Как общаться с кандидатом, которого вы уже собеседовали

Кира Кузьменко, основатель кадрового агентства New.HR, рассказала, как общаться с кандидатами, которых вы уже рассматривали, но не наняли.

Где и как можно вновь встретить кандидата

Вот вы открыли резюме и видите, что этот человек уже приходил на собеседование год назад. Такие случайные встречи часто бывают при работе на узком конкурентном рынке труда. Например, вы ищете эксперта с редкими компетенциями, и весь рынок — это 150 кандидатов, с которыми предстоит сталкиваться постоянно.

Еще вы можете целенаправленно закрывать вакансии с помощью кадрового резерва. Если сохранились хорошие взаимоотношения с бывшими кандидатами, то при появлении новой вакансии в первую очередь стоит обращаться к ним. Это бесплатный канал привлечения: контакты этих людей уже есть, они знают о вас и — в идеале — получили позитивный опыт общения с вашей компанией. Осталось только связаться и предложить вакансию.

С некоторыми кандидатами бывают сложности — об этом расскажу дальше. Но сначала два правила, которые нужно соблюдать, чтобы успешно закрывать вакансии за счет кадрового резерва.

Правило №1: выстраивайте со всеми кандидатами уважительные отношения и выполняйте обещания

Вот реальный кейс. Компания в течение года искала разработчиков одновременно через несколько кадровых агентств. При этом постоянно возникали проблемы, потому что внутренние рекрутинговые процессы не были выстроены. 

Например, люди узнавали об отмене или переносе интервью, когда уже приходили на него. Агентства не синхронизировались друг с другом, из-за чего кандидатам постоянно писали разные рекрутеры, но с одной и той же вакансией. Соискатели после собеседования месяцами тщетно ждали фидбек или решение по найму.

Нас тоже подключили к подбору. Мы начали работать, не подозревая, что кандидаты будут разбегаться, как только услышат название компании. Репутация работодателя сильно пострадала: люди, которые посетили собеседования, больше не хотели там работать. Своими негативными впечатлениями они делились с коллегами и друзьями — так дурная слава разошлась повсюду.

В результате текущей — на тот момент — команде внутренних рекрутеров пришлось несладко. Ребята притормозили поиск, чтобы наладить процессы и выстроить стратегию по корректировке HR-бренда и отработке негатива. Было непросто, но это помогло: процесс найма стал восстанавливаться. Хотя, насколько мне известно, часть тимлидов даже расширила стек, чтобы увеличить количество потенциальных кандидатов. С тех пор прошло два года, но негатив периодически все еще всплывает.

Вывод: на узком рынке труда ключевое значение приобретает репутация компании, прозрачность процессов и адекватность взаимодействия с кандидатами. Возвращаться к кандидату легко, если вы расстались без негатива, обид и неисполненных обещаний. Пообещали фидбек — нужно дать. Сказали, что перезвоните и сообщите решение, — выполняйте обещание. Не уверены, что сможете что-то сделать, — не обещайте. 

При любом взаимодействии с кандидатом помните: скорее всего, вам еще предстоит вернуться к нему. Не стоит портить отношения сейчас и усложнять себе работу в будущем.

Правило №2: максимально подробно фиксируйте историю взаимодействия с кандидатами 

Когда вы вновь столкнетесь с кандидатом, важно понимать: 

• какие этапы в воронке найма он уже проходил; 
• какая у него мотивация;
• если возникали проблемы, то в чем они заключались; 
• кто из команды общался с ним;
• какие тестовые задания он делал и их результаты;
• почему дело не дошло до трудоустройства;
• что ему обещали;
• какие ожидания были у кандидата;
• дали ли ему фидбек и какой;
• как кандидат отреагировал на отказ; 
• если отказался сам, то почему.

Чем подробнее информация, тем лучше. Например, мы ведем базу кандидатов в Хантфлоу, где подробно фиксируем всю историю взаимодействия с кандидатом, включая переписку из почты и чатов, а также фидбеки от заказчиков.

Если собираетесь вернуться к кандидату, то не стоит довольствоваться только информацией из CRM. Постарайтесь поговорить с людьми, которые с ним общались: рекрутерами, сорсерами, заказчиком. Могут всплыть интересные подробности, которые забыли внести в систему. Например, кандидат был так расстроен отказом, что обещал сжечь офис компании, если ему еще хоть раз позвонят. Хорошо бы рекрутеру знать о таком «нюансе» до звонка.

Если истории взаимодействия нет, то лучше так и сказать: «Вижу, что мы уже общались. К сожалению, не знаю, на чем мы расстались и какие впечатления у вас остались. Скажите, пожалуйста, насколько вы готовы продолжить общение с нами? У нас есть новая вакансия, может ли она вас заинтересовать?»

Каких кандидатов стоит повторно рассматривать

Если человек не подошел по хард-скиллам, то к нему можно вернуться через год — за этот срок реально прокачать нужные навыки. Когда отказ связан с софт-скиллами, все сложнее, но ситуация не безнадежна. Оценка таких навыков бывает субъективна.

Например, один руководитель считает, что специалист не подходит в его команду «по культуре». Если собеседование проведет другой руководитель из той же компании, оценка может оказаться другой. 

Даже если человек не подошел вам по софт-скиллам, где-то через год можно к нему вернуться. Вдруг за это время что-то поменяется, например сам кандидат или ситуация в вашей компании.

Все меняется: люди, задачи, проекты, технологии. Если у вас сменился руководитель, стек или скоуп задач, стоит повторно изучить «отказных» кандидатов. Не исключено, что кто-то из них идеально подойдет для работы в новых условиях.

Как общаться с кандидатом, который вел себя некорректно, а потом сам же вернулся

Бывает, что кандидат без предупреждения пропадает с какого-либо этапа коммуникации. Все шло отлично: вы прекрасно общались, ничто не предвещало проблем. Но внезапно он перестает контактировать и связаться с ним не получается. Иногда такие «пропаданцы» возвращаются и снова откликаются на вашу вакансию как ни в чем не бывало. 

Когда вы работаете на узком и высококонкурентном рынке, вы не можете позволить себе раскидываться кандидатами. Тем не менее я советую:

1. Выяснить причины произошедшего. У нас был случай, когда соискатель перестал контактировать, потому что попал в аварию. Если исчезновение вызвано каким-то форс-мажором, почему бы не рассмотреть человека повторно;
2. Оценить риски. Если кандидат уже на этапе переговоров систематически нарушает сроки и договоренности, пропадает со связи, ведет непрозрачную коммуникацию — высока вероятность, что такой же подход сохранится у него и во время работы.

К кому мы не возвращаемся

Бывают ситуации, когда мы ставим пометку «больше не рассматривать». Таких случаев, к счастью, немного, но они бывают.

1. У нас есть подтвержденные негативные отзывы от предыдущих работодателей. Например, человек серьезно подводил компанию: сливал служебную информацию, прогуливал работу, уходил в запой или попадался на воровстве.
2. Кандидат систематически не выполняет обязательства: не приходит на интервью несколько раз подряд, обещает прислать тестовое задание и постоянно переносит сроки, а в итоге так не делает его.
3. Кандидат — «прыгун», работает на одном месте не больше 3–6 месяцев. Есть такие люди, которые устраиваются на работу, но через несколько месяцев пропадают и не выходят на связь. А потом выкладывают резюме на джоб-сайте, находят новую работу и цикл повторяется. Рынок труда в ИТ-сфере довольно небольшой, поэтому фамилии таких «прыгунов» известны — с ними стараются не связываться.

Как общаться с соискателем, которому отказали, а он отреагировал позитивно

Это идеальная ситуация, когда нужно связаться с кандидатом и объяснить: «Мы год назад пообщались, но тогда не подошли друг другу. Жаль, что в прошлый раз не получилось, но будем рады возобновить общение. Что скажете по поводу нашей новой вакансии?»

Может быть только одна проблема: вы считаете, что человек отреагировал на отказ позитивно, а на самом деле — нет. Это решается тщательным изучением информации о предыдущем взаимодействии: посмотрите не только записи в системе, но и лично пообщайтесь с рекрутерами, которые вели кандидата.

Как общаться с соискателем, которому отказали, а он отреагировал негативно

Вы знаете причину негатива

Не нужно притворяться, что ничего не произошло. Если знаете причину негатива, попытайтесь исправить ситуацию. Желательно сделать это превентивно — еще до выхода на связь с кандидатом. 

Допустим, человек может обижаться потому, что не дождался обещанного фидбека. Тогда негатив снимается в три действия:

1. Признать вину без отмазок и оправданий,
2. Извиниться,
3. Сделать, что обещали, если это еще важно соискателю. 

В такой ситуации основная задача рекрутера — убрать или хотя бы снизить негатив. А все предложения по вакансиям — потом, когда восстановится нормальный контакт с кандидатом. 

Вот еще случай из практики: кандидат принципиально отказывался рассматривать вакансию заказчика. Выяснилось, что ранее он уже пытался трудоустроиться в компанию, ему пообещали фидбек, но почему-то не дали. Чтобы снять негатив, мы выяснили фидбек у заказчика и вместе с извинениями передали кандидату. Это помогло восстановить контакт: он согласился на дальнейшие переговоры с компанией. 

Вы не знаете причину негатива

Если чувствуете негатив, ищите его источник. Замалчивать проблему не вариант, сама собой она не исчезнет. На все ваши предложения и вопросы кандидат будет смотреть через призму этого негатива. Получается, что у вас разные задачи: вы хотите его нанять, а он — больше никогда с вами не общаться. И пока расклад такой, ничего хорошего не получится.

Вскрыть проблему можно, например, так: «Я чувствую, что вы негативно настроены, но, честное слово, не знаю, в чем причина. Возможно, мы сделали что-то не так во время предыдущего общения. Скажите, что именно случилось, и я постараюсь исправить ситуацию».

Соискатель огорчился самим фактом отказа

Стоит подумать: а нужно ли беспокоить его повторно, ведь из-за повторного отказа будет эскалация негатива. Если же кандидат все же необходим, то будьте готовы внятно объяснить ему, почему в прошлый раз не получилось, а в этот есть шансы.

По моему опыту, бывает полезно подключить руководителя к переговорам. Так вы покажете кандидату, что компания всерьез заинтересована в нем, раз уж в общении участвует не только рекрутер, но и руководитель.

Как общаться с соискателем, который сам отказался

Кандидат вправе отказаться на любом этапе подбора. Допустим, он посмотрел очень объемное тестовое задание и решил, что не готов потратить на него так много времени. Или получил контроффер и передумал уходить с прежней работы. Либо перешел в другую компанию, которая предложила более интересные условия.

Это нормальная ситуация — не стоит реагировать на нее как на вероломное предательство. 

Если изначально правильно выстроить процесс взаимодействия с кандидатом, то в будущем будет проще сделать ему новое предложение. Когда решите вернуться к кандидату, учитывайте причины его отказа — скорее всего, они никуда не исчезли. Поэтому заранее решите, готовы ли вы идти навстречу в каких-то вопросах. Например, кандидат ранее отказался, потому что хотел работать удаленно. Если теперь вы можете предоставить ему такую возможность, то почему бы не сделать новое предложение. 

Резюмируем:

1. Весь процесс переговоров с кандидатами влияет на репутацию работодателя. 
2. Выстраивайте долгосрочные отношения с кандидатами — даже с теми, которые вам не подошли или отказались сами.
3. Ведите максимально подробную историю взаимодействия с кандидатами.
4. Когда общаетесь с любым кандидатом, держите в голове, что, возможно, вам предстоит вернуться к нему в будущем. 
5. Если человек не прошел по хард- или софт-скиллам, можно попробовать вернуться к нему примерно через год.
6. Стоп-факторы, когда не стоит возвращаться к кандидату: проверенные негативные отзывы от предыдущих работодателей и систематическое неисполнение обязательств. 
7. Кадровый резерв — это бесплатный источник людей для вашей воронки найма.
8. Если кандидат уже побывал в вашей воронке найма, то изучите историю взаимодействия и обязательно поговорите с людьми, которые общались с ним.
9. Негатив нужно снимать, а не игнорировать. Чтобы убрать негатив, извинитесь и устраните его причину.
10. Лучше дать короткий фидбек, чем не дать никакого.