«Безопасники — это союзники, а не враги»: как наладить контакт со службой безопасности

Руководство для эйчаров и рекрутеров

2 ноября 2021
Время чтения:  7 мин

Найти общий язык с СБ — службой безопасности — не так-то просто. Порой может казаться, что вы находитесь по разные стороны баррикад. Особенно когда безопасники почему-то затягивают с проверками, отказывают хорошим кандидатам и препятствуют внедрению облачных HR-продуктов. Но на самом деле вы решаете общую задачу, просто смотрите на нее под разными углами. 

Об этой проблеме мы поговорили с Оксаной Лындиной. Она успела поработать в 6 банках и знает все о том, как построить взаимодействие со службой безопасности, ведь сама много раз это делала. 

 

Оксана Лындина, ex-HRD МИнБанка и РосЕвроБанка

Кто такие специалисты службы безопасности и чем они занимаются

Обычно это бывшие сотрудники правоохранительных органов, которые вышли на пенсию и перешли на работу в коммерческую организацию. Это самый типичный карьерный трек.

Чем они занимаются:

  1. Внутренней безопасностью — всем, что связано с проверкой кандидатов и служебными расследованиями. Так, безопасники могут проверять легальность документов об образовании и закредитованность, запрашивать рекомендации.
  2. Информационной безопасностью. В одних организациях эта функция может быть сосредоточена в службе безопасности, в других — делегирована IT-департаментам.
  3. Внешней экономической безопасностью. Например, расследуют мошеннические операции со счетами клиентов или случаи предоставления недостоверной информации и поддельных документов при оформлении кредитов.

Специалисты службы безопасности — одни из ключевых смежников для эйчара. Мы делим с ними ответственность за проверку кандидатов, поэтому должны выстраивать комфортные и эффективные процессы взаимодействия.

 

Как наладить взаимодействие со службой безопасности

 

Разграничьте зоны ответственности

Чтобы сотрудники службы безопасности и команда подбора не делали одну и ту же работу дважды, необходимо договориться, кто и как проверяет кандидатов. Иначе возможны накладки, которые негативно сказываются на репутации работодателя. Например, рекрутер прошелся и собрал рекомендации по кандидату, а затем безопасник вышел на тех же людей с аналогичным запросом. 

 

Договоритесь о сроках проверки

Неделями ждать решения службы безопасности — непозволительная роскошь на современном рынке труда. Проверка должна быть максимально быстрой, например, даже 3 дня для меня уже много. Важно разделить кандидатов на категории, для каждой из которых установить предельные сроки проверки. 

Но безопасники не знают о ваших проблемах с подбором и высокой конкуренции на рынке труда. Поэтому такая поспешность может казаться им неоправданной и непонятной. И здесь начинается сложная, но важная работа эйчара: объяснить коллегам из СБ, как устроен подбор, рассказать, что лишний час ожидания может стоить закрытой позиции.

 

Оптимизируйте анкету, которую заполняет кандидат для проверки

Служба безопасности заинтересована в том, чтобы собрать максимум информации — на всякий случай, вдруг пригодится. Так появляются гигантские опросники на 10 листах, которые непременно нужно заполнить от руки и заверить подписью. 

Я сама время от времени выступаю в роли кандидата, когда выхожу на рынок труда. Прекрасно понимаю, как подобные анкеты раздражают и отбивают всякое желание продолжать общение с потенциальным работодателем. Поэтому всегда стараюсь оптимизировать анкету, избавиться от бесполезных полей, упростить ее заполнение для кандидатов. Я иду к специалистам СБ и задаю им вопросы: 

  • Зачем вам эта информация? 
  • Как вы будете ее использовать? 
  • Если мы уберем поле из анкеты, то как это скажется на качестве проверки?
  • Зачем заполнять все от руки, если быстрее и проще собирать информацию в электронной форме?
  • Можем ли обойтись без собственноручной подписи? Ведь анкета — это не какой-то официальный документ вроде согласия на обработку персональных данных, а просто набор информации о кандидате.
 

Оптимизируйте коммуникации со службой безопасности

Чтобы упорядочить взаимодействие, я создаю отдельный электронный ящик, доступ к которому будет у команды подбора и службы безопасности. Через этот ящик мы и работаем: рекрутер скидывает туда анкету, а безопасник — решение по кандидату. Благодаря такой системе информация не теряется: можно вбить фамилию и найти результаты проверки.

Это примитивный базовый процесс, но его можно доработать и автоматизировать с помощью рекрутинговой CRM. Например, так:

  1. Рекрутер присылает кандидату ссылку на анкету.
  2. Кандидат заполняет анкету в электронной форме, она автоматически улетает в CRM.
  3. Внутри CRM кандидат переводится на этап «Проверка в СБ».
  4. Безопасники забирают анкету прямо из системы или получают ее на свой почтовый ящик.
  5. СБ дает заключение по кандидату, которое фиксируется в системе. 

В этом случае остается цифровой след, по которому видно, когда анкета поступила на рассмотрение, сколько времени заняла проверка и соблюдаются ли сроки.

 

Зафиксируйте договоренности

Если договоренности не записаны, считайте, что их не было. В идеале нужно фиксировать все в отдельном регламенте взаимодействия по кадровой безопасности, но проблема в том, что сотрудники СБ не любят подписывать подобные документы. 

Если не удается зарегламентировать процесс проверки, то можно просто запротоколировать договоренности и отправить эту информацию на почту всем заинтересованным лицам. 

 

Как общаться со службой безопасности

В сотрудниках службы безопасности я вижу только союзников. Наша общая задача — не пустить в компанию мошенников и прохиндеев, которых достаточно на рынке. Поэтому эйчару важно выстраивать партнерские взаимоотношения с безопасниками. Надо максимально погружать коллег в рекрутинг, чтобы сформировать у них понимание процессов, рынка и сложности подбора. 

Я сталкивалась с тем, что сотрудники службы безопасности обесценивают работу рекрутеров и даже позволяют себе замечания в духе: «Совсем слабенькие кандидаты, а получше никого не было?» Так происходит из-за непонимания процессов. 

Со стороны видна лишь верхушка айсберга, поэтому кажется, что найти сотрудника — это элементарно. Выход есть: покажите безопасникам весь айсберг целиком. Общайтесь с ними, демонстрируйте воронку, рассказывайте, сколько кандидатов посмотрели с заказчиком ради того, чтобы принести эти несколько анкет на финальную проверку.

Допустим, я устроилась в банк на позицию HRD. В первый же рабочий день знакомлюсь с директором департамента безопасности и руководителем отдела внутренней безопасности. Я иду к ним не «воевать» и «отстаивать позиции», а чтобы понять, как построить понятные и удобные для всех процессы. Мы проговариваем:

  • какие сложности есть сейчас;
  • что их не устраивает в HR-процессах;
  • как разграничить зоны проверки;
  • какие сроки проверки будут комфортны для рекрутмента и безопасности;
  • как может выглядеть бизнес-процесс проверки для разных категорий кандидатов.

Обычно переговоры со службой безопасности по процессам и системным проблемам ведет HRD или руководители подбора. При этом я всегда рекомендую обычным рекрутерам и эйчарам налаживать дружеское общение с коллегами из СБ, быть максимально позитивными и дружелюбными. 

Все безопасники, которых я знаю, очень любят поговорить и терпеть не могут «писанину» — им важен живой человеческий контакт. Поэтому любые возникающие проблемы лучше обсуждать лично, а не через электронную почту или мессенджеры.

 

Главная ошибка при взаимодействии со службой безопасности

Отсутствие партнерских отношений — главная ошибка, которую я часто наблюдаю. Важно понять и принять, что сотрудники службы безопасности не враги. Если они и «заворачивают» кандидатов, то вовсе не для того, чтобы усложнить жизнь бедному рекрутеру. Безопасники просто делают свою работу как умеют.

Если вы видите системные проблемы во взаимодействии между подбором и службой безопасности, то нужно обсуждать их, а не злиться, страдать и молчать.

 

Что делать, если служба безопасности отказывает сильному кандидату

Я рекомендую не вмешиваться в процесс согласования конкретного кандидата: нет — значит нет. Безопасники — это профессионалы, доверяйте им.

Но ничего не мешает обсуждать сами критерии отбора. Например, сотрудники СБ утверждают, что если у человека хотя бы два открытых кредита, то он закредитован и попадает в категорию «неблагонадежные». Вы с этим не согласны, поэтому идете и доказываете, что закредитованность определяется не количеством кредитов, а соотношением ежемесячных платежей к доходам. В результате с вашими доводами соглашаются и меняют критерий отсева.

Бывает, что руководитель всеми силами защищает кандидата. Служба безопасности может пойти навстречу — это вопрос переговоров. Тогда в заключении пишут примерно так: «Согласовано под ответственность руководителя департамента маркетинга Иванова С. А.». Хотя я никогда бы не стала брать на себя ответственность за незнакомого кандидата. 

 

Куда встроить этап подбора «проверка службы безопасности»

Все зависит от уровня позиции: если я ищу топ-менеджера, то провожу всех кандидатов через службу безопасности до интервью с заказчиком. Это штучная позиция, и я не могу отправлять непроверенных претендентов руководителю банка.

По остальным позициям этап «проверка в СБ» встраивается в воронку перед выставлением оффера. Безопасники подключаются, как только заказчик подтвердит, что кандидат его устраивает. Проверять всех подряд не стоит: вы будете впустую тратить ресурсы службы безопасности, которые и так ограничены. 

 

Должны ли безопасники напрямую взаимодействовать с кандидатами

Я стараюсь исключать или хотя бы минимизировать прямые контакты между СБ и кандидатами. Проверки нужны, но они должны быть незаметными для будущего сотрудника.

Как я уже рассказывала, безопасники предпочитают живое общение, а кандидаты не любят длинные процессы подбора, особенно если нужно куда-то ехать и встречаться лично. Тем более, когда на этой встрече их ждет суровый специалист службы безопасности, а не веселый и приветливый рекрутер. 

Обычно эти интервью с безопасниками избыточны: они не несут ничего нового и полезного — там задаются те же вопросы, которые звучали ранее. По сути, к этому моменту все решения уже приняты: заказчик с рекрутером оценили компетенции кандидата, определились и ждут только одобрения от СБ.

 

Как взаимодействовать в рамках информационной безопасности

У нас есть 2 ключевые точки взаимодействия: доступы для новых сотрудников и внедрение облачных решений.

 

Доступы для сотрудников

Вовремя получить доступы для сотрудников — это вечная проблема. Чтобы автоматизировать этот процесс, советую идти по пути типизации ролей. То есть в кадровой системе каждому сотруднику присваивается определенная роль, которой соответствует набор прав и доступов. 

Не нужно присылать заявку, а потом ждать, пока безопасники ее отработают: доступы открываются автоматически в соответствии с ролью.

 

Внедрение облачных решений

При прочих равных банк всегда предпочтет вариант с размещением продукта у себя на сервере. Но бывает, что выбора нет: например, мы хотим внедрить уникальный и классный продукт, который доступен только в облаке. 

Хантфлоу поддерживает размещение на серверах клиента (on-premise) и другие требования безопасности.

В таком случае не стоит самостоятельно идти и убеждать коллег из СБ. Если вы не эксперт в сфере информационной безопасности, то у вас не хватит компетенций, чтобы защитить облачное решение. Предоставьте это поставщику продукта, подключив его к переговорам. 

Если вы все же хотите пролоббировать внедрение, то соберите информацию, кто из конкурентов уже пользуется этим продуктом. Например, я всегда прошу партнеров указывать в коммерческих предложениях, с какими банками они работают. Потом эту информацию можно использовать как аргумент в переговорах со службой безопасности: «Почему там это разрешено, а у нас нет?»

 

Как эйчару взаимодействовать со службой безопасности при служебных расследованиях 

В банках, где я работала, была такая система: специалисты службы безопасности проводили расследование и скидывали мне свое заключение. Если я была согласна с их выводами, то готовила приказ о дисциплинарном взыскании. Потом согласовывала этот приказ с юристами и передавала на подпись руководителю организации.

Считаю, что в спорных ситуациях нужно отстаивать сотрудников перед безопасниками. Важно понимать, что если вина человека неочевидна, а доказательная часть хромает, то есть риск оспаривания дисциплинарного взыскания.

Специалисты СБ могут настаивать на наказании, но не стоит идти у них на поводу вопреки здравому смыслу. Они не всегда погружены в судебную практику по трудовому законодательству и часто не осознают всех правовых рисков. 

При этом безопасники опираются на факты, а не на мотивы. А за фактами стоит живой человек, с которым нужно разговаривать, чтобы понять истинные причины нарушения. В таких случаях я стараюсь пообщаться с провинившимся сотрудником самостоятельно — без коллег из СБ. Это позволяет построить более доверительный и открытый диалог, а также избежать излишнего психологического давления. 

 

Кратко: как найти общий язык со службой безопасности 

  1. Специалисты службы безопасности — ключевые смежники для эйчаров и рекрутеров.
  2. Чтобы выстроить правильные процессы взаимодействия со службой безопасности, нужно:
  • разграничить зоны ответственности — определиться, кто и что проверяет;
  • договориться о категориях кандидатов;
  • для каждой категории установить предельные сроки проверки;
  • оптимизировать анкету кандидата;
  • наладить коммуникации так, чтобы информация не терялась;
  • зафиксировать договоренности.
  1. Безопасники не враги, а ваши партнеры.
  2. Погружайте коллег из службы безопасности в рекрутмент, чтобы они понимали, как устроена воронка подбора и что происходит на высококонкурентном рынке труда.
  3. При общении с безопасниками отдавайте предпочтение живому человеческому контакту — они это любят.
  4. Не советую вмешиваться в процесс проверки конкретного кандидата. Доверяйте коллегам: если они отказывают, значит, есть причины.
  5. Постарайтесь исключить прямые контакты между службой безопасности и кандидатами. Лучшая проверка — та, что прошла незаметно.
  6. Не пытайтесь «продать» облачное решение коллегам из информационной безопасности — доверьте это поставщику продукта.
  7. В спорных ситуациях отстаивайте своих сотрудников перед СБ. Помните, что безопасники не всегда учитывают правовые риски оспаривания дисциплинарных взысканий.

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Как сделать индивидуальный план развития сотрудника

Разобрались, зачем нужен ИПР, кто и как его составляет, а также узнали, что делать, если сотрудник не хочет развиваться

хантфлоу, huntflow, talent management, управление талантами
Экспертиза

Что такое Talent Management и как его внедрить

И при чем здесь пять языков любви

хантфлоу, huntflow, T&D-менеджер
Экспертиза

Кто такой T&D-менеджер и как им стать

И почему развивать нужно даже самых компетентных сотрудников

Экспертиза

Как правильно делегировать и зачем это делать

И почему многие руководители утопают в задачах, с которыми бы справились их сотрудники