Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Чтобы компании росли и завоевывали рынки, нужны сильные команды. А чтобы их сформировать и развивать, необходимы команды поменьше — отделы подбора и управления персоналом.
О том, как собрать вокруг себя профессионалов, мотивировать их на выдающиеся результаты и не дать выгореть, рассказали эксперты HR-индустрии на митапе Хантфлоу.
Если вы не смогли посетить мероприятие, прочитайте краткий пересказ выступлений, посмотрите фото или видео с мероприятия:
Екатерина Глазова,
ведущий эксперт по автоматизации, Хантфлоу
Проблемы, с которыми можно столкнуться, выстраивая управляемый процесс подбора в CRM-системе
- Нет аналитики, или она собирается вручную. Нет достоверности и прозрачности.
- Отсутствует коммуникация с заказчиками, вся информация хранится в разрозненных местах.
- Много ручной работы, которая отнимает время рекрутеров.
Как настроить аналитику
Время закрытия позиции — основная метрика в построении эффективного процесса подбора. Важно различать время закрытия вакансии и время закрытия позиции. В рамках одной вакансии могут искать нескольких специалистов, поэтому корректно считать время найма каждого из них по отдельности.
Также к важным показателям для оценки эффективности подбора относится время движения кандидатов по воронке и количество кандидатов в воронке.
В Хантфлоу можно отслеживать, сколько дней в среднем специалист находится на каждом этапе подбора. Благодаря этому можно оценить каждый уровень и найти системные «зависания»: например, нанимающий менеджер долго дает обратную связь по кандидатам.
Необходимо искать узкие места в воронке — этапы с низкой конверсией или небольшим количеством кандидатов. А еще более важно выявлять причины таких «просадок».
Просматривайте детализированные отчеты по каждому рекрутеру, чтобы отслеживать их личную эффективность.
Как работать с нанимающими менеджерами
Работать с нанимающими менеджерами бывает непросто. Расскажу о самых частых проблемах и вариантах решения.
- Не разграничены зоны ответственности. Чтобы процесс подбора был эффективнее, заказчика нужно не просто добавлять на вакансию в Хантфлоу, а именно на те этапы, где от него требуются конкретные действия — например, провести интервью или оценить тестовое задание.
- Заявка на подбор не стандартизирована. Часто заказчики озвучивают свои требования на бегу, из-за этого возникает недопонимание, часть информации теряется, а в итоге в воронку попадают неподходящие кандидаты. Чтобы этого избежать, заказчик должен подавать заявку на подбор через рекрутинговую CRM-систему.
- Кандидаты зависают на разных этапах. В Хантфлоу можно ограничить срок нахождения кандидатов на этапах. Как только специалист «застрянет» на этапе, вы получите уведомление. А если кандидат не двигается с этапа заказчика, то уведомление получит и нанимающий менеджер. Часто это существенно ускоряет прохождение специалистов по воронке.
- Заказчики дают неинформативную обратную связь по кандидатам. Важно, чтобы нанимающий менеджер давал развернутый фидбек на каждом этапе, где он задействован. Для этого в Хантфлоу можно использовать формы обратной связи.
Как автоматизировать подбор
Цель рекрутера — закрывать больше вакансий за меньшее время, а рутину нужно автоматизировать, например, с помощью инструментов Хантфлоу.
Анкеты кандидатов. Сформируйте анкету в Хантфлоу и отправьте ее специалисту на почту или в мессенджер. Когда анкета будет заполнена, ответы автоматически загрузятся в карточку кандидата в CRM-системе.
С помощью анкет можно автоматизировать сбор тестовых заданий, данных для службы безопасности и обратной связи от кандидатов. Причем фидбек можно получать и от тех, кто не принял оффер. Такие отзывы позволят доработать вакансию.
Автоматический расчет дедлайнов и план подбора. Автоматический расчет дедлайнов полезен компаниям, у которых есть внутренний SLA, привязанный к категориям вакансий или грейдам. Когда рекрутер выбирает конкретную категорию вакансии, дедлайн закрытия позиции рассчитывается автоматически. Это позволяет проанализировать, насколько команда подбора укладывается в целевые сроки и какой процент просрочки по закрытиям. Также на основе этой аналитики можно корректировать устаревшие регламенты.
План подбора в Хантфлоу автоматически формируется на основе поступивших в систему заявок. Это позволяет распределять нагрузку в команде.
Объединение рекрутеров в команды. Если несколько рекрутеров ведут подбор в одном направлении, Хантфлоу дает возможность объединить их в команду. Каждой команде можно назначить руководителя, а также закрепить ее за конкретным подразделением.
Артем Барбаков,
Head of IT-recruitment, Магнит
Как устроен подбор в tech-команде Магнита
MagnIT — это полноценная IT-компания внутри Магнита, которая закрывает все задачи по разработке и аналитике.
Раньше основной упор делался на работу с кадровыми агентствами, а команда внутреннего подбора воспринималась как буфер между заказчиком и внешними рекрутерами.
Мы решили менять ситуацию:
- Изменили роль и позиционирование: перестали быть «кадровичками», взяли на себя задачи полноценных партнеров бизнеса, погрузились в продукт. Развиваем HR-компетенции, автоматизировали подбор.
- Добились внедрения ДМС для всего IT-направления. Обогатили соцпакет другими льготами и бонусами.
- Расширили географию и набор каналов привлечения. Мы нанимаем людей из Москвы, Санкт-Петербурга, Казани (Иннополиса). Раньше рассматривали кандидатов только из Краснодара — там головной офис.
- Организовали комфортное рабочее пространство и предложили сотрудникам гибкий режим работы.
- Занимаемся обучением команды и развитием IT-компетенций. Рассказали рекрутерам без опыта в IT о стеках технологий, продуктах, специфике — это помогло сформировать в команде подбора знание технологической матчасти. Теперь рекрутеры лучше оценивают резюме айтишников, а нанимающие менеджеры относятся к нам как к профессионалам.
Процессы в команде подбора
Чтобы построить направление IT-рекрутмента в компании, сделали упор на аналитику и прозрачные процессы:
- Настроили BI-аналитику, запустили Хантфлоу и автоматизировали процесс открытия вакансий.
- Внедрили унифицированный SLA. Срок закрытия вакансии зависит от сложности позиции и прописан для каждого этапа подбора. Благодаря этому нанимающие менеджеры стали серьезнее относились к дедлайнам на своих этапах. Вакансии, на которых заказчики сильно затягивали сроки, мы отменяли.
- Стали проводить регулярный замер NPS заказчиков.
На основании SLA и NPS рассчитываются квартальные бонусы сотрудников команды подбора. В процессе метрики корректируются. Например, недавно мы сократили SLA на самых сложных позициях с 3 до 1,5 месяцев.
Чтобы качественно и быстро закрывать вакансии, развиваем команду подбора:
- Обмениваемся опытом и узнаем про текущие проекты, новые языки программирования и источники привлечения кандидатов.
- Изучаем новые источники подбора. Наше правило: Хедхантер не должен входить в топ-3 источников, если рекрутер не занимается подбором в команду техподдержки.
- Развиваем навыки копирайтинга, переписываем вакансии за нанимающими менеджерами.
- Активно осваиваем сорсинг, изучаем булевый поиск.
- Развиваем навыки эффективной коммуникации.
Заказчиков тоже не оставили в стороне — организуем тренинг «Эффективный наем в IT».
Структура команды и возможности роста
Текущая структура управления по подбору технического персонала:
Кроме зарплат, мы мотивируем команду подбора возможностями карьерного роста:
Сорсеры, которые не хотят становиться рекрутерами, могут расти и профессионально развиваться в отделе сорсинга: тестировать новые инструменты, работать над самыми сложными вакансиями.
Результаты
Чего нам удалось достичь благодаря модернизации процессов в команде подбора:
Анна Коломиец,
HRD, Хантфлоу
Чего ожидают от HRD CEO и собственники бизнеса
За последние 2 года ожидания от HR-руководителей выросли. Сейчас кроме привычных хард-скиллов вроде умения закрывать позиции, обучать персонал и разбираться в компенсациях и льготах также требуется:
- юридическая подкованность,
- технические знания,
- владением продуктовыми подходами,
- знание подходов к развитию новой корпоративной культуры,
- инновационность и умение реструктуризировать процессы,
- высокоразвитый эмоциональный интеллект,
- стратегическое мышление и видение,
- гибкость,
- готовность развиваться в различных направлениях,
- глубокое понимание бизнес-процессов,
- высокоразвитые коммуникативные навыки,
- умение работать с цифрами,
- знание психологии,
- стрессоустойчивость.
Директор по персоналу — человек, который должен развивать компанию как систему, помогать собственникам бизнеса и топ-менеджменту формировать и реализовывать стратегию. Если обойтись без помощи HRD, выполнение долгосрочных планов неизбежно будет буксовать из-за нехватки компетенций у команды или недостаточного количества сотрудников.
Модель компетенций HRD
Компетенция — это комбинация знаний, навыков, опыта и личностных качеств, необходимых для эффективного выполнения задач, которая проявляется в конкретных действиях сотрудника.
Модель компетенций в компании позволяет определять, подходит ли специалист, на своем ли он месте и соответствует ли требованиям.
Мы разработали модель компетенций для всех сотрудников Хантфлоу. Расскажу, как делали это для HRD.
Модель компетенций директора по персоналу мы сформировали на основе подхода Д. Ульриха. В соответствии с ним HRD выполняет 4 роли:
Далее ответили на несколько вопросов:
- Какие стратегические цели стоят перед компанией.
- Каковы ожидания компании от сотрудника (HRD).
- Чем на самом деле занимается сотрудник и какой результат его деятельности.
- Какими качествами должны обладать сотрудники. Кто точно не подойдет компании.
Ответы на вопросы помогли сформировать компетенции сотрудников. Так, в модель компетенций HRD входят 3 качества, которые важны для всех специалистов — работа в команде, решительность и аналитичность. Дополняют список 3 уникальные компетенции — лидерство, планирование и организация деятельности, предпринимательское мышление.
В модели должно быть не более 5–6 компетенций. Если будет больше, у сотрудника не получится развить одинаково хорошо весь набор качеств.
Приведу пример описания одной из компетенций:
Скиллсет HRD
После того как мы разработали модель компетенций, перешли к разработке скиллсета. Скиллсет— это набор навыков, выделяющий специалиста в профессиональной среде.
Каждый специалист собирает свой уникальный скиллсет, комбинируя основные и вторичные навыки. Важно, чтобы навыки не перекрывали, а дополняли друг друга.
Чтобы собрать выигрышную комбинацию, нужно обозначить свои сильные и слабые стороны, наметить вектор развития и учитывать востребованность навыков.
При формировании скиллсета HRD следует понять:
- уровень организационного развития компании,
- наличие или отсутствие HR-стратегии,
- численность персонала в компании,
- из какого блока HR вырос HRD,
- какие задачи стоят перед компанией,
- какая ситуация на рынке труда.
Не стремитесь прокачивать те навыки, которые плохо развиты, лучше укрепляйте сильные стороны. Окружайте себя профессионалами, которые компенсируют недостаток знаний или опыта в определенных сферах.
Анна поделилась шаблоном для описания профиля должности и картой ЗУН (знания, умения, навыки).
Серафима Шумеева,
Talent Acquisition Director, Ostrovok.ru
Зачем нужны KPI в рекрутменте
- Позволяют сфокусировать рекрутеров на результате, который нужен бизнесу.
- У рекрутеров появляются зоны роста.
- Повышают совокупный доход компании.
- Результат становится личной ответственностью рекрутера.
- Появляются более прозрачные процессы.
У KPI есть несколько «секретных фич»:
- Мотивируют рекрутеров достигать экстра-результатов.
- Если в компании нет грейдов и performance review, KPI делают перспективы роста сотрудника прозрачными.
- Понятная система мотивации повышает конкурентоспособность на рынке в борьбе за рекрутеров.
Признаки хорошей мотивационной системы
- Принципы формирования системы прозрачны и понятны каждому.
- Цели амбициозные, но достижимые.
- KPI спускаются сверху вниз.
- KPI — одна из тем общения руководителя с командой: от документа с описанием мотивационной системы до обсуждения текущего прогресса.
Мотивация тимлидов в командах подбора
Ответственность тимлидов — и личный результат, и показатели всей команды.
Оценивая эффективность работы тимлида рекрутмента, стоит обращать внимание на количество закрытых вакансий всей командой подбора, а также сколько позиций менеджер закрыл самостоятельно. Также среди KPI для тимлидов могут быть проектные задачи: от формирования команды до описания документов, запуска реферальной программы.
Как способ поощрения тимлида за хорошую работу применяют квартальный бонус. Размер вознаграждения формируется гибко: например, 100% от оклада или 20% от совокупного дохода квартала.
Рекомендации по разработке системы мотивации тимлидов:
- Формируйте KPI вместе c тимлидами и давайте им возможность обсуждать и корректировать целевые показатели в течение 3 месяцев. У нас в компании это можно делать 2 раза за квартал, но нельзя менять свой KPI в последний месяц квартала.
- Максимальный вес в расчете показателей отдайте самой главной метрике — найму.
- Договоритесь об условиях оверперформанса. Например, если команда перегружена и тимлид берет в работу вакансию как рекрутер, то в конце квартала он может получить и свой бонус, и бонус как рекрутер.
Рассчитать KPI для тимлидов можно с помощью шаблона.
Мотивация рекрутеров
Зона ответственности рекрутеров — количество закрытых вакансий. За достижение намеченных результатов джуниоры и мидлы могут получать ежемесячный бонус, сениоры — квартальный.
За каждую закрытую вакансию рекрутер получает фиксированный бонус, который зависит от грейда и сложности позиции. В расчет бонуса можно включить учет NPS, TTA и другие метрики, которые показывают, насколько успешно прошло закрытие. Начисление поощрения можно разделить — 70% выплатить по факту выхода сотрудника на работу, 30% — после прохождения испытательного срока.
Если специалист закрыл больше вакансий, чем должен был, он получает дополнительное вознаграждение. Поощрять сотрудников можно и за активное участие в адаптации новичков.
Мотивация старших рекрутеров и руководителей подбора
Для расчета бонуса старших рекрутеров можно использовать шаблон для тимлидов. Вознаграждение может быть меньше — 50% от оклада.
В фокусе для расчета бонуса старших рекрутеров должно быть 2–3 показателя, например:
- количество закрытий;
- NPS или другая метрика, которая требует улучшения;
- мини-проект.
Для расчета бонуса руководителей можно использовать шаблон для тимлидов. При этом менеджеры подбора могут получать только зарплату без дополнительных поощрений.
Чтобы руководитель получал бонус, он должен выполнять план, работать над проблемами в «красной зоне» и реализовывать большие проекты.
Катерина Гаврилова,
основатель консалтингового агентства DigitalHR
Частые проблемы в рекрутинге
Идеальный рекрутинговый процесс — линейный. В действительности процессы оказываются нелинейными:
Задача руководителя, который работает в нелинейном процессе — помогать рекрутерам четко определять задачи и цели, направление работы.
Рекрутер должен знать ответы на вопросы «Зачем?», например:
- Зачем заказчику нужен этот кандидат?
- Зачем я пишу это письмо?
- Зачем искать кандидата в этом канале?
Проблемы, с которыми часто сталкиваются рекрутеры:
- Нет обратной связи от заказчиков по кандидатам.
- Сложно донести аналитику рынка нанимающим менеджерам.
- Непросто строить коммуникацию с кандидатами — некоторые неохотно идут на контакт.
- Непонятно, какие дополнительные источники поиска кандидатов использовать.
Как мы организовали рутину
Часто мы ведем долгие проекты. Не выгорать и эффективно работать помогает аналитика и выстроенные процессы:
- Определяем сроки реализации каждого этапа.
- Согласовываем критерии смены стратегии поиска кандидата.
- Проводим бенчмарк закрытий: анализируем внешние факторы, собираем данные по предыдущим закрытиям.
Для формирования стратегии поиска пользуемся шаблоном:
Как поддерживать команду в сложных проектах
- Двигайтесь по плану проекта и расширяйте карты поиска. Полезно использовать информацию от кандидатов для построения новых гипотез подбора.
- Проговаривайте кейсы и сложности. Руководитель должен обсуждать с рекрутером узкие места и помогать находить для них решения.
- Управляйте ожиданиями и не завышайте их. Рекрутеру тяжело работать в длительном проекте, когда до конечного результата еще далеко. Полезно разбивать работу на небольшие этапы и хвалить команду за промежуточные достижения: «Отлично, нашли кандидатов», «Провели интервью — здорово».
- Доверяйте решениям рекрутеров.
- Подчеркивайте ценность рекрутера.
- Обращайте внимание на маленькие победы команды.
За что можно любить рекрутмент
- Чувствуешь эйфорию от того, что находишь кандидата.
- Можешь видеть движение специалиста по воронке.
- Обладаешь ресурсами, чтобы улучшать процесс, оптимизировать стратегии поиска.
- Получаешь благодарность от заказчиков и кандидатов.
- Знакомишься с разными специалистами, видишь мир глазами другого человека, расширяешь кругозор.
- Понимаешь, что своими действиями положительно влияешь на карьеру человека и развитие компании.
Будущее рекрутмента
Кандидаты и компании уделяют больше внимание выбору друг друга. Это хороший знак для бизнеса, так как команда снова может стать надежным фундаментом.
Чтобы у рекрутеров было время на глубокое общение со специалистами, нужно отдавать рутинные задачи искусственному интеллекту и стараться максимально автоматизировать работу.
