Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
Несколько лет назад удаленка была диковинным форматом работы, а сейчас 43% из 1000 опрошенных ответили, что в их компании есть дистанционные сотрудники. На это указывают результаты исследования SuperJob.
О том, как правильно трудоустраивать удаленщиков и взаимодействовать с ними, поговорили с экспертами компании Труд-юрист Ринатой Шайдуллиной и Анной Нуриевой. Рината и Анна рассказали, какие положения стоит включить в трудовой договор с дистанционным сотрудником, как обмениваться документами и за что можно уволить специалиста.
Рината Шайдуллина, юрист по трудовым спорам, руководитель компании Труд-юрист
Анна Нуриева, руководитель направления первичных консультаций компании Труд-юрист
Что считается удаленной работой
В Трудовом кодексе удаленная работа называется дистанционной. Она регулируется главой 49.1 ТК РФ.
Дистанционная работа имеет два отличия от офисной:
- Сотрудник выполняет обязанности не на территории работодателя.
- Сотрудник для работы и взаимодействия с работодателем использует сети связи общего пользования, в том числе интернет.
Плюсы удаленной работы для компании
- Минимизация расходов на рабочие места. Компания может снять недорогой офис с меньшей площадью, не задумываться об удобных столах и стульях.
- Уменьшение нагрузки на ФОТ. Некоторые специалисты не из Москвы могут работать за меньший оклад, чем их столичные коллеги.
- Меньший контроль за охраной труда. Обязанности работодателя в этой сфере зафиксированы в статье 214 ТК РФ. Из 27 общих требований в отношении удаленщиков компании должны обеспечить выполнение только трех:
- расследовать и учитывать профессиональные заболевания сотрудников, а также несчастные случаи, которые произошли во время работы, рассматривать причины возникновения микротравм;
- выполнять предписания госорганов в области охраны труда и рассматривать представления профсоюза;
- обеспечивать обязательное социальное страхование сотрудников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
Риски удаленки для работодателя
- Сложнее наладить коммуникацию с удаленным сотрудником и ввести его в курс дел.
- Возможности контроля за работой сотрудника ограничены, поэтому некоторые компании замечают снижение производительности труда, так как специалисты в рабочее время занимаются личными делами.
- Чтобы отследить производительность труда и результаты работы, надо продумывать отчеты и метрики, а также применять специальные программы.
- Если специалист живет в другом часовом поясе, нужно дополнительно регламентировать порядок его взаимодействия с командой, чтобы задачи выполнялись вовремя.
Как обмениваться документами
Лично
Если удаленный сотрудник живет в том же городе, где находится офис компании, или недалеко от него, можно предложить ему приехать и подписать документы.
Если специалист после поездки в офис в этот же день не сможет вернуться ночевать домой, перемещение нужно оформить как командировку и компенсировать расходы сотрудника на жилье, проезд и суточные. Такую позицию высказал Роструд в письме № ПГ/37458-6-1.
По почте
Можно пользоваться услугами Почты России или курьерских служб. В первом случае документы нужно отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Например, обмен экземплярами трудового договора может выглядеть так:
- Работодатель готовит 2 экземпляра трудового договора, подписывает их и отправляет сотруднику.
- Сотрудник получает письмо, подписывает оба экземпляра договора. Одну копию оставляет себе, другую почтой направляет работодателю.
В Трудовом кодексе не закреплена обязанность работодателя оплачивать услуги почты и курьерских служб. Но, как правило, эти расходы компании берут на себя.
Электронный документооборот
Это самый удобный вариант обмена документами с удаленным сотрудником. О том, как внедрить систему кадрового электронного документооборота в компании, мы уже рассказывали.
Для подписания кадровых документов сотруднику понадобится усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Работодателю чаще всего требуется квалифицированная.
Передача сканов и фотографий подписанных документов по электронной почте или в мессенджерах не закреплена в Трудовом кодексе как способ обмена электронными документами. Однако в случае судебного разбирательства работник как экономически более слабая сторона может использовать любые средства доказывания, в том числе обмен подобными файлами (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.10.2022 по делу № 88-22879/2022). Согласно судебной практике, нотариальное заверение переписки не требуется (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.02.2023 № 5-КГ22-144-К2).
Трудоустройство
Предъявление документов
Для найма удаленного сотрудника не нужен особый пакет документов — действуют общие правила статьи 65 ТК РФ. Обязательные документы для трудоустройства:
- паспорт;
- документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Это может быть СНИЛС или уведомление о регистрации в системе в виде электронного документа или на бумажном носителе;
- документ об образовании;
- документы воинского учета — для военнообязанных и тех, кого могут призвать на военную службу;
- трудовая книжка — по договоренности работодателя и сотрудника.
Специалистам некоторых должностей, например педагогам, нужно предъявить справку об отсутствии судимости.
Порядок передачи документов устанавливает работодатель. Специалист может:
- привезти документы в офис лично;
- отправить сканы по электронной почте;
- отправить копии почтой заказным письмом;
- передать копии через курьерскую службу.
Компаниям стоит просить у специалистов копии, заверенные нотариально. Это снизит риск трудоустройства по фальшивым документам.
Заключение трудового договора
Чтобы заключить трудовой договор, специалисту и работодателю нужно подписать бумажный вариант документа или воспользоваться КЭДО.
Если трудовой договор подписали в электронном виде, специалист может направить письменный запрос о том, чтобы работодатель передал ему бумажный экземпляр. Просьбу нужно выполнить в течение трех рабочих дней с момента ее получения.
Ознакомление с локальными нормативными актами
Как правило, минимальный список локальных нормативных актов, с которыми нужно ознакомить удаленного сотрудника, такой:
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- положение о дистанционной работе;
- коллективный договор.
Список может отличаться в зависимости от компании.
Чтобы ознакомить сотрудника с актами, можно направить ему полные тексты документов на электронную почту, а в КЭДО попросить подписать лист ознакомления электронной подписью. Передать подписанный лист ознакомления можно также почтой или курьерской службой.
Издание приказа о приеме на работу
Приказ о приеме на работу с 2021 года стал необязательным документом, но некоторые кадровые службы продолжают оформлять его.
Форма и содержание приказа о приеме на работу дистанционного сотрудника такие же, как и для специалиста в офис. Есть только одно отличие: в графе «Условия приема на работу» нужно написать «Дистанционная работа».
Обязанности ознакамливать сотрудника с приказом у работодателя нет. Но мы рекомендуем отправить специалисту документ для ознакомления в КЭДО или Почтой России.
Ведение трудовой книжки
Если у сотрудника есть трудовая книжка, он может попросить работодателя сделать в ней запись о трудоустройстве. В таком случае специалист должен передать электронную версию документа или направить бумажную трудовую книжку почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Специалист кадровой службы внесет в документ запись о трудоустройстве и оставит его на хранение в компании.
Заполняется трудовая книжка удаленщика так же, как и обычного сотрудника. Нужно указать:
- дату приема на работу;
- полное и сокращенное наименование организации;
- должность, на которую принят специалист;
- наименование, дату и номер документа, на основании которого внесена запись: это могут быть реквизиты трудового договора или приказа о приеме на работу.
Заполнение личной карточки
Личная карточка Т-2 с 2021 года необязательный документ. Но если вы продолжаете их вести, информацию о том, что работник будет трудиться дистанционно, в ней можно не отражать.
Если хотите отметить в карточке, что сотрудник будет работать на удаленке, это можно сделать в графе «Характер работы» или в разделе 10 «Дополнительные сведения».
Какие нюансы учесть при оформлении трудового договора с удаленщиком
Трудовой договор с дистанционным сотрудником заключается с учетом общих правил статьи 57 ТК РФ. В содержании документа важно уделить особое внимание семи нюансам.
Укажите место работы специалиста
Указывать место работы важно по двум причинам:
- Для оформления командировки в том числе в офис компании, если он находится не в том же населенном пункте, где живет сотрудник.
- Для корректной выплаты зарплаты. Если работник находится в населенном пункте, где действуют повышающие районные коэффициенты, например на Крайнем Севере, работодатель обязан выплачивать ему надбавку к окладу.
Можно ограничиться указанием населенного пункта, где живет удаленный сотрудник, или написать полный адрес места, откуда он будет работать чаще всего.
Также в трудовом договоре стоит закрепить обязанность работника письменно уведомлять работодателя о смене места работы.
Определите длительность удаленной работы
В части 2 статьи 312.1 ТК РФ указано, что работодатель может:
- Нанять сотрудника на удаленку на постоянной основе в течение срока действия трудового договора. Если договор заключен на неопределенный срок, то и сотрудник будет всегда на удаленке.
- Ограничить нахождение сотрудника на удаленке. Например, в течение 3 месяцев срока испытания работник может работать из дома, а потом должен выйти в офис. Важно помнить, что длительность временного нахождения на удаленке не может быть более 6 месяцев.
- Предусмотреть комбинированную занятость. В таком случае в трудовом договоре надо прописать, в какие дни сотрудник работает из дома, а когда — из офиса.
Конкретизируйте график работы
Часть 2 статьи 312.4 дает дистанционному сотруднику право устанавливать режим работы по своему усмотрению. Если вам важно, чтобы специалист был на связи и выполнял задачи в определенное время, укажите это в трудовом договоре.
Например, можно написать: «Работнику устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — субботой и воскресеньем. Работник должен выполнять должностные обязанности и быть доступным для связи с работодателем с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, с перерывом с 14:00 по 15:00 по московскому времени».
Определите, на чьем оборудовании будет работать специалист
Согласно статье 312.6 ТК РФ работодатель должен предоставить сотруднику технику, программы и другие средства, необходимые для работы. Специалист может работать на своем оборудовании. В таком случае работодатель должен выплачивать компенсацию за износ, размер которой устанавливается по соглашению сторон.
Порядок предоставления имущества и программ или выплаты компенсации за износ стоит закрепить в трудовом договоре.
Если сотрудник работает на личном компьютере, то повышается риск утечки данных. Поэтому предусмотрите в трудовом договоре условие о том, что специалист согласен на установку специальных программ для защиты данных на собственное оборудование.
Закрепите обязанность работника сообщать о результатах работы
Если хотите получать отчеты от специалиста о том, что он сделал в течение недели или дня, закрепите эту обязанность в трудовом договоре. Пропишите:
- какие отчеты должен сдавать удаленный сотрудник и за какой период;
- в какие сроки необходимо сдать отчет;
- с помощью какой программы составлять и передавать отчет.
Установите, как быстро сотрудник должен выходить на связь
В трудовом договоре можно прописать обязанность сотрудника отвечать на новые сообщения в течение определенного времени — например, часа. Но предварительно удостоверьтесь, что характер работы специалиста позволяет это делать. Например, юрист может несколько часов находится на судебном заседании без возможности отвечать на сообщения. Если вы привлечете сотрудника к дисциплинарной ответственности за нарушение правила, суд может отменить наказание, так как у специалиста не было объективной возможности выполнить требование.
Определите, с помощью каких программ будете обмениваться файлами и общаться с сотрудником
Это требование можно поместить в разделе с обязанностями сотрудника. Лучше прописать конкретные программы. Например:
Работник обязан передавать результаты работы, иные файлы, касающиеся выполнения должностных обязанностей, а также поддерживать связь с работодателем и другими сотрудниками через корпоративный мессенджер Slack.
Для обмена кадровыми документами и подписания их работник должен использовать систему кадрового электронного документооборота HRlink.
Если на этапе заключения трудового договора вы не зафиксировали какое-либо из условий, любой пункт, не меняющий условия выполнения трудовой функции, можно добавить в положение о дистанционной работе. Тогда в трудовом договоре должна быть ссылка на этот документ, а специалиста необходимо ознакомить с положением под подпись. Если он не согласен ставить подпись, нужно оформить акт об отказе. Но это не дает право специалисту не соблюдать условия положения.
Выбирая платформу для обмена сообщениями и файлами, важно быть уверенными, что все отправленные письма сохраняются в первоначальной редакции и их нельзя удалить.
Отчетность удаленщика и контроль качества работы
Распространенные способы контроля за работой дистанционного сотрудника:
- Просить ежедневно или еженедельно заполнять таблицу со списком задач и затраченным временем на их выполнение.
- Организовать работу команды в сервисе планирования задач с функцией выгрузки времени, затраченного на их выполнение. Это, например, Jira, Yandex Tracker, EvaTeam, Kaiten, Moo.team.
- Установить на компьютер программу мониторинга и оценки эффективности работы, например Инсайдер, Kickidler, Bitcop. Они отслеживают, на какие сайты в течение рабочего дня заходил сотрудник, как часто отвлекался от задач, что искал в поисковиках. То, насколько этично использовать этот способ, каждая компания решает сама.
Какой бы способ ни выбрала компания, важно письменно уведомить о нем работника и закрепить правила его применения в трудовом договоре или локальном акте о дистанционной работе.
Если решите устанавливать программы мониторинга, стоит получить согласие специалистов на обработку персональных данных, так как в поле зрения работодателя может попасть личная информация о специалисте, особенно если он работает с личного компьютера.
Увольнение дистанционного работника
Увольнение по собственному желанию
Порядок увольнения удаленного сотрудника по собственному желанию установлен статьей 80 ТК РФ. Он почти не отличается от расторжения трудового договора с офисным работником. Но важно помнить о трех нюансах:
- Убедитесь, что сотрудник прислал заявление на увольнение в КЭДО или другой системе, где его нельзя удалить у получателя как, например, в телеграме.
- Если ведете трудовую книжку сотрудника, запросите у него в письменной форме согласие на отправку документа Почтой России или курьерской службой.
- Если ознакомили сотрудника с приказом об увольнении в системе КЭДО, в течение трех рабочих дней с момента его издания отправьте работнику бумажную копию документа. Это можно сделать Почтой России заказным письмом с уведомлением о вручении или курьерской службой. В это же отправление можно вложить трудовую книжку и справки, которые выдаются сотруднику при увольнении.
Увольнение по инициативе работодателя
Общие основания для увольнения сотрудников по инициативе работодателя предусмотрены статьей 81 ТК РФ. Для удаленных сотрудников существуют еще два дополнительных, которые названы в статье 312.8 ТК РФ.
Сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд. Если в рабочее время специалист без уважительной причины не взаимодействовал с работодателем более двух рабочих дней подряд, работодатель имеет право уволить его. В локальном акте о дистанционной работе длительность этого периода может быть увеличена.
Чтобы доказать проступок сотрудника, необходимо составить акт об отсутствии взаимодействия с работником. Акт составляет и подписывает комиссия из 3 человек. К нему также можно приложить скриншот переписки, где сотрудник не ответил на сообщение или указано время его последней активности в сети. Акт об отсутствии взаимодействия нужно направить сотруднику для ознакомления, а также запросить у него объяснения. Документы можно направить в системе КЭДО или заказным письмом.
Учитывайте, что суд может признать увольнение по этому основанию незаконным, если сочтет наказание несоразмерным тяжести совершенного проступка. Допустим, сотрудник 3 года работал в компании без нареканий, но закрутился и забыл предупредить, что уедет в деревню на пару дней, где нет интернета. Суд может посчитать, что в такой ситуации работодатель мог ограничиться замечанием или выговором.
Сотрудник переехал в другую страну или регион. Работодатель вправе уволить по этому основанию, если из-за переезда специалист не сможет выполнять обязанности по трудовому договору на прежних условиях.
Например, сотрудник переехал на Крайний Север и теперь ему положена надбавка к зарплате в размере районного коэффициента. В таком случае меняются условия оплаты труда, следовательно, работодатель может уволить специалиста.
Не является основанием для увольнения переезд сотрудника в другой часовой пояс с большой разницей во времени с остальной командой, если сотрудник будет соблюдать привычный для всех график работы.
Чтобы обоснованно уволить сотрудника по этому основанию, нужно доказать, что специалист находится в другой местности и что его нет по адресу, который указан в трудовом договоре как место работы. Для этого нужно:
- Запросить объяснения работника, почему он находится в другой местности.
- По косвенным признакам выявить местонахождение сотрудника — например, по соцсетям.
- Отправить члена комиссии по адресу места работы специалиста, чтобы зафиксировать его отсутствие.
Как перевести работника из офиса на удаленную работу
Перевод на дистанционную работу возможен по письменному соглашению работодателя и сотрудника. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно указать:
- с какой даты сотрудник будет работать дистанционно;
- где будет расположено место работы специалиста;
- на чьей технике и программах будет работать сотрудник и положены ли ему какие-либо компенсации;
- по какому графику будет работать специалист;
- обязан ли сотрудник предоставлять отчеты о работе.
Дополнительное соглашение должны подписать работодатель и сотрудник.
Можно ли взять на удаленку жителя другой страны
Позиция Минтруда России по этому вопросу изложена в нескольких документах, в том числе в письме № 14-2/ООГ-245 и № 14-2/ООГ-5755. Минтруд России считает, что заключать трудовой договор о дистанционной работе с человеком, который находится за границей, нельзя.
8 декабря 2023 года начальник отдела трудовой миграции Департамента занятости населения и трудовой миграции Дмитрий Мыльников еще раз указал на недопустимость заключения трудового договора с работающим гражданином России из-за рубежа. Решение обосновано тем, что за границей не действует российское трудовое право, а значит, работа сотрудника будет регулироваться законами другого государства. Кроме того, в таких условиях организация не сможет выполнить свою обязанность по обеспечению безопасных условий труда для удаленного сотрудника.
Минтруд России рекомендует с такими специалистами заключать договоры гражданско-правового характера.
Мнение Минтруда России расходится с позицией Минфина России и судебной практикой. Минфин России в письме № 03-04-05/65362 поясняет, как взимать НДФЛ с доходов сотрудников российских организаций, которые находятся за рубежом. Суды считают, что в Трудовом кодексе нет запрета на наем сотрудника, находящегося не в России.
Брать или не брать на работу специалиста, находящегося в другой стране, — решение работодателя. На данный момент единой позиции государства по этому вопросу нет. При этом письма ведомств не могут устанавливать запреты, а в Трудовом кодексе подобное ограничение отсутствует.
Выводы
- Дистанционная работа имеет место, если сотрудник выполняет должностные обязанности не на территории работодателя, а также передает результаты работы и взаимодействует с руководством и коллегами через интернет и другие сети общего пользования.
- В трудовом договоре с удаленщиком стоит закрепить:
- место работы, где удаленный сотрудник будет выполнять должностные обязанности;
- обязанность сообщать о смене места работы;
- длительность удаленной работы;
- график работы сотрудника;
- порядок предоставления оборудования для работы или компенсации за износ личного имущества сотрудника;
- обязанность предоставлять отчет о работе;
- условие, как быстро удаленный работник должен выходить на связь;
- программы и сервисы для переписки и обмена файлами.
- Если решите контролировать работу сотрудника с помощью программ мониторинга активности на компьютере, предупредите его об этом под подпись и получите письменное согласие специалиста на обработку персональных данных.
- Есть два дополнительных основания, по которым работодатель по собственной инициативе может уволить удаленщика:
- сотрудник не выходит на связь без уважительных причин более двух рабочих дней подряд;
- специалист переехал в другую страну или регион и из-за этого не сможет выполнять должностные обязанности на прежних условиях.
- В российском законодательстве нет запрета нанимать на удаленную работу жителей другой страны. Несмотря на то что Минтруд России против такой практики, каждый работодатель может сам решить, будет ли он устанавливать отношения с сотрудником, который находится за рубежом.