Что такое КЭДО и как внедрить его в компании

Представьте, что кадровику больше не нужно бегать за сотрудниками с графиком отпусков и заманивать их в кабинет, чтобы подписать очередной приказ. Документооборот с удаленными работниками не растягивается на месяцы и проходит без участия почты и курьеров. Сотрудники довольны, а трудовая инспекция без возражений принимает документы. Это не сон, это кадровый электронный документооборот — КЭДО.

Ольга Коробцова из Selectel объяснила, как устроен кадровый ЭДО, а также рассказала о внедрении электронного документооборота в своей компании.

Что такое КЭДО и как он работает

КЭДО — это система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса. 

Со стороны работодателя документы подписывает руководитель компании или уполномоченный им сотрудник (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Например, директор может передать такое право кадровику, издав соответствующий приказ и оформив доверенность. В таком случае схема подписания выглядит так:

У нас в Selectel другая схема: кадровик формирует документ и отправляет его руководителю, ответственному за подписание. Затем документ уходит сотруднику. 

Плюсы КЭДО

Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее. 

Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.

Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.

Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам. 

Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.

Минусы КЭДО

Для работы в системе нужен компьютер или смартфон. Некоторые сотрудники не владеют такой техникой, поэтому документооборот с ними придется оставить на бумаге.

Дополнительные затраты — на покупку готовой системы КЭДО или создание собственной, а также на выпуск электронных подписей. 

Обязательно ли внедрять систему КЭДО

Каждая компания сама решает, переходить на КЭДО или нет. По закону у вас есть выбор: вести кадровый документооборот на бумаге, в электронной форме или в смешанном формате.

Почему Selectel выбрал кадровый ЭДО:

• пандемия показала, насколько важно иметь возможность подписывать документы с сотрудниками удаленно;
• в ТК РФ появился специальный раздел «‎Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• возросло количество дистанционных сотрудников;
• была необходимость оптимизировать кадровый документооборот между офисами в Москве и Санкт-Петербурге;
• нужно поддерживать статус технологической компании, которая использует современные решения во всех направлениях деятельности.

О переходе на КЭДО стоит задуматься компаниям с филиалами в разных городах и распределенными командами.

На что не распространили ЭДО в кадровой сфере

В КЭДО можно подписывать все документы, кроме тех, которые по закону должны остаться на бумаге (ч. 3. ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:

• трудовые книжки; 
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении офисных сотрудников;
• инструктажи по охране труда.

Дистанционных работников можно ознакомить с приказом об увольнении онлайн в КЭДО. Но в течение 3 рабочих дней работодатель должен направить бумажную копию документа по почте (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). 

Остальные заявления, договоры, согласия, приказы и ознакомления можно подписывать в КЭДО. 

Как перейти на кадровый ЭДО

Чтобы соблюсти требования Трудового кодекса, переход на КЭДО нужно спланировать. Далее расскажу, как этот процесс был организован в Selectel.

Этап 1: выбрать вид КЭДО

Есть 2 варианта вести КЭДО: 

1. Воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎». 
2. Работать в своей системе, которую вы купили или разработали.

Мы оцифровали документооборот полтора года назад. Тогда платформа «‎Работа в России» только запустилась, и там не было нужных нам функций, поэтому этот вариант мы не рассматривали. 

Разрабатывать собственную систему мы не планировали. Для такого проекта нужна команда, которая создаст все с нуля и будет поддерживать работу после запуска. Мы не хотели тратить на это время и деньги, поэтому стали выбирать готовое решение.

Этап 2: выбрать информационную систему КЭДО

При выборе КЭДО мы обращали внимание на такие критерии: 

Под эти требования подошел HRlink. 

Этап 3: протестировать систему КЭДО

Специалисты HRlink дали демодоступ в систему, чтобы мы могли протестировать ее перед полномасштабным запуском. В группу тестирования входили кадровики и специалисты по информационной безопасности. 

Кадровики должны были:

• проверить удобство интерфейса, 
• настроить маршруты согласований, 
• протестировать выпуск электронных подписей, 
• доработать шаблоны документов.

Специалисты по информационной безопасности проверяли, насколько легко проникнуть в систему. В итоге они решили сделать ее менее мобильной, но зато более закрытой и защищенной.

Этап 4: настроить интеграции 

Чтобы не тратить время на перенос данных между двумя системами, мы воспользовались интеграцией HRlink с 1С:ЗУП. На стороне HRlink все было уже готово, нашим разработчикам только оставалось подключить и протестировать синхронизацию.

С помощью API можно интегрировать Хантфлоу с 1С и системой ЭДО, объединив все сервисы в автоматизированный контур.

Теперь кадровики могут создать документ в 1С и одним кликом отправить его на подпись в систему КЭДО. Также в 1С:ЗУП хранятся данные о работниках: ФИО, дата рождения, адрес, СНИЛС, номер телефона и имейл. Интеграция позволяет автоматически подгружать эту информацию в личные кабинеты сотрудников в HRlink. 

Этап 5: подготовить документы и уведомить сотрудников

Расскажу про документы, которые нужно оформить для перехода на КЭДО. С каждым из них сотрудник должен ознакомиться и согласиться, подтвердив это собственноручной подписью. 

Положение об электронном документообороте. В нем нужно прописать, как будет реализован кадровый ЭДО:

• план перехода на кадровый электронный документооборот,
• порядок проведения инструктажа по работе в системе,
• сроки подписания документов,
• случаи, когда возможно оформление документов на бумаге.

Приказ об электронном документообороте с указанием:

• названия системы КЭДО;
• порядка доступа в систему;
• документов, которые будут подписываться в электронной форме;
• сотрудников, на которых распространяется КЭДО;
• срока уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
• даты перехода на КЭДО — не раньше срока уведомления работников.

Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Закон не устанавливает содержание документа, но я советую прописать:

• какие документы будут подписываться в КЭДО,
• в какой системе будут работать сотрудники,
• дату перехода на КЭДО,
• как сотрудники получат доступ в систему,
• как сотрудники могут согласиться с переходом на КЭДО.

Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Документ может дублировать содержание уведомления, но еще в него важно включить согласие на передачу персональных данных — понадобится для выпуска электронной подписи и создания личного кабинета сотрудника. 

Документ должны подписать все штатные сотрудники, которые согласны работать в КЭДО. Если сотрудник устроился в компанию после 31 декабря 2021 года и до этого нигде не работал, его согласие не нужно (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Законодатель дает право по умолчанию вести с ним документооборот в электронной форме. Но мы в Selectel предоставляем всем выбор — подписывать документы на бумаге или онлайн.

Этап 6: выдать доступ к системе

Чтобы сотрудник мог пользоваться КЭДО, ему нужно авторизоваться в личном кабинете информационной системы по ссылке из письма-приглашения, а затем получить электронную подпись. 

Выпуск электронной подписи занимает около 15 минут. Процесс строится так:

1. Кадровик запускает выдачу электронной подписи в личном кабинете сотрудника.
2. Сотруднику на электронную почту приходит запрос подтверждения — он должен проверить, все ли данные в заявлении на выпуск подписи верны.
3. Работник переходит в личный кабинет КЭДО и подтверждает корректность данных в сертификате подписи.
4. Электронная подпись загружается в личный кабинет сотрудника.

Если у работника уже есть электронная подпись, мы выпускаем ему еще одну — специально для кадрового ЭДО. Дело в том, что другую подпись нужно добавлять в личный кабинет, это долго. Быстрее создать новую, которая загрузится автоматически.

Какие электронные подписи нужны для КЭДО

Оптимальная подпись для работодателя — усиленная квалифицированная. Такую подпись стоит выпустить всем сотрудникам, которые вправе подписывать кадровые документы от лица компании. 

Универсальный вариант для сотрудников — усиленная неквалифицированная подпись. С ее помощью можно подписывать все кадровые документы.

Подписи выпускают удостоверяющие центры. Обычно сервисы КЭДО заключают с ними партнерские соглашения, чтобы клиенты оформляли все в одной системе. Неквалифицированную подпись можно получить онлайн, а вот за квалифицированной придется идти в удостоверяющий центр. 

Расходы за выпуск подписи сотрудника несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Итоговая стоимость зависит от количества людей, подключенных к КЭДО.

Электронные подписи действуют один год, потом их нужно продлевать за дополнительную плату. Если сотрудник уволится, подпись нужно отозвать. 

Как подготовить команду к переходу на КЭДО

Для сотрудников Selectel переход на кадровый ЭДО был ожидаемым. Но несмотря на это, мы все равно помогали команде разобраться в новом процессе. 

На ежегодной общей встрече мы анонсировали внедрение электронного документооборота. Объяснили, какие документы перейдут в онлайн и когда это случится, рассказали, к кому обращаться в случае вопросов. 

Когда все было готово, отправили сотрудникам рассылку с инструкциями. В письме объяснили, как авторизоваться в личном кабинете HRlink и выпустить электронную подпись. Также написали, какие документы можно подписывать в кадровом ЭДО.

Мы не учили коллег работать в системе, это не требовалось. У HRlink понятный интерфейс, поэтому сотрудники без труда разобрались в функциях. Новичкам в момент трудоустройства мы показываем личный кабинет и объясняем, как им пользоваться, на это уходит 5–10 минут.

После запуска КЭДО мы регулярно проводим опросы сотрудников, чтобы выяснить, все ли их устраивает. У нас нет стандартного списка вопросов, обычно он меняется в зависимости от того, что нам нужно понять. Но чаще всего мы спрашиваем следующее:

1. Довольны ли вы переходом на КЭДО?
2. Удобно ли вам работать в HRlink?
3. С какими сложностями сталкиваетесь, когда подписываете документы в HRlink?
4. Что хотели бы улучшить в HRlink?

По данным последнего опроса, 99,6% сотрудников довольны переходом на КЭДО.

Как работать с возражениями сотрудников

После анонса 90% сотрудников были готовы перейти на КЭДО. Несогласные поделились на три категории:

• переживающие за сохранность персональных данных;
• тяжело принимающие новое;
• не владеющие смартфонами или компьютерами. 

Сотрудники, которые опасались за персональные данные. Мы рассказали коллегам о том, как работает HRlink, а специалисты по информационной безопасности объяснили, какие меры они внедрили для дополнительной защиты данных. Это помогло донести до сотрудников, что система КЭДО проверенная и надежная.

Сотрудники, которым тяжело принимать новое. Их удалось убедить благодаря отзывам коллег, которые уже перешли на КЭДО. Они рассказали сомневающимся, как теперь удобно и быстро подписывают документы, которые потом не теряются дома, а хранятся в личном кабинете.

Сотрудники без компьютеров или смартфонов. Мы были готовы к тому, что не все перейдут на КЭДО, поэтому сразу решили вести смешанный документооборот. Никого не принуждаем: если человек предпочитает бумажные документы, то так с ним и работаем. 

Сейчас к КЭДО не подключены сотрудники, которым для работы не нужен компьютер или смартфон, таких меньше 1%. Им удобнее подписывать документы вживую, поэтому КДП с ними мы оставили на бумаге. Также не переводили на КЭДО сотрудников в декрете — сделаем это, когда они выйдут на работу.  

Выводы

1. С помощью КЭДО можно подписывать кадровые документы электронной подписью. Это удобно, если у вас распределенная команда или офисы в разных городах.

2. Плюсы КЭДО:

• упрощает КДП с удаленными и офисными сотрудниками;
• ускоряет подписание массовых документов;
• экономит время кадровиков;
• делает КДП прозрачнее.

3. Недостатки кадрового ЭДО — дополнительные расходы компании, работники должны иметь под рукой компьютер или смартфон.

4. В КЭДО можно подписывать любые кадровые документы, за исключением:

• бумажных трудовых книжек,
• приказов об увольнении офисных сотрудников,
• актов о несчастном случае на производстве,
• инструктажей по охране труда.

5. Чтобы перейти на КЭДО, нужно:

• выбрать систему для электронного документооборота;
• протестировать безопасность системы и ее возможности;
• настроить интеграции и перенос данных;
• оформить локальные нормативные акты, получить согласие сотрудников;
• обеспечить доступ сотрудников в личный кабинет и организовать выпуск электронных подписей;
• собирать обратную связь сотрудников.

6. Людям, которые будут подписывать кадровые документы со стороны работодателя, нужна усиленная квалифицированная подпись. Сотрудники же могут работать с неквалифицированной подписью.

7. Неквалифицированную подпись можно выпустить дистанционно, а вот за квалифицированной нужно идти в удостоверяющий центр. Расходы на выпуск подписи сотрудника несет работодатель.

8. Чтобы подготовить сотрудников к переходу на КЭДО, нужно объяснить, как устроена система, какие документы перейдут в электронную форму, что потребуется для работы.

9. Некоторые сотрудники могут отказаться от электронного документооборота, несмотря на вашу обработку их возражений. К этому стоит быть готовыми.