Как в Skyeng отказались от традиционного планирования подбора

Skyeng известен своим data-driven-подходом к рекрутингу. В компании считают и планируют все, что только можно, используют SLA и предиктивный анализ. Поэтому мы удивились, когда узнали, что в Skyeng решили отказаться от традиционного планирования подбора.

Но нестабильные времена требуют гибких решений. Рекрутмент-лид Полина Нанаева рассказала, как они планировали наем раньше, почему после 24 февраля старая система перестала работать и чем ее удалось заменить.

Как мы планировали подбор раньше

Планирование найма в Skyeng — один из финальных этапов планирования всей деятельности компании. Каждая команда начинает строить планы на следующий квартал в середине текущего: определяться с целями, проектами, ресурсами и людьми — нужно знать, сколько потребуется сотрудников, чтобы решить поставленные задачи. 

Каждая команда составляла список позиций, которые должны открыться в следующем квартале. В списке были подробные описания будущих вакансий:

1. Название должности согласно нашему классификатору.
2. Задачи, которые будет решать новый сотрудник.
3. Грейд.
4. Зарплатная вилка в пределах бюджета.  
5. Желаемая дата выхода сотрудника.
6. Формат работы: офис, удаленка.
7. Кто станет руководителем новичка.
8. Обоснование открытия вакансии — почему без этого человека не обойтись.

Команды передавали списки руководителям юнитов, а те — своим HRBP. Я забирала эти списки у HRPB, объединяла в общий перечень по всей компании и отдавала на согласование HRD и CEO. 

Если по какой-то из вакансий не было достаточного обоснования, то ее могли исключить из плана. В итоге список одобренных позиций поступал нам в работу — уже в первую неделю квартала мы знали, какие вакансии предстоит закрывать. При этом вакансии из плана не открывались автоматически: чтобы инициировать подбор, заказчик должен был заполнить заявку на наем. 

Эта система эффективно работала. Реальные задачи найма отличались от согласованных максимум на 20%: иногда все же появлялись внеплановые замены или потребность в вакансии исчезала. Но мы были готовы к этому и учитывали такую «погрешность» при каждом планировании. Внеплановые замены поступали в формате списков и тоже проходили через согласование.

Заранее понимая объемы найма, мы формировали рекрутинговый бюджет. Если знаешь, что предстоит нанять 100 человек, то можешь подсчитать, сколько для этого нужно найти резюме и опубликовать вакансий.

Как мы решили отказаться от планирования

После 24 февраля 2022 года у нас, как и у многих компаний, остановился наем. Потом подбор разморозили, но ситуация по проектам и бюджетам изменилась. Часть вакансий отменилась, но приходили новые позиции, которых мы не ожидали. Заранее распределять ресурсы в таком хаосе было бесполезно — это все равно, что работать совсем без плана.

Квартальный план рухнул, потому что бизнес оказался в неопределенности — рекрутменту нужно было подстроиться к этой ситуации. Мы рискнули распланировать следующий квартал, но опять ничего не вышло: половина вакансий не открылась, а из-за текучести появилось много неожиданных позиций.

Тогда мы решили попробовать более гибкий подход.

Как мы планируем без планирования

У нас был целый квартал, чтобы придумать новую систему. Мы сделали это вместе с моим руководителем, а потом согласовали изменения с HRD и CEO.

Теперь заказчики не формируют планы на квартал вперед. Когда нужно найти нового сотрудника, они просто заполняют заявку на наем. Но если раньше эта заявка сразу попадала в Хантфлоу, то сейчас она проходит через цикл согласования:

1. Сначала ее проверяет баджет-холдер — человек, который отвечает за бюджет. Без его одобрения заявка никуда дальше не идет.
2. Если какое-то поле в заявке противоречит внутренним регламентам, то она перенаправляется C&B-специалисту. Так бывает, когда название должности не соответствует нашему классификатору или заложенный заказчиком бюджет на зарплату выбивается из вилки, принятой в компании. C&B-специалист может отредактировать заявку или вернуть ее на доработку.
3. Заявка падает HRBP — он должен ее заапрувить.
4. На финальном этапе заявку рассматривают HRD и CEO.
5. Если все одобрили заявку, она попадает в Хантфлоу.

В самой заявке появились новые поля, где нужно обосновать потребность в найме. Раньше эту информацию команды давали при составлении плана подбора.

Весь процесс согласования мы автоматизировали в нашей системе Skyeng Home. Много вакансий отваливается на этапах согласования — до рекрутмента доходят только действительно необходимые позиции. 

Согласование длится около 2 недель: за это время мы можем подготовиться, оценить нагрузку и понять, нужно ли подключать дополнительные ресурсы для подбора. Чтобы нас не завалило заявками, мы прогнозируем объемы и держим руку на пульсе:

• раз в месяц встречаемся с HRBP — они рассказывают нам о задачах и проектах своих команд;
• каждый квартал проводим встречи с HRD и CEO, чтобы узнать про глобальные планы компании и грядущие изменения.

Когда мы презентовали новую систему нанимающим менеджерам, то опасались недовольства с их стороны, но получили обратный эффект. Раньше они тратили много времени на планирование, заполнение гугл-доков и дублирование информации в заявку на наем. Заказчику нужно было заранее описать вакансию, которая откроется только через 2–3 месяца — и то не факт. Теперь же достаточно оперировать двухнедельным сроком, что гораздо легче. 

Эта система используется лишь в точечном подборе. Массовые позиции вроде учителей и специалистов техподдержки мы по-прежнему планируем. Там используем WFM — инструмент, который помогает планировать наем и ресурсы в зависимости от показателей бизнеса. По сути, в массовом подборе мы идем от обратного: например, по прогнозам покупок определяем, сколько сотрудников понадобится. Но в точечном подборе WFM не работает, поэтому пришлось искать другие инструменты.

Минусы новой системы

Не работает на больших объемах найма. Система пока справляется, потому что у нас не самый активный наем. Так, в IT-подборе сейчас в среднем закрываем по 30 вакансий за квартал. Это немного: раньше бывали кварталы, когда мы нанимали по 200 человек.

Если количество вакансий резко вырастет, то увеличится нагрузка на согласующих — они станут «бутылочным горлышком» всей системы. Заявки начнут зависать, наем затормозится. 

Сложнее планировать загрузку рекрутера. От отправки заявки до ее поступления рекрутменту в работу проходит всего две недели. Чем меньше горизонт планирования, тем сложнее отследить момент, когда объем задач на одного рекрутера превысит его возможности. А экстренно увеличить команду подбора всего за 2 недели не получится.

Все участники согласования должны быстро реагировать. Например, если согласующий уйдет в отпуск и не передаст дела, то проверка заявки застопорится. Поэтому мы ввели правило: чтобы взять отпуск, нужно предварительно выбрать себе замену — человека, который будет согласовывать наем вместо тебя.

Без планирования не обойтись, если бизнес активно растет. Для реализации планов роста нужны планы найма — наш гибкий подход здесь не сработает.

Что дальше

Наш бизнес стабилизировался, есть стратегия и планы развития на следующий год. Поэтому в 2023 году мы вернемся к планированию подбора, но в другом формате — на основе штатного расписания. 

Каждый руководитель будет планировать штатное расписание своего отдела на будущий год, с возможностью корректировать его в любое время по мере изменения ситуации. Согласовывать каждую отдельную вакансию больше не придется — достаточно утвердить штатное расписание. Когда потребуется закрыть конкретную позицию, нанимающий менеджер нажмет кнопку «Запустить наем». И если у него есть свободные штатные единицы, то заявка сразу же уйдет в Хантфлоу — в работу рекрутерам.

Новая система снизит риски утонуть в согласованиях и неправильно рассчитать ресурсы команды рекрутмента. Мы будем видеть штатное расписание и все вакантные позиции, которые в нем заложены. Если поймем, что задач слишком много, то сможем заранее подготовиться и найти дополнительные ресурсы.