Как HR-команда СИГМЫ полюбила писать письма и назначать встречи через Хантфлоу

И зачем для этого потребовались манекены

19 января 2023
Время чтения:  5 мин
хантфлоу, hun

Хантфлоу позволяет автоматизировать множество процессов и снять с рекрутеров рутинные задачи вроде отправки писем кандидатам. Но случается, что команды подбора не сразу оценивают все возможности системы. 

Руководитель отдела подбора и адаптации персонала компании СИГМА Марина Ничипоренко рассказала, как организовала практический тренинг для своей команды, и показала преимущества отправки писем и приглашений на встречи кандидатам прямо из Хантфлоу.

 

Марина Ничипоренко, руководитель отдела подбора и адаптации персонала в СИГМЕ

 

Какая стояла задача

СИГМА быстро растет: за прошлый год к нам присоединились несколько сотен сотрудников в разных городах России. Причем за многих из них приходилось бороться: конкуренция на IT-рынке не ослабевает. Чтобы подбор успевал за ростом и масштабированием компании в условиях перегретого рынка, нужно отладить все процессы — даже те, что на первый взгляд кажутся незначительными. 

Мы внедрили Хантфлоу в октябре 2021 года. После полугода работы выяснилось, что не все коллеги используют возможности системы по максимуму. Так, Хантфлоу позволяет общаться с соискателями прямо из системы — все сообщения сохраняются в истории. Но участники команды подбора продолжали переписываться с кандидатами из своих мессенджеров и почтовых клиентов, просто копируя контакты из Хантфлоу. 

Это стало понятно по итогу еженедельных встреч. Я провожу их с каждым менеджером по подбору, иногда заглядываю в воронку и карточки кандидатов. Некоторые менеджеры от встречи к встрече продолжали общаться с кандидатами привычным им образом: в карточках не было никакого цифрового следа.

Нам же было важно хранить всю историю общения с кандидатами в Хантфлоу. Хотелось иметь возможность вернуться к переписке и посмотреть, что на самом деле мы писали и предлагали людям полгода или год назад. 

Кроме того, в нашем Хантфлоу много готовых шаблонов писем на все случаи жизни. Это удобно — просто выбираешь подходящую форму и отправляешь кандидату. Но оказалось, что часть команды игнорирует шаблоны, предпочитая работать по старинке, а у некоторых даже не подключена почта в Хантфлоу. 

СИГМА присутствует в 12 городах. Это значит, что кандидата могут пригласить в любой удобный ему офис для оформления документов. Условия оформления в офисах часто меняются — все коррективы мы оперативно отображаем в общих шаблонах в Хантфлоу. Поэтому рекрутеры, которые не пользуются такими шаблонами, могут передавать кандидатам недостоверную информацию.

Чтобы процессы стали прозрачнее и эффективнее, я решила провести тренинг для команды подбора по работе с почтой и календарем в Хантфлоу. У нас не было задачи организовать проверочную работу и выставить «оценки». Мы использовали тренинг, чтобы показать преимущества Хантфлоу менеджерам по подбору и мягко подтолкнуть их к полноценному использованию системы.

 

Как организовали проверку

Я предложила коллегам потренироваться на «манекенах»: каждому из 16 рекрутеров в команде подбора я создала виртуального кандидата в виде карточки в Хантфлоу. Карточки так и озаглавила: «Тренировочный манекен №1», «Тренировочный манекен №2», «Тренировочный манекен №3». В строке контактов каждого «манекена» указывался адрес корпоративной почты его рекрутера. То есть рекрутеры писали письма сами себе. 

 
Карточка «кандидата» в Хантфлоу с корпоративной почтой рекрутера в строке контактов

Также я создала вакансию «Тренировочная песочница» со стандартными этапами: новое резюме, приглашение на собеседование, проверка службы безопасности, приглашение на оформление, испытательный срок пройден. 

 
Вакансия «Тренировочная песочница» и список кандидатов

Задача менеджера по подбору — пройти с «кандидатом» последовательно по всей воронке и на каждом этапе отправить соответствующее письмо, например: 

  • приглашение рассмотреть вакансию;
  • приглашение на собеседование;
  • welcome-письмо для нового сотрудника.

Для рассылки разрешалось использовать общие стандартные шаблоны или создать собственные. Все письма нужно было дублировать на мою почту: так я могла наблюдать за процессом, находить интересные решения в текстах и корректировать коллег.

Для некоторых этапов я заготовила специальные задания. Например, надо было приглашать на собеседование в конкретный офис — в Москве или Санкт-Петербурге.  Так, столичные рекрутеры должны были в письме объяснить кандидату, как добраться до петербургского офиса, в котором они сами никогда не были.

 

Как оценивали выполнение заданий

Результаты каждого сотрудника я фиксировала в таблице, где отмечала, на каких этапах он отправил письмо, а какие этапы пропустил. Там же я оставляла дополнительные развернутые комментарии. Я использовала эту таблицу, чтобы провести индивидуальные встречи с каждым коллегой и обсудить, где он отлично справился с задачей, а над чем необходимо поработать.

 

С помощью этой таблицы удалось найти проблему: все менеджеры по подбору систематически пропускали этап «выход в календарь». На этом этапе уже после принятия оффера надо было назначить встречу со специалистом по КДП для оформления документов. 

Мы обсудили это с коллегами на общей встрече по итогам тренинга — теперь такой проблемы у нас нет.

 

Результаты

Нам удалось решить первоначальную задачу: все менеджеры по подбору оценили удобство общения с кандидатами напрямую из Хантфлоу, перестали использовать личные мессенджеры и почтовые клиенты. Теперь вся история коммуникаций у нас действительно хранится в одном месте.

 

Нашли тех, кто предпочитал работать старыми методами

Во время тренинга мы выяснили, что у 4 из 16 менеджеров по подбору так и не были подключены почта и календарь в Хантфлоу. Когда коллеги получили задание, они просто не смогли его выполнить — им пришлось срочно настраивать интеграцию. А прошло уже шесть месяцев с начала работы в системе! 

Людям, которые привыкли «скакать на кривой козе», стоит показать, что гораздо удобнее пройти дистанцию на автомобиле. Хантфлоу — это наш «автомобиль».

 

Пополнили коллекцию шаблонов

Некоторые менеджеры по подбору не пользуются стандартными шаблонами писем, потому что они им не нравятся или не подходят для некоторых вакансий. У них есть личный tool box с шаблонами писем. 

В ходе тренинга удалось обнаружить несколько великолепных шаблонов из личных архивов менеджеров, которыми теперь пользуется весь отдел. Так, настоящим хитом стал шаблон от рекрутера Валеры с мягким отказом. Коллеги отправляют его, когда нужно сказать кандидату «нет», но сохранить дружественные отношения. 

 

Добрый день, Екатерина!

Готовы вернуться к вам с обратной связью. К сожалению, мы не готовы пригласить вас на вакансию PR-менеджера в нашей компании. 

Будем рады оставаться на связи и предлагать вам в будущем другие возможные вакансии.

В любом случае я благодарю вас за уделенное время, нам было приятно с вами познакомиться! Желаю удачи и успехов в поиске нового места работы 🙂

С уважением,
Марина Ничипоренко,
начальник отдела подбора и адаптации персонала

 

Скорректировали существующие шаблоны

Поскольку все письма проходили через меня, удалось отловить и скорректировать недочеты в шаблонах: исправить грамматические и фактологические ошибки, дать рекомендации по визуальному оформлению писем.

Шаблоны в Хантфлоу — это общая база знаний, свой вклад в которую может внести каждый член команды.

 

Разработали шаблоны сообщений для этапов, на которых раньше не отправляли письма

В СИГМЕ единая команда, которая занимается и наймом, и онбордингом. То есть рекрутер не только помогает сотруднику попасть в компанию, но и продолжает общаться с ним во время испытательного срока. Поэтому все этапы адаптации новичков мы тоже фиксируем в Хантфлоу.

Когда рекрутеры проводили «манекены» по всем этапам подбора, мы заметили, что для этапа онбординга у нас нет стандартизированных шаблонов. Эту недоработку устранили: подготовили письма про получение welcome-пака и прохождение испытательного срока.

Еще из рубрики “Кейсы”

Кейсы

Как в ЭкоНива-АПК решили проблемы в подборе с помощью Хантфлоу

Закрывают вакансии быстрее и дешевле, улучшили коммуникацию с кандидатами и вовлекли заказчиков в подбор

Кейсы

Как в ActionTech выстроили весь наем с нуля с помощью Хантфлоу

А еще вовлекли команду в подбор, выявили и отработали слабые места в процессе

Кейсы

Как фонд «Нужна помощь» автоматизировал подбор с помощью Хантфлоу

За 3 дня — от подписания договора до боевого запуска