Как фонд «Нужна помощь» автоматизировал подбор с помощью Хантфлоу

За 3 дня — от подписания договора до боевого запуска

31 января 2022
Время чтения:  7 мин

Клиентами Хантфлоу уже стали более 1500 компаний — среди них корпорации с огромным объемом найма, средний и малый бизнес, НКО. Недавно на Хантфлоу перешел и благотворительный фонд «Нужна помощь». 

HRD фонда Валерия Мазанова развеяла миф о том, что автоматизация рекрутинга нужна только крупным компаниям, а также рассказала, почему они выбрали именно Хантфлоу и как внедрили систему за несколько дней.

 

Валерия Мазанова, HRD фонда «Нужна помощь»

Наш подбор в цифрах

Размер команды подбора: один человек — HR-менеджер Таня, которая в том числе занимается и рекрутингом. По некоторым позициям я тоже подключаюсь к найму, но только на финальных этапах.

Общее количество заказчиков: 13 — все они зарегистрированы в Хантфлоу и могут подавать заявки на подбор.

Вакансий в работе: 6.

Объем найма: в среднем 3 человека в месяц.

Кого нанимаем: все вакансии уникальные — практически нет линейных повторяющихся позиций. У нас большой блок разработки, поэтому чаще всего мы занимаемся IT-подбором.

Средний срок закрытия позиций до внедрения Хантфлоу: неизвестен, ведь раньше мы ничего не считали.

Средний срок закрытия позиций сейчас: 16 дней. 

 

Почему мы решили автоматизировать рекрутинг

В апреле 2021 года я устроилась на работу в фонд «Нужна помощь» и сразу предложила автоматизировать подбор. 

Вот какие проблемы в найме хотелось решить внедрением рекрутинговой CRM.

 

Было неудобно оформлять и хранить заявки на подбор

Раньше у нас не было системного процесса снятия заявки на подбор. Заказчики рассказывали о вакансии и озвучивали свои требования к кандидатам в переписке с рекрутером — найти эту информацию потом было непросто.

Но нам важно делать процессы системными и прозрачными, поэтому я создала шаблон заявки в гугл-таблицах и стала просить заказчиков его заполнять. Работало это примерно так:

 
 

Процесс систематизировался, но все равно забирал кучу времени из-за лишних итераций. По каждой вакансии нужно было:

  1. Создать новый файл. 
  2. Скинуть ссылку заказчику.
  3. Попросить заполнить заявку.
  4. Объяснить, почему это необходимо.
  5. Запомнить, в какой именно папке на гуглдиске лежит файл с заявкой. 
 

Подбор велся вслепую — без метрик и аналитики

До Хантфлоу мы не считали HR-метрики и не анализировали рекрутинг. Но чтобы управлять подбором и ставить цели найма, нужно видеть оцифрованные показатели. Я могла бы считать их вручную, но на это бы уходило все мое время.

Например, мне нужна аналитика по отказам. Фиксировать информацию можно и в экселе — просто писать причину отказа в отдельной ячейке напротив каждого кандидата. Но со временем информации становится все больше и больше, а обрабатывать ее вручную — все сложнее и сложнее. Без автоматизации можно просто сойти с ума.  

 

Заказчики не видели, что происходит с вакансиями

Бывает, что позиция закрывается не так быстро, как хотелось бы нанимающему менеджеру. Он тревожится и не понимает, в чем причина: может, рекрутер забросил вакансию и занимается чем-то другим.

Когда я только пришла в компанию, в команде разработки было очень много вакансий. Руководитель разработки писал мне: «А почему тишина? Что происходит? Подбор идет?» Приходилось по каждому кандидату объяснять, какие действия я предприняла, а какие еще не успела. 

 

Сложно масштабировать подбор

Пока рекрутингом занимается один человек, проблема не стоит так остро. Но если объемы найма будут расти, команда подбора начнет расширяться, то встанет вопрос: как быстро обмениваться информацией и передавать дела друг другу без автоматизации. 

Например, в команду придет новый рекрутер. Как ему понять, что происходило с кандидатами и какая работа велась, если нет единой базы?

 

Как мы выбрали рекрутинговую CRM

На предыдущей работе я уже пользовалась CRM, но она была не очень удобной в плане аналитики и технической поддержки. Когда начала изучать альтернативные варианты, нашла Хантфлоу.

Я написала письмо нашему исполнительному директору, в котором предложила перейти на Хантфлоу и объяснила, что это поможет: 

  • сократить время и трудозатраты на наем;
  • систематизировать работу с заказчиками и кандидатами;
  • автоматизировать подсчет рекрутинговых метрик;
  • собирать базу кандидатов.

Удивительное совпадение: в тот день исполнительный директор была на конференции, где выступали представители Хантфлоу. Там она познакомилась с системой и уже сама подумывала над автоматизацией — мое письмо ускорило принятие решения. 

Вот 4 причины, почему мы выбрали Хантфлоу:

  1. Соотношение цены и качества. Мы смотрели и другие варианты, но они стоили каких-то невероятных денег. Я сразу предупредила команду Хантфлоу, что «Нужна помощь» — некоммерческая организация, поэтому при всем желании мы не сможем сотрудничать на стандартных условиях. В ответ мне сделали предложение, от которого нельзя было отказаться.
  2. User friendly-интерфейс. Для меня важно, чтобы все было наглядно и интуитивно понятно без дополнительного обучения. Я просто даю заказчику доступ к Хантфлоу, скидываю ссылку на краткий мануал, а дальше он сам легко разбирается.
  3. Удобная система аналитики. 
  4. Качественная техподдержка. В некоторых системах нет нормальной технической поддержки, а вся настройка ложится на плечи клиента. Это удобно для больших компаний, которым нужно «допилить» CRM под себя, но не для нас. Мы хотели, чтобы все технические нюансы по внедрению взял на себя подрядчик — с Хантфлоу так и получилось.
 

Почему CRM для рекрутинга нужна даже небольшим компаниям

Есть миф, что автоматизация рекрутинга требуется только крупным организациям, а небольшие компании могут вести подбор и в блокнотике.

Например, мы не можем похвастаться сверхактивным наймом. Поиском наших будущих сотрудников занимается всего один человек — HR-менеджер. Сейчас у нее в работе 6 вакансий — по каждой в среднем около 50 откликов. Это 300 кандидатов, с которыми нужно пообщаться, проинтервьюировать, оценить и зафиксировать результаты оценки. Потом выбрать из них релевантных, показать заказчику, получить и зафиксировать фидбек. 

По мере того как кандидат продвигается по воронке подбора, накапливается все больше и больше информации, которую нужно где-то хранить. Держать все в голове или создавать тысячи колонок в экселе непродуктивно. 

А представьте, что в команду приходит новый рекрутер. Как ему понять, что происходило с кандидатом и какая работа велась, если нет единой базы?

Все мы люди: можем ошибиться, забыть, что-то не расшарить, не отправить, упустить, потерять. CRM помогает минимизировать человеческий фактор и упорядочить процессы. Это важно всегда — вне зависимости от масштабов компании.

 

Как мы внедряли Хантфлоу

От подписания договора до полноценного запуска прошло 3 дня. Я со всем разобралась интуитивно, сразу же подключила свою почту и календари, установила Волшебную кнопку. 

Для заказчиков мы сделали специальную страницу в Notion, где рассказали, что такое Хантфлоу, зачем он нужен и как им пользоваться:

 

Мы достаточно диджитальны, поэтому разобрались без проблем. На полную адаптацию к новым процессам ушла неделя: несколько раз заказчики по привычке отправляли фидбек в Слаке. Но проблема решалась после первого же напоминания, что теперь есть Хантфлоу, где и нужно отписываться по кандидатам.

В «Нужна помощь» открытые коммуникации и культура поддержки изменений. Поэтому никакого сопротивления при автоматизации рекрутинга не ощущалось.  

 

Результаты внедрения Хантфлоу

 

Перешли к управлению подбором на основе данных

В Хантфлоу есть все необходимые отчеты, чтобы контролировать ключевые метрики подбора. Я еще расскажу о том, как мы используем HR-аналитику.

 

Систематизировали сбор заявок на подбор

Мы внедрили свою версию заявки на подбор, которая выглядит как профиль вакансии. Ничего сложного: составили техническое задание, отправили его команде Хантфлоу, получили готовую форму под наши требования. 

Заказчики просто заполняют уже готовый шаблон, вся информация сохраняется в Хантфлоу — не нужно ничего искать. Вот наша форма заявки:

 
 

Добавили кастомные формы для общения с кандидатами

Наша HR-менеджер сделала шаблоны писем по электронной почте, сообщений в телеграме, приглашений на вакансию для холодного поиска.

Шаблоны позволяют сэкономить время рекрутера, а также минимизировать влияние человеческого фактора на HR-бренд компании.

Экономия времени. Когда рекрутер контактирует с большим количеством кандидатов, то может тратить много времени на отправку сообщений. 

Хуже всего, если каждый раз он пишет письмо заново. Чуть лучше, когда есть готовые шаблоны в каком-то документе — надо найти и открыть файл, скопировать из него подходящий текст. Оптимальный вариант, если все шаблоны уже «зашиты» в Хантфлоу: остается только выбрать и отправить кандидату нужное сообщение. На все про все — несколько кликов.

Еще у нас есть шаблоны отказов: мы обязательно даем обратную связь кандидатам, которые не дошли до оффера. При этом рекрутеру и заказчику не нужно писать сообщение с нуля. Они могут взять готовый образец и добавить что-то от себя — например, рассказать, что понравилось и не понравилось, объяснить причину отказа.

Минимизация человеческого фактора. Шаблоны — это гарантия того, что все сообщения рекрутера будут соответствовать tone of voice компании.

Когда шаблоны «зашиты» в систему — это удобно и помогает экономить время.

 

Начали собирать базу кандидатов

Вся информация о людях, которые побывали в нашей воронке подбора, никуда не пропадает, а остается в базе. Рекрутер или заказчик может в любой момент открыть профиль кандидата и посмотреть полную историю: откуда он пришел, на каком этапе подбора остановился, кто с ним работал, как его оценивали. 

 

Процесс подбора стал прозрачен для заказчиков

Теперь заказчик заходит в Хантфлоу и видит все, что сделал рекрутер по его вакансии: сколько людей добавил, как с ними коммуницировал, на каких этапах и почему отвалились или зависли кандидаты. Процесс подбора становится прозрачным и понятным.

Важно, чтобы заказчики могли мониторить активность рекрутеров.

 

Систематизировали обмен информацией между рекрутментом и заказчиками

Теперь коммуникации ведутся в Хантфлоу, заявки на подбор заполняются по стандартизированной форме, информация не теряется, а хранится в системе. 

Это позволило снизить влияние человеческого фактора на подбор. Мы больше не зависим от того, что кто-то забыл передать информацию, не расшарил документ, не отправил письмо, не заметил сообщение.

 

Какие HR-метрики мы контролируем в Хантфлоу

 

Среднее время на этапе

Я проверяю, сколько времени кандидаты проводят на каждом этапе, исследую гипотезы. Например, вижу, что этап принятия решения занимает 7 дней — вроде бы долго и можно сократить срок. Но потом я погружаюсь в анализ и понимаю, что такая скорость оправдана: вот мы сравнивали претендентов между собой, а здесь ждали ответа от другого кандидата. 

Наш средний срок закрытия позиции — 16 дней, что вполне нас устраивает. 

 

Все ли кандидаты получают фидбек

Сейчас я больше концентрируюсь не на скорости найма, а на фидбеке: важно, чтобы каждый кандидат быстро получал обратную связь. Недопустимо держать людей в неведении: если человек нам не подошел, он должен знать об этом.

Я выборочно просматриваю карточки кандидатов и проверяю, получили ли они фидбек и как быстро это произошло.

 

Отказы

Изучаю статистику отказов, чтобы понять, привлекательны ли мы для кандидатов и правильно ли выстроены наши процессы подбора. Для этого смотрю:

  • причины отказов;
  • соотношение между кандидатами, которые отказались сами, и теми, кому отказали мы;
  • на каком этапе и сколько людей отсеивается — помогает понять, правильно ли мы выбираем резюме, знаем ли, кого приглашать к заказчику и кому давать тестовое задание. 
 

Источники резюме

Сейчас основной поток кандидатов приходит к нам через Хедхантер и вакансии в профильных каналах и сообществах. Нам важно понимать, какой результат дает каждый канал. Например, мы знаем, что почти четверть вакансий закрываем через телеграм-каналы — лучше всего работает VDHL.

В будущем планируем сделать карьерный сайт. Тогда отчет по источникам резюме пригодится, чтобы видеть, как много людей приходят с этой страницы и насколько они релевантные.

Еще из рубрики “Кейсы”

Кейсы

Как в ActionTech выстроили весь наем с нуля с помощью Хантфлоу

А еще вовлекли команду в подбор, выявили и отработали слабые места в процессе

Кейсы

Кейс Хантфлоу: как мы создали карьерный сайт за 3 месяца

И зачем он понадобился, если 6 лет компания обходилась без него

Кейсы

Как Selectel перешел на Хантфлоу и ускорил закрытие вакансий на 23%

Наш первый клиент рассказывает, как в далеком 2015 году выбирал ATS и почему предпочел никому неизвестный Хантфлоу

хантфлоу, huntflow, кейс, API, отчет, рекрутинг
Кейсы

Кейс Хантфлоу: индивидуальные рекрутинговые отчеты

Как IT-аутсорсинговая компания отслеживает в Хантфлоу закрытие вакансий внутренними кандидатами с помощью автоматического отчета