Ключевые метрики в планировании подбора

И зачем они нужны

Серафима Шумеева, Head of Recruitment & Adaptation компании Skyeng, рассказала о том, какие метрики помогают правильно спланировать подбор и оценить эффективность рекрутинга.

Зачем нужны метрики

Раньше мы не планировали подбор: начинали искать, когда требовались новые сотрудники. Постепенно пришли к более осознанному подходу — с планом найма и системой метрик. Вот для чего это было необходимо.

Оценить эффективность подбора

Для IT-компании важно, чтобы все бизнес-процессы были прозрачны, оцифрованы, измеримы и поддавались анализу. В этом смысле рекрутинг слегка выбивался из общей картины, но постепенно фаундеры добрались и до нас.

Метрики дают нам точку опоры, понимание, что нормально, а что нет. Вот рекрутер закрыл вакансию за 40 дней — это много или мало? Три кандидата из пяти приняли оффер — все в порядке или есть проблема?

Метрики помогают понять, хорошо ли мы работаем и какие процессы нужно улучшать.

Синхронизировать планы развития бизнеса с подбором

Мы быстро растем и много нанимаем — штат сотрудников постоянно увеличивается. Для роста необходимы ресурсы, в том числе человеческие. Если у компании недостаточно людей для выполнения KPI, то достигнуть целей будет сложно. Можно придумать много крутых фич, но это бесполезно, когда нет разработчиков, чтобы их реализовать.

Важно, чтобы рекрутинг обеспечивал решение задач бизнеса. В такой ситуации невозможен подход «сколько наймем, столько наймем» — нужно осознанное планирование подбора с метриками и аналитикой.

Например, известно, что в течение следующего квартала необходимо найти 50 новых специалистов. Мы должны проанализировать:

достаточно ли у нас ресурсов, чтобы закрыть все позиции;
реалистичные ли сроки подбора ставит бизнес.

Планы развития бизнеса и возможности рекрутинга должны быть синхронизированы и работать в связке.

Успокоить внутренних заказчиков

Если нет планирования и четких метрик, внутренние заказчики зачастую не понимают, что происходит, когда закроется вакансия и случится ли это вообще. Поэтому некоторые из них решают идти своим путем и искать сотрудников самостоятельно.

И здесь начинаются проблемы:

Как правило, заказчикам некогда качественно обрабатывать входящий поток кандидатов и давать развернутую обратную связь. В результате у людей появляется негатив к компании: они откликаются на вакансию, но не получают ответа по несколько недель.
Рекрутер знает, как правильно общаться, чтобы продать вакансию. У него есть утвержденный набор из заготовок, скриптов и шаблонов писем, который работает на привлечение кандидатов и поддержание репутации компании. А вот заказчик чаще всего импровизирует, чем может навредить бренду работодателя.

Поэтому рекрутингу нужен инструмент, который покажет заказчику, что все хорошо: «Вот смотрите, ваша вакансия не брошена на произвол судьбы, она в нашем плане. Мы закроем ее, только, пожалуйста, не надо самодеятельности. Средний срок подбора — 30 дней, на финале будет 3–5 кандидатов, среди которых предстоит выбирать».

В IT-компании все разговаривают на языке метрик и цифр. И планирование подбора дает заказчикам понимание, что рекрутинг — это не какой-то черный ящик с непредсказуемыми результатами на выходе, а открытый и понятный процесс.

Теперь расскажу про основные метрики, которые полезны в планировании подбора.

Основные метрики в планировании подбора

Потребность в новых работниках

Обычно у бизнеса есть понимание, какие задачи предстоит решать в будущем. Эти задачи распределяются между имеющимися сотрудниками, а если человеческих ресурсов не хватает, то возникает потребность в новых работниках. Задача рекрутинга — закрыть эту потребность в установленный срок.

Текучка

Показатели текучки легко установить из исторических данных: например, эйчар видит, что в среднем за квартал из отдела увольняются 2 человека. Это чистая статистика — вполне возможно, что никто и не уйдет, но текучку стоит заложить в план найма.

Количество сотрудников, которым может потребоваться замена

Например, работник на испытательном сроке явно не справляется с задачами — есть предпосылки, что он покинет компанию. Или какой-то сотрудник плохо отработал в прошлом периоде, и следующий квартал для него определяющий. Все эти замены со стороны компании также нужно учитывать в плане подбора.

План подбора = потребность в новых сотрудниках + текучка + замены

Сроки закрытия вакансий

Мы рассчитываем сроки исходя из исторических данных и воронки подбора. Заказчики, как правило, интересуются конверсиями на разных этапах воронки, но это просто вспомогательные метрики, которые позволяют нам рассчитать сроки закрытия.

Например, мы сообщаем заказчику: «Вот смотри, закрытие такой позиции в среднем занимает 40 дней. Все будет примерно так: соберем 60 резюме, проведем около 30 интервью, на финальном собеседовании будет 5 кандидатов, между которыми предстоит сделать выбор».

Причем метрика «сроки закрытия вакансии» связана с другими параметрами — уровнем позиции и количеством кандидатов на финальном интервью. Поэтому здесь можно корректировать одно за счет другого.

Допустим, заказчик ответит, что 40 дней — это слишком долго. Тогда я предложу ему сократить количество финалистов — с 5 до 3. Есть и другой вариант: снизить требуемый уровень кандидатов, например, с сениора до мидла.

Иногда удается уменьшить срок закрытия путем повышения вовлеченности заказчика в подбор. Например, мы предлагаем: «Найдем не за 40, а за 20 дней. Но тогда тебе придется сильнее вкладываться в этот процесс: потратишь не 8 часов, как обычно, а 16. Придется проводить в два раза больше интервью и в два раза быстрее давать фидбек. Пойдет?»

Объем вакансий, с которым может справиться отдел рекрутинга

Я анализирую планы найма и распределяю задачи между другими специалистами, отвечающими за подбор. Если наших ресурсов не хватает, чтобы выполнить план, то иду к руководству и обсуждаю это. Мне важно понимать причину увеличения нагрузки: разовый ли это «всплеск» либо в дальнейшем придется нанимать столько же.

Например, в 2019 году план найма в два раза превысил количество вакансий, которое мы обычно закрывали. Я поговорила с генеральным директором и HRD — они сказали, что наем будет только расти. Тогда мы решили принять на работу еще пятерых рекрутеров.

Если же рост найма — разовая история, то нет смысла брать дополнительных рекрутеров в штат, а потом прощаться с ними. В этом случае мы активизируем дополнительные внешние ресурсы — привлекаем кадровые агентства и фрилансеров.

Я всегда закладываю погрешность по плану найма — плюс-минус 20% на всякий случай. Держу в голове сразу 3 сценария.

Оптимальный — все идет по плану.
Часть запланированных вакансий не будут открыты. Я формирую дополнительные проектные задачи, которые могу дать команде при недогрузке. С такой ситуацией мы столкнулись в период пандемии, когда весь наем был заморожен.
Прилетят внеплановые вакансии, которые придется экстренно закрывать текущими ресурсами.

Метрики для оценки эффективности подбора

Как я говорила, метрики нужны не только для планирования, но и чтобы понимать, как мы работаем — плохо или хорошо.

Так, метрику «срок закрытия вакансии» используют и для оценки эффективности рекрутера. Предположим, у нас открыта вакансия, и мы знаем, что позиции такого типа закрываются в среднем за 30 дней. Но рекрутер справился только за 2 месяца — двукратное отклонение от нормы. Это повод провести с ним ретроспективу по позиции, чтобы понять, какие сложности возникли. Проблема может быть даже не на стороне рекрутинга: например, когда опоздание случилось из-за того, что заказчик менял портрет кандидата, и это была согласованная история.

Другая важнейшая метрика — это оценка удовлетворенности заказчика. Он оценивает нас по 4 параметрам:

Уровень снятия заявки — насколько рекрутер погрузился в профиль должности, расспросил заказчика и разобрался, кого искать.
Комфортность взаимодействия — здесь оценивается общий уровень коммуникации. Например, понятно ли рекрутер объяснил, как происходит работа над вакансией и что потребуется от заказчика.
Удовлетворенность средним уровнем кандидатов — насколько люди, которые приходили на интервью, соответствовали заявленному профилю.
Общая удовлетворенность рекрутером и сроками закрытия вакансии.

Оценка от заказчика демонстрирует, насколько эффективно работает рекрутер.

Что нужно знать о метриках

Метрики помогают оценить эффективность подбора, синхронизировать планы развития бизнеса с возможностями рекрутинга, сделать процесс найма для внутренних заказчиков понятным и прозрачным.
При составлении плана найма нужны следующие метрики: потребность в новых работниках, показатели текучки, количество сотрудников, которым может понадобиться замена.
Срок закрытия вакансии рассчитывается исходя из исторических данных и конверсии на разных этапах воронки привлечения.
Бывает, что заказчик хочет «побыстрее». Этого можно добиться разными способами: снижением требований к уровню кандидатов, сокращением количества финалистов, повышением вовлеченности нанимающего менеджера в процесс подбора.
Если возможностей рекрутинга не хватает для выполнения плана найма, то стоит обсудить вопрос привлечения дополнительных ресурсов.
Если прогнозируется дальнейший рост найма, то можно нанимать дополнительных рекрутеров в штат. Если это разовая история, то лучше воспользоваться услугами фрилансеров и кадровых агентств.
Советую закладывать погрешность к плану найма — плюс-минус 20%. Придумайте, чем займутся рекрутеры, если вакансий окажется меньше, чем ожидается. Решите, где будете брать резервы, если потребуется закрыть внеплановые вакансии.

Анализируйте эффективность подбора в Хантфлоу