Как руководителю контролировать работу рекрутеров

Спойлер: с помощью Центра аналитики Хантфлоу

Время чтения:  5 мин

Представьте команду подбора, где работают три рекрутера: они показывают кандидатов заказчикам, вроде кому-то звонят, иногда закрывают вакансии. Что-то происходит, работа кипит, но судить о ее эффективности нельзя — нет данных, HR-аналитика не ведется.

В таких условиях невозможно понять:

❌ Почему не закрываются вакансии: условия не в рынке, заказчики не находят времени побеседовать с кандидатом или просто рекрутер недорабатывает.

❌ Насколько загружена команда подбора, нужно ли ее расширять.

❌ Кого премировать за качественную работу, а с кем стоит поговорить на тему эффективности и производительности.

❌ Довольны ли заказчики работой рекрутеров.

Хантфлоу делает процесс подбора прозрачным: сразу видно, кто что сделал и какие результаты получил. Можно ставить рекрутерам планы и контролировать их выполнение.

 

Где искать отчеты по рекрутерам 

Нужно перейти в Центр аналитики Хантфлоу — для этого нажмите на значок в правом верхнем углу экрана. Навигация по отчетам простая и наглядная:

 

Вам нужны две категории отчетов: «Рекрутеры» и «Оценка рекрутмента». Сейчас расскажем, как пользоваться этими отчетами, чтобы контролировать работу рекрутеров.   

 

Отчет по воронке

Проблемы с закрытием вакансии бывают связаны с низкой активностью рекрутера. Если он подает на вход воронки подбора недостаточное количество кандидатов, то сроки найма увеличиваются. Релевантные кандидаты просто не попадают в маленькую выборку или их слишком мало, чтобы закрыть вакансию.

Воронка — это визуальное представление работы по вакансии. Она демонстрирует, сколько кандидатов рекрутер добавил на каждый этап подбора за определенный период. Вы можете сравнить это значение с целевыми показателями или результатами других сотрудников, работающих над аналогичными позициями. 

 
 

Чтобы понять, сколько кандидатов должно быть на каждом этапе подбора, придется изучить воронки по уже закрытым позициям. Представим, что ваша конверсия из резюме в интервью — 30%, а из интервью в наем — 10%. Немного математики:

  • чтобы нанять двоих сотрудников, нужно провести 20 интервью — это минимум, ведь чем больше, тем лучше;
  • для организации 20 интервью надо добавить хотя бы 67 резюме.

Это уже полноценный план — проконтролировать его выполнение можно с помощью отчета по воронке. Чтобы посмотреть результаты работы рекрутера по конкретной позиции, выберите нужную вакансию через фильтр или перейдите в соседний отчет «Воронка с детализацией по вакансии».

 

Отчет по интервью

Здесь есть два важных показателя: количество назначенных и отмененных интервью.

 

Назначенные интервью 

Отслеживать активность рекрутера можно и в разрезе назначенных встреч: чем их больше, тем выше шансы закрыть вакансию. Отчет подходит для сравнения сотрудников между собой — но только при условии, что они работают над одинаковыми позициями.

Допустим, есть два рекрутера: у одного все хорошо, у другого не закрываются вакансии. Но «проблемный» рекрутер убедительно ссылается на внешние факторы и заверяет, что не виноват. Если нет объективных данных, то руководителю не на что опереться, кроме своих эмоций, интуиции и личного отношения к коллеге. 

Но анализ количества назначенных интервью все расставит по местам. Если у одного сотрудника за неделю 30 встреч, а у другого всего 5, это повод задуматься.

 

Отмененные интервью

Низкая доходимость до интервью — злейший враг подбора: рекрутер и заказчик напрасно тратят время на подготовку к встречам, которые срываются. Когда отмен много, нужно искать проблему — возможно, рекрутер плохо продает вакансию или не напоминает кандидатам о встрече. 

Все познается в сравнении: если проблема не в каком-то бизнес-процессе, а в конкретном сотруднике, то его показатели по отменам будут выше, чем у коллег.

Например, отчет демонстрирует, что из пяти назначенных встреч состоялись только три. Кажется, что доходимость низкая, но выводы делать рано: статистика работает только на большом объеме данных. 

С другой стороны, совсем без форс-мажоров не обойтись: кандидат может передумать, принять оффер другой компании или не суметь подключиться к зуму из-за технических проблем. Если у рекрутера никогда не срываются интервью, это статистическая аномалия, так не бывает. Скорее всего, он просто не фиксирует отмену в Хантфлоу, тем самым генерирует недостоверные данные для анализа.

Отменить интервью просто:

Отчет по конверсии писем кандидатам

Отчет позволяет оценить активность и эффективность рекрутера при коммуникациях через электронную почту. Он содержит 3 параметра:

  1. Количество отправленных писем.
  2. Процент открытых писем.
  3. Сколько получено ответов.
 

Некоторые компании недооценивают силу писем, а зря. При правильном подходе электронная почта превращается в мощный канал связи с кандидатами. 

Например, один из наших клиентов раньше не делал большую ставку на электронные письма в IT-подборе. Рекрутеры писали кандидатам, но без энтузиазма, потому что не верили в эффективность этого канала коммуникации. Никто не экспериментировал с заголовками и содержанием писем, не анализировал их эффективность.

Клиент был очень удивлен, когда посмотрел отчет по конверсии писем. Более 40% кандидатов отвечали на сообщения рекрутеров — такой высокий показатель стал полной неожиданностью. Он понял, что это эффективный инструмент, и стал вкладываться в него.

Если рекрутер редко пишет письма кандидатам, возможно, он тоже недооценивает этот канал связи или просто недорабатывает. 

Если писем много, но кандидаты их редко открывают, проверьте заголовки, которые использует рекрутер. Скорее всего, они не вызывают желание все бросить и немедленно прочитать сообщение. 

Если же люди читают письма, но не отвечают, ищите проблемы в самом предложении и содержании письма. Возможно, нужно переписать текст и проверить, соответствуют ли ваши условия рынку.  

 

Отчет по оценке рекрутмента

Каждый раз, когда закрывается позиция, Хантфлоу предлагает заказчику оценить работу рекрутера по десятибалльной шкале. Причем к формe обратной связи можно добавить любые дополнительные поля с вопросами. 

Например, она может выглядеть так:

Фидбек от заказчиков попадает в Центр аналитики Хантфлоу, где формируется отчет-светофор:

  • оценки от 9 до 10 соответствуют зеленому цвету, который сигнализирует об отсутствии проблем; 
  • 7 и 8 баллов — желтый цвет, он указывает на возможные трудности, которые проще выявить и решить на раннем этапе;
  • 6 баллов и ниже — красный цвет, требуется срочная диагностика и исправление ситуации.

Вы можете отслеживать, насколько заказчики удовлетворены работой конкретного рекрутера, сравнивать показатели сотрудников между собой, поощрять тех, кто попал в топ лучших.

 

Посмотрите на отчет: Виталий, Евгения и Екатерина примерно равны по среднему баллу, а Надежда и Антон ощутимо отстают. Стоит разобраться, чем недовольны заказчики, пока желтый цвет не сменился красным, а проблема не трансформировалась в открытый конфликт.

Все диаграммы интерактивны — можно кликнуть на любую и посмотреть:

  • как распределяются оценки конкретного рекрутера;
  • количество оценок;
  • от кого они получены;
  • с какими позициями связаны. 
 

Резюмируем

  1. Без достоверной статистики нельзя объективно оценить работу сотрудников — все сводится к эмоциям, интуиции и личным отношениям. 
  2. Решения, принимаемые по наитию, сложно назвать управленческими — очень часто они оказываются ошибочными.
  3. Но просто внедрить ATS и изредка просматривать отчеты недостаточно. Все эти показатели нужно отслеживать и обсуждать системно и регулярно — например, на еженедельных планерках руководителя подбора и рекрутеров. Только тогда вы сможете замечать проблемы на ранних этапах и видеть результаты ваших управленческих решений.

Еще из рубрики “Экспертиза”