Как рассчитать бюджет на подбор персонала

И снизить расходы

Время чтения:  5 мин
бюджет, подбор, расходы, стоимость найма, стоимость подбора, спортмастер, huntflow, хантфлоу

Анна Сиднякова, HRD розничной сети Спортмастера, рассказала, как пошагово рассчитать бюджет на подбор, какие расходы учитывать и на чем можно сэкономить.

 

Шаг №1: определите, сколько человек предстоит нанять 

Что нужно знать: показатель текучки и планы развития компании.

Важно понимать, сколько новых магазинов или офисов будет открыто, какие отделы будут расширяться или, наоборот, сокращаться. 

Например, вы составляете годовой бюджет на подбор продавцов. Известно, что в следующем году компания откроет пять новых магазинов. В каждом магазине будут работать по 14 продавцов, а значит, предстоит нанять 70 сотрудников.

Но это не весь план подбора: не забудьте добавить новые вакансии, которые появятся из-за текучки.

Вот вы проанализировали статистику увольнений в вашей компании и узнали, что текучка среди продавцов — 5% в год. А всего в штате компании 600 продавцов — вероятно, за год уволятся около 30 человек.

Итого: план подбора — 100 человек.

 

Шаг №2: определите, сколько кандидатов потребуется, чтобы нанять необходимое количество сотрудников

Что нужно знать: конверсию из полученных резюме в наем.

Конверсии в разных регионах резко различаются. Например, чтобы нанять работника в небольшом провинциальном городе, может хватить и трех кандидатов, а в Москве придется перелопатить 30 резюме. 

Чтобы узнать конверсию, изучите статистику вашей компании — это легко, если воронка подбора оцифрована. Если же статистики нет или вы заходите в новый регион, где показатели неизвестны, то стоит взять гипотетическую конверсию.

Построить гипотезу можно:

  1. по статистике из городов, которые относятся к тому же кластеру. Например, есть два города, по одному вы знаете конверсию, по другому нет. Если города похожи по численности населения и уровню доходов, то можно предположить, что конверсия у них примерно одинакова;
  2. по информации от других компаний, которые уже подбирали работников в этом же регионе;
  3. опытным путем: собрать определенное количество резюме и пригласить кандидатов на собеседования. По пришедшим соискателям несложно хотя бы примерно оценить воронку подбора в этом городе.

Допустим, чтобы нанять 100 человек, нужно собрать 1000 резюме.

 

Шаг №3: выберите каналы привлечения

Что нужно знать: 

  1. Специфику каналов — например, Linkedin подходит для поиска тимлида, а вот для массового рекрутинга продавцов лучше задействовать другие источники.
  2. Особенности региона — какие каналы здесь работают лучше.
  3. Сколько кандидатов получится привлечь из каждого канала.

Если вы уже пользовались каким-то ресурсом, то должны понимать его возможности. Если нет, то информацию можно получить у коллег по цеху либо у самого канала. О чем стоит спросить:

  • рекламный охват ресурса — например, сколько людей увидит анонс ярмарки вакансий с информацией о вашей компании;
  • посещаемость ресурса — сколько человек посетит ярмарку или конференцию, количество соискателей на джоб-сайте, которые подходят под определенные требования;
  • прогноз, сколько людей выполнит целевое действие: кликнет по баннеру, перейдет по ссылке, оставит контактную информацию, отправит резюме, заполнит анкету, прочитает статью.

Если сведений все равно недостаточно, придется выбирать каналы на основании гипотезы и проверять опытным путем. 

 

Получайте точную информацию о работе по вакансиям, производительности рекрутеров и эффективности источников

 

Допустим, чтобы собрать тысячу резюме, вы решили использовать следующие каналы: ярмарку вакансий, рекламу в популярной местной газете, Хедхантер, анкеты для соискателей в магазине, лендинг с контекстной рекламой.

Вы уже участвовали в нескольких ярмарках и знаете, что из этого источника получите около 50 резюме. Ежемесячно посетители в магазинах оставляют на кассах по 200 резюме, а с лендинга приходит около 300 соискателей. С Хедхантера вы планируете получить 300 откликов. 

Получилось 850 резюме — немного не хватает до тысячи. Вы связались с рекламным агентством, которое хорошо знает специфику города. Рекламщики предложили разместить объявление на первой полосе местной газеты — ее все читают. Это должно дать еще 200 резюме.

Итого: со всех каналов ожидается 1050 резюме — с запасом на случай погрешности.

 

Шаг №4: подсчитайте расходы на каналы привлечения

Что нужно знать: стоимость каналов.

Для расчетов подойдет обычная таблица в экселе. Каждому каналу соответствует единица измерения: так, в Хедхантере это размещение одной вакансии определенного типа, в контекстной рекламе — клик. 

Например, вы знаете: чтобы собрать 300 резюме с джоб-сайта, вам нужно выложить 3 вакансии по тарифу «Премиум». Одна вакансия стоит 10 000 рублей, значит, затраты на этот канал — 30 000 рублей.

Так вы рассчитываете каждый ресурс, потом суммируете результаты и получаете прямые расходы на привлечение соискателей.

Вот мой шаблон бюджета — можно подставить свои цифры и пользоваться.

 

Шаг №5: добавьте в бюджет косвенные расходы

Что нужно знать: правила бюджетирования в вашей компании — какие расходы указывать в бюджете на подбор, а какие нет.

В каждой компании свои правила формирования бюджета — нет единого стандарта с перечислением затрат, которые положено учитывать. Так, к косвенным расходам можно отнести фонд оплаты труда команды рекрутмента.

Некоторые организации дополнительно включают в бюджет стоимость рабочего времени работников, которые не связаны с подбором, но участвуют в нем. Например, когда на собеседованиях кроме рекрутера присутствует технический специалист, который оценивает хард-скиллы кандидатов. 

Или компания приобрела CRM-систему, чтобы автоматизировать и ускорить процессы найма. Расходы на автоматизацию тоже иногда включаются в общий бюджет, но будет некорректно учитывать их при расчете стоимости закрытия одной вакансии.

Допустим, по итогу общие расходы на подбор 100 сотрудников — 1,5 миллиона рублей. Это значит, что наем одного сотрудника обходится в 15 000 рублей.

 

Много это или мало? 

На рынке труда есть информация, сколько в среднем стоит привлечение одного специалиста определенной квалификации на конкретную должность. 

Можно сопоставить стоимость найма в вашей компании и у конкурентов. Например, все тратят на подбор одного продавца 5000 рублей, а вы — 15 000. Тогда, возможно, стоит задуматься о снижении расходов.

В то же время нужно учитывать кучу факторов: у компаний даже из одной сферы деятельности бывает разный подход к подбору персонала и формированию бюджета. Вот вы учитываете в бюджете траты на развитие HR-бренда, а конкуренты — нет. Тогда и стоимость закрытия одной вакансии у них будет существенно ниже.

 

Как уменьшить расходы без снижения качества подбора

Одна из задач HR-подразделения — сделать так, чтобы стоимость привлечения была как можно меньше, но не за счет снижения уровня кандидатов. Вот какими способами можно этого добиться.

 

Работайте с HR-брендом 

Сильный HR-бренд сам по себе генерирует мощный входной поток кандидатов и позволяет сократить количество платных каналов для подбора.

 

Автоматизируйте подбор

CRM-системы помогают автоматизировать рутинные процессы и снимают нагрузку с сотрудников, которые отвечают за подбор. А значит, можно сэкономить на фонде оплаты труда: раньше, чтобы закрывать вакансии, нужно было 10 рекрутеров, а теперь справятся и трое — благодаря автоматизации.

 

Контролируйте воронку подбора

Допустим, процесс подбора выглядит так: отдел рекрутинга находит и отправляет резюме управляющему конкретного магазина. Управляющий сам обзванивает соискателей, проводит с ними собеседования и принимает решение о найме.

Рекрутеры нашли и передали 300 резюме — судя по воронке подбора, этого достаточно, чтобы полностью укомплектовать штат магазина. Сбор резюме стоит денег — расходы уже заложены в бюджете на рекрутмент.

Но почему-то конверсия в наем оказалась аномально низкой. Не исключено, что управляющий забыл обзвонить половину кандидатов или просто потерял резюме. Это проблема, которую не так-то просто выявить, если подбор ведется хаотично — без аналитики и нормативных показателей. Отдел рекрутинга будет скидывать все новые и новые резюме, как в бездонную бочку, и прожигать бюджет впустую.

Поэтому важно контролировать показатели и бить тревогу, если они отклоняются от нормальных показателей в худшую сторону. Например, у нас в Спортмастере есть дашборд, где мы отслеживаем всю воронку подбора и сразу видим, если кто-то лажает.

 

Подумайте над бесплатными каналами привлечения кандидатов

У нас есть анкета на кассе, которую может заполнить любой человек, если хочет работать в Спортмастере. Этот канал демонстрирует высочайшую конверсию в наем — 90% кандидатов в итоге выходят на работу. Он популярен, особенно в регионах, так мы получаем 10% резюме, причем бесплатно. 

Другой бесплатный источник резюме — это соискатели, которые уже побывали на собеседовании, но по каким-то причинам не дошли до трудоустройства.

 

Придумывайте новые каналы и улучшайте старые

Вот есть ярмарка вакансий — стандартный канал, который можно усовершенствовать. 

Цель: поднять конверсию — собрать максимум резюме.

Как добиться: изучить целевую аудиторию — понять, кто посещает ярмарки и что этих людей интересует. Придумать, как получить контакты каждого участника. 

Решение: сделать интересную игру с крутыми призами, чтобы привлечь всеобщее внимание. В рамках игрового процесса собрать информацию об участниках, а с победителями сразу же провести собеседования.

Или другой пример. Есть сайт, который популярен у вашей целевой аудитории. Но люди там не ищут работу, а читают статьи на определенные темы, общаются или просто развлекаются. Почему бы не договориться с этим блогом о спецпроекте — игре, статье, видеоролике, конкурсе, который познакомит аудиторию с вашей компанией и позволит собрать контакты потенциальных работников.

 

Оставляйте время и деньги на поиск и тестирование новых каналов. Нельзя раз и навсегда выбрать несколько каналов и пользоваться только ими. Без постоянной аналитики и трендвотчинга можно просесть.

 

Кратко: как рассчитать бюджет на подбор 

  1. Определите план подбора с учетом развития компании и текучки.
  2. Рассчитайте, сколько резюме нужно собрать, чтобы выполнить план. Понадобится статистика по воронке подбора, а если информации нет, то придется строить бюджет по гипотезам.
  3. Выберите каналы привлечения с учетом особенностей целевой аудитории и специфики региона подбора.
  4. Определите, сколько кандидатов планируете получить с каждого канала.  
  5. Рассчитайте расходы на каналы привлечения. Добавьте к ним косвенные затраты, если это предусмотрено правилами бюджетирования в вашей компании.
  6. Снизить расходы можно за счет развития HR-бренда, автоматизации процессов, контроля воронки подбора, поиска новых и доработки старых каналов привлечения.

Еще из рубрики “Экспертиза”

хантфлоу, huntflow, hr, рекрутинг, советы
Экспертиза

Чему эйчар может научиться у тиктокеров

Рассказываем, как попасть в рек и заработать лайки от кандидатов

хантфлоу, huntflow, катерина гаврилова, собеседование, доходимость
Экспертиза

Как повысить доходимость до собеседований

Почему кандидаты не приходят на интервью и как это исправить