Как организовать полноценный онбординг на удаленке

И внедрять новых сотрудников в условиях пандемии

Основная задача онбординга — помочь новому сотруднику влиться в коллектив, понять и принять ценности компании. Но в условиях, когда все работают удаленно и общаются через экраны мониторов, эта задача усложняется.

Динара Гарифьзянова, HRD компании NX studio, рассказала, как они перестраивали процессы, чтобы решить эту проблему.

Начало работы

Крайне важно, чтобы первый день работы для нового сотрудника прошел максимально комфортно. Мы стремимся создать и поддерживать дружескую атмосферу, показать человеку, что рады видеть его в команде.

Ну и куда же без подарков: все новички обязательно получают welcome-pack. Только раньше мы вручали его лично в офисе, а теперь отправляем им домой.

Мы созваниваемся: знакомимся друг с другом, а иногда еще и с домашними питомцами, которые живут вместе с нами. Заботимся не только о том, чтобы радушно встретить человека: не менее важно заранее подготовить и доставить ему необходимую технику, документы и приятные подарки.

Чтобы новичок с первых дней погружался не только в процессы и задачи, но и в нашу культуру, закрепляем за ним наставника или ментора. Он помогает адаптироваться, отвечает на вопросы и поддерживает нового сотрудника.

В адаптации новичка участвуют люди из разных команд. Чтобы процесс онбординга проходил своевременно и без накладок, мы организовали специальные рабочие группы, которые сообща делают его приятным и вовлекающим. Обычно такие группы состоят из:

HR,
системных администраторов,
офис-менеджеров,
девчонок из отдела корпоративной культуры.

Контакты с новым сотрудником

В течение онбординга мы постоянно встречались с новичками, зачастую в рамках неформальных бесед. Например, утром за офисным завтраком HR мог поболтать с сотрудником: узнать, как проходит адаптация, все ли ему нравится, есть ли сложности. Иногда сотрудники сами приходили в кабинет к HR, чтобы поделиться впечатлениями. Кроме того, новичок постоянно вживую общался со своим наставником и командой, получал обратную связь и видел прогресс.

На удаленке все происходит примерно так же, только в онлайне. У каждого новичка есть план с чекпойнтами, где указано, когда мы собираем обратную связь и проводим фидбек-сессии. Причем мы не только делимся прогрессом по выполнению задач, но и устраиваем ламповые созвоны, на которых обсуждаем игры, играем в настолки, разговариваем о новостях индустрии. Ребята любят устраивать встречи «без галстуков»: например, по пятницам с утра команды созваниваются, завтракают вместе, обсуждают рабочие и нерабочие вопросы.

Процесс адаптации в разных командах немного различается, потому что у каждой из них свои процессы и уникальная рабочая атмосфера.

Считаем, что самое главное — построить доверие между людьми. Нам важно, чтобы сотрудники могли открыто говорить о том, что получается, как помочь друг другу и что стоит улучшить.

Корпоративные мероприятия и развлечения

До пандемии все развлечения проходили в огромном опенспейсе или на разных площадках — например, в ресторанах, картингах и на крышах. Музыка, диджей, конкурсы, гримеры, клоуны — кажется, что это было давно, в прошлой жизни.

В NX studio есть отдел корпоративной культуры — это наши феи, которые устраивают всякие развлекательные мероприятия и заботятся о том, чтобы нас объединяла не только работа.

Каких только развлечений у нас не было за время удаленки: онлайн-ужины, киберспортивные турниры, вечеринки, лекции и занятия спортом в зуме. Появились персональные консультации с психологом, на которых каждый может поделиться переживаниями и получить поддержку.

Онбординг — история про неформальное общение. Нерабочие встречи, корпоративы, совместные развлечения — все это помогает новичку понять культуру и почувствовать себя частью команды.

Английский язык и спорт

У нас есть штатная преподавательница английского — мы ей безумно довольны. До карантина она занималась с сотрудниками очно: у всех разный уровень подготовки, но преподавательница подробно «разжевывала» материал и помогала подтянуть знания.

У нас был широкий выбор активностей по интересам: футбол, фитнес, волейбол.

Два раза в неделю ребята занимались с тренером по бегу, а потом участвовали в «Гонках героев».

Сейчас уроки английского и спорт переехали в онлайн-формат. Например, чтобы не засиживаться и поддерживать себя в форме, мы созваниваемся с фитнес-тренером.

Оценка нового сотрудника

Онбординг нужен еще и для того, чтобы компания и новый сотрудник могли оценить свою заинтересованность друг в друге. Не случайно у нас этот процесс длится 3 месяца — столько же, сколько и испытательный срок.

Во время испытательного срока мы собираем фидбек о новичке со всех сторон: спрашиваем наставника, лида, ребят из его команды и всех, кто с ним взаимодействовал. Полученную информацию не держим в секрете, а обрабатываем, обезличиваем и передаем новичку. Обратная связь важна: сотрудник должен понимать, все ли идет по плану и где нужны улучшения.

Сейчас все происходит примерно так же, только фидбеки собираем и даем дистанционно. Могу похвастаться: онбординг на удаленке работает вполне эффективно: за полгода все наши новички прошли испытательный срок. Возможно, секрет в том, что основной отсев у нас происходит на этапе подбора. А если уж мы приняли сотрудника, то не сомневаемся в его знаниях и навыках.

Кстати, работа у нас — это крутое и невероятное путешествие! Мы полным ходом ищем талантливых людей в команды, поэтому будем рады, если вы станете частью NX studio.

Резюмируем

Новичок должен заранее получить все, что нужно для удаленной работы. Важно, чтобы его первый рабочий день превратился в «день в Диснейленде».
Чтобы процесс адаптации шел гладко, над ним работает целая команда.
Важно сохранять дружественную обстановку и включенность, общаться с новичками и следить, чтобы коллеги не забывали о них.
В случае с онбордингом неформальные коммуникации зачастую важнее формальных. Они помогают новому сотруднику быстрее влиться в коллектив.
Удаленка — не повод отказываться от корпоративной жизни. Развлечения, спорт, обучение и общение можно и нужно перенести в онлайн-форматы.

С Хантфлоу можно заниматься наймом даже удаленно