Чек-лист: какие проблемы можно решить с помощью рекрутинговой CRM

Если у вас есть хотя бы одна из этих проблем, то вам нужна автоматизация подбора

Время чтения:  4 мин

Вакансии закрываются не так быстро, как хотелось бы 

Среднее время закрытия позиции — ключевая метрика подбора, которая прямо влияет на темпы развития бизнеса. Магазин не откроется без продавцов, ресторан — без официантов и поваров, продажи встанут без сейлзов, продукт не будет развиваться без команды разработки.

Но чтобы воздействовать на эту ключевую метрику, нужно правильно рассчитывать и контролировать ее значение. Это сложно делать вручную: необходимо учитывать производственный календарь, новые заявки в рамках одной и той же вакансии, периоды приостановки подбора.

Без автоматизации не обойтись — вам понадобится рекрутинговая система, которая умеет правильно считать сроки закрытия. Хантфлоу с мощным Центром аналитики подойдет на эту роль: с его помощью можно отслеживать скорость подбора и видеть узкие места воронки, где зависают кандидаты.

 

​​

 

Часто бывает так: из-за отсутствия сотрудника бизнес-процессы останавливаются, компания теряет прибыль, а идеальный кандидат все это время просто «висит» внутри воронки подбора. Просто потому, что кто-то забыл дать фидбек по нему, проверить тестовое задание, переслать резюме, назначить интервью.

80% компаний в первый же квартал после внедрения Хантфлоу сокращают средний срок закрытия позиций на 15–30%. Они просто начинают контролировать скорость движения по этапам подбора и устанавливают регламентные договоренности о предотвращении зависания.

 

Рекрутеры перегружены работой

Бедные рекрутеры в огне: ничего не успевают, завалены грудами резюме и задач. Кажется, что ничего не поделать: нужно расширять команду подбора либо привлекать фрилансеров, просить помощи у кадровых агентств. 

Но если проанализировать, чем заняты рекрутеры, скорее всего, выяснится, что большинство их задач связаны с рутиной. Это только кажется, что рутина занимает совсем немного времени. Люди, которые сами не занимаются подбором, могут рассуждать так: «Сохранить резюме и написать письмо — это несколько минут. Тратить ресурсы и перестраивать процессы ради экономии этих минут — расточительство». 

Мы все подсчитали. Например, у вас всего один рекрутер — каждый день он сохраняет по 10 резюме, 6 из которых показывает заказчикам. А еще этот рекрутер ежедневно назначает по 4 интервью и отправляет по 9 писем кандидатам. Из-за рутины каждый год он теряет 29 рабочих дней, которые мог бы потратить на настоящую задачу подбора — более качественный поиск и отбор кандидатов.

Хантфлоу берет на себя рутинные задачи, которые связаны:

  • c назначением интервью;
  • с отправкой писем кандидатам;
  • с сохранением резюме из различных источников;
  • с добавлением вакансий на джоб-сайты и сбором откликов;
  • с сохранением истории работы по кандидату;
  • с составлением отчетности.

Рекрутеру остается только сосредоточиться на поиске и отборе наиболее подходящих кандидатов.

 

Нужно уменьшить бюджет на подбор

Часть позиций можно закрывать за счет кадрового резерва — базы людей, уже побывавших в вашей воронке подбора. Это позволяет резко снизить стоимость найма, ведь вам не нужно платить джоб-сайтам, соцсетям и кадровым агентствам.

Но эффективная работа с кадровым резервом возможна при соблюдении двух условий:

  1. Должна вестись база резюме с полной историей работы по каждому кандидату.
  2. Нужны инструменты, которые позволят быстро находить нужную информацию в этой базе.

Без автоматизации добиться этого невозможно. Если резюме хранятся в десятках папок на гугл-диске, а история работы с кандидатами раскидана по тысячам ячеек в экселевском файле, то найти что-то будет невероятно сложно. 

Качественная CRM решает эти проблемы. Хантфлоу позволяет добавлять резюме в базу и оставлять комментарии одним кликом. Можно присваивать метки кандидатам, чтобы потом фильтровать их по конкретному признаку. Кроме того, есть функция булевого поиска, чтобы находить резюме с нужными пересечениями и исключениями за пару секунд.   

 

Вакансии не закрываются, и непонятно, в чем проблема

Вариантов может быть множество, например:

  • рекрутер недорабатывает или неправильно продает вакансию;
  • заказчик сам не определился, кто ему нужен, и отклоняет всех подряд;
  • слишком сложное тестовое задание отпугивает кандидатов;
  • предложение не соответствует рынку;
  • заказчик не выделяет достаточно слотов под интервью;
  • проблемы с HR-брендом.

Если нет автоматизированной системы сбора и анализа данных, остается только гадать, в чем причина. Но интуиция — плохой союзник в таких вопросах, потому что часто приводит к ошибочным выводам.

Практически любые курсы MBA начинаются с фразы, что принятие управленческих решений должно основываться на статистических данных. И чтобы собрать эти данные, вам нужна рекрутинговая CRM.

Центр аналитики Хантфлоу позволяет измерять и контролировать каждый аспект подбора, находить и исправлять неочевидные проблемы, улучшать процессы.

 

Есть трудности в коммуникациях между рекрутментом и заказчиками

Если заявки на подбор не систематизированы, поступают по разным каналам и хранятся непонятно где, то это сильно осложняет и замедляет работу по вакансии. 

Рекрутер сначала долго вспоминает, когда, от кого и как получил заявку, потом находит и берет ее в работу. После этого он понимает, что половина информации отсутствует, и идет к заказчику за уточнениями.

То же самое и с фидбеком: один нанимающий менеджер отправляет развернутую обратную связь по почте, другой ограничивается парой предложений в мессенджере, третий делится впечатлениями устно. 

В такой ситуации наем зависит от человеческого фактора: кто-то что-то не переслал, не нашел или забыл сообщить — процесс встал. Проблема решается автоматизацией сбора и хранения информации, а также установкой регламентных договоренностей. Хантфлоу позволяет:

  1. Внедрить шаблоны заявок на подбор.
  2. Автоматически согласовывать заявки со всеми заинтересованными лицами. 
  3. Добавить формы для оценки кандидатов — нанимающему менеджеру нужно просто заполнить графы.
  4. Сохранять информацию внутри системы.
  5. Собирать оценки заказчиков о работе рекрутеров и сигнализировать о коммуникативных проблемах до того, как они разгорятся.
 

Непонятно, как контролировать и оценивать работу рекрутеров

Насколько эффективно работает конкретный рекрутер? Сколько резюме он нашел? Сколько интервью назначил и провел? Скольким кандидатам написал письма? Как нанимающий менеджер оценивает его работу? Выдать ли ему премию или, наоборот, провести серьезную беседу? 

Если нет достоверной системы сбора и аналитики данных, то вы не знаете этого наверняка. В условиях неопределенности и нехватки информации на первое место выходят эмоции, ощущения и личные взаимоотношения — злейшие враги управленческих решений.

Рекрутинговая CRM дает возможность собирать и исследовать данные, чтобы потом на их основе принимать управленческие решения. Например, Хантфлоу позволяет оценить эффективность работы команды подбора в целом и каждого рекрутера в частности. Можно в любой момент открыть отчеты и увидеть:

  • сколько кандидатов добавлено на каждый этап подбора;
  • количество назначенных и отмененных интервью;
  • сколько писем кандидатам отправлено;
  • оценку работы рекрутера заказчиками;
  • сколько времени проводят кандидаты на отдельных этапах воронки — помогает понять, не тормозится ли процесс подбора из-за рекрутера. 

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Тезисы от спикеров MarHR 2021. Часть 2

Краткий пересказ самых интересных выступлений конференции

хантфлоу, huntflow, marhr, рекрутинг, hr, тезисы
Экспертиза

Тезисы от спикеров конференции MarHR 2021. Часть 1

Советы, лайфхаки и кейсы от опытных рекрутеров и HR-менеджеров

Экспертиза

Как подключить корпоративную учетную запись в Microsoft Exchange к Хантфлоу через Impersonation

С учетом требований даже самой строгой политики безопасности