7 проблем, с которыми можно столкнуться при автоматизации подбора

И как их избежать

Время чтения:  6 мин

Хантфлоу помог тысячам компаний автоматизировать подбор и перестроить процессы так, чтобы закрывать больше вакансий за меньшее время. Мы видели разные подходы к автоматизации и знаем, какие трудности могут подстерегать на этом пути.

Вот 7 проблем, с которыми вы могли бы столкнуться, но не столкнетесь, потому что прочитаете эту статью. Предупрежден — значит вооружен.  

 

Проблема №1: бизнес не дает деньги на автоматизацию подбора

Обычно инициатор автоматизации — HR-отдел компании. Эйчары изучают рынок рекрутинговых CRM-систем, собирают коммерческие предложения и идут к руководству, чтобы согласовать бюджет. 

На этапе согласования часто возникает проблема. HRD рассказывают руководителю, что рекрутеры устали вести подбор в экселе, рынок сложный, работать тяжело, вакансий много, информация теряется. Но есть удобная рекрутинговая система, которая умеет сохранять резюме с джоб-сайтов, вести аналитику, отправлять письма кандидатам и еще много всего. Если ее купить, то рекрутеры начнут работать быстрее. 

Руководитель все это выслушивает и отвечает: «Сейчас нет ресурсов, давай потом». С его точки зрения ситуация такая: команде подбора нужна «игрушка», которая сделает их работу более приятной и удобной. Но первоочередная задача бизнеса — зарабатывать деньги, а не тратить их, чтобы создавать рекрутерам максимально комфортные условия. 

 

Решение

Чтобы продать идею автоматизации, нужно говорить об интересах покупателя, в роли которого выступает бизнес. Простая аналогия: когда риелтор предлагает вам купить недвижимость, он рассказывает о вашей выгоде и жизни в новой квартире, а не о том, с каким наслаждением будет тратить комиссию от сделки.    

Так и здесь: разговаривайте с бизнесом о его выгоде, а не об удобстве для рекрутеров. Что получит компания от автоматизации подбора? Какую потребность бизнеса закроет новая CRM-система? 

Бизнес не дает деньги на красоту, удобство, кнопки и функции. Чтобы получить бюджет, нужно объяснить, как автоматизация поможет достигнуть целей компании.

Правильный подход:

  1. Сформулировать бизнес-потребности. 
  2. Обращаться к поставщикам рекрутинговых систем с конкретным запросом — как закрыть потребность бизнеса.
  3. Согласовать с руководством внедрение того решения, которое наиболее подходит под задачи компании.

Некоторые компании приходят к нам в поисках функций. На самом деле под запросами вроде «нужна интеграция с телеграмом и выгрузка резюме с джоб-сайтов одной кнопкой» скрывается какая-то проблема или задача. Мы начинаем ее искать, задавая вопросы: «Зачем вам эта функция? Как планируете ее использовать? Что вам это даст? А как сейчас вы без нее обходитесь? Почему решили автоматизировать подбор? По каким критериям будете оценивать успешность автоматизации?» 

В итоге мы доходим до истины и помогаем клиенту: 

  • сформулировать потребности бизнеса; 
  • увидеть, как Хантфлоу может их удовлетворить; 
  • понять, как связать рекрутинговые цели, метрики и желания с задачами компании.

С этим пониманием инициатор автоматизации защищает решение перед бизнесом, опираясь на цифры и выгоду.

 

Проблема №2: сложно выбрать CRM-систему

Компания выходит на рынок и начинает собирать коммерческие предложения. Каждый поставщик рассказывает, что его система самая лучшая: «Посмотри, какие здесь кнопки. Послушай, что умеет наш продукт. Не уходи, вот тебе бесплатный тестовый период на 3 месяца — попробуй, еще захочешь».

Часто компании путаются в этом многообразии и выбирают по принципу «у кого ниже цена или больше функций». Например, берут CRM-систему с длительным тестовым периодом, который уходит на то, чтобы заполнить базу резюме, произвести настройки, добавить формы, обучить сотрудников работать с новыми процессами.

Длительные тестирования всего подряд только добавляют хаос в понимание разницы и желаемых целей. 

А потом вдруг выясняется: система не подходит под задачи бизнеса, нужно искать другую. Мало того, что время потеряно, нужно забрать базу резюме с собой, чтобы не терять информацию о кандидатах. Например, к нам часто приходят новые клиенты с запросом: «Мы попробовали другую систему, нам не понравилось. Как теперь перейти на Хантфлоу с сохранением базы?»

 

Решение

Сейчас будет довольно странный совет, учитывая, что Хантфлоу признан самой функциональной облачной ATS, согласно исследованию агентства TAdviser.

Не стоит искать систему с максимальным количеством функций, кнопок и плагинов — это неудачный критерий выбора. Представьте, что вы приходите в магазин и покупаете красивый швейцарский нож с кучей лезвий, отверток и крючков. Потом возвращаетесь домой и выясняете, что нужен был не нож, а молоток. 

Поэтому при выборе рекрутинговой системы лучше идти не от функций, а от потребности, которую нужно закрыть. Обращайтесь к поставщикам CRM-систем с конкретной бизнес-задачей и выбирайте наиболее подходящее решение.

 

Проблема №3: выбрать готовую систему или написать под себя?

Ни одна рекрутинговая система, кроме самописной, не подойдет идеально под процессы найма конкретной компании. 

Есть 3 варианта:

  1. Адаптировать процессы под систему.
  2. Перестроить систему под процессы — попросить поставщика доработать продукт.
  3. Разработать систему с нуля.

Первый вариант позволяет быстро запуститься, но придется ломать привычный уклад работы и выходить из зоны комфорта. Не всех это устраивает: кажется, что будет лучше сделать все под себя. 

Это только кажется: разработка и доработка — сложный и непредсказуемый процесс. Например, подрядчик планирует справиться за месяц, но на всякий случай объявляет заказчику срок с запасом — 2 месяца. По факту работа растягивается на 3 месяца, потом вылезают баги, которые приходится исправлять еще месяц. А когда проект почти готов, заказчик присылает новое задание со словами: «Было бы круто, если бы система могла еще это и вот это».  

Одна компания искала сервис для автоматизации рекрутинга. В итоге они выбрали наших конкурентов, которые обещали переделать свою CRM-систему под процессы заказчика за полгода.

Спустя 6 месяцев эта компания неожиданно вернулась к нам, чтобы обсудить переход на Хантфлоу. Они объяснили, что не могут так долго ждать: за все это время им так и не удалось продвинуться дальше обсуждения технического задания.

 

Решение

Придется выбирать: брать готовое решение и автоматизировать подбор здесь и сейчас либо создавать систему под себя и верить, что разработка когда-нибудь завершится.

При этом готовые решения бывают достаточно гибкими. Например, Хантфлоу позволяет:

  • настроить свои этапы подбора и объединить их в наборы для разных категорий вакансий;
  • настроить свою форму заявки и оставить там только те поля, которые будет заполнять ваш заказчик;
  • внедрить оргструктуру компании для закрепления вакансий за конкретными подразделениями;
  • настроить список типовых причин отказа, которые встречаются именно в вашем бизнесе и которыми вы готовы управлять;
  • интегрировать Хантфлоу с внутренними сервисами компании силами своих IT-специалистов;
  • добавить свои формы обратной связи, шаблоны писем и сообщений кандидату.

С облачной версией Хантфлоу можно полноценно работать уже в день оплаты. Если необходимо развернуть систему на сервере клиента с соблюдением требований политики безопасности, то внедрение может занимать от 3 до 6 месяцев. Все сроки мы фиксируем в договоре и соблюдаем. 

 

Для корпораций, которым нужно автоматизировать рекрутинг «еще вчера» и максимально выгодно, мы предлагаем специальный пакет Экспресс Энтерпрайз. Внедрим Хантфлоу всего за 45 рабочих дней с учетом всех работ и требований корпоративной безопасности. 

 

Проблема №4: автоматизация затягивается из-за разногласий в команде

Это частая проблема компаний, где решения принимаются коллегиально, а ответственность распределена по большой группе людей. Если автоматизацией занимаются «все» — это верный признак того, что процесс затянется или даже закончится провалом.

 

Решение

Мы советуем выделить двух проектных менеджеров: одного из HR, другого из IT. Эти люди должны обладать всеми полномочиями и ресурсами, чтобы влиять на других сотрудников и ставить им задачи. Проектный менеджер из HR будет работать с заказчиками и рекрутерами, а айтишник — решать технические вопросы. 

Это универсальная команда автоматизации, но ее состав различается. Например, небольшая компания с 2–3 рекрутерами может обойтись без менеджера из IT. Особенно, если у нее нет задачи интеграции рекрутинговой системы со сторонними сервисами. 

 

Проблема №5: сотрудники службы безопасности препятствуют автоматизации

Обычно в крупных компаниях, особенно с государственным участием, есть жесткие требования к безопасности и строгие безопасники. Они препятствуют решениям, которые кажутся рискованными, — в этом и заключается их работа.

Эйчары часто даже не догадываются, что СБ — служба безопасности — может выступить блокатором автоматизации. Представьте: вы согласовали бюджет с руководством, договорились с поставщиком CRM-системы. Внезапно приходит безопасник и заявляет, что систему нельзя размещать в облаке, а потом еще и дает список требований на 20 листах.

 

Решение

К переговорам с СБ должен подключаться поставщик рекрутинговой системы. Обычно мы сами предупреждаем потенциальных клиентов об этой проблеме и просим организовать встречу с людьми, которые отвечают за информационную безопасность. В этих переговорах участвуют менеджер по продажам и технические специалисты, которые запустили уже более 1000 клиентов или провели десятки тысяч подобных встреч.

Мы изучаем требования безопасности и объясняем, как можем их выполнить. Если запрещено размещать систему в облаке — развернем на выделенных серверах. Если нужно внедрить корпоративную систему аутентификации — так и сделаем. Можем организовать IPSec-туннель для обмена данными и поддержать парольную политику компании.

Узнайте больше о том, как мы обеспечиваем безопасность сервиса Хантфлоу.

 

Проблема №6: накопленную базу резюме страшно и сложно переносить в новую систему

Долгое время компания вела подбор хаотично и вручную. В результате информация о кандидатах разбросана: что-то лежит в экселе и на гугл-диске, некоторые резюме распечатаны и хранятся в офисном архиве, кое-что осталось только в памяти рекрутеров. 

Как теперь все это перенести новую систему, а то жалко терять?

 

Решение

Перенос информации можно осуществить двумя способами:

  1. Попросить помощи у поставщика системы. Например, мы переносим в Хантфлоу базы резюме из других рекрутинговых систем или файлов. Сроки и стоимость работ зависят от количества резюме и источника, откуда нужно забрать информацию. 
  2. Самостоятельно: придется привлечь своих IT-специалистов, чтобы перенести нужную информацию через открытые API.

Перед тем как приступить к переносу, важно сопоставить его стоимость с ценностью информации, которую вы хотите забрать. Иногда проще и дешевле начать вести базу с чистого листа.

Оставьте заявку — мы рассчитаем для вас сроки и стоимость переноса.

 

Проблема №7: заказчики не хотят работать с новой CRM-системой

Нанимающие менеджеры привыкли оставлять заявки на подбор устно, получать резюме на электронную почту, а фидбек давать в мессенджерах. Им так комфортно и удобно. А тут появляется новая рекрутинговая система: надо регистрироваться, учиться с ней работать, а времени совсем нет.

Есть и другая причина саботажа со стороны нанимающих менеджеров. Раньше, если план найма нарушался, то вина по умолчанию лежала на рекрутере. Сложно было доказать, что на самом деле проблема в заказчике, который не нашел времени на интервью или проверял тестовые задания месяцами. 

Но качественная CRM-система позволяет анализировать процессы и ясно видеть, по чьей вине они зависают. Некоторых заказчиков это пугает: они не хотят брать на себя ответственность за подбор.

Автоматизация делает рекрутинг прозрачным и помогает разграничить зоны ответственности между участниками подбора. Не всем это нравится.

 

Решение

Одна из самых сложных задач — вовлечь заказчиков в процесс автоматизации подбора. Вот 2 фактора, которые помогут ее решить:

  1. Воля топ-менеджмента. Если руководство поймет, что автоматизация — это не игрушка, а инструмент для закрытия потребностей бизнеса, то оно поддержит вас на этом пути.
  2. Удобство и простота CRM-системы. Например, в Хантфлоу интуитивно понятный интерфейс: не нужно читать огромные инструкции, чтобы разобраться, куда и зачем нажимать. Мы ограничили функционал для заказчиков, чтобы не путать их кнопками и возможностями, которые им не нужны. Благодаря этому адаптация к системе занимает буквально несколько минут.

Еще из рубрики “Подборки”

хантфлоу, huntflow, подборка, телеграм, вакансии, каналы, дизайн, дизайнеры
Подборки

35 телеграм-каналов с вакансиями для дизайнеров

Ищите и находите дизайнеров, арт-директоров и иллюстраторов

хантфлоу, huntflow, подборка, книги, саморазвитие
Подборки

Еще 18 книг для рекрутеров и HR-менеджеров

Рекомендации экспертов из Авито, Авиасейлс, SETTERS

хантфлоу, huntflow, подборка, книги, саморазвитие
Подборки

24 книги для эйчаров и рекрутеров

Рекомендуют гости подкаста Хантфлоу Инсайт

Подборки

10 функций Хантфлоу, о которых многие не знают

Краткий и наглядный гайд для тех, кому важно получить максимум от автоматизации подбора