Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Недавно мы провели онлайн-митап, посвященный типичным болям рекрутмента:
- не получается собирать данные о подборе;
- нет истории взаимодействия с кандидатами;
- базу резюме невозможно передавать от одного рекрутера к другому;
- заказчики не участвуют в подборе и не несут никакой ответственности за этот процесс;
- вакансии не закрываются или закрываются долго.
Участники митапа с помощью экспертов из компаний Рольф, Нигилист и нетмонет разобрались, как автоматизация помогает решить проблемы в подборе. Для тех, кто пропустил ивент или хочет освежить его в памяти, публикуем презентации, тезисы и видео выступлений.
Михаил Кондратенко, директор консалтинговой компании Нигилист
Любой проект автоматизации рекрутмента основывается на трех блоках: оптимизация процессов, планирование рабочего времени команды подбора, аналитика.
Оптимизация. Любая ATS помогает экономить время, но это не должно быть самоцелью автоматизации. Чаще всего люди обращаются именно за оптимизацией: хочется, чтобы было «удобно и быстро». Например, классно, когда резюме автоматически добавляются с джоб-сайтов и хранятся в одном месте, а интервью можно организовать прямо из рекрутинговой системы одной кнопкой.
Планирование рабочего дня. Если автоматизация освободит время, то куда и как его потратит рекрутер? Здесь мы переходим к вопросу управления: каждый рекрутер в отдельный момент времени должен понимать, по каким промежуточным показателям оценивается его эффективность. Для этого все должно строиться на основе цифр: ежедневный стендап, еженедельное совещание, ежемесячное совещание. Только тогда автоматизация будет иметь смысл.
Аналитика с целью исследования проблемных зон в подборе: по одной позиции или блоку вакансий, по одному или нескольким рекрутерам. Допустим, на этапе первого контакта значительное количество кандидатов отказывается от собеседования. Мы можем подойти к заказчику и предложить улучшить условия, чтобы люди соглашались на интервью. По моей практике, в ответ обычно слышишь: «Надо просто лучше искать».
Если же у нас есть цифровая выгрузка, которая показывает, что 96% кандидатов отказываются из-за несоответствия условий работы их зарплатным ожиданиям, то с этим уже можно идти к нанимающему менеджеру. Тогда рекрутер оперирует не ощущениями, а реальными данными.
Эти три элемента в сумме дают описанный и регулируемый бизнес-процесс. Если их нет, то не получится полноценно воспользоваться плодами автоматизации.
Перед любым проектом автоматизации важно понять:
- Что именно автоматизируем?
- Каким образом будем автоматизировать?
- Как во всех трех блоках («оптимизация», «планирование» и «аналитика») будет построена работа, чтобы закрывать больше вакансий за меньшее время?
Юлия Фуртат, руководитель группы подбора персонала и развития бренда, АО «РОЛЬФ»
Я поделюсь свежим опытом реализации проектов и управления подбором за последний период, когда стали происходить критические изменения в экономике и политической жизни страны.
Скачать презентацию выступления Юлии Фуртат →
Вызовы, с которыми мы столкнулись в 2022 году
- Каждый бизнес находится на своем этапе развития и требует своих решений. У нас несколько направлений деятельности: автомобили с пробегом, новые автомобили, сервис. Одни наши направления потеряли стабильность и ужались в доле рынка, другие стали сильно прирастать.
- Обеспечить объем и темпы найма под колебание клиентского трафика. Я говорю не про сезонность, а о ситуациях, когда трафик падал до нуля, а потом возвращался до высоких значений. Например, в период мобилизации люди экстренно начинали продавать и переставали покупать автомобили.
- Рост объема найма требует аналитики и новых технологических решений, которые мы реализовали с помощью Хантфлоу.
- Повысить стабильность системы — оборачиваемость и эффективность персонала.
- Повысить управляемость системы — появление новых ролей, должностей, структур.
- Повысить скорость реакции на изменения. Сегодня мы ориентируемся на одни показатели, завтра понимаем, что стандартные отчеты нас не устраивают, и начинаем собирать данные руками.
- Делать RUN и CHANGE одновременно — это сложная задача, но она позволяет бизнесу выживать и занимать долю рынка.
- Регулярная синхронизация между подразделениями — увеличить информированность. Много изменений, коммуникации рвутся, люди по-разному воспринимают цели, которые при этом еще и регулярно трансформируются.
Что мы сделали
Изменили подход к заявкам. Раньше рекрутмент просто получал заявки в Хантфлоу и начинал с ними работать. Мы интегрировали с бизнес-системами свой ресурсный план в Хантфлоу, в котором бизнес считает, сколько ему нужно сотрудников. Теперь бизнес-система показывает расчет количества людей, которые понадобятся, чтобы достичь заданных показателей.
Сменили стандартные отчеты на уникальные. Благодаря выгрузке данных из Хантфлоу мы забираем и самостоятельно обрабатываем нужную нам информацию.
Перешли от стандартного профиля к оценке потенциала. Теперь рекрутеры и нанимающие менеджеры могут оценивать компетенции кандидатов, не сбиваясь с пути и выбирая лучших.
Показатели объема и темпа найма стали доступными для бизнеса. Раньше мы показывали эти данные по запросу, теперь руководители смотрят их сами. Проводим регулярные встречи, в которых обсуждаем ситуацию с темпами найма, потому что комплектация — наша стратегическая задача.
Интегрировали аналитику по испытательному сроку с SAP. Мы смогли соединить Хантфлоу с нашими бизнес-подразделениями, чтобы на входе видеть, как быстро человек попадает в штат и что с ним происходит дальше.
Реализовали возможность ручной корректировки структуры бизнеса. Раньше данные подтягивались автоматически в SAP из Хантфлоу. Но часто ситуация так быстро изменяется, что проще обходиться без цифровизации — выгружать и править данные вручную.
Сейчас у нас много пробных проектов и экспериментов. Мы добавляем и убираем должности, при этом не наносим никакого урона внутренним структурам в SAP.
Добавили в Хантфлоу всех заказчиков. Каждый нанимающий менеджер находится в Хантфлоу, изучает резюме и дает обратную связь внутри системы. Он самостоятельно смотрит всю воронку, а не ждет, пока ему расскажут, что с наймом.
Запустили проект «Цифровое трудоустройство». Мы интегрировали в Хантфлоу подразделения, которые занимаются проверками кандидатов и кадровым делопроизводством. Так мы экономим время и увеличиваем пропускную способность — благодаря цифровизации можем расти, не увеличивая штатную численность HR-команды.
Создали «внутреннюю биржу труда». Например, когда продажи новых автомобилей стали падать, мы перевели сотрудников из этого направления в другие подразделения. Их резюме уже были в Хантфлоу, поэтому мы смогли использовать эту систему как аналог Хедхантера для внутреннего найма.
Улучшили работу с молодежью. Раньше мы только проводили стажировки, теперь можем сразу оценивать компетенции начинающих специалистов и приглашать их на трудоустройство.
Добавили интеграции Хантфлоу. Интеграции с ботами, телефонией и рассылками особенно важны для компаний, которые работают с большими объемами найма.
Валентина Орлова, HRD, нетмонет
Зачем нужна HR-аналитика
Стандартные претензии нанимающего менеджера звучат примерно так: «Почему моя вакансия не закрывается? Да, вы показали кандидатов, но все они не подходят. На прошлой неделе был только один хороший кандидат, что с ним случилось? Он отказался от оффера? Значит, вы плохо продаете!»
Без аналитики эйчар не может объективно отработать эти боли и объяснить бизнесу, что идет не так, как это исправить. Зачастую он и сам не понимает, что надо сделать, чтобы стать эффективнее и лучше закрывать вакансии.
Скачать презентацию выступления Валентины Орловой →
Зачем нужны аналитические метрики:
- Выстроить прозрачную картину найма.
- Работать с ожиданиями заказчика.
- Управлять скоростью найма.
- Работать с качеством кандидатов, гибко и вовремя корректировать портреты.
- Улучшать HR-бренд.
- Выявлять проблемы в подборе.
Наша отчетность
Каждую неделю мы готовим два вида отчетности: еженедельную воронку и отчет по отказам от офферов. Еженедельная воронка — это таблица со статусами по найму, которые мы выгружаем из Хантфлоу. Там находится информация о том, сколько кандидатов было за неделю на каждом конкретном этапе.
Какие метрики отслеживаем
Вот какие метрики помогают понять, где и в чем проблема:
- Время закрытия вакансий.
- Конверсии по переходу кандидатов с этапа на этап.
- Продолжительность нахождения кандидатов на этапах.
- Источники резюме.
Допустим, мы провели 10 интервью за неделю, но дальнейшего движения по воронке не было. Смотрим таблицу и видим, что после этапа «Интервью с заказчиком» конверсия стала нулевой. Пока ничего не понятно.
Идем в отчеты — проверяем среднюю продолжительность нахождения кандидата на этапе и конверсию с этапа на этап. И здесь мы можем сделать вывод, в чем проблема. Например, иногда оказывается, что кандидат слишком долго находится на этапе собеседования, потому что нанимающий менеджер затягивает с фидбэком. Так, мы установили SLA: заказчик должен дать обратную связь в течение одного рабочего дня.
Проблема может возникнуть на любом этапе воронки. Отследить сложности по одной вакансии можно и вручную. Но если рекрутер должен вести несколько позиций и взаимодействовать с разными заказчиками, то без аналитики не обойтись.
Когда аналитика не работает
Система аналитики никогда не выстроится, если рекрутер:
- не переводит вовремя кандидатов с этапа на этап;
- не следит за фидбэком заказчика;
- не формирует отчеты;
- не заинтересован в выстраивании прозрачной системы подбора.
Одна из важнейших задач руководителя подбора — обращать внимание на то, как рекрутеры ведут базу, и своевременно давать обратную связь.
Я закладываю в рекрутерские KPI корректное ведение отчетности и работу с базой Хантфлоу. Для контроля проверяю качество ведения карточки и соблюдение SLA по рандомным кандидатам.
Кейс: как в нетмонет нанимали сейлзов
Нам предстояло нанять 8 менеджеров по продажам, причем «еще вчера» из-за активного роста бизнеса. Мы искали кандидата, который бы понимал, как устроена диджитал-сфера и продажи онлайн-продукта со сложной бизнес-логикой.
С какими проблемами столкнулись:
- внешние эксперты говорили: «За такие деньги вы никого не наймете, увеличивайте вилку»;
- агентства просили выплатить им 3 оклада еще до начала работы с вакансией;
- кандидаты отказывались от общения без объяснения причин и пропадали.
Что сделали:
- Предложили тимлиду самостоятельно связываться с кандидатами. У нас была гипотеза, что кандидаты скорее предпочтут пообщаться с потенциальным руководителем, нежели с очередным рекрутером. Но гипотеза не подтвердилась: результата так и не было.
- Начали звонить кандидатам — до этого только писали. Затем выработали систему «пинга»: если человек не отвечал, ему отправляли несколько сообщений.
- Стали работать с EVP — подчернули преимущества, которые выделяли нас среди аналогичных вакансий. Например, в нетмонет не надо ничего продавать за деньги, ведь продукт бесплатен для клиентов.
- Доработали систему мотивации, чтобы она стала прозрачнее для кандидатов.
- Проанализировали рынок, собрали и показали заказчику статистику по зарплатным ожиданиям кандидатов.
- Убедили заказчика пересмотреть портрет кандидата. Мы скорректировали карту поиска и стали ориентироваться на сейлзов не из диджитала. А более скилловых кандидатов из нашей сферы решили нанимать на другой оклад и иную систему мотивации.
- Установили SLA для оценки резюме заказчиком и фидбэка после интервью.
- Доработали систему пробного дня. Раньше люди приходили на пробный день, но получали мало информации о будущей работе. Теперь же кандидат сразу же знакомится с командой, получает бадди из числа сениоров, разбирается, как мы работаем, пробует сделать несколько звонков.
Результат. За 2 месяца выставили 7 офферов, получили только 1 отказ, наняли 6 сейлзов. Для оставшихся 2 позиций переформулировали профиль и изменили систему мотивации. Сейчас проблем нет.