всего процесса подбора, но и после его завершения — каким бы ни был результат. Так вы дадите понять кандидатам, что они не брошены на произвол судьбы, о них помнят.
Правильно написанные имейлы могут стать эффективным инструментом формирования эйчар-бренда и повышения лояльности ваших сотрудников.
Особую роль в общении с кандидатами играют письма с отказами. В зависимости от того, как было написано такое послание (и было ли написано вообще!), сформируется отношение кандидата к вашей компании: соискатель может в дальнейшем откликнуться на другую вакансию и стать вашим новым коллегой или начать писать гневные сообщения на сайтах с отзывами о работодателях.
Бывают случаи, когда неподошедшему соискателю лучше позвонить. Но иногда звонку с отказом стоит предпочесть письмо. Так у кандидата будет возможность прочитать имейл в спокойной обстановке, обратить внимание на детали.
Одна из целей такого письма — добиться того, чтобы кандидат снова откликнулся на вашу вакансию, набравшись опыта или изучив дополнительные технологии. Чтобы не превращать отказ в простую отписку, следуйте этим правилам:
А такие письма читают те счастливчики, которые получают оффер от Email Soldiers и становятся частью их команды.
Новый сотрудник получает шесть писем: два письма в первый день работы, а затем по одному в день.
Из первого письма сотрудник узнает, что ему нужно сделать и с чем ознакомиться в первую очередь. Во втором письме — рассказ о том, чем компания занимается. В такое письмо могут быть включены ссылки на дополнительные ресурсы, статьи и материалы. Так в течение пяти дней новичков вводят в курс дела, знакомят с компанией и новыми коллегами.
Письма именинникам в Email Soldiers — отличный пример нешаблонных писем по шаблону. У эйчара есть несколько текстовых заготовок с поздравлениями в зависимости от должности сотрудника.
Такие письма написаны живым языком без канцелярита, но возможность выбора из нескольких готовых текстов экономит время эйчара.
Письма с хорошей новостью эйчар Email Soldiers делает еще приятнее, превращая каждое такое сообщение в маленькую историю в стиле известной сказки или саги. Выбор референса зависит от сотрудника, его характера, хобби и достижений. Если новый дизайнер — фанат «Звездных войн», то имейл про его успехи начнется с фразы «В далекой-далекой галактике…».
Еженедельные или ежемесячные дайджесты с новостями компании и забавными историями — отличный инструмент, который позволяет поддерживать и развивать корпоративную культуру. Сотрудникам компании приятно узнавать себя, видеть в таких рассылках свои смешные фотографии или упоминания личных успехов.
В этих письмах новые сотрудники Email Soldiers рассказывают о себе и своих увлечениях. Так сотрудникам компании проще познакомиться друг с другом и завести разговор на общей кухне. Важно еще и то, что на такие письма новичок незамедлительно получает ответ: его приветствуют, присылают мемы по мотивам его сообщения, желают успехов на новом месте. Это помогает быстрее освоиться.
Если вы не хотите поручать эту задачу новичку, то составьте для него опросник, на основе которого самостоятельно напишите письмо-анонс.
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности