Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Instinctools — это IT-компания, которая занимается настройкой программного обеспечения под требования заказчика и поставляет Cloud computing, BI и DevOps-решения. За те три года, что компания работает с Хантфлоу, она выросла на 30% — там уже более 300 сотрудников.
Проблемы, которые предстояло решить
Если компания быстро растет, она неизбежно столкнется с проблемами. Например, с такими:
- Конкуренты перехватывают хороших кандидатов, потому что в компании затянут процесс найма или руководители не могут принять решение.
- Руководитель отдела не понимает, как оценить производительность сотрудников, и не может спланировать наем под рыночные потребности.
- Кажется, что рекрутеры работают впустую и не приносят результатов.
- Непонятно, что влияет на решение кандидата, когда он принимает или отклоняет оффер.
Чтобы решить эти проблемы, нужна качественная аналитика по найму, которая поможет строить планы на основе собранной информации. Но ни в Power BI, ни в аналитике Хантфлоу не хватало функций, которые бы подходили конкретно под эти бизнес-задачи. Поэтому в Instinctools решили объединить данные из Хантфлоу с Power BI.
Как Хантфлоу и Power BI готовили интеграцию
Команда разработки состояла из дата-инженера, BI-аналитика, QA-специалиста и проектного менеджера. Они готовили информацию и проектировали дашборды вместе с заказчиками проекта — CEO и главой отдела рекрутинга.
Разработку вели поэтапно. Сначала в компании построили инфраструктуру для BI-решения и сделали два наиболее важных дашборда: «Воронка кандидатов» и «Обзор всех вакансий». На это ушло около двух месяцев.
После этого разработчики Instinctools в течение года добавляли новые дашборды, которые представляли аналитику для разных ролей в компании — руководителя подбора, СЕО, нанимающего менеджера, рекрутера.
Вся информация из Хантфлоу раз в сутки отправляется в облачное хранилище, к которому подключен Power BI. Затем дашборды, которые нужны для рекрутинга, визуализируются — и вот они уже готовы для анализа.
Какие есть дашборды и зачем они нужны
Всего в Instinctools настроили более 10 дашбордов, которые сейчас постоянно улучшаются за счет новых данных и проработки UX. Их просматривают руководители компании.
Дашборд «Обзор»
С его помощью можно увидеть общую картину рекрутинга в компании в разрезах и в сравнении с другими периодами.
Дашборд «Эффективность»
Этот дашборд — соотношение приложенных усилий к количеству закрытых вакансий. Он помогает увидеть, сколько времени у рекрутеров уходит на закрытие вакансий.
Дашборд «Вакансии обзор»
Это оперативный отчет со списком всех открытых вакансий. С помощью этого дашборда нанимающие менеджеры и руководители подразделений могут отслеживать статусы вакансий и выстраивать приоритеты.
Дашборд «Вакансии/воронка»
Дашборд показывает аналитику воронки по разным вакансиям за разные периоды. Он позволяет проанализировать динамику движения кандидата по этапам воронки, показывает процент и количество кандидатов на разных этапах.
Дашборд «Вакансии детали»
Он анализирует скорость, с которой кандидат движется по воронке. Карточку каждого кандидата можно открыть и посмотреть в Хантфлоу.
Дашборд «Воронка во времени»
Это вся собранная информация, детальный анализ движения по воронке. Отчет помогает делать выводы об эффективности этапов воронки на основе конверсии и затраченных усилий. Например, можно увидеть, какой процент кандидатов доходит до собеседований и сколько времени на это нужно.
Дашборд «Офферы»
Полная аналитика офферов:
- причины отказа,
- динамика принятия,
- динамика отказов,
- динамика интервью за период,
- динамика источников и каналов.
Дашборд «Конверсия рекрутеров»
Это анализ эффективности по рекрутерам и обзорная статистика воронки каждого рекрутера. На дашборде можно увидеть:
- эффективность найма и усилия рекрутера по каждой его вакансии,
- принятие офферов,
- динамику принятия или отказов по каждому рекрутеру за период.
Это важный дашборд, чтобы оценивать KPI или определять зоны роста для конкретного рекрутера.
Дашборд «Источники (каналы)»
Дашборд позволяет:
- оценивать эффективность источников для привлечения кандидатов,
- сравнивать каналы между собой и за период,
- анализировать информацию о том, какие каналы приносят больше всего кандидатов.
Дашборд «Время найма»
Дашборд помогает делать выводы о расширении и улучшении процесса рекрутинга. В нем отображается динамика по времени найма и закрытию вакансий в определенный период. Информацию можно фильтровать по:
- специализации — чтобы понимать тренды по вакансиям и знать, как быстро можно найти нужного специалиста;
- уровню;
- локации;
- периоду.
Какие дашборды нужны руководителю подбора
Руководитель подбора анализирует все дашборды. Это позволяет понимать эффективность работы отдела и фильтровать ее по периодам — от конкретного дня до нескольких лет. Кроме того, руководителю нужно отслеживать, насколько подбор отвечает бизнес-задачам всей компании. Отчеты показывают зоны роста в рекрутинге и позволяют планировать наем и улучшать работу команды подбора.
Какие дашборды нужны CEO
Руководителю компании нужна аналитика, которая помогает отследить эффективность подбора и спрогнозировать наем на будущие проекты. Также СЕО нужно понимать процессы рекрутинга в компании и оценивать эффективность работы отдела подбора. В основном он просматривает эти дашборды:
- «Обзор»,
- «Эффективность»,
- «Вакансии/воронка»,
- «Офферы»,
- «Время найма».
Они помогают выравнивать требования к кандидатам и зарплаты по рынку, определять и прогнозировать темпы роста компании, а также отслеживать изменения на рынке специалистов.
Результаты внедрения
- Закрывать вакансии стали на 21% быстрее. Дашборды позволили структурировать рекрутинг в компании и отказаться от слепого поиска. А еще теперь можно скорректировать предложение под ожидания и интересы кандидатов.
- Вырос процент принятия офферов — с 1,9% до 7%. Это произошло благодаря аналитике зарплатных ожиданий и корректировке зарплатной сетки.
- У руководителя подбора гибкая и настраиваемая аналитика найма. Эту аналитику легко расширять и делиться ей — достаточно выдать права доступа к отдельным дашбордам. Теперь руководитель подбора может не только оценивать работу отдельных рекрутеров, но и анализировать, какие специальности и вакансии закрывать сложнее.
- Можно спрогнозировать, когда кандидат выйдет на работу. А еще повышается вероятность, что новый сотрудник приступит к работе вовремя.
- СЕО может спланировать развитие компании и старт проектов. Аналитика позволяет оценить, насколько быстро растет компания, рассчитывать время запуска проектов, вовремя корректировать зарплаты, реагировать на тренды вакансий. Например, в аналитике можно посмотреть, сколько времени потребуется, чтобы нанять больше Java-специалистов для старта нового проекта.