Почему важно считать реальный срок закрытия позиции и как его сократить

Рассказываем о ключевой метрике подбора и делимся записью вебинара Хантфлоу

Время чтения:  5 мин
Хантфлоу, вебинар, ttf, time to fill, срок закрытия вакансий, sla

В начале мая Михаил Танский вместе с Евгенией Пензовой, HRD Tech-направления Актион-Медиа, провели вебинар о том, почему важно прогнозировать срок закрытия вакансии, что делать с этой информацией и зачем подписываться под SLA по срокам закрытия вакансий. 

А теперь делимся с читателями блога видео, тезисами и главными выводами с этой встречи.

 
 

Что считать сроком закрытия позиции

Время закрытия позиции — это срок от начала работы отдела подбора над заявкой до окончания непосредственной работы рекрутера. 

В разных компаниях зона ответственности рекрутера заканчивается на разных этапах, но для большинства это момент, когда кандидат принял оффер и вы определили дату его выхода на работу.

Встречаются и другие, нетиповые показатели:

  • срок от начала работы над заявкой до выхода кандидата на работу (плейсмент);
  • интервал от взятия кандидата на вакансию до принятия оффера;
  • время от добавления кандидата в базу до принятия им оффера.
 

Зачем нужно считать время закрытия позиции

 

Прогноз темпа развития бизнеса

Без этой метрики сложно прогнозировать темп развития бизнеса. Если вам нужно открыть новый отдел, запустить департамент или собрать еще одну команду, то срок закрытия позиций в эту команду потребуется еще на этапе составления бизнес-плана.

Если вы не знаете, за сколько закрываете те или иные позиции, то не можете представить, сколько времени, например, потребуется на поиск еще пяти менеджеров по продажам. А если эти менеджеры необходимы для выхода на другие рынки, то выход тоже задержится на неопределенный срок — для бизнеса это провал.

 

Расчет стоимости ухода сотрудника

Когда вы прекращаете отношения с сотрудником, по вашей или его инициативе, нужно понимать и учитывать, как быстро вы найдете человека на эту же позицию. Это важный фактор для ведения переговоров с сотрудником: возможно, необходимо будет предложить ему остаться на время поиска замены.

 

SLA: другой уровень диалога с бизнесом

SLA внедряются на уровне, когда подбор — это уже не просто функция, закрывающая вакансии, а подразделение, от которого зависит выполнение бизнес-целей компании.

На этом уровне общение выглядит не как «Нам нужно запуститься, соберите команду разработки, идите делать», а как «Мы, отдел подбора, берем на себя обязательство нанять 38 фронтендеров к 18 июня». 

 

Почему некоторые пытаются считать время закрытия позиции, но ни у кого не получается

Считать реальный срок закрытия позиций сложно. Рекрутер получает заявку от заказчика где-то у кулера, и это нужно сразу зафиксировать. Работа по ней начинается позже — и это тоже нужно зафиксировать, как и еще одну заявку по такому же профилю и завершение работы с кандидатом. 

А для финальной статистики нужно еще и не учитывать выходные дни и праздники. Все это требует колоссальной дисциплины от рекрутера, поэтому в ручном подсчете постоянно встречаются неточности и округления, не позволяющие получить достоверные данные.

 

Инструменты Хантфлоу для корректного расчета сроков закрытия позиции

В Хантфлоу есть система, позволяющая корректно отслеживать и точно считать сроки заявок и выход кандидатов по ним. 

 

Прикрепление заявок к существующий вакансии

К любой вакансии вы можете добавить неограниченное количество заявок. При этом у каждой можно указать свой дедлайн и количество человек к найму. Когда вы переведете кандидата на финальный этап, Хантфлоу предложит выбрать заявку, по которой выходит кандидат. 

 

Корректный подсчет сроков закрытия позиции

У Хантфлоу уже есть все данные, чтобы корректно считать срок закрытия позиции; рекрутер может не беспокоиться об этом, а заняться поисками подходящего кандидата. 

В отчете отразится срок каждого плейсмента — даты фактического выхода кандидата на работу. Для этого не нужна сверхдисциплина и муторные действия — достаточно вести подбор в Хантфлоу.

 

Еще больше инструментов Хантфлоу для эффективного рекрутинга.

 

Посчитали срок закрытия вакансий. Как ускорить?

На срок закрытия вакансий влияет множество факторов: от неэффективных процессов подбора до эйчар-бренда. 

В первую очередь стоит сфокусироваться на том, чтобы:

  • находить больше кандидатов за меньшее время. Чем больше резюме просмотрит рекрутер, тем большее количество кандидатов он предоставит заказчику и тем быстрее закроет вакансию;
  • сравнивать производительность рекрутеров. Важно сравнивать рекрутеров не друг с другом, а с их производительностью за прошлые периоды, чтобы увидеть, улучшилось ли что-то в работе;
  • более тщательно работать с кадровым резервом. Если вы выходите на холодный рынок, особенно при точечном подборе, это замедляет и усложняет подбор;
  • исследовать, контролировать и ускорять прохождение кандидатом каждого этапа. Ищите, где зависают кандидаты, и исправляйте это.
 

Инструменты Хантфлоу для ускорения закрытия позиций

 

Эффективная работа с кадровым резервом

В Хантфлоу можно добавить в карточку кандидатов теги, которые помогут легче ориентироваться в базе и в первую очередь начинать работу с наиболее подходящих кандидатов. 

Кроме того, для максимальной эффективности в базе можно искать кандидатов, которые раньше уже доходили до поздних этапов интервью.

 

Анализ времени нахождения кандидата на каждом этапе 

В статистике Хантфлоу вы видите, на каком этапе кандидаты задерживаются дольше, чем на всех остальных, — например, на собеседовании с заказчиком. Это те места в процессе подбора, которые нужно улучшать в первую очередь.

 

Зачем внедрять SLA 

SLA (Service Level Agreement) — это следующий этап организации подбора, договоренность между отделом рекрутинга и бизнесом о том, что определенные вакансии будут закрываться за определенный срок. 

Нормативы закрытия вакансии определяют по разным критериям, но встречаются три основных:

  • по каждой позиции по штатке;
  • по грейду;
  • по уровню позиции (от стажера до руководителя).
 

Инструменты Хантфлоу для компаний, внедривших SLA

 

Автоматический расчет дедлайна вакансии

Рекрутер выбирает должность, грейд или уровень позиции в форме вакансии, а Хантфлоу сам рассчитывает, когда эта вакансия должна быть закрыта. 

При этом учитывается производственный календарь и срок, когда вакансия была на холде. Уведомления о просрочке получают все, у кого есть доступ к этому этапу. 

 

Контроль срока нахождения кандидата на этапе

В Хантфлоу каждый клиент настраивает свои этапы воронки (или нескольких воронок). Для каждого из них можно установить целевой срок нахождения кандидата на этапе. 

Если кандидат будет на этапе дольше нормы, то Хантфлоу уведомит рекрутера и заказчика, если у того есть доступ к этапу.

 

Как в Action Tech внедрили SLA

Action Tech — это tech-направление Актион-Медиа, в котором работают исключительно IT-специалисты. Сейчас в подразделении порядка 200 сотрудников: бэки и фронтендеры, тестировщики, админы и проджекты. 

В команде подбора три человека: сениор рекрутер и два ресерчера. За прошлый год они наняли 60 человек.

Обычно подбор планируют на год и актуализируют его раз в полгода. С 2020 года в планирование включены и руководители, это позволяет сделать процесс более прозрачным и понятным.

Планирование начинается в ноябре и длится до конца декабря. При первой попытке планирования заказчики ожидали, что 90% сотрудников выйдет уже в январе-феврале. Потребовалось несколько итераций, чтобы планирование строилось не только на желаниях заказчиков, но и на комплексном подходе, при котором учитывались будущие проекты, необходимые команды и бизнес-цели на год. 

Чтобы решать бизнес-задачи (к которым относится и подбор), нужно понимать срок их выполнения, качество и количество необходимого ресурса. Только тогда можно дать понятный и прогнозируемый результат к определенному сроку и влиять на него, если дедлайн меняется.

SLA в подборе — срок закрытия позиции, одна из ключевых метрик, на которую смотрит и ориентируется бизнес. В Action Tech это не KPI и не обещание для успокоения, а конкретная метрика, которая помогает решать бизнес-задачи и давать клиенту прогнозируемый срок.

Чтобы внедрить SLA, в Action Tech взяли данные о найме за прошлый год и выстроили дерево позиций по грейдам и технологиям. При этом грейд не является определяющим фактором для сроков закрытия — в первую очередь ориентируются именно на технологию.

Все позиции разделили на две категории: 

  • потоковые, где важно обеспечить поток качественных кандидатов. При этом «потоковость» не означает, что рекрутер должен искать кандидатов ради количества, а не качества;
  • точечные, где работа построена иначе и нужен не поток, а точный подход к источникам и кандидатам.

На первом этапе в Актионе подсчитали сроки закрытия вакансий на основе данных прошлого года.

Сейчас SLA введены на все позиции в найме. SLA позволяют автоматизировать подсчет срока закрытия позиций и иметь более релевантные данные. Эти данные планируют использовать, чтобы по итогам 2020 года влиять на уменьшение срока закрытия вакансий по каждой из категорий.

SLA помогают бизнесу: 

  • можно с большей точностью прогнозировать подбор и выход людей под проекты и задачи в рамках года;
  • можно точно говорить о сроке, за который можно найти замену сотруднику, который планирует уйти. 
  • для руководителей прозрачно и понятно, откуда берутся сроки и цифры по закрытию позиции. Диалог с ними выходит на другой уровень.

SLA — то, что поможет измерять все процессы найма относительно закрытия и влиять на них, чтобы нанимать быстрее и эффективнее. 

Еще из рубрики “Экспертиза”

отклики, вакансия, хантфлоу, huntflow, атрошкина, index, подбор, рекрутинг
Экспертиза

Нерелевантные отклики: неизбежное зло, которое сделает вакансию лучше

Как скорректировать вакансию и чем полезны резюме неподходящих кандидатов

питч, вакансия, питчинг, краткое описание, it, it-подбор
Экспертиза

Как краткость помогает продать вакансию кандидату

Что такое питч вакансии и как его правильно писать

Хантфлоу, митап, it, карантин, удаленка, MRG, mail ru group, Крок, учи ру, wayray
Экспертиза

Как удаленка повлияла на подбор в IT-компании

Рассказывает Владислав Шаргин из КРОК

Хантфлоу, митап, it, карантин, удаленка, MRG, mail ru group, Крок, учи ру, wayray
Экспертиза

Как удаленка повлияла на рекрутинг в EdTech

Рассказывает Татьяна Биличенко из Учи.ру