Статьи

Редактор: Анна Ефимова

Как правильно собирать рекомендации о кандидатах

И почему это важно при поиске сотрудников

Мы уже рассказывали, какие вопросы задать собеседнику на интервью, чтобы получить честные ответы. Но полагаться только на слова кандидата не стоит: он может что-то приукрасить или скрыть. Лучше потратить время и собрать рекомендации, чтобы избежать ошибки найма.

О том, чем работодателю полезны рекомендации и как их собирать, мы поговорили с Екатериной Селезневой из Social Discovery Group и Катериной Никулиной из DigitalHR. Эксперты рассказали, к кому обращаться с вопросами о кандидате и как выстроить беседу, чтобы собрать больше информации.

Екатерина Селезнева,

Senior Global Talent Acquisition Manager в Social Discovery Group

Зачем работодателю собирать рекомендации

Рекомендации позволяют узнать человека со стороны: как он работал в команде, выстраивал взаимоотношения с коллегами и решал рабочие задачи. Такой подход помогает убедиться, что кандидат говорил правду на интервью, и избежать неприятных последствий. Например, когда собеседник утверждает, что у него есть необходимый опыт, а по факту — нет.

Благодаря рекомендациям можно узнать то, о чем кандидат не упомянул, например о ссоре с руководством или нарушениях трудовой дисциплины. Я слышала о случаях, когда кандидату отказывали в трудоустройстве, потому что с прошлого места работы его уволили за разглашение коммерческой тайны. Такой тайной могут быть контакты клиентов, суммы доходов или уникальная рецептура продукта.

Что такое коммерческая тайна

Рекомендации помогают выяснить подобную информацию о кандидате до того, как его примут на работу.

В сборе рекомендаций участвуют три стороны:

Рекрутер или другой представитель работодателя, который собирает рекомендации.
Кандидат — тот, кто претендует на должность и может предоставить контакты людей, которые готовы про него рассказать.
Рекомендатель — человек, который дает информацию о кандидате.

Когда можно обойтись без рекомендаций

Работодатель может использовать другой способ проверки знаний, опыта и навыков. Например, запросить у кандидата портфолио с работами или дать тестовое задание. Такими методами часто проверяют людей, которые «работают руками»: редакторов, дизайнеров и разработчиков.

Например, для разработчиков часто устраивают «лайвкодинг» — когда кандидату дают задачу, а он решает ее в присутствии технического специалиста со стороны работодателя.

Некоторые работодатели собирают рекомендации просто потому, что так принято. Но есть случаи, когда проверить умения кандидата на практике важнее, чем получить рекомендации.

К сбору рекомендаций прибегают, когда кандидата сложно проверить иным способом, например, если он претендует на руководящую должность. В этом случае важнее не то, как человек пишет код или статью, а как он управляет командой и ставит сотрудникам задачи.

К кому обращаться за рекомендациями

Рекрутер может пообщаться с любым человеком, которого посоветует кандидат. Главное — убедиться, что собеседник настроен общаться.

Будет лучше, если кандидат даст несколько контактов: например, экс-руководителя, кого-то из бывших подчиненных и коллег. Это позволит собрать более достоверную обратную связь — нельзя полагаться на мнение одного человека, ведь оно может быть предвзятым.

Одного рекомендателя недостаточно, чтобы собрать разностороннее мнение о работе кандидата. Лучше получить информацию хотя бы от двух-трех человек.

Желательно, чтобы кандидат заранее предупредил рекомендателя о том, что ему могут звонить и задавать вопросы. Тогда рекомендатель будет готов к беседе — выше вероятность, что он поделится информацией.

Если кандидат еще не разговаривал со своим работодателем об уходе, то можно попросить у него контакты с предыдущей работы. Принцип тот же: пригодится номер бывшего руководителя, коллеги или подчиненного.

Как проходит сбор рекомендаций

Сбор контактов

Сначала рекрутер спрашивает у кандидата контакты людей, которые могут дать на него рекомендацию.

Если у кандидата нет контактов, можно связаться с отделом кадров предыдущего работодателя и уточнить, с кем можно поговорить. Главное — заранее предупредить кандидата, кому вы планируете позвонить, чтобы получить информацию.

Обычно кандидаты делятся контактами. Если человек не хочет, чтобы ему звонили на работу, нужно уточнить причину. Возможно, он никому не говорил, что подумывает об уходе, это секрет. Если же объективной причины нет, стоит задуматься, не скрывает ли кандидат какую-то информацию.

Подготовка вопросов

Чтобы не забыть спросить о чем-то важном, рекрутер заранее составляет вопросы для рекомендателя.

О чем можно спросить:

Какие задачи выполнял сотрудник?
Как общался внутри коллектива?
Как справлялся с задачами?
Какие у него сильные и слабые стороны?
Бывали ли конфликты внутри коллектива с этим сотрудником?
Хотели бы снова работать с этим человеком, если бы появилась такая возможность?

Универсального списка вопросов нет, они различаются в зависимости от должности рекомендателя. Например, руководитель кандидата может лучше оценить, как он выполнял рабочие задачи, а коллега — как выстраивал общение с командой.

Общение с рекомендателем

Лучше заранее уточнить у кандидата, как лучше связаться с рекомендателем. Все индивидуально: одному человеку можно позвонить, а другой настроен общаться только в мессенджерах или по электронной почте.

Перед звонком стоит сначала написать: объяснить, кто вы и с какой целью обращаетесь, а также уточнить, когда и каким образом собеседнику будет удобно пообщаться. Важно помнить, что рекомендатель не обязан давать комментарии, поэтому выстраивать общение стоит с уважением к его времени.

При звонке нужно еще раз представиться и напомнить, откуда вы и почему звоните. Так собеседник сможет вас вспомнить, если к моменту разговора уже забыл о содержании письма.

Некоторые рекомендатели не дают отзывы по телефону, а просят направлять официальный запрос. Тогда нужно составить письмо и отправить по почте — обычной или электронной. Запрос составляется в свободной форме, главное — указать, от кого письмо, кому адресовано и на какого человека нужна рекомендация.

Например, официальный запрос на рекомендацию может выглядеть так:

Типичные ошибки при сборе рекомендаций

Собирать рекомендации без предупреждения

Рекрутеру лучше сообщить кандидату о своих планах. Если умолчать о сборе рекомендаций, можно случайно подставить человека перед его работодателем. Например, если кандидат еще никому не говорил о том, что планирует поменять работу.

Звонить рекомендателям без предупреждения

Перед тем как звонить рекомендателю, советую написать ему сообщение и уточнить, когда он сможет пообщаться. Врываться в жизнь человека без предупреждения не стоит: собеседник может быть занят и не ждать звонка — тогда полезного разговора не получится.

Задавать нерабочие вопросы

Не стоит задавать личные вопросы о кандидате. Со стороны это выглядит так, как будто рекрутер пришел собирать сплетни. Рекомендатель может передать кандидату, что потенциальный работодатель очень интересовался его личной жизнью и задавал бестактные вопросы. Не исключено, что после этого тема трудоустройства отпадет сама собой.

Кроме того, кандидат может рассказать об этом инциденте знакомым или оставить негативный отзыв в интернете — тогда репутация работодателя будет под угрозой.

Что делать, если рекомендации различаются

Бывают случаи, когда один человек отзывается о кандидате положительно, а другой — отрицательно. Тогда нужно поговорить с кандидатом: сообщить, что вы получили негативный отзыв, и уточнить, почему это произошло.

Негативный отзыв — не приговор, но повод поговорить с кандидатом и выяснить, почему о нем так говорят.

По ответу кандидата можно делать выводы, стоит ли обращать внимание на негативный отзыв. Если сомневаетесь, лучше поговорить с кем-то еще, кто может знать об этом конфликте, например с бывшим коллегой кандидата. Это позволит глубже исследовать спорную ситуацию и понять, на чьей стороне правда.

Катерина Никулина (Гаврилова),

основатель агентства DigitalHR и джоб-платформы Choicy

Примеры вопросов для сбора характеристики

Вопросы можно разделить на 4 группы: ретроспективные, на оценку навыков и результатов, личностные, обобщающие.

Ретроспективные вопросы помогают разобраться в контексте работы сотрудника, верно трактовать его качества и заслуги. Например, на собеседовании кандидат может показаться конфликтным. Но если бурные выяснения отношений были частью корпоративной культуры предыдущего работодателя, дело не только в специалисте.

С помощью ретроспективных вопросов также можно верифицировать опыт, о котором заявляет кандидат. Нередко люди приукрашивают свой бэкграунд — ответы позволят вычислить обманщика.

Всегда ли ложь кандидата — повод для черной метки

Вопросы на оценку умений и результатов помогут понять, справится ли сотрудник с вашими задачами. Узнайте у рекомендателя:

Каких результатов добился сотрудник?
В чем сильные и слабые стороны специалиста? В каких ситуациях он их проявлял?
Какие качества специалисту следовало прокачать во время работы в компании и почему?
Как вы оцените работу сотрудника по десятибалльной шкале и почему оценка такая?

Чтобы ответ на последний вопрос был максимально информативным, на собеседовании спросите кандидата о том же: как оценил бы его работу прошлый работодатель по десятибалльной шкале.

Если рекомендатель ставит оценку ниже 8, уточните, что его не устраивало в работе специалиста. Если между оценками кандидата и рекомендателя разрыв более 3 баллов, стоит разобраться в причинах.

Личностные вопросы помогут оценить софты специалиста: ответственность, внимательность, стрессоустойчивость, умение коммуницировать с командой и решать конфликты.

Вопросы для оценки личностных качеств специалиста:

Как справлялся со стрессом и неудачами?
Как воспринимал негативную обратную связь?
Как общался с командой?
Конфликтовал ли с кем-то? Как решали конфликт?
Как относился к своим ошибкам?
Кандидат на собеседовании сказал, что рекомендатели могут отметить как его слабую сторону… (качество, например необязательность). Вы согласны с этим?

Обобщающий вопрос должен подытожить сказанное. Спросите у рекомендателя, ‎хотел бы он снова поработать с кандидатом. Если бывший работодатель ответит, что не против вернуть специалиста, но на позицию ниже, это тревожный сигнал.

Чтобы разобраться, о чем говорить с рекомендателем, читайте книгу Джеффа Смарта и Рэнди Стрит «‎Кто. Решите вашу проблему номер один»‎.

Как анализировать полученную информацию

Критично оцените абстрактность характеристики. Если в речи рекомендателя было много оценочных прилагательных и мало фактов и цифр, стоит насторожиться. Возможно, фидбэк был дан формально или кандидат попросил бывшего работодателя подсобить с хорошим отзывом.

Сопоставьте слова рекомендателя с информацией, которую вы получили от кандидата на собеседовании. Убедитесь, что специалист не обманул вас.

Оцените, насколько навыки и умения специалиста будут вам полезны. Например, в одной компании маркетолог может отвечать за запуск рекламных кампаний, а в другой — заниматься аналитикой конкурентов и общаться с подрядчиками. Для этих ролей нужны разные харды и софты.

Не отметайте специалиста, если рекомендатель озвучил его слабые стороны. Компании нужен не идеальный сотрудник, а тот, который справится с задачами. Допустим, вы узнали, что слабая сторона человека — коммуникация с командой. Подумайте, как часто ему будет требоваться этот навык. Возможно, ему не нужно постоянно общаться с коллективом, чтобы добиваться результатов.

Что делать, если с экс-работодателем был конфликт

Конфликты — норма взрослой жизни, так что не спешите ставить крест на кандидате раньше времени. Уточните у рекомендателя:

что стало причиной конфликта,
как была решена ситуация,
повторялся ли конфликт.

Подобные вопросы стоит задать и кандидату, чтобы получить более полную картину. Запросите рекомендации с других мест работы. Если и там сотрудник постоянно участвовал в баталиях, задумайтесь, умеет ли он договориваться с коллегами и не доходить до выяснения отношений.

Что делать, если рекомендации запрашивают у вас

Опирайтесь на факты. Расскажите, какие задачи выполнял сотрудник, в чем была их сложность, каких успехов он достиг, а где ему не хватало знаний и опыта. По возможности проиллюстрируйте результаты цифрами.
Вводите рекрутера в контекст. Бывает так, что сотрудник не достиг результата из-за неполадок в процессах или недостатка ресурсов. Не сваливайте всю вину на человека, а честно расскажите о ситуации в компании и сдерживающих факторах.
Не переходите на эмоции. Если сотрудник показал себя не с лучшей стороны, постарайтесь объективно оценить его умения и результаты без обвинений.
Не бойтесь давать негативные рекомендации, не сглаживайте углы и не замалчивайте. Компания может совершить ошибку найма из-за того, что вы постеснялись сказать неприятную правду.
Если вы не знали об уходе сотрудника, дайте объективную рекомендацию, а затем поговорите с ним. Уточните, почему он решил сменить работу и попробуйте удержать его. Если человек настроен решительно, вместе продумайте план его безболезненного выхода из процессов.

Главное про сбор рекомендаций на кандидата

Рекомендации помогают подтвердить слова кандидата и убедиться, что у него есть тот опыт, о котором он говорил.
Рекомендации — это инструмент, а не обязанность. Если навыки кандидата можно проверить с помощью портфолио или тестового задания, то собирать рекомендации необязательно.
Лучше запрашивать рекомендации как минимум у двух человек. По одному отзыву сложно объективно судить о кандидате.
Рекомендации собирают так: сначала уточняют контакты у кандидата, затем готовят вопросы и связываются с рекомендателем.
Не стоит полагаться на характеристику, если в речи рекомендателя было много абстракции и мало фактов.
Не отметайте кандидата только из-за неидеальной рекомендации: у всех есть слабые стороны.
Если отзывы о кандидате различаются, стоит уточнить у него, почему возникла такая ситуация.
Частые ошибки начинающих рекрутеров:
- не ставить кандидата в известность о сборе рекомендаций;
- звонить рекомендателям без предупреждения;
- задавать вопросы, которые не касаются работы.