Как прекратить работу по наитию и начать управлять рекрутментом

Пересказ и запись вебинара об HR-аналитике от Хантфлоу

Время чтения:  6 мин

Основатель Хантфлоу Михаил Танский провел вебинар, на котором рассказал:

  • как управлять рекрутингом с помощью данных;
  • где брать достоверную информацию;
  • на что способен новый Центр аналитики Хантфлоу;
  • почему кандидаты зависают внутри воронки; 
  • про 7 зон подбора, которые важно контролировать.

Специально для тех, кто пропустил вебинар, мы делимся видеозаписью, а также пересказываем основные моменты.

 
 

Чем плох подбор по наитию

Важно минимизировать влияние эмоций и отношений между людьми на принятие управленческих решений. Есть две типичных ловушки, в которые легко угодить, если основываться на ощущениях, а не на достоверной статистике.

 

Ловушка хорошего отношения 

Допустим, рекрутер уже несколько месяцев не может закрыть вакансию — возможно, дело в том, что он редко добавляет кандидатов и еще реже проводит интервью. Но без достоверной статистики вы об этом не узнаете. 

Вы чувствуете: что-то не так. Но этот рекрутер — прекрасный собеседник и замечательный человек, с которым у вас чудесные отношения. Не хочется их портить. Поэтому вы изредка интересуетесь, как там дела с вакансией, каждый раз получаете ответ, что все хорошо, и успокаиваетесь.

 

Кто громче кричит, тот и важнее 

Например, к вам прибегает заказчик и возмущенно заявляет: «У меня позиция уже полгода не закрывается!» Чтобы как-то загладить вину перед ним, вы начинаете уделять этой вакансии больше внимания — она становится более приоритетной. 

Без данных вы и не поймете, что заказчик слегка преувеличил: позиция в работе всего месяц, а не полгода. И для бизнеса она не очень критична — есть более приоритетные задачи.

 

Что такое управляемый процесс подбора

✅  В основе решений — достоверная статистика. Решения, принятые на эмоциях и ощущениях, часто оказываются ошибочными и, по сути, не являются управленческими.

✅  Дробление процесса подбора на промежуточные точки контроля. Самое важное — разделить весь этот сложный бизнес-процесс на маленькие этапы, чтобы точечно их контролировать. 

✅  Установка целей и KPI по каждой точке контроля.

✅  Выявление препятствий к достижению целей.

 

Как получить достоверные данные

Важно уделить внимание двум сторонам процесса работы с данными: рекрутерам и бизнесу. Мы даем рекрутерам классные инструменты для удобной и приятной работы. Им нравится пользоваться Хантфлоу из-за красивого и понятного интерфейса, где любое действие можно сделать за секунды. Они видят пользу: система позволяет мгновенно фиксировать информацию — не нужно ничего держать в голове.

Рекрутеры ведут записи о вакансиях и кандидатах, тем самым генерируют достоверные данные для аналитики. На другой стороне — заказчики, руководители подбора, HRD, генеральный директор, которые принимают управленческие решения на основе этих данных. 

 

Как ускорить закрытие позиций

Волшебной таблетки нет — повысить скорость найма можно только одним способом:

  1. Смотреть на весь бизнес-процесс рекрутинга сверху.
  2. Находить проблемные места — в рынке, работе рекрутеров, вакансии, заказчиках.
  3. Сфокусированно их исправлять.
 

Преимущества рекрутинговых отчетов Хантфлоу

 

Расчет сроков с учетом производственного календаря

Хантфлоу поддерживает производственные календари России, Беларуси, Казахстана и Украины. Эту опцию можно отключить, тогда система не будет вычитать праздничные и выходные дни при расчете сроков. 

 

Оригинальная визуализация

Визуализация дает возможность находить связи и закономерности между различными видами данных. 

Мы придумали оригинальную визуализацию, которая позволит вывести на один экран сразу 4 показателя:

  1. Воронку — относительное число кандидатов, побывавших на каждом этапе подбора.
  2. Распределение по источникам резюме — откуда пришли эти кандидаты.
  3. Число отказов на каждом этапе подбора.
  4. Распределение по причинам отказов.

Вот как это выглядит:

 
 

Система Хантфлоу Genius

Например, через месяц после закрытия вакансии понадобился еще один такой же сотрудник. Вы идете в архив, находите там старую вакансию и открываете ее заново.

Мы внедрили Хантфлоу Genius, чтобы статистика считалась правильно — с момента переоткрытия вакансии, а не первичного размещения.

Хантфлоу Genius отслеживает закрытия, открытия, переоткрытия, а потом корректно отображает статистику по каждому периоду работы с вакансией.

 

Время закрытия позиции

Бывает, что по одной вакансии требуется нанять нескольких человек, причем это число может постоянно меняться. Например, сначала искали двоих, а через неделю заказчик пришел и сказал: «Все-таки нужны трое». 

Хантфлоу корректно считает сроки закрытия каждой позиции отдельно с учетом всех поступающих заявок на подбор:

 
 

Главные изменения в Центре аналитики Хантфлоу

 

Навигация и поиск информации

Найти нужную информацию стало еще проще, ведь отчеты в Хантфлоу теперь разбиты по 5 категориям: 

  • вакансии, 
  • рекрутеры, 
  • кандидаты, 
  • персональные данные, 
  • оценка рекрутмента.

Чтобы гибко настраивать выборку, воспользуйтесь фильтрами. В качестве фильтров можно использовать любые справочники организации — от города и офиса до грейда.

Кастомные фильтры превращают Хантфлоу в полноценный BI-инструмент, который показывает достоверные данные в любых срезах.

 
 

Скорость работы

Даже на огромных базах из тысяч вакансий и миллионов резюме отчетность не тормозит, а выгрузка в эксель приходит моментально. 

 

Качественный анализ

Каждый сегмент визуализации стал интерактивным: можно кликнуть и посмотреть, какие кандидаты попали в него. Это и есть переход от количественного анализа к качественному.

Например, вы видите статистику: один кандидат отказался от работы из-за удаленности офиса. Чтобы понять, кто этот человек и как с ним работали, нужно просто кликнуть на диаграмму с причиной отказа.

 
 

Базовый уровень HR-аналитики: 7 проблемных зон, на которые стоит обратить внимание

У нас уже более 1200 клиентов. Мы помогали автоматизировать подбор компаниям из разных сфер, разбирались в их бизнес-процессах и искали способы решения проблем. Специфика у всех разная, но проблемные зоны общие. 

 

Средний срок закрытия позиции

Это главная метрика подбора: все инструменты, которые мы применяем, нужны, чтобы повлиять на нее. Но прежде чем снижать средний срок закрытия позиций, нужно его правильно рассчитать — Хантфлоу это умеет. 

 
 

Воронка

Если вы хотите уменьшить средний срок закрытия позиций, то надо начинать с оценки количества кандидатов на входе в воронку. Чем больше резюме просмотрит рекрутер, тем быстрее закроется вакансия.

Полезно ставить конкретные цели с учетом вашей конверсии: столько за неделю нужно найти резюме, провести интервью, привести кандидатов на промежуточные этапы подбора, чтобы закрыть позицию в срок.

Важно, чтобы перечень этапов подбора в Хантфлоу полностью отражал реальную воронку. Любые несоответствия приводят к искажениям статистики, мешают локализовать проблему и снижают вовлеченность рекрутеров в работу с ATS.  

 

Отказы

Невозможно фиксировать причины отказов в голове: рекрутер слышит множество объяснений от кандидатов, но запоминает лишь незначительную часть из них. Чтобы прийти к правильным выводам, не обойтись без накопления и анализа данных.

Наш клиент — производственная компания из Подмосковья — с трудом закрывала инженерные вакансии. При этом команда подбора честно фиксировала отказы в Хантфлоу, но это не помогало понять, в чем проблема.

Мы заметили, что компания неправильно формулирует причины отказов: они очень общие и неинформативные, например «кандидат отказался сам». Мы посоветовали заносить в справочник любую причину, которую называет кандидат. 

Уже через неделю, когда накопилась статистика, выяснилось, что более половины отказов — из-за удаленности офиса. Проблема решилась, как только компания сняла проектный офис для инженеров ближе к центру Москвы.  

 

Скорость прохождения кандидатов по воронке

Если кандидаты надолго зависают где-то внутри воронки, то срок закрытия увеличивается на это время. Чтобы резко повысить скорость найма, достаточно устранить эти узкие места. 

Причин зависания очень много, но вот 3 самые частые:

 
 

Источники

Важно оценивать эффективность источников: следить, откуда приходят кандидаты и как далеко по воронке подбора они продвигаются. Это позволяет управлять бюджетом: увеличивать траты на одни источники, сокращать на другие, полностью отказываться от третьих. 

 

Конверсия писем кандидатам

В Хантфлоу есть встроенный трекинг открытия писем и отчет, который показывает, насколько эффективно вы коммуницируете с кандидатами по электронной почте.

На что смотреть:

  1. Процент открытых писем. Если люди не открывают ваши письма, проверьте заголовок — чаще всего проблема в нем. 
  2. Конверсия в ответы. Если кандидаты читают письма, но не отвечают, то ищите проблемы в сущностном предложении или формулировках. 
 

Назначенные интервью

В Хантфлоу есть отчет по назначенным и отмененным интервью. Если ваши встречи срываются, то нужно перейти от количественного анализа к качественному и посмотреть:

  • кто общался с кандидатами;
  • как шла переписка;
  • какие были договоренности;
  • насколько профиль недошедшего кандидата соответствует вакансии.

Эта информация поможет понять и устранить причины низкой доходимости.

 

Продвинутый уровень HR-аналитики

 

Прогнозирование и планирование

Если вы уже взяли под контроль все 7 зон, о которых мы рассказывали, то можно двигаться дальше. Ближайшая точка роста — переход от выполнения задач по поступающим заявкам к прогнозированию сроков закрытия позиций и SLA.

SLA — это договоренность между подбором и бизнесом о том, что конкретная вакансия или категория вакансий должна закрываться в определенный нормативный срок. Переход к такому подходу — это фундаментальный шаг в развитии рекрутмента. 

В Хантфлоу все уже готово для этого: 

  1. Добавляете вакансию.
  2. Система сама рассчитывает и проставляет дедлайн с учетом производственного календаря и нормативов вашей компании. Если вакансия приостанавливается, то делайн автоматически продлевается на этот срок.
  3. Хантфлоу показывает важную метрику эффективности подбора — процент позиций, которые закрыты без просрочки. 
 

Глубокое взаимодействие с заказчиками при помощи NPS

При закрытии позиции Хантфлоу предлагает заказчику оценить работу рекрутера по десятибалльной шкале. В эту форму можно встроить любые поля для сбора обратной связи. 

Все оценки стекаются в Центр аналитики, где формируется отчет-светофор по методологии NPS:

  • 9 и 10 — зеленые оценки, все отлично, можно порадоваться;
  • 7 и 8 — желтый цвет, могут быть проблемы; 
  • 6 и ниже — красный флаг, критическая ситуация, нужно немедленно идти и разбираться.
 

Еще из рубрики “Экспертиза”

huntflow, хантфлоу, экспертиза, рекрутинг, кадровый резерв, образовательные программы, тинькофф
Экспертиза

Готовь кадры смолоду: опыт Тинькофф

Как и зачем компании работают со школьниками и студентами. Часть 2

huntflow, хантфлоу, экспертиза, рекрутинг, кадровый резерв, образовательные программы
Экспертиза

Готовь кадры смолоду: опыт Норникеля и IBM

Как и зачем компании работают со школьниками и студентами. Часть 1

хантфлоу, huntflow, новинка, форма заявки, рекрутинг
Экспертиза

Как поля в формах заявки и вакансии повышают эффективность рекрутера

Адаптируйте рекрутинговую систему под бизнес-процессы в вашей компании. Это бесплатно!

Экспертиза

Как пользоваться отчетами в Хантфлоу

Памятка для рекрутера и руководителя подбора