Тезисы онлайн-митапа Хантфлоу о лечении болей рекрутмента

Разбираем на примерах наших экспертов, как выстроить понятный и прозрачный рекрутмент

21 декабря 2022
Время чтения:  7 мин

Недавно мы провели онлайн-митап, посвященный типичным болям рекрутмента: 

  • не получается собирать данные о подборе;
  • нет истории взаимодействия с кандидатами;
  • базу резюме невозможно передавать от одного рекрутера к другому;
  • заказчики не участвуют в подборе и не несут никакой ответственности за этот процесс;
  • вакансии не закрываются или закрываются долго.  

Участники митапа с помощью экспертов из компаний Рольф, Нигилист и нетмонет разобрались, как автоматизация помогает решить проблемы в подборе. Для тех, кто пропустил ивент или хочет освежить его в памяти, публикуем презентации, тезисы и видео выступлений.

 
 

Михаил Кондратенко, директор консалтинговой компании Нигилист

Любой проект автоматизации рекрутмента основывается на трех блоках: оптимизация процессов, планирование рабочего времени команды подбора, аналитика.

Оптимизация. Любая ATS помогает экономить время, но это не должно быть самоцелью автоматизации. Чаще всего люди обращаются именно за оптимизацией: хочется, чтобы было «удобно и быстро». Например, классно, когда резюме автоматически добавляются с джоб-сайтов и хранятся в одном месте, а интервью можно организовать прямо из рекрутинговой системы одной кнопкой. 

Планирование рабочего дня. Если автоматизация освободит время, то куда и как его потратит рекрутер? Здесь мы переходим к вопросу управления: каждый рекрутер в отдельный момент времени должен понимать, по каким промежуточным показателям оценивается его эффективность. Для этого все должно строиться на основе цифр: ежедневный стендап, еженедельное совещание, ежемесячное совещание. Только тогда автоматизация будет иметь смысл.

Аналитика с целью исследования проблемных зон в подборе: по одной позиции или блоку вакансий, по одному или нескольким рекрутерам. Допустим, на этапе первого контакта значительное количество кандидатов отказывается от собеседования. Мы можем подойти к заказчику и предложить улучшить условия, чтобы люди соглашались на интервью. По моей практике, в ответ обычно слышишь: «Надо просто лучше искать». 

Если же у нас есть цифровая выгрузка, которая показывает, что 96% кандидатов отказываются из-за несоответствия условий работы их зарплатным ожиданиям, то с этим уже можно идти к нанимающему менеджеру. Тогда рекрутер оперирует не ощущениями, а реальными данными.  

Эти три элемента в сумме дают описанный и регулируемый бизнес-процесс. Если их нет, то не получится полноценно воспользоваться плодами автоматизации.

Перед любым проектом автоматизации важно понять:

  1. Что именно автоматизируем?
  2. Каким образом будем автоматизировать?
  3. Как во всех трех блоках («оптимизация», «планирование» и «аналитика») будет построена работа, чтобы закрывать больше вакансий за меньшее время?
 

Юлия Фуртат, руководитель группы подбора персонала и развития бренда, АО «РОЛЬФ»

Я поделюсь свежим опытом реализации проектов и управления подбором за последний период, когда стали происходить критические изменения в экономике и политической жизни страны. 

Скачать презентацию выступления Юлии Фуртат →

 

Вызовы, с которыми мы столкнулись в 2022 году

  1. Каждый бизнес находится на своем этапе развития и требует своих решений. У нас несколько направлений деятельности: автомобили с пробегом, новые автомобили, сервис. Одни наши направления потеряли стабильность и ужались в доле рынка, другие стали сильно прирастать. 
  2. Обеспечить объем и темпы найма под колебание клиентского трафика. Я говорю не про сезонность, а о ситуациях, когда трафик падал до нуля, а потом возвращался до высоких значений. Например, в период мобилизации люди экстренно начинали продавать и переставали покупать автомобили. 
  3. Рост объема найма требует аналитики и новых технологических решений, которые мы реализовали с помощью Хантфлоу.
  4. Повысить стабильность системы — оборачиваемость и эффективность персонала.
  5. Повысить управляемость системы — появление новых ролей, должностей, структур.
  6. Повысить скорость реакции на изменения. Сегодня мы ориентируемся на одни показатели, завтра понимаем, что стандартные отчеты нас не устраивают, и начинаем собирать данные руками.
  7. Делать RUN и CHANGE одновременно — это сложная задача, но она позволяет бизнесу выживать и занимать долю рынка.
  8. Регулярная синхронизация между подразделениями — увеличить информированность. Много изменений, коммуникации рвутся, люди по-разному воспринимают цели, которые при этом еще и регулярно трансформируются. 
 

Что мы сделали

 
 

Изменили подход к заявкам. Раньше рекрутмент просто получал заявки в Хантфлоу и начинал с ними работать. Мы интегрировали с бизнес-системами свой ресурсный план в Хантфлоу, в котором бизнес считает, сколько ему нужно сотрудников. Теперь бизнес-система показывает расчет количества людей, которые понадобятся, чтобы достичь заданных показателей. 

 
Картина дня — это то, как ресурсный план реализован в Хантфлоу. Лавандовым цветом выделен блок внутренних бизнес-показателей, а зеленое — то, что хранится в ATS. Мы сравниваем эти данные, чтобы понимать, не набирает ли команда найма лишних сотрудников и завел ли бизнес все заявки в Хантфлоу
 

Сменили стандартные отчеты на уникальные. Благодаря выгрузке данных из Хантфлоу мы забираем и самостоятельно обрабатываем нужную нам информацию.

Перешли от стандартного профиля к оценке потенциала. Теперь рекрутеры и нанимающие менеджеры могут оценивать компетенции кандидатов, не сбиваясь с пути и выбирая лучших.

 
Прямо в Хантфлоу под каждую должность мы зашили такие формы для оценки потенциала
 

Показатели объема и темпа найма стали доступными для бизнеса. Раньше мы показывали эти данные по запросу, теперь руководители смотрят их сами. Проводим регулярные встречи, в которых обсуждаем ситуацию с темпами найма, потому что комплектация — наша стратегическая задача.

Интегрировали аналитику по испытательному сроку с SAP. Мы смогли соединить Хантфлоу с нашими бизнес-подразделениями, чтобы на входе видеть, как быстро человек попадает в штат и что с ним происходит дальше. 

Реализовали возможность ручной корректировки структуры бизнеса. Раньше данные подтягивались автоматически в SAP из Хантфлоу. Но часто ситуация так быстро изменяется, что проще обходиться без цифровизации — выгружать и править данные вручную. 

Сейчас у нас много пробных проектов и экспериментов. Мы добавляем и убираем должности, при этом не наносим никакого урона внутренним структурам в SAP. 

Добавили в Хантфлоу всех заказчиков. Каждый нанимающий менеджер находится в Хантфлоу, изучает резюме и дает обратную связь внутри системы. Он самостоятельно смотрит всю воронку, а не ждет, пока ему расскажут, что с наймом.

Запустили проект «Цифровое трудоустройство». Мы интегрировали в Хантфлоу подразделения, которые занимаются проверками кандидатов и кадровым делопроизводством. Так мы экономим время и увеличиваем пропускную способность — благодаря цифровизации можем расти, не увеличивая штатную численность HR-команды.

Создали «внутреннюю биржу труда». Например, когда продажи новых автомобилей стали падать, мы перевели сотрудников из этого направления в другие подразделения. Их резюме уже были в Хантфлоу, поэтому мы смогли использовать эту систему как аналог Хедхантера для внутреннего найма.

Улучшили работу с молодежью. Раньше мы только проводили стажировки, теперь можем сразу оценивать компетенции начинающих специалистов и приглашать их на трудоустройство.
Добавили интеграции Хантфлоу. Интеграции с ботами, телефонией и рассылками особенно важны для компаний, которые работают с большими объемами найма.

 

Валентина Орлова, HRD, нетмонет

Зачем нужна HR-аналитика

Стандартные претензии нанимающего менеджера звучат примерно так: «Почему моя вакансия не закрывается? Да, вы показали кандидатов, но все они не подходят. На прошлой неделе был только один хороший кандидат, что с ним случилось? Он отказался от оффера? Значит, вы плохо продаете!»

Без аналитики эйчар не может объективно отработать эти боли и объяснить бизнесу, что идет не так, как это исправить. Зачастую он и сам не понимает, что надо сделать, чтобы стать эффективнее и лучше закрывать вакансии.

Скачать презентацию выступления Валентины Орловой →

Зачем нужны аналитические метрики:

  1. Выстроить прозрачную картину найма.
  2. Работать с ожиданиями заказчика.
  3. Управлять скоростью найма.
  4. Работать с качеством кандидатов, гибко и вовремя корректировать портреты.
  5. Улучшать HR-бренд.
  6. Выявлять проблемы в подборе.
 

Наша отчетность

Каждую неделю мы готовим два вида отчетности: еженедельную воронку и отчет по отказам от офферов. Еженедельная воронка — это таблица со статусами по найму, которые мы выгружаем из Хантфлоу. Там находится информация о том, сколько кандидатов было за неделю на каждом конкретном этапе. 

 
Табличка с отказами от офферов помогает ответить на вопрос «Где проблема?» и подготовить аргументы для переговоров с заказчиком
 

Какие метрики отслеживаем

Вот какие метрики помогают понять, где и в чем проблема:

  1. Время закрытия вакансий.
  2. Конверсии по переходу кандидатов с этапа на этап.
  3. Продолжительность нахождения кандидатов на этапах.
  4. Источники резюме.

Допустим, мы провели 10 интервью за неделю, но дальнейшего движения по воронке не было. Смотрим таблицу и видим, что после этапа «Интервью с заказчиком» конверсия стала нулевой. Пока ничего не понятно.

Идем в отчеты — проверяем среднюю продолжительность нахождения кандидата на этапе и конверсию с этапа на этап. И здесь мы можем сделать вывод, в чем проблема. Например, иногда оказывается, что кандидат слишком долго находится на этапе собеседования, потому что нанимающий менеджер затягивает с фидбэком. Так, мы установили SLA: заказчик должен дать обратную связь в течение одного рабочего дня.

Проблема может возникнуть на любом этапе воронки. Отследить сложности по одной вакансии можно и вручную. Но если рекрутер должен вести несколько позиций и взаимодействовать с разными заказчиками, то без аналитики не обойтись.  

 

Когда аналитика не работает

Система аналитики никогда не выстроится, если рекрутер:

  • не переводит вовремя кандидатов с этапа на этап;
  • не следит за фидбэком заказчика;
  • не формирует отчеты;
  • не заинтересован в выстраивании прозрачной системы подбора.

Одна из важнейших задач руководителя подбора — обращать внимание на то, как рекрутеры ведут базу, и своевременно давать обратную связь. 

Я закладываю в рекрутерские KPI корректное ведение отчетности и работу с базой Хантфлоу. Для контроля проверяю качество ведения карточки и соблюдение SLA по рандомным кандидатам.

 

Кейс: как в нетмонет нанимали сейлзов

Нам предстояло нанять 8 менеджеров по продажам, причем «еще вчера» из-за активного роста бизнеса. Мы искали кандидата, который бы понимал, как устроена диджитал-сфера и продажи онлайн-продукта со сложной бизнес-логикой.

С какими проблемами столкнулись:

  • внешние эксперты говорили: «За такие деньги вы никого не наймете, увеличивайте вилку»;
  • агентства просили выплатить им 3 оклада еще до начала работы с вакансией;
  • кандидаты отказывались от общения без объяснения причин и пропадали.

Что сделали:

  1. Предложили тимлиду самостоятельно связываться с кандидатами. У нас была гипотеза, что кандидаты скорее предпочтут пообщаться с потенциальным руководителем, нежели с очередным рекрутером. Но гипотеза не подтвердилась: результата так и не было.   
  2. Начали звонить кандидатам — до этого только писали. Затем выработали систему «пинга»: если человек не отвечал, ему отправляли несколько сообщений.
  3. Стали работать с EVP — подчернули преимущества, которые выделяли нас среди аналогичных вакансий. Например, в нетмонет не надо ничего продавать за деньги, ведь продукт бесплатен для клиентов. 
  4. Доработали систему мотивации, чтобы она стала прозрачнее для кандидатов.
  5. Проанализировали рынок, собрали и показали заказчику статистику по зарплатным ожиданиям кандидатов. 
  6. Убедили заказчика пересмотреть портрет кандидата. Мы скорректировали карту поиска и стали ориентироваться на сейлзов не из диджитала. А более скилловых кандидатов из нашей сферы решили нанимать на другой оклад и иную систему мотивации. 
  7. Установили SLA для оценки резюме заказчиком и фидбэка после интервью.
  8. Доработали систему пробного дня. Раньше люди приходили на пробный день, но получали мало информации о будущей работе. Теперь же кандидат сразу же знакомится с командой, получает бадди из числа сениоров, разбирается, как мы работаем, пробует сделать несколько звонков.

Результат. За 2 месяца выставили 7 офферов, получили только 1 отказ, наняли 6 сейлзов. Для оставшихся 2 позиций переформулировали профиль и изменили систему мотивации. Сейчас проблем нет.

Еще из рубрики “Ивенты”

Ивенты

Декабрьские ивенты для рекрутеров и эйчаров

Вебинары, конференции и курс для будущих HRBP

huntflow, хантфлоу, ивенты, подборка, события, конференция, митап, hr, рекрутинг
Ивенты

Где учиться новому эйчару и рекрутеру в ноябре

Форумы, конференции и вебинары, чтобы не заскучать

хантфлоу, huntflow, события, мероприятия, рекрутинг, эйчар, митап, конференция
Ивенты

Ивенты октября для эйчаров и рекрутеров

Полезная альтернатива думскроллингу

huntflow, хантфлоу, ивенты, события, эйчар, рекрутинг, митап, конференция
Ивенты

Лучшие HR-ивенты сентября

Осенний марафон вебинаров, митапов и конференций

Ивенты

Чем заняться в августе

Самые интересные события для эйчаров и рекрутеров