Статьи

Редактор: Анна Ефимова

Что такое гибридный формат работы и как компании на него перейти

Опыт tutu, Dodo Brands и Avon

Почти каждый второй из 1500 соискателей считает, что гибридный формат работы положительно повлияет на его эффективность. На это указывают результаты исследования компании «Яков и партнеры» и hh.ru.

Что такое гибридный график, какие у него есть преимущества и как его эффективно организовать, рассказала руководитель направления внутренних коммуникаций tutu Татьяна Ипатова. Также опытом перехода на гибридный формат поделилась HRD Dodo Brands Галина Ветошкина и директор по персоналу в Avon Анна Муромцева.

Татьяна Ипатова,

руководитель направления внутренних коммуникаций tutu

Как выглядит гибридный формат работы

Гибридный формат работы предполагает сочетание удаленной занятости и работы из офиса.

Не стоит пытаться унифицировать гибридный режим работы для всей организации. Он может отличаться в зависимости от подразделения. Одни специалисты могут ходить в офис раз в неделю, другие — раз в два месяца. Устанавливая периодичность, нужно отталкиваться от специфики команд и задач, которые они решают.

На примере некоторых должностей tutu расскажу, как устроен гибридный график работы у нас.

Почему tutu предпочли гибридный формат работы, а не полную удаленку

У нас есть сотрудники, которые никогда не приезжали в офис, так как работают из далеких городов. Однако нам важно, чтобы часть сотрудников появлялась в офисе. У этого есть 3 причины:

Если часть команды работает в гибридном формате, это облегчает поддержание корпоративной культуры, чувства сплоченности и сопричастности. На полной удаленке это делать ресурсозатратнее.
Гибридный формат работы решает главную проблему удаленки — сбои в коммуникациях. Вживую людям проще и быстрее договориться. Кроме того, офлайн-общение помогает лучше узнать коллег, чтобы взаимодействие в онлайне строилось эффективнее.
Если команда готова периодически приезжать в офис, это упрощает организацию обучающих мероприятий, рабочих сессий и других стратегических встреч. Вживую такие ивенты, как правило, приносят больше пользы. Однако все равно мы учитываем, что не у всех сотрудников есть возможность приехать в офис. Поэтому любое офлайн-мероприятие адаптируем под онлайн-формат, чтобы могли присутствовать все заинтересованные специалисты.

Плюсы гибридного графика

После времен тотальной удаленки многие компании хотят вернуть сотрудников в офис. Однако гибридный формат предпочтительнее для бизнеса и сотрудников, чем постоянная работа из офиса.

Увеличивается продуктивность сотрудников

Специалисты могут планировать нагрузку, исходя из места работы. Например, задачи, которые требуют высокой концентрации, можно выполнять дома. Проекты, связанные с креативом и работой в команде, можно реализовывать в офисе.

Увеличивается удовлетворенность работой

Благодаря гибридному формату сотрудники могут посвятить утренние часы не поездке в офис, а прогулке с собакой или завтраку с семьей. Так у человека появляется больше свободы и времени на личную жизнь.

Сокращаются затраты на аренду офиса

Гибридный формат работы позволяет компаниям сократить затраты на офис. Например, можно арендовать не два этажа, а один, так как в офис единовременно приходит меньше специалистов.

Можно расширить воронку подбора и выделиться среди работодателей

Юристы, бухгалтеры, эйчары и другие специалисты бэк-офиса часто сталкиваются с необходимостью работать из офиса. Для таких сотрудников работодатель, который предлагает гибридный формат, будет привлекательнее.

Минусы гибридного формата работы

Сотрудники могут недополучать внимания

Если в компании есть специалисты, которые работают только из офиса, в гибридном формате и всегда удаленно, какие-то сотрудники могут не получать достаточно внимания от эйчаров и менеджеров.

Неравномерная нагрузка на сотрудников

Сочетая работу из офиса и удаленку, сотрудник может неравномерно распределять нагрузку. Такое случается, если в офисе чаще всего проходят планерки, а дома приходится засиживаться допоздна, чтобы разобраться с рутиной. Это чревато демотивацией и выгоранием.

Как защитить сотрудников от выгорания

Информационный перегруз

Даже если специалист несколько дней работает из дома, он все равно сталкивается с переизбытком информации из-за постоянной активности в рабочих чатах и необходимости отвечать на сотни сообщений.

Дополнительные расходы

Несмотря на экономию на аренде офиса, гибридный формат работы может потребовать дополнительных затрат на компенсации сотрудникам и техническое оснащение.

Советы по организации гибридной модели работы

Переходу tutu на гибридный формат работы способствовала пандемия коронавируса. В 2020 году за несколько дней мы смогли перевести всех сотрудников из офиса на удаленку: выдали доступы к сервисам, предоставили технику и офисную мебель, помогли организовать удобное рабочее место дома.

После окончания самоизоляции, когда компании стали возвращаться в офис, мы перешли на гибридный формат работы. Это было просто, так как все процессы уже были налажены.

Чтобы команда эффективно работала в гибридном формате, советую продумать 3 аспекта.

Лояльность сотрудников к гибридному формату

Если компании важно, чтобы сотрудник появлялся в офисе, проговорите ожидания на этапе подбора. Объясните, зачем это нужно, и оцените реакцию специалиста. Также узнайте, работал ли он ранее в таком формате и сможет ли самостоятельно организовать занятость, чтобы соблюдать дедлайны и работать эффективно.
Определяя, как часто специалист должен ходить в офис, отталкивайтесь от здравого смысла и производственной необходимости. Не нужно требовать от разработчика личного присутствия на планерках в офисе, если без вреда для процессов он может подключиться ко встрече онлайн.
У сотрудников на одной должности, как правило, должен быть одинаковый формат работы. Если один дизайнер работает на полной удаленке, а второй должен раз в неделю ходить в офис, такое решение должно быть мотивировано. Иначе в коллективе могут возникнуть конфликты.
Приглашайте специалистов в офис не только поработать. Организуйте для гибридных сотрудников киновечера, random coffee и другие мероприятия для знакомства и развлечения. Однако важно не забывать про специалистов, которые находятся на удаленке. Для них тоже стоит проводить развлекательные активности.

Материально-техническая база и компенсации

Предоставьте сотруднику все необходимое для удобной работы из дома и офиса. Это может быть ноутбук, который можно брать с собой, а также доступы к сервисам.
Создайте сервисы, которые сделают необязательным нахождение сотрудника в офисе. Например, специалисты tutu могут заказать справку в отделе кадров или пропуск на парковку онлайн с телефона, не подключаясь к корпоративным системам.
Позаботьтесь о рабочих местах специалистов в офисе. В tutu нет фиксированных рабочих мест, однако, если сотрудник придет в офис, он всегда найдет свободный стол со всем необходимым: от дополнительного монитора до кабелей и зарядной станции. Также у нас есть переговорки для одного, чтобы поработать в тишине.
По возможности компенсируйте сотрудникам затраты на дорогу до офиса.
Если в компании заведено отслеживать начало и окончание рабочего дня, до перехода на гибридный формат важно продумать системы, которые будут это делать, когда специалист находится вне офиса.

Как обустроить рабочее место в офисе

Психологическая готовность к гибриду руководителей и команды

На этапе онбординга погрузите специалиста в культуру компании. Объясните, почему бизнесу важно, чтобы сотрудники бывали в офисе. При этом в вопросе важно проявлять гибкость и не требовать присутствия специалиста в офисе ради галочки.
Обучайте руководителей. Менеджеры должны уметь координировать сотрудников и поддерживать коммуникацию в команде, которая работает в разных форматах.
Позаботьтесь о душевном благополучии сотрудников. Если раньше специалисты работали на полной удаленке, даже частичное возвращение в офис может восприниматься как стресс. Важно объяснить, зачем это нужно. Также в tutu мы написали статьи, как поддерживать баланс между работой дома, в офисе и отдыхом. Кроме того, наши специалисты могут обращаться за помощью к психологам бесплатно или со скидкой.
Регулярно собирайте обратную связь у специалистов, устраивает ли их, как организован в компании гибридный формат работы. Это может делать руководитель на встрече one-to-one.

Как быть, если специалист хочет изменить формат работы

Бывает так, что сотрудник, который работает из офиса, хочет пару дней в неделю работать из дома. Или специалист с гибридным графиком просит перейти на полную удаленку.

Несмотря на плюсы и минусы каждого режима работы, решение нужно принимать индивидуально по каждому специалисту. Можно предложить сотруднику месяц поработать в тестовом режиме в новом формате и оценить его эффективность. Если он успешно справляется с задачами, можно переводить на новый формат на постоянной основе.

Если менеджер сомневается, что сотрудник сможет самостоятельно организовать рабочий процесс, можно предусмотреть инструменты планирования. Например, ежедневные пятиминутные созвоны для обсуждения задач на день или еженедельные отчеты в формате «‎Что было запланировано»‎ и «‎Что удалось выполнить».

Если специалист регулярно просит особых условий, не согласен с большинством правил и принципов компании, стоит задуматься, подходит ли он для дальнейшей работы.

Как крупные компании переходят на гибрид: примеры

Галина Ветошкина,

HRD Dodo Brands

Как Dodo Brands перешли на гибридный формат

Dodo Brands изначально развивали офисы в разных городах и выстраивали инфраструктуру и коммуникации так, чтобы в онлайне могли работать 90% должностей. Поэтому пандемия и события 24 февраля 2022 года, когда многие ушли на удаленку, не расшатали процессы.

После того как ситуация начала стабилизироваться, многие специалисты, которые работали постоянно из офиса, захотели сохранить возможность пару дней работать из дома. Так случился переход на гибридный формат работы, однако специально мы к этому не готовились.

Как устроен гибридный формат работы в Dodo Brands

Чаще всего в гибридном формате в Dodo Brands работают:

Сотрудники стартапов. Стартап — это масштабный проект внутри Dodo Brands. Например, в формате стартапа мы сделали приложение Menusa, которое позволяет создавать меню для ресторанов и кафе. Также стартапами являются кофейни «Дринкит‎»‎ и кафе «Кебстер!‎»‎. Мы просим специалистов стартапов приходить в офис, так как это помогает быстро принимать решения и находить общий язык с коллегами.
Сотрудники фотолаборатории, IoT-лаборатории и R&D-лаборатории, бухгалтерия, а также другие команды, для которых в офисе создана материально-техническая база для работы.
Топ-менеджмент и руководители разного уровня.
Другие сотрудники, которым комфортно работать в офисе.

*Распределение сотрудников Dodo Brands по форматам работы*

В Dodo Brands нет жестких требований, сколько дней специалисты должны проводить в офисе. Каждая команда определяет это сама вместе с менеджером. Также на этапе подбора мы создаем профиль вакансии. Там мы заранее продумываем, в каком формате может работать сотрудник на должности.

Преимущества гибридного формата работы для Dodo Brands

После перехода мы отслеживали обратную связь сотрудников и проводили опросы. Оказалось, что специалисты, которые работают в гибридном формате, имеют более высокие показатели по индексам лояльности, вовлеченности и удовлетворенности, чем специалисты, которые всегда ходят в офис или работают только удаленно.

С какими сложностями можно столкнуться при переходе на гибридный формат работы

Основной недостаток удаленки и гибрида — это формирование разобщенности. Поэтому важно инвестировать ресурсы в сближение специалистов: добавлять ценности офлайн-встречам и обучать руководителей налаживать взаимодействие в командах с разными форматами работы.

Что мы делаем для этого в Dodo Brands:

Передаем тимлиду право решать, как часто команда должна встречаться в офисе. Также руководители определяют, специалисты каких должностей могут работать постоянно на удаленке, а кому подойдет гибридный формат.
Делаем так, чтобы команды встречались вне офиса, например в командировках. Сейчас запускаем коливинги. Это пространства в разных городах, где сотрудники могут проводить стратегические сессии, ретроспективы и даже многодневные мозговые штурмы.
Делаем офисы привлекательнее. Повышаем удобство, проводим небольшие интересные офлайн-ивенты.

Анна Муромцева,

директор по персоналу в Avon, коуч-консультант

Как Avon перешли на гибридный формат

Сотрудники Avon перешли на гибридный формат работы после отмены обязательной самоизоляции во время пандемии коронавируса. До этого мы несколько раз задумывались о гибриде, однако корпоративная культура и менеджеры были к этому не готовы.

В пандемию сотрудники получили опыт работы из дома, а менеджеры научились управлять распределенной командой. Поэтому после отмены ограничений возросло желание специалистов работать в более свободном графике. Мы оценили готовность бизнеса и решили, что можем перейти на гибридный формат работы.

Как устроен гибридный формат работы в Avon

Гибридный формат работы распространяется практически на всех сотрудников Avon. Исключение — специалисты, которые для выполнения задач должны находиться на рабочем месте в офисе постоянно, например сотрудники ресепшена, кофе-леди, специалисты производства в Наро-Фоминске.

Удаленно в Avon работает меньшинство сотрудников. В таком формате сложнее находить общий язык с коллегами, а работа часто проседает, потому что нужно тратить время на поиск информации и ответственных. Поэтому удаленно могут работать специалисты, труд которых не связан с ежедневным взаимодействием с командой.

В среднем сотрудники проводят в офисе 2 дня в неделю, но жестких требований нет, главное — соблюдать договоренности. Если команда решила раз в неделю встречаться в офисе для подведения итогов спринта, сотрудники планируют эту встречу.

Преимущества гибридного формата работы для Avon

Получили конкурентное преимущество при подборе специалистов. В то время, когда многие компании возвращают сотрудников в офис, для нас гибридный график стал возможностью выделиться среди других компаний.
Сотрудники чувствуют себя более свободно и работают с большей отдачей.
Сэкономили на аренде офиса. Сейчас мы арендуем пространство меньшей площади, в котором сделали ремонт с учетом того, что специалисты будут появляться на местах периодически.
Развили управленческие навыки менеджеров. Руководители научились управлять сотрудниками не благодаря контролю за присутствием на рабочем месте, а с помощью делегирования ответственности и постановки задач.

С какими сложностями можно столкнуться при переходе на гибридный формат работы

Расскажу о пяти факторах, которые могут помешать при переходе на гибридный формат работы.

Выводы

Гибридный формат работы — это сочетание занятости из дома и офиса. В зависимости от специфики задач гибрид в разных подразделениях компании может быть устроен по-разному. Некоторым сотрудникам достаточно ходить в офис раз в неделю, другим — раз в месяц.
Гибридный формат помогает поддерживать коммуникацию между сотрудниками и переносить эффективное взаимодействие в онлайн. Также с помощью гибрида можно сэкономить на аренде офиса и повысить удовлетворенность сотрудников работой.
Не нужно устанавливать жесткие требования к посещению офиса и просить сотрудников приходить без необходимости. Любое правило должно быть обосновано.
Сотрудники на одинаковых должностях, как правило, должны работать в одинаковом графике, чтобы не создавать почву для конфликтов.
Приглашайте сотрудников в офис не только для работы. Неформальные ивенты мотивируют специалистов встречаться с командой чаще.
Важно, чтобы менеджеры были готовы руководить командой, работающей в гибридном формате, а офисное пространство было удобным для таких специалистов.

Хантфлоу поможет найти сотрудников для работы из дома и офиса