Ивенты

Редактор: Анна Ефимова

Тезисы митапа Хантфлоу про интеграцию рекрутинговой CRM c корпоративными системами

Показали, как наши клиенты соединили Хантфлоу с внутренними сервисами и упростили работу рекрутеров

Если не автоматизировать рутину, она может поглотить рекрутера. Вместо поиска и общения с кандидатами специалист будет вынужден собирать заявки на подбор, загружать отклики из разных источников в рекрутинговую CRM и тратить время на передачу данных службе безопасности.

С экспертами из VK, Instinctools, Райффайзенбанка и Хантфлоу обсудили, как с помощью интеграций можно упростить работу рекрутеров и навести порядок в процессах.

Юлия Одинцова,

менеджер проектов, Хантфлоу

Что такое API и вебхуки

API и вебхуки — основа интеграции Хантфлоу с другими системами.

API (Application Programming Interface) дает возможность управлять действиями в Хантфлоу через другую систему, например программу кадрового учета.

Вебхуки работают в обратном направлении — передают другому сервису действия, которые рекрутер совершает в Хантфлоу. Например, если кандидат оказался в ATS на этапе «‎Оффер принят», данные о нем могут автоматически отправляться на оформление в систему кадрового учета.‎

📥 Смотреть презентацию Юлии Одинцовой

Какие действия рекрутеров можно автоматизировать с помощью интеграций

Автоматизация подбора помогает освободить рекрутеров от рутины и снизить количество ошибок от ручного переноса данных. Расскажу о популярных вариантах интеграции Хантфлоу.

Сбор задач на подбор в Хантфлоу из почты и интранета. Некоторые компании обмениваются и согласуют заявки на новых сотрудников не в Хантфлоу. Чтобы заявки не терялись, а рекрутеры не тратили время на их перенос в ATS, можно добавить нужные поля в заявку Хантфлоу и настроить передачу данных.

Передача данных о специалисте службе безопасности. Когда кандидат оказывается на этапе «‎Проверка СБ» в Хантфлоу, его ФИО и номер телефона могут автоматически отправляться в службу безопасности. Если кандидат прошел проверку, его резюме перейдет на следующий этап. Если служба безопасности не одобрит кандидата, ATS отправит специалисту отказ.

Публикация вакансий и сбор откликов с джоб-сайтов и карьерных порталов. Через Хантфлоу можно размещать вакансии на Хедхантере, Суперджобе, Авито и собирать отклики в ATS. Такой же алгоритм работает для карьерных порталов компаний. Новые кандидаты будут попадать на начальный этап нужной вакансии в Хантфлоу.

Если отклики с карьерного портала приходят на имейл рекрутера или в базу портала, их тоже можно автоматически передавать в Хантфлоу.
Передача данных системам аналитики. С помощью вебхуков можно отправлять информацию о вакансиях и движении кандидатов по воронке, например в Power BI или Tableau.

Анна Буркова,

руководитель проектной команды рекрутмента, методолог, VK

Какие интеграции мы внедрили

Интеграция с HR-Jira. Подбор VK организован в Хантфлоу, но задачи на поиск сотрудников мы получаем в HR-Jira. Чтобы заявки не терялись, мы настроили интеграцию этих систем.

Смотреть презентацию выступления Анны Бурковой →

Интеграция с карьерными и работными сайтами. Автоматически собираем в Хантфлоу отклики из всех источников, где публикуем вакансии, и новому кандидату сразу присваивается источник попадания в воронку.

Интеграция с интранетом и SAP. Если в воронку попадает резюме текущего или бывшего сотрудника, рекрутер должен работать с этим кандидатом по определенным правилам. Чтобы быстро выявлять таких специалистов, статус кандидата из SAP передается в интранет, а оттуда — в Хантфлоу. Если кандидат уже работал в компании или трудоустроен сейчас, в ATS появляется соответствующая метка.

Интеграция с почтой. Для каждого этапа у нас заготовлены шаблоны писем, которые рекрутеры отправляют кандидату. Это помогает тратить меньше времени на написание и оформление сообщений. Кроме того, рекрутеры видят всю историю общения с кандидатом и не пишут ему несколько раз по одному и тому же поводу.

Интеграция с Power BI. Данные о подборе автоматически попадают в систему аналитики и превращаются в понятные дашборды, которыми пользуются бизнес-подразделения и рекрутмент.

Польза интеграций

Процессы стали более упорядоченными.
Рекрутеры не нарушают правила работы с кандидатами, которые являются текущими или бывшими сотрудниками компании.
Отклики кандидатов из разных источников своевременно собираются в одном месте.
На дашбордах видна актуальная информация по статусу вакансий.
Сохраняется полная истории взаимодействия с кандидатом в базе, благодаря этому не наносится вред HR-бренду компании.

Александр Оболенский,

руководитель bi-сервисной линии, Instinctools

Как возникла потребность в настройке интеграции

Мы ведем подбор в Хантфлоу, и со временем у нас накопились вопросы к процессу найма:

Сколько кандидатов необходимо проработать, чтобы закрыть вакансию.
Кто из команды рекрутеров наиболее продуктивен.
На каких этапах воронки возникают сложности.
В каких регионах закрываем вакансии быстрее и дешевле.
Какие каналы продвижения наиболее эффективны для определенного типа вакансии.

Смотреть презентацию выступления Александра Оболенского →

Чтобы ответить на вопросы, мы решили передавать данные из Хантфлоу и визуализировать их с помощью внутреннего инструмента аналитики на базе Power BI‎.

Какие отчеты мы получаем с помощью интеграции с Хантфлоу

У нас более 100 отчетов. Расскажу о 7 главных дашбордах, которые помогают бизнес-подразделениям и рекрутменту оценивать, как обстоят дела с наймом, и удерживать сотрудников:

Результаты интервью. На отчете видно, сколько кандидатов принимают приглашение, насколько успешно проходят интервью, почему специалисты отказываются от собеседования.
Продуктивность рекрутеров. Отчет помогает понять, с каким типом вакансий и регионом чаще всего работает каждый специалист. Также дашборд дает возможность проанализировать, эффективно ли рекрутер устанавливает контакт с кандидатами и сколько усилий тратит на закрытие вакансий.
Жизненный цикл вакансии. Дает понимание, как менялся статус и приоритет вакансии, как быстро ее закрыли.
Эффективность источников. Отчет состоит из 3 графиков, которые отображают, из каких источников кандидаты попали в воронку, как прошли интервью и получили ли оффер.
Региональные особенности. Можно посмотреть количество кандидатов из разных регионов и как оно меняется. По данным можно сделать вывод, сколько усилий нужно приложить, чтобы найти специалиста определенного уровня в конкретном регионе.
Анализ заработных плат. Позволяет отслеживать, насколько мы укладываемся в средние зарплаты по специальности в регионе.
Причины отказов от оффера. Дает возможность понять, почему кандидаты не принимают предложение о работе. Это помогает корректировать описание вакансий и суть этапов подбора.

Так выглядят некоторые отчеты.

Как реализована интеграция между разными системами компании

Наш внутренний инструмент аналитики на базе Power BI‎ интегрирован с Atlassian, 1С, системой учета рабочего времени и Service Desk. Как это работает:

Получаем информацию о подборе из Хантфлоу.
Обогащаем данные информацией о сотрудниках из других систем, например из 1С.
Данные загружаются в хранилище.
Power BI визуализирует данные и передает их в Atlassian, где аналитику видят пользователи.

Результаты, которых помогла достичь интеграция

Закрываем вакансии на 21% быстрее.
Конверсия рекрутинга выросла на 18%.
На 100% исключили ошибки, связанные с ручной подготовкой отчетов.
Сэкономили более 10 часов в месяц на подготовке отчетности.

Эдуард Никитюк,

руководитель направления по автоматизации подбора персонала, Райффайзенбанк

Яна Самойленко,

системный аналитик команды автоматизации, Райффайзенбанк

Почти всем новым сотрудникам Райффайзенбанка нужны ноутбуки, гарнитуры, мониторы и другая техника. Расскажем, как мы оптимизировали процесс заказа оборудования с помощью Хантфлоу.

Смотреть презентацию выступления Эдуарда Никитюка и Яны Самойленко →

Как заказывали оборудование раньше

До модернизации процесс был неудобным: рекрутер выяснял, какая техника нужна специалисту, передавал нанимающему менеджеру список с оборудованием, а заказчик оформлял заявку на выдачу.

Этот процесс не идеален по 3 причинам:

Нанимающим менеджерам и рекрутерам приходилось тратить много времени на рутинные действия.
Нанимающие менеджеры забывали создавать заявки на выдачу и долго передавали их номера службе доставки, из-за чего новички позже получали технику.
Если у кандидата появлялись вопросы о технике, он шел к нанимающему менеджеру, тот — к рекрутеру, а рекрутер — к кандидату. Получался замкнутый круг.

Как устроен процесс заказа оборудования сейчас

Рекрутер заполняет оффер в Хантфлоу, и ATS отправляет вебхук в наш специальный самописный сервис. Вебхук — это сообщение с информацией о действии, которое было совершено в системе. Сервис по сигналу вебхука создает запись о том, что будущему сотруднику может потребоваться оборудование.
Если кандидат принимает оффер, рекрутер переводит специалиста на этап «Оформление‎»‎ в Хантфлоу и дополняет оффер информацией, какое оборудование необходимо. Хантфлоу отправляет вебхук в сервис о том, что пора собирать данные для создания заявки на выдачу оборудования.
Сервис запрашивает данные о кандидате в БОСС-Кадровике и системе для отправки анкет службы безопасности, а также подгружает информацию о необходимой технике из Хантфлоу.
Когда сервис собрал данные о кандидате, он отправляет их в «‎шину»‎ — отдельную систему, где запросы на заявки становятся в очередь на создание в Jira.
Когда заявка создана, Jira присылает рекрутеру и нанимающему менеджеру ее номер.

С помощью интеграции мы избавили рекрутеров и нанимающих менеджеров от рутинных действий по выдаче техники новичкам. Заявка создается автоматически, а все заинтересованные могут следить за ней.

Без сложностей не обошлось. Когда отлаживали процесс, оказалось, что тестовая Jira работает в разы медленнее, чем когда процесс уже запущен. Также заметили, что, если зависает интернет, вебхуки из Хантфлоу приходят не в том порядке, как рекрутер совершал действия.