Чек-лист: какие проблемы можно решить с помощью рекрутинговой CRM

Если у вас есть хотя бы одна из этих проблем, то вам нужна автоматизация подбора

Вакансии закрываются не так быстро, как хотелось бы

Как правильно считать срок закрытия позиции

Среднее время закрытия позиции — ключевая метрика подбора, которая прямо влияет на темпы развития бизнеса. Магазин не откроется без продавцов, ресторан — без официантов и поваров, продажи встанут без сейлзов, продукт не будет развиваться без команды разработки.

Но чтобы воздействовать на эту ключевую метрику, нужно правильно рассчитывать и контролировать ее значение. Это сложно делать вручную: необходимо учитывать производственный календарь, новые заявки в рамках одной и той же вакансии, периоды приостановки подбора.

Без автоматизации не обойтись — вам понадобится рекрутинговая система, которая умеет правильно считать сроки закрытия. Хантфлоу с мощным Центром аналитики подойдет на эту роль: с его помощью можно отслеживать скорость подбора и видеть узкие места воронки, где зависают кандидаты.

Часто бывает так: из-за отсутствия сотрудника бизнес-процессы останавливаются, компания теряет прибыль, а идеальный кандидат все это время просто «висит» внутри воронки подбора. Просто потому, что кто-то забыл дать фидбек по нему, проверить тестовое задание, переслать резюме, назначить интервью.

80% компаний в первый же квартал после внедрения Хантфлоу сокращают средний срок закрытия позиций на 15–30%. Они просто начинают контролировать скорость движения по этапам подбора и устанавливают регламентные договоренности о предотвращении зависания.

Рекрутеры перегружены работой

Бедные рекрутеры в огне: ничего не успевают, завалены грудами резюме и задач. Кажется, что ничего не поделать: нужно расширять команду подбора либо привлекать фрилансеров, просить помощи у кадровых агентств.

Но если проанализировать, чем заняты рекрутеры, скорее всего, выяснится, что большинство их задач связаны с рутиной. Это только кажется, что рутина занимает совсем немного времени. Люди, которые сами не занимаются подбором, могут рассуждать так: «Сохранить резюме и написать письмо — это несколько минут. Тратить ресурсы и перестраивать процессы ради экономии этих минут — расточительство».

Мы все подсчитали. Например, у вас всего один рекрутер — каждый день он сохраняет по 10 резюме, 6 из которых показывает заказчикам. А еще этот рекрутер ежедневно назначает по 4 интервью и отправляет по 9 писем кандидатам. Из-за рутины каждый год он теряет 29 рабочих дней, которые мог бы потратить на настоящую задачу подбора — более качественный поиск и отбор кандидатов.

Хантфлоу берет на себя рутинные задачи, которые связаны:

c назначением интервью;
с отправкой писем кандидатам;
с сохранением резюме из различных источников;
с добавлением вакансий на джоб-сайты и сбором откликов;
с сохранением истории работы по кандидату;
с составлением отчетности.

Рекрутеру остается только сосредоточиться на поиске и отборе наиболее подходящих кандидатов.

Нужно уменьшить бюджет на подбор

Часть позиций можно закрывать за счет кадрового резерва — базы людей, уже побывавших в вашей воронке подбора. Это позволяет резко снизить стоимость найма, ведь вам не нужно платить джоб-сайтам, соцсетям и кадровым агентствам.

Но эффективная работа с кадровым резервом возможна при соблюдении двух условий:

Должна вестись база резюме с полной историей работы по каждому кандидату.
Нужны инструменты, которые позволят быстро находить нужную информацию в этой базе.

Без автоматизации добиться этого невозможно. Если резюме хранятся в десятках папок на гугл-диске, а история работы с кандидатами раскидана по тысячам ячеек в экселевском файле, то найти что-то будет невероятно сложно.

Качественная CRM решает эти проблемы. Хантфлоу позволяет добавлять резюме в базу и оставлять комментарии одним кликом. Можно присваивать метки кандидатам, чтобы потом фильтровать их по конкретному признаку. Кроме того, есть функция булевого поиска, чтобы находить резюме с нужными пересечениями и исключениями за пару секунд.

Вакансии не закрываются, и непонятно, в чем проблема

Вариантов может быть множество, например:

рекрутер недорабатывает или неправильно продает вакансию;
заказчик сам не определился, кто ему нужен, и отклоняет всех подряд;
слишком сложное тестовое задание отпугивает кандидатов;
предложение не соответствует рынку;
заказчик не выделяет достаточно слотов под интервью;
проблемы с HR-брендом.

Если нет автоматизированной системы сбора и анализа данных, остается только гадать, в чем причина. Но интуиция — плохой союзник в таких вопросах, потому что часто приводит к ошибочным выводам.

Практически любые курсы MBA начинаются с фразы, что принятие управленческих решений должно основываться на статистических данных. И чтобы собрать эти данные, вам нужна рекрутинговая CRM.

Центр аналитики Хантфлоу позволяет измерять и контролировать каждый аспект подбора, находить и исправлять неочевидные проблемы, улучшать процессы.

Есть трудности в коммуникациях между рекрутментом и заказчиками

Если заявки на подбор не систематизированы, поступают по разным каналам и хранятся непонятно где, то это сильно осложняет и замедляет работу по вакансии.

Рекрутер сначала долго вспоминает, когда, от кого и как получил заявку, потом находит и берет ее в работу. После этого он понимает, что половина информации отсутствует, и идет к заказчику за уточнениями.

То же самое и с фидбеком: один нанимающий менеджер отправляет развернутую обратную связь по почте, другой ограничивается парой предложений в мессенджере, третий делится впечатлениями устно.

В такой ситуации наем зависит от человеческого фактора: кто-то что-то не переслал, не нашел или забыл сообщить — процесс встал. Проблема решается автоматизацией сбора и хранения информации, а также установкой регламентных договоренностей. Хантфлоу позволяет:

Внедрить шаблоны заявок на подбор.
Автоматически согласовывать заявки со всеми заинтересованными лицами.
Добавить формы для оценки кандидатов — нанимающему менеджеру нужно просто заполнить графы.
Сохранять информацию внутри системы.
Собирать оценки заказчиков о работе рекрутеров и сигнализировать о коммуникативных проблемах до того, как они разгорятся.

Непонятно, как контролировать и оценивать работу рекрутеров

Насколько эффективно работает конкретный рекрутер? Сколько резюме он нашел? Сколько интервью назначил и провел? Скольким кандидатам написал письма? Как нанимающий менеджер оценивает его работу? Выдать ли ему премию или, наоборот, провести серьезную беседу?

Если нет достоверной системы сбора и аналитики данных, то вы не знаете этого наверняка. В условиях неопределенности и нехватки информации на первое место выходят эмоции, ощущения и личные взаимоотношения — злейшие враги управленческих решений.

Рекрутинговая CRM дает возможность собирать и исследовать данные, чтобы потом на их основе принимать управленческие решения. Например, Хантфлоу позволяет оценить эффективность работы команды подбора в целом и каждого рекрутера в частности. Можно в любой момент открыть отчеты и увидеть:

сколько кандидатов добавлено на каждый этап подбора;
количество назначенных и отмененных интервью;
сколько писем кандидатам отправлено;
оценку работы рекрутера заказчиками;
сколько времени проводят кандидаты на отдельных этапах воронки — помогает понять, не тормозится ли процесс подбора из-за рекрутера.

Решите проблемы своего подбора с помощью Хантфлоу