Как спрогнозировать бюджет на подбор

Тезисы и запись эфира с Русланом Сарваровым

Продолжаем серию прямых эфиров в телеграм-канале Хантфлоу с участием экспертов в рекрутменте и HR. В этот раз говорили о том, как спланировать бюджет на подбор. Разобраться в теме помог Head of Talent Acquisition в Qatar Insurance Group Руслан Сарваров.

Руслан рассказал, из каких этапов состоит прогнозирование бюджета на подбор, какие метрики нужно учитывать при планировании и какие инструменты помогут рекрутеру быстрее справляться с задачами.

Для тех, кто пропустил эфир, публикуем запись и тезисы. А чтобы быть в курсе свежих выступлений, подписывайтесь на наш телеграм-канал, если еще этого не сделали. Анонсы и трансляции новых эфиров будут там.

Руслан Сарваров,

Head of Talent Acquisition в Qatar Insurance Group

Смотреть презентацию выступления Руслана Сарварова →

Этапы прогнозирования бюджета на подбор

Шаг 1. Проанализируйте исторические данные

То, что уже случалось в компании в прошлом, может повториться. Важно проанализировать исторические данные, соотнести их с текущими показателями и ответить на вопросы:

какие тренды были в прошлом;
как строился наем;
какие каналы использовали для подбора;
какую эффективность показывали каналы подбора.

Шаг 2. Выберите систему автоматизации рекрутмента

Чтобы не собирать данные о проведенных интервью из календарей и не искать информацию об отправленных офферах в переписках, стоит перевести рекрутинг в ATS. Это позволит систематизировать данные о подборе и быстрее собирать аналитику.

Функции, которыми должна обладать ATS

Шаг 3. Составьте и согласуйте стратегию найма

Составляя стратегию, будьте готовы к тому, что рекрутинг постоянно меняется. Нельзя рассчитывать, что весь год вы будете работать линейно и все пойдет по плану. Чаще всего на рынке проигрываются 2 сценария:

Вакансий меньше, чем кандидатов. В таком случае задача рекрутеров — продумать систему отбора специалистов, которая поможет быстро отсеивать нерелевантных кандидатов и нанимать лучших.
Компании конкурируют за сотрудников. В такой ситуации может быть эффективнее направить усилия рекрутеров на сорсинг подходящих специалистов, а не на публикацию вакансий и разбор сотен откликов. Также это поможет тратить меньше денег на оплату джоб-бордов.

Шаг 4. Определитесь, будете ли пользоваться помощью подрядчиков и реферальной программой

Прежде чем выделять деньги на инструмент, убедитесь, что он принесет пользу. Важно проанализировать эффективность работы с кадровыми агентствами и реферальной программы. Например, в моей прошлой компании рекомендательная система приносила 15–20% кандидатов — это хороший показатель.

Как выбрать кадровое агентство

Показатели, которые нужно учитывать при планировании подбора

Источники подбора.
Текучесть кадров в первый год работы.
Качество найма — соотношение средств, потраченных на подбор сотрудника и заработанных компанией благодаря труду сотрудника.
Удовлетворенность нанимающего менеджера.
Удовлетворенность сотрудника работой.
Количество кандидатов на вакансию.
Соотношение числа нанятых кандидатов и общего количества кандидатов.
Удовлетворенность кандидата процессом найма.
Коэффициент принятых офферов.
Процент открытых позиций в подразделении относительно общего объема открытых вакансий во всей компании.
Количество откликов.
Эффективность воронки подбора.
Эффективность каналов поиска.
Стоимость каждого канала поиска.
Среднее время и стоимость достижения новичками оптимального уровня продуктивности.
Эффективность каждого рекрутера.

Главные метрики при планировании бюджета на подбор

Стоимость найма одного сотрудника

С помощью метрики можно рассчитать, сколько денег нужно, чтобы нанять определенное количество сотрудников.

Стоимость найма одного сотрудника = все расходы на наем сотрудников за определенный период / количество нанятых сотрудников за аналогичное время.

В расходы на подбор важно включить:

зарплаты рекрутеров;
зарплаты нанимающих менеджеров, участвующих в подборе;
затраты на джоб-борды и другие каналы для публикации вакансий;
стоимость реферальной программы;
затраты на кадровые агентства.

Пример расчета затрат на подбор в моей команде Qatar Insurance Group. Наем одного кандидата в среднем стоит 1200 $ при норме 1000–1500 $

Возврат инвестиций, вложенных в подбор

ROI (Return on investment) = (затраты на агентство – затраты на инхаус-рекрутеров) / затраты на инхаус-рекрутеров × 100%.

Например, за 6 месяцев было нанято 42 кандидата. Затраты на инхаус-рекрутинг составили 50 000 $. За аналогичный объем подбора мы бы заплатили агентству 252 000 $.

Рассчитаем, насколько выгоднее для бизнеса было вложить деньги в собственную команду рекрутеров.

ROI = (252 000 $ – 50 000 $) / 50 000 $ = 400%

Срок закрытия вакансий

Существует 2 подхода к расчету срока закрытия вакансии.

*Средние значения time to fill для разных отраслей* *собраны в статье*

Как рассчитать, сколько рекрутеров потребуется для выполнения плана подбора

Представим, что в следующем году продуктовой компании нужно закрыть 100 вакансий. KPI инхаус-рекрутера — 5–6 закрытых вакансий в месяц.

Также учтем, что специалисты уходят в отпуск и болеют, поэтому исключим из времени на закрытие вакансий месяц.

Рассчитаем, сколько нужно инхаус-рекрутеров, чтобы выполнить план:

100 запланированных вакансий / (5 вакансий *11 месяцев) = 1,81 рекрутер ≈ 2 инхаус-рекрутера.

Также при расчете обратите внимание на процент принятия офферов. Если он нестабильный или низкий, проанализируйте ситуацию и найдите узкое место. Возможно, конкуренты предлагаю специалистам более высокую зарплату.

Инструменты, которые ускоряют работу рекрутеров

Tl;dv. Сервис на основе искусственного интеллекта записывает собеседования в Zoom и Google Meet, переводит их в текст и выделяет основные тезисы, чтобы быстрее составлять саммари о кандидатах. Поддерживает русский язык.

tl;dv