Как передать дела перед уходом в отпуск

Чтобы коллеги не отвлекали, а процессы не останавливались

По данным исследования Superjob, 76% специалистов решают рабочие задачи во время отпуска. Возможно, желание быть на связи и все контролировать сделает вас образцовым сотрудником, но не поможет качественно отдохнуть и отвлечься от рутины.

Чтобы за время вашего отсутствия процессы не сломались, заранее разберитесь в задачах и делегируйте важные проекты. Сделать это правильно поможет наш чек-лист.

Шаг 1: навести порядок в делах и подготовить их к передаче

За 2 недели до отпуска выписать все задачи, в которых вы участвуете как заказчик, исполнитель или заинтересованное лицо. Отметить те, которые не будут завершены до отпуска.
Написать руководителю, коллегам и клиентам письмо об уходе в отпуск. Уточнить, потребуется ли в этот период какое-либо участие в делах с вашей стороны.

Пример письма: разработчик уходит в отпуск и пишет продактам

Тема письма: Отпуск разработчика Петра Сергеева с 6 по 18 июля

Добрый день!

С 6 по 18 июля я буду в отпуске.

Подскажите, планируете ли вы на этот период какие-то критичные задачи, где потребуется мое участие? Если я буду знать о них заранее, смогу выполнить их до отпуска или передать вводные по проекту другому разработчику, чтобы он быстро его подхватил.

Дополнить список задач из пункта 1 информацией от руководителя, клиентов и коллег.
Распределить задачи из списка по 4 категориям:
- успею сделать до отпуска;
- некритичное, вернуться к вопросу после отдыха;
- можно автоматизировать;
- важное, нужно передать кому-то из коллег.
Удостовериться, что передаете коллегам только важные задачи, которые нельзя приостановить.
Составить таблицу проектов, которые будете передавать в работу коллегам, со следующими графами:
- краткая суть проекта;
- статус — что уже сделано, на каком этапе проект сейчас, каким должен быть конечный результат;
- преемник — ФИО и должность сотрудника, которому по силам справиться с проектом;
- список задач по проекту для преемника;
- сроки, в которые преемник должен выполнить задачи;
- доступы, инструкции, шаблоны и контакты, которые могут потребоваться для выполнения задач;
- непредвиденные ситуации, которые могут случиться в проекте, и как их решать;
- контакты людей, которые знают о проекте и могут помочь;
- результат — графа для преемника, где он пишет, что удалось сделать.
Если проектов много, убедиться, что они не перешли к одному человеку.

Шаг 2: передать задачи преемникам

Согласовать с руководителем таблицу для передачи дел: отправить файл и на встрече обсудить, какие и кому дела передает.
Для каждого преемника составить отдельную таблицу с задачами. Для этого сделать копию общей таблицы и удалить из нее все лишнее.
С каждым преемником назначить встречу и обсудить задачи.
Показать преемникам, как выполнять задачи, если они редко сталкивались с подобным.
Поблагодарить коллег за помощь.

Шаг 3: предупредить об отсутствии

За 5–7 дней до ухода в отпуск написать коллегам, клиентам и партнерам об этом. В сообщении указать:
- даты отсутствия,
- варианты экстренной связи,
- преемников по задачам и их контакты.

Пример письма для коллег

Тема письма: Отпуск маркетолога Ильи Васечкина с 10 по 25 июля.

Текст письма:

Всем добрый день!

Коллеги, я буду в отпуске с 10 по 25 июля.

Запуском рекламной кампании для ООО «‎Василек»‎ будет заниматься маркетолог Маша Петрова @mpetrova. Маша в курсе проекта и ответит на ваши вопросы.

Документы для расчетов с подрядчиками направляйте бухгалтеру Ивану Иванову на почту ivanov@romashka.ru.

По остальным вопросам, в том числе экстренным, пишите моему руководителю Сергею Михайлову @makhaylov.

У меня будет нестабильная связь, поэтому отвечать на срочные вопросы смогу в течение 2 дней в телеграме @vasechkin.

Хорошего дня!

Пример письма для клиентов

Тема письма: Отпуск персонального менеджера ООО «‎Василек»‎ с 7 по 21 августа.