5 лайфхаков для продуктивной работы с Gmail

Экономьте время на отправке писем

20 сентября 2022
Время чтения:  3 мин
хантфлоу, huntflow, почта, имейл, лайфхаки, подборка, рекрутинг

Отправка писем кандидатам, коллегам и подрядчикам — часть ежедневной рутины рекрутера. Чтобы рутина не отнимала много времени, нужно использовать все возможности почтового клиента.

Рассказываем о скрытых возможностях Gmail.

 

Готовьте черновики электронных писем в Google Doc

Чтобы обсудить текст электронного письма с коллегами и совместно его отредактировать, создайте черновик прямо в Google Doc:

  1. Создайте новый документ.
  2. Введите @.
  3. Выберите команду Элементы → Черновик электронного письма.

  1. В документе появятся поля для заполнения:

Чтобы поделиться доступом к документу, нажмите на кнопку в правом верхнем углу.

Когда вы закончите редактировать письмо, кликните на синюю иконку слева от поля, чтобы перенести письмо в папку «Черновики» в Gmail.

 
 

Настройте фильтры

С помощью тонких настроек вы можете найти нужные вам письма. Можно отсортировать письма по отправителю и получателю, теме, ключевым словам, размеру вложений, дате отправки или получения.

Нажмите на иконку в правой части поисковой строки и настройте сортировку:

 

Создайте шаблоны писем

Шаблоны помогают экономить время на отправке однотипных писем — например, отказов кандидатам или рассылок коллегам.

Для начала нужно включить эту опцию в Gmail: Настройки → Все настройки → Расширенные → Шаблоны → Включить.

Теперь нужно создать первый шаблон:

  1. Создайте новое письмо.
  2. Напишите текст, который хотите сохранить в качестве шаблона.
  3. Нажмите на три точки в правом нижнем углу.
  4. Выберите Шаблоны → Сохранить черновик как шаблон → Сохранить как новый шаблон.
  5. Название шаблона должно быть таким, каким будет тема письма: оно автоматически подтянется в поле «Тема», когда вы обратитесь к сохраненному шаблону.
 

  1. Чтобы вставить шаблон, нажмите три точки в правом нижнем углу и выберите Шаблоны → Вставить шаблон → (Название нужного шаблона).

Создавайте шаблоны писем кандидатам прямо в Хантфлоу

 

Останавливайте отправку писем

Вы можете отменить отправку письма, которое ушло по ошибке и оказалось незаконченным или написанным с опечаткой.

Выберите период от 5 до 30 секунд, в течение которого отправку можно остановить: Настройки → Все настройки → Общие → Отмена отправки → Промежуток времени для отмены отправки.

Настройте отложенную отправку писем

Если вы пишете письмо среди ночи, но хотите, чтобы адресат получил его в начале рабочего дня, запланируйте отправку на нужную вам дату и время.

  1. Напишите письмо.
  2. На кнопке «Отправить» откройте выпадающий список, чтобы выбрать другие параметры отправки.
 
  1. Нажмите «Запланировать отправку» и выберите подходящее время.

Еще из рубрики “Подборки”

хантфлоу, huntflow, тест, HR-аналитика, аналитика, метрики, подбор
Подборки

Тест: Умеете ли вы принимать решения на основе HR-аналитики?

Узнайте, легко ли вам даются HR-метрики и показатели

хантфлоу, huntflow, мнение, подборка, эйчар, рекрутер, работа, удаленка, путешествие, релокация
Подборки

Как работать в поездках и новых местах

Рассказывают опытные путешественники и эксперты с опытом переезда

хантфлоу, huntflow, сорсинг, рекрутинг, советы, подборка
Подборки

Cорсинговые лайфхаки, которые упрощают жизнь рекрутеру

Знатоки сорсинга делятся любимыми инструментами, каналами и способами поиска