Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности

И перешли на более гибкую систему
Skyeng известен своим data-driven-подходом к рекрутингу. В компании считают и планируют все, что только можно, используют SLA и предиктивный анализ. Поэтому мы удивились, когда узнали, что в Skyeng решили отказаться от традиционного планирования подбора.
Но нестабильные времена требуют гибких решений. Рекрутмент-лид Полина Нанаева рассказала, как они планировали наем раньше, почему после 24 февраля старая система перестала работать и чем ее удалось заменить.
Полина Нанаева, рекрутмент-лид в Skyeng
Планирование найма в Skyeng — один из финальных этапов планирования всей деятельности компании. Каждая команда начинает строить планы на следующий квартал в середине текущего: определяться с целями, проектами, ресурсами и людьми — нужно знать, сколько потребуется сотрудников, чтобы решить поставленные задачи.
Каждая команда составляла список позиций, которые должны открыться в следующем квартале. В списке были подробные описания будущих вакансий:
Команды передавали списки руководителям юнитов, а те — своим HRBP. Я забирала эти списки у HRPB, объединяла в общий перечень по всей компании и отдавала на согласование HRD и CEO.
Если по какой-то из вакансий не было достаточного обоснования, то ее могли исключить из плана. В итоге список одобренных позиций поступал нам в работу — уже в первую неделю квартала мы знали, какие вакансии предстоит закрывать. При этом вакансии из плана не открывались автоматически: чтобы инициировать подбор, заказчик должен был заполнить заявку на наем.
Эта система эффективно работала. Реальные задачи найма отличались от согласованных максимум на 20%: иногда все же появлялись внеплановые замены или потребность в вакансии исчезала. Но мы были готовы к этому и учитывали такую «погрешность» при каждом планировании. Внеплановые замены поступали в формате списков и тоже проходили через согласование.
Заранее понимая объемы найма, мы формировали рекрутинговый бюджет. Если знаешь, что предстоит нанять 100 человек, то можешь подсчитать, сколько для этого нужно найти резюме и опубликовать вакансий.
После 24 февраля 2022 года у нас, как и у многих компаний, остановился наем. Потом подбор разморозили, но ситуация по проектам и бюджетам изменилась. Часть вакансий отменилась, но приходили новые позиции, которых мы не ожидали. Заранее распределять ресурсы в таком хаосе было бесполезно — это все равно, что работать совсем без плана.
Квартальный план рухнул, потому что бизнес оказался в неопределенности — рекрутменту нужно было подстроиться к этой ситуации. Мы рискнули распланировать следующий квартал, но опять ничего не вышло: половина вакансий не открылась, а из-за текучести появилось много неожиданных позиций.
Тогда мы решили попробовать более гибкий подход.
У нас был целый квартал, чтобы придумать новую систему. Мы сделали это вместе с моим руководителем, а потом согласовали изменения с HRD и CEO.
Теперь заказчики не формируют планы на квартал вперед. Когда нужно найти нового сотрудника, они просто заполняют заявку на наем. Но если раньше эта заявка сразу попадала в Хантфлоу, то сейчас она проходит через цикл согласования:
В самой заявке появились новые поля, где нужно обосновать потребность в найме. Раньше эту информацию команды давали при составлении плана подбора.
Весь процесс согласования мы автоматизировали в нашей системе Skyeng Home. Много вакансий отваливается на этапах согласования — до рекрутмента доходят только действительно необходимые позиции.
Согласование длится около 2 недель: за это время мы можем подготовиться, оценить нагрузку и понять, нужно ли подключать дополнительные ресурсы для подбора. Чтобы нас не завалило заявками, мы прогнозируем объемы и держим руку на пульсе:
Когда мы презентовали новую систему нанимающим менеджерам, то опасались недовольства с их стороны, но получили обратный эффект. Раньше они тратили много времени на планирование, заполнение гугл-доков и дублирование информации в заявку на наем. Заказчику нужно было заранее описать вакансию, которая откроется только через 2–3 месяца — и то не факт. Теперь же достаточно оперировать двухнедельным сроком, что гораздо легче.
Эта система используется лишь в точечном подборе. Массовые позиции вроде учителей и специалистов техподдержки мы по-прежнему планируем. Там используем WFM — инструмент, который помогает планировать наем и ресурсы в зависимости от показателей бизнеса. По сути, в массовом подборе мы идем от обратного: например, по прогнозам покупок определяем, сколько сотрудников понадобится. Но в точечном подборе WFM не работает, поэтому пришлось искать другие инструменты.
Сложнее планировать загрузку рекрутера. От отправки заявки до ее поступления рекрутменту в работу проходит всего две недели. Чем меньше горизонт планирования, тем сложнее отследить момент, когда объем задач на одного рекрутера превысит его возможности. А экстренно увеличить команду подбора всего за 2 недели не получится.
Все участники согласования должны быстро реагировать. Например, если согласующий уйдет в отпуск и не передаст дела, то проверка заявки застопорится. Поэтому мы ввели правило: чтобы взять отпуск, нужно предварительно выбрать себе замену — человека, который будет согласовывать наем вместо тебя.
Без планирования не обойтись, если бизнес активно растет. Для реализации планов роста нужны планы найма — наш гибкий подход здесь не сработает.
Наш бизнес стабилизировался, есть стратегия и планы развития на следующий год. Поэтому в 2023 году мы вернемся к планированию подбора, но в другом формате — на основе штатного расписания.
Каждый руководитель будет планировать штатное расписание своего отдела на будущий год, с возможностью корректировать его в любое время по мере изменения ситуации. Согласовывать каждую отдельную вакансию больше не придется — достаточно утвердить штатное расписание. Когда потребуется закрыть конкретную позицию, нанимающий менеджер нажмет кнопку «Запустить наем». И если у него есть свободные штатные единицы, то заявка сразу же уйдет в Хантфлоу — в работу рекрутерам.
Новая система снизит риски утонуть в согласованиях и неправильно рассчитать ресурсы команды рекрутмента. Мы будем видеть штатное расписание и все вакантные позиции, которые в нем заложены. Если поймем, что задач слишком много, то сможем заранее подготовиться и найти дополнительные ресурсы.
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности