Как правильно считать срок закрытия позиции

Все исследования процесса подбора, расчеты десятков показателей, изучение причин отказов и эффективности источников резюме сводятся к поиску ответа на вопрос: «Как закрывать больше вакансий за меньшее количество времени?» 

Поэтому самое важное в подборе — время закрытия позиции. Все остальное — просто способы сократить этот срок.

Например, мы видим, что на поиск java-разработчика в среднем уходит 90 дней, а бизнесу нужно закрывать такие позиции максимум за 2 месяца. Появляется задача, которая основана не на ощущениях, а на цифрах: сократить средний срок закрытия на 30 дней. А чтобы это сделать, надо погружаться уже в другие метрики — искать возможные проблемы и варианты, как ускорить процесс.

Нельзя управлять подбором, если не считать срок закрытия позиций или делать это неправильно.

Три основных причины считать срок закрытия позиций

Прогнозировать темпы развития бизнеса

Задача рекрутмента — своевременно поставлять бизнесу людей для достижения целей. Когда нужно запустить новый проект, открыть департамент, собрать еще одну команду, компания упирается в возможности подбора. То есть сроки реализации бизнес-целей напрямую связаны со сроками закрытия позиций.

Если не считать метрику «время закрытия позиции», то прогнозировать наем под проекты и задачи невозможно.

Знать стоимость ухода сотрудников

Перед расставанием с сотрудником нужно оценить, сколько времени займет поиск замены. Допустим, к вам приходит тимлид и сообщает, что его разработчик уходит через 2 недели и нужно срочно найти другого. А вы знаете, что на подбор такого же специалиста уйдет 3 месяца, о чем и говорите заказчику.

Благодаря этой информации тимлид принимает решения с опорой на цифры и прогнозы. Например, он может убедить сотрудника задержаться, временно отдать его функции на аутсорс или распределить их среди команды. 

Перейти на новый уровень взаимодействия с бизнесом через SLA

Service Level Agreement (SLA) — договоренность между бизнесом и подбором о том, что определенные позиции будут закрываться за конкретное количество дней. 

Работает это так: у рекрутмента есть нормативные сроки закрытия по каждой позиции или категориям вакансий. Заказчики знают эти сроки и понимают, откуда они берутся, а рекрутеры принимают на себя ответственность за соблюдение нормативов.

Почему считать сроки закрытия так сложно

Тяжело контролировать корректную фиксацию сроков

Надо точно фиксировать даты, когда рекрутер получил заявку на подбор и начал работать с ней. Это не всегда удается, особенно когда наем не автоматизирован. 

Например, заказчик встретил рекрутера у кулера и сообщил ему, что нужно найти сотрудника. Рекрутер вернулся к делам, а о задаче вспомнил только через две недели, когда нанимающий менеджер пришел поинтересоваться, почему нет кандидатов. Точно так же заявки зависают и теряются в почтовых ящиках и мессенджерах.  

Необходимо учитывать производственный календарь и время, когда подбор стоял на паузе 

Если компания считает сроки закрытия по производственному календарю, то из общего числа дней надо вычитать праздники и выходные. Иногда подбор на вакансию приостанавливается — это тоже нужно как-то фиксировать, чтобы получать достоверные данные. 

Надо считать время закрытия позиции, а не вакансии в целом

Время закрытия — ключевая метрика подбора, но большинство рекрутинговых систем вычисляют ее неправильно. Пока соблюдается пропорция «одна вакансия — один нанятый человек», все нормально. Но как только приходится работать с несколькими позициями в рамках одной вакансии, начинается путаница, а вся статистика перестает быть достоверной.

Например, рекрутер начал искать сотрудника, а потом пришел заказчик и сказал, что планы изменились: надо нанять не одного, а троих. Если считать срок закрытия такой вакансии от ее открытия до найма по всем позициям, то получится бесполезное и недостоверное значение. Более того, вакансия может никогда не закрываться, если заказчики подкидывают в нее все новые позиции.

В отличие от многих ATS, Хантфлоу считает время закрытия каждой позиции, а не вакансии в целом.

Как Хантфлоу считает срок закрытия

Срок закрытия позиции — период от начала до окончания работы с заявкой. Вы можете сами выбрать, что считать финальным этапом, но обычно это принятие оффера либо выход нового сотрудника на работу.

Когда рекрутер берет заявку в работу, он может прикрепить ее к существующей вакансии:

Отсчет пошел. Внутри одной вакансии может быть несколько заявок со своими требованиями, условиями и дедлайнами. 

Хантфлоу не запутается — он определяет сроки закрытия по каждой позиции отдельно:

✅ с учетом рабочих дней по производственному календарю России, Украины, Белоруссии или Казахстана — на выбор. Если же вам нужно считать все дни, включая праздники и выходные, то эту функцию можно отключить;

✅ за вычетом срока, когда работа по вакансии была приостановлена;

✅ беспристрастно и автоматически — никто не может «подправить» сроки в большую или меньшую сторону.

Например, по этой вакансии открыты три позиции, запрос от заказчика пришел двумя заявками:

Когда рекрутер переводит кандидата на финальный этап, Хантфлоу просит указать, к какой заявке относится наем, чтобы правильно определить срок закрытия позиции:

Как использовать информацию о сроках закрытия позиций

Полезность даже самой детальной и точной информации снижается, если ее неудобно изучать. Поэтому мы разработали новый отчет, где данные о времени закрытия позиций представлены в наглядной и удобной форме. 

Просто нажмите на значок в правом верхнем углу Хантфлоу, чтобы зайти в центр аналитики. Сразу же откроется самый важный отчет, он состоит из двух частей: первая даст общую картину о средних сроках закрытия позиций, вторая покажет, сколько времени проводят кандидаты на разных этапах.

Вторая часть отчета — это именно то, что поможет ускорить ваш подбор. Она показывает среднее время нахождения кандидатов на каждом этапе воронки. Эта информация позволяет найти и отработать проблемные точки, где «зависают» кандидаты.

Посмотрите на отчет: кандидаты находятся на этапе «Интервью с заказчиком» 22 дня — это долго. Здесь работодатель и теряет людей, которые устают ждать встречи с нанимающим менеджером и принимают офферы от других компаний. Нужно идти и разбираться — причины бывают разными. Не исключено, что заказчик просто не выделяет достаточно времени на интервью. 

Важно создавать буферные этапы, чтобы можно было понять, где конкретно «зависают» кандидаты. Например, человек провел 16 дней на этапе «Тестовое задание» — непонятно, то ли он так долго его делал, то ли работодатель затянул с проверкой. Чтобы исключить неопределенность, за «Тестовым заданием» должна идти «Оценка тестового задания», а после «Финального интервью» — «Принятие финального решения». Чем мельче разбиение по этапам, тем проще понять, в каких процессах кроется проблема.

В первый же квартал после внедрения Хантфлоу наши клиенты сокращают средний срок закрытия позиций на 15–30%.

Никакой магии, только аналитика:

1. Открываете отчет. 
2. На одном экране в наглядной форме видите все «заторы» в воронке подбора.
3. Устраняете проблемы — большинство из них можно быстро решить за счет регламентных договоренностей и контроля сроков.
4. Скорость подбора резко вырастает. 

Резюмируем

1. Самая важная метрика в подборе — срок закрытия позиции. Остальные показатели лишь помогают понять, как на нее влиять.
2. Считать срок закрытия позиции нужно, чтобы прогнозировать наем под проекты и задачи компании, оценивать стоимость ухода сотрудников и разговаривать с бизнесом на равных через SLA.
3. Внутри одной вакансии может быть несколько позиций. Чтобы получить достоверные значения, нужно считать срок закрытия по каждой позиции отдельно, а не по вакансии в целом. Сейчас из всех известных нам ATS только Хантфлоу это умеет. 
4. Хантфлоу считает среднее время закрытия позиции за вычетом праздников и выходных, а также не учитывает время, пока подбор по вакансии был приостановлен. 
5. Центр аналитики Хантфлоу — мощный инструмент для управления наймом. Один лишь отчет о среднем времени закрытия позиций и нахождении кандидатов на разных этапах воронки поможет ускорить ваш подбор на 15–30%.