Как отказать кандидату

И не нарушить нормы закона и этики

Время чтения:  9 мин

Мы решили обсудить деликатную тему: как с учетом законодательных требований и ограничений объяснить человеку, что он не подходит работодателю. Своими знаниями и кейсами поделились опытнейшие эксперты в сфере подбора и трудового права Ольга Чумакина и Ольга Петрова

 

Ольга Чумакина, партнер консалтинговой компании CordisON

 

Когда нужно письменно объяснять отказ

Статья 64 Трудового кодекса запрещает необоснованный отказ в трудоустройстве. Предполагается, что, если человек вам не подошел, нужно хотя бы устно сообщить ему об этом и озвучить причину. А вот официальное обоснование на бумаге предоставляется по письменному требованию кандидата. 

Такое требование может быть отправлено заказным письмом по почте или вручено лично под подпись представителю работодателя. Но из-за всей этой истории с удаленкой и пандемией я бы не рекомендовала игнорировать обращения, полученные по другим каналам.

Трудовой кодекс однозначно определяет требования к форме запроса, но не все так просто. Допустим, кандидат отправил работодателю сообщение в Хедхантере и попросил разъяснить причины отказа. А работодатель проигнорировал письмо, потому что оно не пришло по почте, никем не принято и не зарегистрировано. Формально он прав, но, если дело дойдет до суда, есть риск потратить время и деньги, а в итоге еще и проиграть — по крайней мере, в первой инстанции. 

И это несмотря на то, что фактически письменная форма запроса не соблюдена — сейчас и не такие кейсы встречаются в судах. Надо понимать, что роль электронной верификации будет расти, особенно когда речь идет о защите трудовых и конституционных прав работников.

Теоретически кандидат может доказать, что направил запрос в письменной форме — в виде электронного документа, имеющего признаки простой электронной подписи. Логика такая:

  1. Кандидат — слабая сторона трудовых правоотношений, поэтому по умолчанию нуждается в защите. 
  2. Он не имел возможности подать обращение иными способами из-за состояния здоровья или коронавирусных ограничений.
  3. Перед отправкой сообщения кандидат прошел идентификацию через третье лицо — зашел на Хедхантер с помощью верифицированного номера телефона и пароля. Это вносит в его обращение те самые признаки простой электронной подписи. 

К группе риска некоторые эксперты относят письма, доставленные через официальную электронную почту или сайт организации. Особенно если в тексте указана вся информация, которая необходима работодателю: ФИО заявителя, адрес для направления ответа, сведения о дате и месте интервью.

Но в этом случае все проще — риски менее очевидны. Мы «дуем на воду» и перестраховываемся, ведь у работодателя нет достоверного подтверждения, что отправитель запроса и кандидат на собеседовании — одно и то же лицо. 

Ответить на запрос нужно в течение 7 рабочих дней. Кандидат вправе оспорить отказ в суде, если он не получил ответ в срок или обоснование его не устроило.

Ответ подписывает:

  • руководитель организации;
  • представитель с доверенностью;
  • сотрудник компании, у которого в должностной инструкции прописана такая обязанность.
 

По каким причинам можно отказывать

Есть 4 группы безопасных оснований для отказа:

  1. Знания и навыки.
  2. Деловые качества.
  3. Профпригодность — способность выполнять определенную работу. Например, претендент на должность водителя автобуса должен как минимум не быть дальтоником.
  4. Ограничения, которые установлены законами. Например, человек, которого признали банкротом, не вправе в течение некоторого времени работать директором компании (п.3, ст. 213.30 Федерального закона №127-ФЗ). Есть виды работ, к которым нельзя привлекать женщин, — список утвержден приказом Минтруда №512н. Людей с непогашенной или неснятой судимостью запрещено брать на госслужбу (ст. 16 Федерального закона №79-ФЗ). Существуют работы, для выполнения которых нужны специальные права — разрешения, допуски, сертификаты.

Отказ по иным основаниям может быть признан дискриминационным. Тонкий момент — что считать деловыми качествами, где граница между профессиональным личным и тем, что не влияет на выполнение должностных обязанностей. Принцип такой: деловые качества — это личные качества, которые необходимы для конкретной работы, обусловленные спецификой трудовой функции или условиями ее выполнения.

Наборы деловых качеств для разных позиций различаются — универсальной формулы нет. Чтобы избежать ошибочного трактования, рекомендую конкретизировать запрос. Например, сформулировать «коммуникабельность» через 3–4 образа поведения, критичных для работодателя. Не обязательно указывать это в самой вакансии — можно описать образы в должностной инструкции. 

Есть тонкости и в установлении квалификационных требований. Грубый пример: если работодатель ищет менеджера по продажам и хочет, чтобы он был коммуникабельным, это нормально. Но точно такое же требование к позиции грузчика или водителя выглядит дискриминирующим — при условии, что в должностных обязанностях этих специалистов в конкретной организации отсутствуют задачи, где нужна коммуникабельность. 

Требование может быть нерелевантно обязанностям, но соответствовать концепции или особенностям культуры — то есть отвечать на вопрос, каким критериям должен удовлетворять сотрудник, чтобы эффективно работать не только в рамках данной задачи, но еще и в конкретных условиях и компании. В этом случае необходимо позаботиться о внятном обосновании, чтобы избежать обвинения в дискриминации.

 

По каким причинам нельзя отказывать

Согласно Трудовому кодексу, отказ по любой из этих причин считается дискриминационным:

  • пол; 
  • раса; 
  • цвет кожи; 
  • национальность; 
  • язык; 
  • происхождение; 
  • имущественное, семейное, социальное и должностное положение; 
  • возраст; 
  • место жительства; 
  • вероисповедание; 
  • убеждения; 
  • отношение к каким-либо объединениям или группам;
  • другие причины, которые не связаны с деловыми качествами.
 

Чем опасен незаконный отказ в трудоустройстве

Защита от дискриминации — это конституционное право (ст. 19 Конституции РФ). Когда работодатель неправомерно отказывает кандидату, он нарушает не только Трудовой кодекс, но и Конституцию, что чревато финансовыми убытками, административной и даже уголовной ответственностью.

Если кандидат обратится в суд и в рамках трудового спора докажет незаконность отказа, то получит компенсацию морального вреда, а компания нарвется на штраф — на первый раз от 30 до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Если кандидат окажется похитрее, то пойдет защищать не трудовые, а конституционные права — обратится с заявлением в полицию или прокуратуру. Тогда работодатель рискует сильнее:

  1. Статья 136 УК РФ предусматривает уголовную ответственность за дискриминацию с использованием служебного положения. 
  2. Статья 144.1 УК РФ применяется к тем, кто отказывает кандидатам из-за достижения предпенсионного возраста. 
  3. Статья 145 УК РФ защищает беременных, а также женщин с детьми в возрасте до трех лет от дискриминации со стороны работодателя. 

Некоторые работодатели уверены, что рисков нет до тех пор, пока кандидат не запросил письменные объяснения. Якобы в конфиденциальной беседе можно говорить что угодно, главное — потом дать грамотный письменный отказ. 

И вот рекрутер звонит женщине-кандидату и по доброте душевной рассказывает: «Мы поняли, что хотим видеть на этом месте мужчину. Знаете, у нас такая корпоративная культура, в которой дамам некомфортно. Поэтому, к сожалению, вы нам не подходите». А кандидат поставила звонок на громкую связь — общается в присутствии других людей. Потом показания свидетелей используются в суде или при обращении в правоохранительные органы.

С переписками по электронной почте, в мессенджерах и соцсетях та же проблема. Они не так безобидны, как кажется: можно придать им вес юридических фактов и подтвердить подлинность, например, заверив у нотариуса. 

Следите за тем, что вы говорите и пишете кандидату, когда объясняете причины отказа и даете фидбек.

 

Как минимизировать риски при отказе 

Бывает, что у компании есть некая концепция, под которую она набирает сотрудников. Мы часто слышим истории, как работодатели отказывают кандидатам с татуировками — каждый раз это вызывает бурные обсуждения. Но вот вы заходите в ирландский бар, где у всех официантов татуировки. Вряд ли это совпадение — скорее всего, дело в подборе, то есть речь идет уже об обратной дискриминации. Проблема в том, что «узаконить» подобные концепции в найме очень сложно.

Теоретически можно заморочиться: прописать в нормативных актах, что корпоративный образ бармена и официанта включает татуировки или, допустим, рыжий цвет волос, а потом это сложно и подробно обосновать. Но даже тогда риски остаются: если человек «не попадет в образ» и решит это оспорить, у него будут шансы на успех. Чтобы не рисковать, некоторые работодатели находят дополнительные объективные причины для отказа. 

А еще бывает, что нанимающий менеджер руководствуется субъективными ощущениями и сам до конца не понимает, что именно не так. Он предоставляет рекрутеру примерно такую обратную связь: «Нам нужен кто-то попроще». И рекрутер вынужден сопоставлять требования к позиции с резюме и результатами оценки кандидата, чтобы дать ему вменяемый фидбек. Это не только вопрос соблюдения законов, но и профессиональной этики: отказ без объяснения причин — неприятный кейс для кандидата. 

Об отказе стоит подумать еще на этапе публикации вакансии. Включайте в описание те задачи и требования, которые отражают ваши ценности. Например, удачным набором будет «грамотность, знание и соблюдение делового и общественного этикета» для позиций, где это действительно важно. 

Такая формулировка дает простор для вопросов к кандидату и снижает субъективность оценки в его глазах. Грамотность легко проверить, а ее отсутствие — обосновать: вот резюме, а в нем 20 ошибок. Этикет — это тоже не что-то абстрактное, а конкретный набор протоколов и правил, которые изучают в качестве учебной дисциплины во многих университетах. 

Если для вакантной позиции нужно уметь работать с технологиями и программными продуктами, обязательно укажите их, но без конкретики — оставьте пространство для маневра. Например, «знание Excel» — это хорошо, а вот формулировка «построение динамических диаграмм в Excel и создание макросов» — уже хуже, потому что сужает зону оценки.

В описании вакансии нельзя указывать требования и ограничения, которые могут расцениваться как дискриминационные. За это предусмотрен отдельный штраф до 50 000 ₽ (статья 13.11.1 КоАП).

Отдельно расскажу о кандидатах, которые приходят с направлением из центра занятости и сами просят их не нанимать. Эти люди не ищут работу, а собирают отказы, чтобы стоять на бирже труда и получать пособие. Категорически не советую потворствовать аферам — по сути, это «вступление в сговор для нецелевого расходования бюджетных средств». Оптимальный вариант — провести интервью под камерой видеонаблюдения, а в направлении написать: «Кандидат отказался от вакансии».

 

Ольга Петрова, партнер агентства ВИЗАВИ Консалт

Все участники процесса рекрутмента — люди, поэтому для нас важно сохранять корректность взаимодействия на каждом этапе: клиент — агентство — кандидат. Это особенно критично, когда все общество испытывает стресс, например, из-за экономического кризиса или пандемии. Мы ежедневно работаем с людьми и видим, как меняется психологический фон и повышается общий «нерв».

На фоне неопределенности и новой реальности люди испытывают постоянное напряжение. Поэтому они могут демонстрировать непрогнозируемые реакции даже в обычных ситуациях — например, чрезмерно болезненно реагировать на отказ в трудоустройстве. Причем это касается даже тех, чей уровень должности и личностный профайл предполагают высокую психологическую устойчивость и адекватность в принятии решений.

Человек — если говорить абстрактно и подходить к нему как к объекту на рынке труда — непредсказуем по своим характеристикам. На любом другом рынке мы можем давать и требовать гарантии по определенным параметрам. Но в данном случае человек просто не подпадает под прогнозируемые характеристики — как в профессиональной, так и в личностной сферах. Поэтому я советую страховаться и быть максимально аккуратными при взаимодействии с кандидатом любого уровня — даже если вам кажется, что он абсолютно лоялен.

Нужно понимать специфику: мы не работодатель, а агентство. И клиенты обращаются в агентство в том числе и за тем, чтобы мы по максимуму взяли на себя взаимодействие с кандидатом. Такое взаимодействие касается и предоставления отказа — некоторые клиенты даже отдельно включают в договор это условие.

В нашей компании работают консультанты с большим опытом в рекрутменте, с профильным образованием в сфере подбора и психологии. Поэтому, как правило, «сложные» кандидаты выявляются еще на ранних стадиях коммуникаций. При общении с ними важно соблюдать правильный алгоритм, чтобы избежать конфликтных ситуаций. Мы проводим тренинги для новых сотрудников и обновляем алгоритм по мере необходимости.

Алгоритм взаимодействия с проблемным кандидатом

Допустим, мы понимаем, что человек не стрессоустойчив, проявляет агрессию или иные личностные особенности, которые могут создать сложности для клиента. Тогда в зависимости от реакций в рамках интервью выбираем один из алгоритмов выхода из потенциального конфликта:

  1. Стараемся показать кандидату, что он overqualified — слишком квалифицирован для конкретной роли, его навыки и знания намного шире тех, что требуются. Объясняем, что уровень компании или позиции не позволит ему реализовать весь накопленный опыт. Помочь нерелевантному кандидату отказаться от вакансии — это тонкая работа, которая требует от консультанта большого мастерства.
  2. Если человек по-прежнему уверен, что это работа его мечты, то можно пойти другим путем. Во время интервью предупреждаем, что в компании очень сложные процедуры согласования, поэтому обратную связь придется ждать долго. Так мы «подвешиваем» историю в воздухе и уходим от прямого конфликта.
  3. В итоге даем ответ, который не затрагивает профессиональные и личностные компетенции: вакансия временно приостановлена, закрыта за счет внутренних ресурсов или работодатель пересматривает требования к должности. Такие причины действительно нейтральны, потому что правдивы даже для кандидатов с идеальным опытом. Дело в том, что на сегодняшнем «пандемийном» рынке это обычная история, когда потребность в специалисте то появляется, то исчезает, а профайл меняется по несколько раз.
 

Как мы решали проблемы

За 23 года работы у нас не было серьезных разбирательств, когда кандидат оспаривал отказ, уходя в конфликт с нами или клиентом. Однако неприятные ситуации случались, но мы успешно решали их благодаря профессионализму консультантов.

История №1. Крупная компания обратилась к нам, чтобы найти директора по маркетингу. Причем этому сотруднику по должности нужен был личный автотранспорт. 

Мы подобрали подходящего специалиста, но без машины, поэтому договорились так: он покупает автомобиль, а работодатель уже после трудоустройства компенсирует ему расходы. Добавлю, что кандидат платил ипотечный кредит, а его жена готовилась к родам.

Дальше все как в кошмарном сне: человек принимает оффер, покупает машину, увольняется с прежней работы и собирается выходить на новую. В этот момент собственник бизнеса погибает, компания входит в период неопределенности и отзывает оффер.

Мы не могли просто закрыть эту историю и бросить человека в беде. В итоге нашли ему вариант не хуже — трудоустроили на должность директора по маркетингу в одну известную сеть. И дружим с ним до сих пор.

История №2. Крупный публичный холдинг пригласил на работу начальника юридического департамента. Когда специалист принял оффер и пришел трудоустраиваться, сын собственника внезапно передумал его нанимать.

Я ожидала проблем, потому что кандидат обладал непростым характером и большим опытом в судебных спорах. Но все обошлось: только один раз он позволил себе раздраженный тон и легкую претензию в наш адрес, но мы достаточно быстро перешли на другой язык общения. Прошло несколько лет, этот специалист иногда откликается на наши вакансии и звонит, чтобы уточнить детали по проекту. 

 

Что нужно знать про отказ кандидату

  1. Следите, чтобы в описании вакансии не было дискриминационных требований.
  2. Работодатель обязан письменно обосновать причину отказа только по официальному запросу кандидата. Ответить на запрос нужно в течение 7 рабочих дней.
  3. Не стоит игнорировать запросы по электронной почте, через мессенджеры и на джоб-сайтах. Теоретически суд может посчитать такой способ обращения надлежащим.
  4. Кандидат вправе обратиться в суд, чтобы оспорить отказ в трудоустройстве.
  5. Дискриминационный отказ — это нарушение не только Трудового кодекса, но и Конституции. Последствия могут быть серьезными: от штрафа до уголовной ответственности. 
  6. Следите за тем, что вы говорите и пишете кандидату. Разговоры можно записать, а переписку заверить у нотариуса, чтобы придать ей юридический вес.
  7. Идеальный отказ нерелевантному кандидату — тот, к которому он пришел сам, пусть и не без вашей помощи.
  8. Если видите, что человек склонен к конфликтам, лучше дать нейтральный ответ, который не затрагивает его профессиональные и личностные компетенции.

Еще из рубрики “Экспертиза”

хантфлоу, huntflow, рекрутинг, собеседование, интервью
Экспертиза

Что делать, если кандидат не воспринимает рекрутера всерьез

Как доказать свой профессионализм и объяснить необходимость интервью с рекрутером

хантфлоу, huntflow, рекрутинг, тайм-менеджмент
Экспертиза

Как все успеть, откладывая дела на завтра

Тайм-менеджмент для рекрутеров и эйчаров

Экспертиза

Как организовать оценку работы рекрутера

Почему это важно, как выбрать критерии оценки, в какой момент запрашивать фидбек и что с ним делать