7 проблем, с которыми можно столкнуться при автоматизации подбора

И как их избежать

13 декабря 2021
Время чтения:  6 мин

Хантфлоу помог тысячам компаний автоматизировать подбор и перестроить процессы так, чтобы закрывать больше вакансий за меньшее время. Мы видели разные подходы к автоматизации и знаем, какие трудности могут подстерегать на этом пути.

Вот 7 проблем, с которыми вы могли бы столкнуться, но не столкнетесь, потому что прочитаете эту статью. Предупрежден — значит вооружен.  

 

Проблема №1: бизнес не дает деньги на автоматизацию подбора

Обычно инициатор автоматизации — HR-отдел компании. Эйчары изучают рынок рекрутинговых CRM-систем, собирают коммерческие предложения и идут к руководству, чтобы согласовать бюджет. 

На этапе согласования часто возникает проблема. HRD рассказывают руководителю, что рекрутеры устали вести подбор в экселе, рынок сложный, работать тяжело, вакансий много, информация теряется. Но есть удобная рекрутинговая система, которая умеет сохранять резюме с джоб-сайтов, вести аналитику, отправлять письма кандидатам и еще много всего. Если ее купить, то рекрутеры начнут работать быстрее. 

Руководитель все это выслушивает и отвечает: «Сейчас нет ресурсов, давай потом». С его точки зрения ситуация такая: команде подбора нужна «игрушка», которая сделает их работу более приятной и удобной. Но первоочередная задача бизнеса — зарабатывать деньги, а не тратить их, чтобы создавать рекрутерам максимально комфортные условия. 

 

Решение

Чтобы продать идею автоматизации, нужно говорить об интересах покупателя, в роли которого выступает бизнес. Простая аналогия: когда риелтор предлагает вам купить недвижимость, он рассказывает о вашей выгоде и жизни в новой квартире, а не о том, с каким наслаждением будет тратить комиссию от сделки.    

Так и здесь: разговаривайте с бизнесом о его выгоде, а не об удобстве для рекрутеров. Что получит компания от автоматизации подбора? Какую потребность бизнеса закроет новая CRM-система? 

Бизнес не дает деньги на красоту, удобство, кнопки и функции. Чтобы получить бюджет, нужно объяснить, как автоматизация поможет достигнуть целей компании.

Правильный подход:

  1. Сформулировать бизнес-потребности. 
  2. Обращаться к поставщикам рекрутинговых систем с конкретным запросом — как закрыть потребность бизнеса.
  3. Согласовать с руководством внедрение того решения, которое наиболее подходит под задачи компании.

Некоторые компании приходят к нам в поисках функций. На самом деле под запросами вроде «нужна интеграция с телеграмом и выгрузка резюме с джоб-сайтов одной кнопкой» скрывается какая-то проблема или задача. Мы начинаем ее искать, задавая вопросы: «Зачем вам эта функция? Как планируете ее использовать? Что вам это даст? А как сейчас вы без нее обходитесь? Почему решили автоматизировать подбор? По каким критериям будете оценивать успешность автоматизации?» 

В итоге мы доходим до истины и помогаем клиенту: 

  • сформулировать потребности бизнеса; 
  • увидеть, как Хантфлоу может их удовлетворить; 
  • понять, как связать рекрутинговые цели, метрики и желания с задачами компании.

С этим пониманием инициатор автоматизации защищает решение перед бизнесом, опираясь на цифры и выгоду.

 

Проблема №2: сложно выбрать CRM-систему

Компания выходит на рынок и начинает собирать коммерческие предложения. Каждый поставщик рассказывает, что его система самая лучшая: «Посмотри, какие здесь кнопки. Послушай, что умеет наш продукт. Не уходи, вот тебе бесплатный тестовый период на 3 месяца — попробуй, еще захочешь».

Часто компании путаются в этом многообразии и выбирают по принципу «у кого ниже цена или больше функций». Например, берут CRM-систему с длительным тестовым периодом, который уходит на то, чтобы заполнить базу резюме, произвести настройки, добавить формы, обучить сотрудников работать с новыми процессами.

Длительные тестирования всего подряд только добавляют хаос в понимание разницы и желаемых целей. 

А потом вдруг выясняется: система не подходит под задачи бизнеса, нужно искать другую. Мало того, что время потеряно, нужно забрать базу резюме с собой, чтобы не терять информацию о кандидатах. Например, к нам часто приходят новые клиенты с запросом: «Мы попробовали другую систему, нам не понравилось. Как теперь перейти на Хантфлоу с сохранением базы?»

 

Решение

Сейчас будет довольно странный совет, учитывая, что Хантфлоу признан самой функциональной облачной ATS, согласно исследованию агентства TAdviser.

Не стоит искать систему с максимальным количеством функций, кнопок и плагинов — это неудачный критерий выбора. Представьте, что вы приходите в магазин и покупаете красивый швейцарский нож с кучей лезвий, отверток и крючков. Потом возвращаетесь домой и выясняете, что нужен был не нож, а молоток. 

Поэтому при выборе рекрутинговой системы лучше идти не от функций, а от потребности, которую нужно закрыть. Обращайтесь к поставщикам CRM-систем с конкретной бизнес-задачей и выбирайте наиболее подходящее решение.

 

Проблема №3: выбрать готовую систему или написать под себя?

Ни одна рекрутинговая система, кроме самописной, не подойдет идеально под процессы найма конкретной компании. 

Есть 3 варианта:

  1. Адаптировать процессы под систему.
  2. Перестроить систему под процессы — попросить поставщика доработать продукт.
  3. Разработать систему с нуля.

Первый вариант позволяет быстро запуститься, но придется ломать привычный уклад работы и выходить из зоны комфорта. Не всех это устраивает: кажется, что будет лучше сделать все под себя. 

Это только кажется: разработка и доработка — сложный и непредсказуемый процесс. Например, подрядчик планирует справиться за месяц, но на всякий случай объявляет заказчику срок с запасом — 2 месяца. По факту работа растягивается на 3 месяца, потом вылезают баги, которые приходится исправлять еще месяц. А когда проект почти готов, заказчик присылает новое задание со словами: «Было бы круто, если бы система могла еще это и вот это».  

Одна компания искала сервис для автоматизации рекрутинга. В итоге они выбрали наших конкурентов, которые обещали переделать свою CRM-систему под процессы заказчика за полгода.

Спустя 6 месяцев эта компания неожиданно вернулась к нам, чтобы обсудить переход на Хантфлоу. Они объяснили, что не могут так долго ждать: за все это время им так и не удалось продвинуться дальше обсуждения технического задания.

 

Решение

Придется выбирать: брать готовое решение и автоматизировать подбор здесь и сейчас либо создавать систему под себя и верить, что разработка когда-нибудь завершится.

При этом готовые решения бывают достаточно гибкими. Например, Хантфлоу позволяет:

  • настроить свои этапы подбора и объединить их в наборы для разных категорий вакансий;
  • настроить свою форму заявки и оставить там только те поля, которые будет заполнять ваш заказчик;
  • внедрить оргструктуру компании для закрепления вакансий за конкретными подразделениями;
  • настроить список типовых причин отказа, которые встречаются именно в вашем бизнесе и которыми вы готовы управлять;
  • интегрировать Хантфлоу с внутренними сервисами компании силами своих IT-специалистов;
  • добавить свои формы обратной связи, шаблоны писем и сообщений кандидату.

С облачной версией Хантфлоу можно полноценно работать уже в день оплаты. Если необходимо развернуть систему на сервере клиента с соблюдением требований политики безопасности, то внедрение может занимать от 3 до 6 месяцев. Все сроки мы фиксируем в договоре и соблюдаем. 

 

Для корпораций, которым нужно автоматизировать рекрутинг «еще вчера» и максимально выгодно, мы предлагаем специальный пакет Экспресс Энтерпрайз. Внедрим Хантфлоу всего за 45 рабочих дней с учетом всех работ и требований корпоративной безопасности. 

 

Проблема №4: автоматизация затягивается из-за разногласий в команде

Это частая проблема компаний, где решения принимаются коллегиально, а ответственность распределена по большой группе людей. Если автоматизацией занимаются «все» — это верный признак того, что процесс затянется или даже закончится провалом.

 

Решение

Мы советуем выделить двух проектных менеджеров: одного из HR, другого из IT. Эти люди должны обладать всеми полномочиями и ресурсами, чтобы влиять на других сотрудников и ставить им задачи. Проектный менеджер из HR будет работать с заказчиками и рекрутерами, а айтишник — решать технические вопросы. 

Это универсальная команда автоматизации, но ее состав различается. Например, небольшая компания с 2–3 рекрутерами может обойтись без менеджера из IT. Особенно, если у нее нет задачи интеграции рекрутинговой системы со сторонними сервисами. 

 

Проблема №5: сотрудники службы безопасности препятствуют автоматизации

Обычно в крупных компаниях, особенно с государственным участием, есть жесткие требования к безопасности и строгие безопасники. Они препятствуют решениям, которые кажутся рискованными, — в этом и заключается их работа.

Эйчары часто даже не догадываются, что СБ — служба безопасности — может выступить блокатором автоматизации. Представьте: вы согласовали бюджет с руководством, договорились с поставщиком CRM-системы. Внезапно приходит безопасник и заявляет, что систему нельзя размещать в облаке, а потом еще и дает список требований на 20 листах.

 

Решение

К переговорам с СБ должен подключаться поставщик рекрутинговой системы. Обычно мы сами предупреждаем потенциальных клиентов об этой проблеме и просим организовать встречу с людьми, которые отвечают за информационную безопасность. В этих переговорах участвуют менеджер по продажам и технические специалисты, которые запустили уже более 1000 клиентов или провели десятки тысяч подобных встреч.

Мы изучаем требования безопасности и объясняем, как можем их выполнить. Если запрещено размещать систему в облаке — развернем на выделенных серверах. Если нужно внедрить корпоративную систему аутентификации — так и сделаем. Можем организовать IPSec-туннель для обмена данными и поддержать парольную политику компании.

Узнайте больше о том, как мы обеспечиваем безопасность сервиса Хантфлоу.

 

Проблема №6: накопленную базу резюме страшно и сложно переносить в новую систему

Долгое время компания вела подбор хаотично и вручную. В результате информация о кандидатах разбросана: что-то лежит в экселе и на гугл-диске, некоторые резюме распечатаны и хранятся в офисном архиве, кое-что осталось только в памяти рекрутеров. 

Как теперь все это перенести новую систему, а то жалко терять?

 

Решение

Перенос информации можно осуществить двумя способами:

  1. Попросить помощи у поставщика системы. Например, мы переносим в Хантфлоу базы резюме из других рекрутинговых систем или файлов. Сроки и стоимость работ зависят от количества резюме и источника, откуда нужно забрать информацию. 
  2. Самостоятельно: придется привлечь своих IT-специалистов, чтобы перенести нужную информацию через открытые API.

Перед тем как приступить к переносу, важно сопоставить его стоимость с ценностью информации, которую вы хотите забрать. Иногда проще и дешевле начать вести базу с чистого листа.

Оставьте заявку — мы рассчитаем для вас сроки и стоимость переноса.

 

Проблема №7: заказчики не хотят работать с новой CRM-системой

Нанимающие менеджеры привыкли оставлять заявки на подбор устно, получать резюме на электронную почту, а фидбек давать в мессенджерах. Им так комфортно и удобно. А тут появляется новая рекрутинговая система: надо регистрироваться, учиться с ней работать, а времени совсем нет.

Есть и другая причина саботажа со стороны нанимающих менеджеров. Раньше, если план найма нарушался, то вина по умолчанию лежала на рекрутере. Сложно было доказать, что на самом деле проблема в заказчике, который не нашел времени на интервью или проверял тестовые задания месяцами. 

Но качественная CRM-система позволяет анализировать процессы и ясно видеть, по чьей вине они зависают. Некоторых заказчиков это пугает: они не хотят брать на себя ответственность за подбор.

Автоматизация делает рекрутинг прозрачным и помогает разграничить зоны ответственности между участниками подбора. Не всем это нравится.

 

Решение

Одна из самых сложных задач — вовлечь заказчиков в процесс автоматизации подбора. Вот 2 фактора, которые помогут ее решить:

  1. Воля топ-менеджмента. Если руководство поймет, что автоматизация — это не игрушка, а инструмент для закрытия потребностей бизнеса, то оно поддержит вас на этом пути.
  2. Удобство и простота CRM-системы. Например, в Хантфлоу интуитивно понятный интерфейс: не нужно читать огромные инструкции, чтобы разобраться, куда и зачем нажимать. Мы ограничили функционал для заказчиков, чтобы не путать их кнопками и возможностями, которые им не нужны. Благодаря этому адаптация к системе занимает буквально несколько минут.

Еще из рубрики “Подборки”

хантфлоу, huntflow, подборка, Google Chrome, Chrome, лайфхак
Подборки

8 функций Google Chrome, о которых вы не догадывались

Используйте ваш браузер по максимуму

хантфлоу, huntflow, рекрутеры, подборка, рабочий стол, рабочее место
Подборки

Все на своих местах

Профессионалы индустрии показывают свои рабочие столы

хантфлоу, huntflow, подборка, тайм-менеджмент
Подборки

7 техник тайм-менеджмента

Как все успеть и сохранить рассудок

хантфлоу, huntflow, подборка, коворкинг, турция, армения, грузия, узбекистан, казахстан, кыргызстан
Подборки

Где работать, если временно уехал из России

Подборка коворкингов в Армении, Казахстане, Грузии, Турции, Узбекистане и Кыргызстане