Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности

Когда пора переводить кадровые документы в онлайн и как это сделать
Представьте, что кадровику больше не нужно бегать за сотрудниками с графиком отпусков и заманивать их в кабинет, чтобы подписать очередной приказ. Документооборот с удаленными работниками не растягивается на месяцы и проходит без участия почты и курьеров. Сотрудники довольны, а трудовая инспекция без возражений принимает документы. Это не сон, это кадровый электронный документооборот — КЭДО.
Ольга Коробцова из Selectel объяснила, как устроен кадровый ЭДО, а также рассказала о внедрении электронного документооборота в своей компании.
Ольга Коробцова, руководитель отдела кадрового делопроизводства в Selectel
КЭДО — это система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса.
Со стороны работодателя документы подписывает руководитель компании или уполномоченный им сотрудник (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Например, директор может передать такое право кадровику, издав соответствующий приказ и оформив доверенность. В таком случае схема подписания выглядит так:
У нас в Selectel другая схема: кадровик формирует документ и отправляет его руководителю, ответственному за подписание. Затем документ уходит сотруднику.
Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее.
Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.
Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.
Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам.
Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.
Для работы в системе нужен компьютер или смартфон. Некоторые сотрудники не владеют такой техникой, поэтому документооборот с ними придется оставить на бумаге.
Дополнительные затраты — на покупку готовой системы КЭДО или создание собственной, а также на выпуск электронных подписей.
Каждая компания сама решает, переходить на КЭДО или нет. По закону у вас есть выбор: вести кадровый документооборот на бумаге, в электронной форме или в смешанном формате.
Почему Selectel выбрал кадровый ЭДО:
О переходе на КЭДО стоит задуматься компаниям с филиалами в разных городах и распределенными командами.
В КЭДО можно подписывать все документы, кроме тех, которые по закону должны остаться на бумаге (ч. 3. ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:
Дистанционных работников можно ознакомить с приказом об увольнении онлайн в КЭДО. Но в течение 3 рабочих дней работодатель должен направить бумажную копию документа по почте (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).
Остальные заявления, договоры, согласия, приказы и ознакомления можно подписывать в КЭДО.
Чтобы соблюсти требования Трудового кодекса, переход на КЭДО нужно спланировать. Далее расскажу, как этот процесс был организован в Selectel.
Есть 2 варианта вести КЭДО:
Мы оцифровали документооборот полтора года назад. Тогда платформа «Работа в России» только запустилась, и там не было нужных нам функций, поэтому этот вариант мы не рассматривали.
Разрабатывать собственную систему мы не планировали. Для такого проекта нужна команда, которая создаст все с нуля и будет поддерживать работу после запуска. Мы не хотели тратить на это время и деньги, поэтому стали выбирать готовое решение.
При выборе КЭДО мы обращали внимание на такие критерии:
Под эти требования подошел HRlink.
Специалисты HRlink дали демодоступ в систему, чтобы мы могли протестировать ее перед полномасштабным запуском. В группу тестирования входили кадровики и специалисты по информационной безопасности.
Кадровики должны были:
Специалисты по информационной безопасности проверяли, насколько легко проникнуть в систему. В итоге они решили сделать ее менее мобильной, но зато более закрытой и защищенной.
Чтобы не тратить время на перенос данных между двумя системами, мы воспользовались интеграцией HRlink с 1С:ЗУП. На стороне HRlink все было уже готово, нашим разработчикам только оставалось подключить и протестировать синхронизацию.
С помощью API можно интегрировать Хантфлоу с 1С и системой ЭДО, объединив все сервисы в автоматизированный контур.
Теперь кадровики могут создать документ в 1С и одним кликом отправить его на подпись в систему КЭДО. Также в 1С:ЗУП хранятся данные о работниках: ФИО, дата рождения, адрес, СНИЛС, номер телефона и имейл. Интеграция позволяет автоматически подгружать эту информацию в личные кабинеты сотрудников в HRlink.
Расскажу про документы, которые нужно оформить для перехода на КЭДО. С каждым из них сотрудник должен ознакомиться и согласиться, подтвердив это собственноручной подписью.
Положение об электронном документообороте. В нем нужно прописать, как будет реализован кадровый ЭДО:
Приказ об электронном документообороте с указанием:
Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Закон не устанавливает содержание документа, но я советую прописать:
Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Документ может дублировать содержание уведомления, но еще в него важно включить согласие на передачу персональных данных — понадобится для выпуска электронной подписи и создания личного кабинета сотрудника.
Документ должны подписать все штатные сотрудники, которые согласны работать в КЭДО. Если сотрудник устроился в компанию после 31 декабря 2021 года и до этого нигде не работал, его согласие не нужно (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Законодатель дает право по умолчанию вести с ним документооборот в электронной форме. Но мы в Selectel предоставляем всем выбор — подписывать документы на бумаге или онлайн.
Чтобы сотрудник мог пользоваться КЭДО, ему нужно авторизоваться в личном кабинете информационной системы по ссылке из письма-приглашения, а затем получить электронную подпись.
Выпуск электронной подписи занимает около 15 минут. Процесс строится так:
Если у работника уже есть электронная подпись, мы выпускаем ему еще одну — специально для кадрового ЭДО. Дело в том, что другую подпись нужно добавлять в личный кабинет, это долго. Быстрее создать новую, которая загрузится автоматически.
Оптимальная подпись для работодателя — усиленная квалифицированная. Такую подпись стоит выпустить всем сотрудникам, которые вправе подписывать кадровые документы от лица компании.
Универсальный вариант для сотрудников — усиленная неквалифицированная подпись. С ее помощью можно подписывать все кадровые документы.
Подписи выпускают удостоверяющие центры. Обычно сервисы КЭДО заключают с ними партнерские соглашения, чтобы клиенты оформляли все в одной системе. Неквалифицированную подпись можно получить онлайн, а вот за квалифицированной придется идти в удостоверяющий центр.
Расходы за выпуск подписи сотрудника несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Итоговая стоимость зависит от количества людей, подключенных к КЭДО.
Электронные подписи действуют один год, потом их нужно продлевать за дополнительную плату. Если сотрудник уволится, подпись нужно отозвать.
Для сотрудников Selectel переход на кадровый ЭДО был ожидаемым. Но несмотря на это, мы все равно помогали команде разобраться в новом процессе.
На ежегодной общей встрече мы анонсировали внедрение электронного документооборота. Объяснили, какие документы перейдут в онлайн и когда это случится, рассказали, к кому обращаться в случае вопросов.
Когда все было готово, отправили сотрудникам рассылку с инструкциями. В письме объяснили, как авторизоваться в личном кабинете HRlink и выпустить электронную подпись. Также написали, какие документы можно подписывать в кадровом ЭДО.
Мы не учили коллег работать в системе, это не требовалось. У HRlink понятный интерфейс, поэтому сотрудники без труда разобрались в функциях. Новичкам в момент трудоустройства мы показываем личный кабинет и объясняем, как им пользоваться, на это уходит 5–10 минут.
После запуска КЭДО мы регулярно проводим опросы сотрудников, чтобы выяснить, все ли их устраивает. У нас нет стандартного списка вопросов, обычно он меняется в зависимости от того, что нам нужно понять. Но чаще всего мы спрашиваем следующее:
По данным последнего опроса, 99,6% сотрудников довольны переходом на КЭДО.
После анонса 90% сотрудников были готовы перейти на КЭДО. Несогласные поделились на три категории:
Сотрудники, которые опасались за персональные данные. Мы рассказали коллегам о том, как работает HRlink, а специалисты по информационной безопасности объяснили, какие меры они внедрили для дополнительной защиты данных. Это помогло донести до сотрудников, что система КЭДО проверенная и надежная.
Сотрудники, которым тяжело принимать новое. Их удалось убедить благодаря отзывам коллег, которые уже перешли на КЭДО. Они рассказали сомневающимся, как теперь удобно и быстро подписывают документы, которые потом не теряются дома, а хранятся в личном кабинете.
Сотрудники без компьютеров или смартфонов. Мы были готовы к тому, что не все перейдут на КЭДО, поэтому сразу решили вести смешанный документооборот. Никого не принуждаем: если человек предпочитает бумажные документы, то так с ним и работаем.
Сейчас к КЭДО не подключены сотрудники, которым для работы не нужен компьютер или смартфон, таких меньше 1%. Им удобнее подписывать документы вживую, поэтому КДП с ними мы оставили на бумаге. Также не переводили на КЭДО сотрудников в декрете — сделаем это, когда они выйдут на работу.
1. С помощью КЭДО можно подписывать кадровые документы электронной подписью. Это удобно, если у вас распределенная команда или офисы в разных городах.
2. Плюсы КЭДО:
3. Недостатки кадрового ЭДО — дополнительные расходы компании, работники должны иметь под рукой компьютер или смартфон.
4. В КЭДО можно подписывать любые кадровые документы, за исключением:
5. Чтобы перейти на КЭДО, нужно:
6. Людям, которые будут подписывать кадровые документы со стороны работодателя, нужна усиленная квалифицированная подпись. Сотрудники же могут работать с неквалифицированной подписью.
7. Неквалифицированную подпись можно выпустить дистанционно, а вот за квалифицированной нужно идти в удостоверяющий центр. Расходы на выпуск подписи сотрудника несет работодатель.
8. Чтобы подготовить сотрудников к переходу на КЭДО, нужно объяснить, как устроена система, какие документы перейдут в электронную форму, что потребуется для работы.
9. Некоторые сотрудники могут отказаться от электронного документооборота, несмотря на вашу обработку их возражений. К этому стоит быть готовыми.
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности