Главные функции, которыми должна обладать ATS в 2020 году

Признаки современной и удобной системы

crm, ats, выбор, рекрутинг, чеклист

17 функций, на которые нужно обратить внимание в первую очередь, чтобы не прогадать с выбором ATS.

 

Работа в едином окне 

Чем меньше вкладок рекрутеру нужно открывать во время работы, тем больше времени он сэкономит. Большое количество вкладок, среди которых постоянно приходится искать нужную, отвлекает от работы и мешает сосредоточиться. А чтобы найти вкладку с требующейся информаций, нужно тратить время — немного, но если это происходит постоянно, то за одну рабочую неделю на это может уйти несколько часов.

Поэтому удобнее использовать ATS с работой в едином окне и быстрой загрузкой, которая не будет занимать всю строку вкладок в вашем браузере и тормозить рабочий процесс. 

 

Возможность работы с любого устройства

Работа современного рекрутера не ограничивается офисом: комментарии от заказчика или новая информация о кандидате могут застать в метро, дома или даже на другом конце света. Если не сохранить эту информацию сразу, она с большой вероятностью потеряется — поэтому важно, чтобы доступ к ATS был не только с рабочего компьютера, но и с любого другого устройства.

Выбирая ATS, обратите внимание на список устройств, с которых возможна работа. Необязательно, чтобы у сервиса было мобильное приложение, но если работа с базой производится из браузера, ATS должна быть адаптирована для мобильных устройств и сохранять свою функциональность.

 

Сохранение кандидатов одним кликом с джоб-сайтов и соцсетей

Рекрутеры используют для поиска кандидатов различных специализаций разные источники резюме:

  • широкопрофильные джоб-сайты: SuperJob, Хедхантер, Авито, Зарплата.ру;
  • источники резюме разработчиков: LinkedIn, Хабр.Карьера (ex. Мой Круг), GitHub;
  • социальные сети: ВКонтакте, фейсбук;
  • сайты для дизайнеров: Dribbble, Behance, DeviantArt, ArtStation;
  • украинские и белорусские джоб-сайты: Rabota.ua, Work.ua, Jobs.tut.by.

Чтобы с ними было удобно работать, ATS должна уметь сохранять резюме из как можно большего числа источников. При этом информация должна сохраняться полностью — например, портфолио с дизайнерского сайта будет важно при найме и должно быть прикреплено к резюме. 

 

Поиск дублей в базе

Чем больше база резюме, собранная в компании, тем больше вероятность того, что в ней могут встретиться дубликаты одного и того же резюме. Это замусоривает базу и мешает работе. Возможна даже ситуация, при которой один рекрутер откажет кандидату, а второй позовет его же на собеседование. 

Современная ATS должна помогать избегать таких ситуаций. Для этого нужна автоматическая проверка базы на дубли, которая срабатывала бы во время добавления нового резюме. При этом система должна учитывать различные варианты написания имени — как по-русски, так и транслитом. А при объединении одинаковых резюме комментарии и история работы с кандидатом должны полностью сохраняться.

 

Возможность сохранять историю работы с кандидатами и по вакансиям

В ATS должна сохраняться вся история работы с кандидатом: комментарии, изменения статусов и пометки, которые вы делали раньше. Эта информация поможет лучше подготовиться к собеседованию с кандидатом, с которым вы встречались несколько лет назад. 

При этом история работы должна быть доступна всем рекрутерам в компании, чтобы избежать неприятной ситуации, при которой рекрутеры звонят одному и тому же незаинтересованному кандидату несколько раз, потому что не знают, что он уже ответил отказом. 

 

Возможность скрывать зарплату из резюме для интервьюеров и нанимающих менеджеров 

В некоторых компаниях принято скрывать зарплатные ожидания кандидатов. Поэтому в ATS должна быть функция, позволяющая убрать зарплату, на которую рекрутер ищет кандидата, и его зарплатные ожидания в резюме и профиле. 

В противном случае вам придется скачивать резюме каждого кандидата и вручную убирать лишнюю информацию перед отправкой. При этом работа перейдет из ATS в почту или мессенджер, а значит, комментарии придется переносить самостоятельно или они просто потеряются в переписке.

 

Настройка воронки подбора

В каждой компании свои бизнес-процессы, поэтому и воронки подбора разные: в некоторых компаниях проводят несколько собеседований и обязательна проверка службой безопасности, в другой все кандидаты проходят онлайн-тестирование. Поэтому этапы подбора в ATS должны соответствовать реальности, иначе воронка будет бесполезна. 

При этом важно, чтобы в ATS была возможность настраивать несколько воронок, если подборы в разные отделы или на разные должности различаются. Так вы увидите полную картину подбора и объективную статистику.

 

Мультивакансия (решение для вакансий с общей начальной частью воронки)

В крупных компаниях часто используют вакансии с общей начальной частью воронки, когда на входе эйчар или рекрутер ищет кандидатов с одним уровнем опыта, скиллов и типом стека, а затем распределяет их по заказчикам в разных отделах. 

В таком случае в ATS должна быть возможность работать над одинаковыми вакансиями разных отделов без дублирования записей по каждой вакансии. Иначе рекрутеру придется вручную копировать каждую запись, комментарий или статус по каждой идентичной вакансии, чтобы статистика по воронке считалась верно.

 

Возможность отправлять кандидату письмо через вашу рабочую почту прямо из системы

Чтобы рекрутеру не приходилось постоянно переключаться между базой резюме и рабочей почтой, в ATS должна быть возможность синхронизировать систему с почтовым клиентом — с сохранением переписки и отправкой писем от своего имени. 

Современная ATS позволяет переписываться с кандидатами через свою рабочую почту прямо из системы, с возможностью добавить копию и настройкой подписи и шаблонов для часто используемых писем. При этом переписка сохраняется как в ATS, так и в почте рекрутера.

 

Трекинг прочтения (открытия) кандидатом письма

Если рекрутер не знает, открыл ли кандидат его письмо, то ведет подбор вслепую и не знает наверняка, получил ли вообще кандидат письмо или его просто не заинтересовало предложение.

Существуют специальные браузерные расширения, позволяющие отслеживать статус открытия писем, но для их использования нужно перейти из ATS в обычную почту. В таком случае письма не сохранятся в системе. Поэтому в ATS должен быть встроенный трекинг открытия писем, который поможет сохранить всю переписку с кандидатом и увидеть статистику открытия писем.

 

Автоматическая отправка повторных писем кандидатам (фоллоу-апов) через рабочую почту рекрутера

Чтобы рекрутеру не приходилось постоянно следить за тем, кто из кандидатов ответил на письмо, а кому нужно написать еще раз, в ATS можно настраивать фоллоу-апы — напоминания на случай, если кандидат не ответил на первое письмо. Такие письма помогают улучшить конверсию из холодных писем кандидатам на 25%.

Важно, чтобы при настройке фоллоу-апов рекрутер мог запланировать отправку сразу нескольких писем с разной датой отправки. При этом, если кандидат ответит на одно из писем, то все последующие фоллоу-апы должны отменяться.

 

Интеграция с телефонией и СМС

Если в компании для найма используется телефония или СМС, в ATS должна быть возможность интеграции этих сервисов. Рекрутеры могут совершать звонки прямо из современных ATS, при этом записи разговоров автоматически сохраняются в карточке кандидатов.

Повысить доходимость кандидатов до собеседования можно с помощью автоматических СМС-напоминаний. Поэтому в ATS должна быть возможность настроить автоматическую отправку сообщения еще на этапе добавления собеседования в календарь.

 

Размещение вакансий и получение откликов прямо из системы

Чтобы рекрутерам не приходилось вручную копировать и размещать информацию о вакансии на каждом из используемых джоб-сайтов, в ATS должна быть возможность публикации вакансии на популярных сайтах: Хедхантер, Суперджоб, Мой круг, Зарплата.ру и Работа.ру. 

Отзывы, полученные с этих сайтов, должны быть доступны в ATS, чтобы не приходилось проверять каждый из них несколько раз в день. При этом резюме не должны попадать в базу до тех пор, пока это не одобрит сам рекрутер, иначе база быстро засорится «мусорными» откликами и нерелевантными кандидатами.

 

Наличие статистики по вакансиям и по рекрутерам

Статистика помогает отслеживать, как работают рекрутеры: кто из них работает эффективнее, какие есть препятствия, равномерно ли распределена нагрузка и нет ли избытка сотрудников. При этом благодаря статистике можно найти слабые места в вакансиях и разобраться, насколько они соответствуют рынку и что мешает нанимать лучших кандидатов. 

Современная ATS должна автоматически формировать разные типы отчетов, чтобы рекрутерам не приходилось составлять их самостоятельно и тратить несколько часов на статистику. Это экономит время и уменьшает вероятность ошибки. 

 

Соблюдение требований 152-ФЗ

В 2017 году был ужесточен федеральный закон, регулирующий деятельность по обработке персональных данных: штрафы за их обработку без согласия выросли до 20 000 рублей для должностных лиц и 75 000 рублей для организаций за каждое нарушение.

Чтобы избежать нарушения закона, в ATS должна быть возможность запросить у кандидата разрешение на хранение и обработку персональных данных. Система должна отслеживать срок истечения согласия и предупреждать рекрутера о необходимости повторного запроса. 

Кроме того, в сервисе не должно быть сторонних скриптов (например, чатов для общения с поддержкой), которые потенциально могут угрожать сохранности данных. ATS должна быть зарегистрирована в Роскомнадзоре как оператор данных, а данные клиентов должны храниться на серверах в России, соответствующих стандартам безопасности.

 

Наличие расширения для основных браузеров

ATS должна работать в основных браузерах, чтобы рекрутер мог использовать привычные инструменты и не тратить время на переучивание. У ATS должно быть расширение для браузера, которое позволяло бы сохранять резюме из разных источников. Если расширение работает во многих браузерах, рекрутеру не придется подстраиваться под программу.

Самые популярные браузеры — Google Chrome, Mozilla Firefox, Opera и Яндекс.Браузер, поэтому ATS должна поддерживать работу в них. 

 

Перенос существующей базы в сервис

Если рекрутер решит перейти из одной ATS в другую, он не должен потерять базу резюме, накопленную за годы работы. Поэтому у ATS должна быть возможность выгрузки базы из других рекрутинговых программ или сервисов — например, Jira, Asana, Trello, Excel, файлов и других. База должна переноситься с сохранением всех данных, включая комментарии, метки, статусы и даты действий.  

При этом, если вы решите перейти в другую ATS, у вас должна быть возможность выгрузить все данные для переноса. Поэтому сервис должен гарантировать возвращение базы резюме после прекращения сотрудничества.

 
 

Попробуйте Хантфлоу — это бесплатно!

Еще из рубрики “Экспертиза”

коронавирус, поддержка, карантин, пандемия
Экспертиза

Как поддержать себя и сотрудников во времена массовой паники

Прививка от паники: сначала надеваем маску на себя

карантин, коронавирус, удаленка, хантфлоу, удаленная работа
Экспертиза

Как нанимать быстрее даже во время карантина

Специальное предложение для быстрой и эффективной работы из дома

Экспертиза

Ключевой критерий безопасности рекрутинговой системы

Убедитесь, что персональные данные ваших кандидатов в безопасности

коронавирус, памятка, пандемия, covid-19
Экспертиза

Памятка: как оставаться здоровым во время пандемии коронавируса

Ответы на популярные вопросы о коронавирусе от сервиса BestDoctor

jira, huntflow, джира, хантфлоу, переезд, перенос базы
Экспертиза

Как устроен перенос из Jira в Хантфлоу

Закройте задачу по автоматизации рекрутинга