Организационный дизайн: что это и как он помогает в построении компании

Чтобы бизнес достигал целей, он должен быть правильно построен. Какие отделы нужны? Будут ли проектные команды или лучше распределить сотрудников по традиционным отделам? Какие роли потребуются? Как выстроить кадровое планирование и технологию работы? Все это лишь часть вопросов, на которые можно найти ответы в рамках организационного дизайна.

Подробнее о том, что такое оргдизайн, из чего он состоит и как им заниматься, мы поговорили с Натальей Красновой — корпоративным тренером, преподавателем ВШЭ и РАНХиГС.

Что такое организационный дизайн

Организационный дизайн — это проектирование структуры, процессов, системы управления, принципов взаимодействия и распределения ответственности внутри компании. Он отвечает на вопрос: «Как все должно быть построено внутри, чтобы цели бизнеса достигались?» 

Теоретические основы оргдизайна довольно слабые: это не наука, а набор практик. Можно сослаться на книги канадского профессора Генри Минцберга — он считается основоположником организационного дизайна. Но его теория сформировалась еще в 80-х годах прошлого века, а за это время подходы к проектированию бизнеса изменились.

Обычно когда люди говорят об оргдизайне, то в первую очередь подразумевают разработку организационной структуры. Это такая схема с указанием должностей, отделов, департаментов и связей между ними. На самом деле организационный дизайн — это более комплексный процесс, который может состоять из следующих блоков:

1. Дизайн бизнес-модели — разработка корпоративной культуры, бизнес-стратегии, подходов к лидерству и стратегии работы с талантами.
2. Дизайн операционной модели — определение ролей и метрик, принципов оперативного управления.
3. Рабочий дизайн — создание технологии работы и системы мотивации.
4. Дизайн работы — кадровое планирование, построение архитектуры работы, дизайн ролей.
5. Дизайн оргструктуры.

Кому и когда нужен организационный дизайн

Все компании занимаются теми или иными элементами оргдизайна. Они могут называть этот процесс по-разному: «бизнес-архитектура», «оргразвитие», «управление оргструктурой» — суть не меняется. Даже крошечному стартапу с несколькими сотрудниками в штате стоит задуматься о дизайне. Это поможет предотвратить проблемы на стадии роста, когда она наступит.

Лучше выстроить скелет и уже потом наращивать на нем мышцы, в роли которых выступают сотрудники, чем устроить хаос, а затем пытаться его систематизировать.

Оргдизайн — это стратегический подход к развитию бизнеса, когда вы действуете на опережение, чтобы избежать проблем. Это так же естественно, как включить дальние фары перед поездкой по темной дороге заранее, а не когда машина въехала в дерево.

Например, мы ведем проект по организационному дизайну для татарстанской компании. Начинали работать, когда у них было 20 человек, а за 2 года численность персонала выросла до 500.

Подходы к оргдизайну и тренды

В последние годы актуальность приобретают динамические, гибкие оргструктуры. Они постоянно перестраиваются, адаптируясь к изменениям условий и задач. Если раньше все основывалось на регламентах и жесткой иерархии, то сейчас доминирует инновационный подход с демократизацией, децентрализованным управлением, командами вместо отделов, гибкими виртуальными структурами. 

Мои партнеры из компании Betobe провели исследование и собрали общую схему с эволюцией подходов к организационному дизайну:

Какие факторы влияют на оргдизайн

1. Стратегия компании.
2. Функциональные стратегии (маркетинг, HR, финансы, производство и так далее).
3. Структура и уровень централизации управления.
4. Численность персонала.
5. Количество подразделений.
6. Иерархия, связи.
7. Гибкость компании.
8. Подвижность или неизменность компании.
9. Скорость принятия решений.
10. Специфика документооборота в компании и в отдельных подразделениях.
11. Количество подчиненных на одного руководителя.
12. Средний возраст сотрудников.
13. Технологии — например, автоматизация и использование искусственного интеллекта могут снижать потребность в персонале начального уровня.
14. Политика — массовая релокация, санкции, импортозамещение, изменения в законодательстве.
15. Экономические факторы — изменение цен, снижение или повышение платежеспособности населения.
16. Социальные факторы — демографическая яма, повышение требований сотрудников к условиям труда, выход на рынок новых поколений кандидатов.

Что может быть результатом организационного дизайна

Результат зависит от цели проекта. Например, на одном проекте мы составляли описание организации с учетом стратегических планов растущего и меняющегося бизнеса. Описание включало:

• организационную модель компании;
• матрицу ответственности за разные сферы;
• стратегию развития каждой функции — HR, IT, финансы и так далее;
• оргструктуру с перечнем полномочий — кто и по каким вопросам принимает решения;
• схемы бизнес-процессов;
• набор критериев эффективности.

С чего начать оргдизайн

Весь процесс можно разделить на 4 шага: диагностика, приоритезация проблем, дорожная карта, внедрение.

Шаг №1: диагностика

Компания — это живой организм. Мы выступаем в роли врача: начинаем с диагностики, чтобы понять, где болит и что нужно менять. У нас есть набор инструментов:

• анализ документов;
• структурированное интервью с сотрудниками;
• фокус-группы;
• анкетирование;
• бенчмаркинг;
• визуализация существующей оргструктуры. 

Сначала «измеряем температуру» — то есть собираем метрики для оценки оптимальности структуры. К таким метрикам могут относиться показатели численности сотрудников, производительности труда, расходов на работников и качества персонала.

Но цифры — это не все. Обязательно нужно узнать мнение «пользователей системы» — как обычных сотрудников, так и руководителей. Важно узнать, какие проблемы в оргструктуре, и услышать предложения. 

Шаг №2: приоритизация проблем

Затем в зависимости от целей, задач и показателей строим панель управления компанией:

Мы сравниваем реальные результаты с целевыми показателями, чтобы найти проблемные зоны. Их отмечаем при помощи светофора: 

• красное — надо решать еще вчера; 
• желтое — задачи второй приоритетности; 
• зеленое — все хорошо, пока ничего делать не нужно.

Так мы выделяем наиболее приоритетные проблемы, над которыми предстоит работать в рамках организационного дизайна.

Шаг №3: дорожная карта

За каждой выбранной проблемой стоит огромный объем работы. Допустим, мы хотим повышать производительность. Для этого надо понять, как измерять и визуализировать эту производительность, как организовать работу и управлять численностью персонала. Также стоит оценить оргструктуру и систему взаимодействия между ее элементами — вдруг там проблемы, влияющие на производительность.

Если хотим увеличить коэффициент внутренних назначений, придется пересматривать всю систему работы с кадровым резервом.

Шаг №4: внедрение изменений

Чтобы избежать проблем со внедрением, важно на предыдущих этапах привлекать к оргдизайну других сотрудников. Самые неудачные проекты — это кабинетная разработка, когда HR-команда засела, что-то придумала, а потом принесла это всем со словами: «Вот вам новая структура — теперь будем жить так».

Ответная реакция сотрудников очевидна: «Нас не спросили, что-то там выдумали. Сейчас мы найдем 1000 причин, почему это не будет работать. А если и не найдем, то станем молча саботировать нововведения».

Мудрый эйчар сделает эту работу руками и мозгами других сотрудников и топ-менеджеров. Тогда приживаемость новой системы будет стремиться к 100%.

Принципы организационного дизайна

Оргдизайн — не проект, а процесс

Еще недавно можно было спроектировать структуру организации и пару лет спать спокойно. Теперь же скорость изменений резко возросла, поэтому оргдизайном приходится заниматься постоянно. 

Советую придерживаться следующих принципов:

1. Любая структура временна.
2. Оптимальная структура со временем перестает быть оптимальной.
3. Идеальной структуры не существует.
4. Оргдизайн — не разовый проект, а регулярная деятельность.

Разумная регламентация

Скорость изменений настолько возросла, что процессы могут трансформироваться, пока вы их описываете. Чтобы не заниматься бесполезной деятельностью, лучше разделить процессы на три группы:

• А — нужно регламентировать максимально подробно до уровня пошаговых инструкций «делай раз, делай два, делай три»;
• B — можно регламентировать, если все А-процессы уже описаны;
• С — не надо регламентировать.

Есть четкие критерии, которые позволяют понять, нужно ли регламентировать процесс:

1. Проблемность процесса — если все и так хорошо работает, не стоит тратить время на регламентацию.
2. Количество сотрудников, задействованных в процессе. Если с процессом работают 3 человека, то можно обойтись без регламентов. А если 100, то лучше все подробно описать.
3. Уровень сотрудников, которые работают с процессом. Процессы для линейных сотрудников принято подробно описывать, чтобы не было пространства для самодеятельности. Экспертов же жесткие регламенты только ограничивают.
4. Скорость изменений внутри компании.

Опора на самовыдвиженцев

Например, Росатом привлекает сотрудников к проектам через создание команд поддержки изменений (КПИ). Руководство компании обратилось к работникам и предложило им стать движущей силой изменений. Из желающих сформировали команды и распределили их по проектам. 

Помимо упрощения внедрения, это еще и большая помощь эйчарам, которых часто просто не хватает на все задачи.

Начинать с бардака — это нормально

Практически все начинают с бардака. Обычно на первом этапе работы над оргдизайном бизнес напоминает сеть феодальных княжеств, где каждый феодал делает, что хочет. А выгоду получает тот, кто первым забежал в кабинет директора.

На следующей стадии появляется кросс-функциональное взаимодействие, опросы сотрудников и обмен мнениями. Далее происходит стандартизация и регламентация процессов, ужесточение структуры работы. Наконец компания приходит к гибкому подходу с продуктовыми командами, проектами и виртуальными структурами вроде комитетов и советов.

Организационная эффективность

Организационная эффективность — это то, насколько бизнес достигает своих целей. И оргдизайн нужен не сам по себе, а чтобы обеспечить высокую организационную эффективность. По сути, он должен давать ответ на вопрос: «Как все должно быть устроено, что целевые показатели достигались?»

Оценивать организационную эффективность можно с помощью все той же приборной панели со светофорными индикаторами. Если красных сигналов нет и в основном все зеленое, можно считать, что оргдизайн проводится качественно. Но расслабляться не стоит: зеленый цвет одних показателей способен стать красным, пока вы работаете над другими. А бизнес-задачи и цели трансформируются под воздействием внешних и внутренних факторов.

Как можно подробнее изучить организационный дизайн

Оргдизайн — практическое, а не теоретическое направление, которое активно развивается. Поэтому нужно держать руку на пульсе, изучать свежие кейсы, практики и инструменты. В этом помогут курсы, но их пока не так много. 

Могу посоветовать курсы «Директор по организационному развитию» от topcareer и «Оргструктура компании: дизайн и внедрение» от Mike Pritula Academy. Также ВШЭ планирует запустить программу MBA для C&B-специалистов с блоком про оргдизайн — уточняйте информацию.

Выводы

1. Организационный дизайн — это проектирование структуры, процессов, систем управления и взаимодействия внутри компании, направленное на достижение бизнес-целей.
2. Оргдизайн нужен компаниям любых размеров и на любых стадиях развития. Чем раньше вы начнете им заниматься, тем лучше: эффективнее предотвращать пожары, чем их тушить.
3. Не существует стандартизированного документа, который всегда должен получаться в результате оргдизайна. Все зависит от целей: в одном случае это может быть схема с огрструктурой и описанием бизнес-процессов, во втором — обновленные функциональные политики, в третьем — что-то еще. 
4. Оргдизайн состоит из следующих блоков:

• дизайн бизнес-модели,
• дизайн операционной модели,
• рабочий дизайн,
• дизайн работы,
• проектирование оргструктуры.

5. Организационный дизайн компании всегда начинается с диагностики. Нужно не только изучить показатели для оценки организационной эффективности, но и провести интервью с сотрудниками.
6. Затем необходимо сформировать «приборную панель управления», где будут бизнес-цели, задачи, показатели. Проблемные зоны, где целевые показатели сильно отстают от реальных, надо выделить красным цветом и взять в работу как можно быстрее.
7. Привлекайте к оргдизайну других сотрудников компании: классные проекты не делаются в одиночку. Так вы упростите себе жизнь на этапе внедрения.
8. Оргдизайн — это не разовый проект, а постоянный процесс. Не надейтесь, что единожды спроектированная система останется неизменной навеки. 
9. Не все процессы нужно регламентировать — не делайте лишнюю работу. 
10. Не бойтесь бардака на первых порах, с этого все начинают.