Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
А также за что его можно уволить
Несколько лет назад удаленка была диковинным форматом работы, а сейчас 43% из 1000 опрошенных ответили, что в их компании есть дистанционные сотрудники. На это указывают результаты исследования SuperJob.
О том, как правильно трудоустраивать удаленщиков и взаимодействовать с ними, поговорили с экспертами компании Труд-юрист Ринатой Шайдуллиной и Анной Нуриевой. Рината и Анна рассказали, какие положения стоит включить в трудовой договор с дистанционным сотрудником, как обмениваться документами и за что можно уволить специалиста.
Рината Шайдуллина, юрист по трудовым спорам, руководитель компании Труд-юрист
Анна Нуриева, руководитель направления первичных консультаций компании Труд-юрист
В Трудовом кодексе удаленная работа называется дистанционной. Она регулируется главой 49.1 ТК РФ.
Дистанционная работа имеет два отличия от офисной:
Если удаленный сотрудник живет в том же городе, где находится офис компании, или недалеко от него, можно предложить ему приехать и подписать документы.
Если специалист после поездки в офис в этот же день не сможет вернуться ночевать домой, перемещение нужно оформить как командировку и компенсировать расходы сотрудника на жилье, проезд и суточные. Такую позицию высказал Роструд в письме № ПГ/37458-6-1.
Можно пользоваться услугами Почты России или курьерских служб. В первом случае документы нужно отправлять заказным письмом с уведомлением о вручении. Например, обмен экземплярами трудового договора может выглядеть так:
В Трудовом кодексе не закреплена обязанность работодателя оплачивать услуги почты и курьерских служб. Но, как правило, эти расходы компании берут на себя.
Это самый удобный вариант обмена документами с удаленным сотрудником. О том, как внедрить систему кадрового электронного документооборота в компании, мы уже рассказывали.
Для подписания кадровых документов сотруднику понадобится усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись. Работодателю чаще всего требуется квалифицированная.
Передача сканов и фотографий подписанных документов по электронной почте или в мессенджерах не закреплена в Трудовом кодексе как способ обмена электронными документами. Однако в случае судебного разбирательства работник как экономически более слабая сторона может использовать любые средства доказывания, в том числе обмен подобными файлами (Определение Второго кассационного суда общей юрисдикции от 18.10.2022 по делу № 88-22879/2022). Согласно судебной практике, нотариальное заверение переписки не требуется (Определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда РФ от 07.02.2023 № 5-КГ22-144-К2).
Для найма удаленного сотрудника не нужен особый пакет документов — действуют общие правила статьи 65 ТК РФ. Обязательные документы для трудоустройства:
Специалистам некоторых должностей, например педагогам, нужно предъявить справку об отсутствии судимости.
Порядок передачи документов устанавливает работодатель. Специалист может:
Компаниям стоит просить у специалистов копии, заверенные нотариально. Это снизит риск трудоустройства по фальшивым документам.
Чтобы заключить трудовой договор, специалисту и работодателю нужно подписать бумажный вариант документа или воспользоваться КЭДО.
Если трудовой договор подписали в электронном виде, специалист может направить письменный запрос о том, чтобы работодатель передал ему бумажный экземпляр. Просьбу нужно выполнить в течение трех рабочих дней с момента ее получения.
Как правило, минимальный список локальных нормативных актов, с которыми нужно ознакомить удаленного сотрудника, такой:
Список может отличаться в зависимости от компании.
Чтобы ознакомить сотрудника с актами, можно направить ему полные тексты документов на электронную почту, а в КЭДО попросить подписать лист ознакомления электронной подписью. Передать подписанный лист ознакомления можно также почтой или курьерской службой.
Приказ о приеме на работу с 2021 года стал необязательным документом, но некоторые кадровые службы продолжают оформлять его.
Форма и содержание приказа о приеме на работу дистанционного сотрудника такие же, как и для специалиста в офис. Есть только одно отличие: в графе «Условия приема на работу» нужно написать «Дистанционная работа».
Обязанности ознакамливать сотрудника с приказом у работодателя нет. Но мы рекомендуем отправить специалисту документ для ознакомления в КЭДО или Почтой России.
Если у сотрудника есть трудовая книжка, он может попросить работодателя сделать в ней запись о трудоустройстве. В таком случае специалист должен передать электронную версию документа или направить бумажную трудовую книжку почтой заказным письмом с уведомлением о вручении. Специалист кадровой службы внесет в документ запись о трудоустройстве и оставит его на хранение в компании.
Заполняется трудовая книжка удаленщика так же, как и обычного сотрудника. Нужно указать:
Личная карточка Т-2 с 2021 года необязательный документ. Но если вы продолжаете их вести, информацию о том, что работник будет трудиться дистанционно, в ней можно не отражать.
Если хотите отметить в карточке, что сотрудник будет работать на удаленке, это можно сделать в графе «Характер работы» или в разделе 10 «Дополнительные сведения».
Трудовой договор с дистанционным сотрудником заключается с учетом общих правил статьи 57 ТК РФ. В содержании документа важно уделить особое внимание семи нюансам.
Указывать место работы важно по двум причинам:
Можно ограничиться указанием населенного пункта, где живет удаленный сотрудник, или написать полный адрес места, откуда он будет работать чаще всего.
Также в трудовом договоре стоит закрепить обязанность работника письменно уведомлять работодателя о смене места работы.
В части 2 статьи 312.1 ТК РФ указано, что работодатель может:
Часть 2 статьи 312.4 дает дистанционному сотруднику право устанавливать режим работы по своему усмотрению. Если вам важно, чтобы специалист был на связи и выполнял задачи в определенное время, укажите это в трудовом договоре.
Например, можно написать: «Работнику устанавливается 40-часовая пятидневная рабочая неделя с двумя выходными днями — субботой и воскресеньем. Работник должен выполнять должностные обязанности и быть доступным для связи с работодателем с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00, с перерывом с 14:00 по 15:00 по московскому времени».
Согласно статье 312.6 ТК РФ работодатель должен предоставить сотруднику технику, программы и другие средства, необходимые для работы. Специалист может работать на своем оборудовании. В таком случае работодатель должен выплачивать компенсацию за износ, размер которой устанавливается по соглашению сторон.
Порядок предоставления имущества и программ или выплаты компенсации за износ стоит закрепить в трудовом договоре.
Если сотрудник работает на личном компьютере, то повышается риск утечки данных. Поэтому предусмотрите в трудовом договоре условие о том, что специалист согласен на установку специальных программ для защиты данных на собственное оборудование.
Если хотите получать отчеты от специалиста о том, что он сделал в течение недели или дня, закрепите эту обязанность в трудовом договоре. Пропишите:
В трудовом договоре можно прописать обязанность сотрудника отвечать на новые сообщения в течение определенного времени — например, часа. Но предварительно удостоверьтесь, что характер работы специалиста позволяет это делать. Например, юрист может несколько часов находится на судебном заседании без возможности отвечать на сообщения. Если вы привлечете сотрудника к дисциплинарной ответственности за нарушение правила, суд может отменить наказание, так как у специалиста не было объективной возможности выполнить требование.
Это требование можно поместить в разделе с обязанностями сотрудника. Лучше прописать конкретные программы. Например:
Работник обязан передавать результаты работы, иные файлы, касающиеся выполнения должностных обязанностей, а также поддерживать связь с работодателем и другими сотрудниками через корпоративный мессенджер Slack.
Для обмена кадровыми документами и подписания их работник должен использовать систему кадрового электронного документооборота HRlink.
Если на этапе заключения трудового договора вы не зафиксировали какое-либо из условий, любой пункт, не меняющий условия выполнения трудовой функции, можно добавить в положение о дистанционной работе. Тогда в трудовом договоре должна быть ссылка на этот документ, а специалиста необходимо ознакомить с положением под подпись. Если он не согласен ставить подпись, нужно оформить акт об отказе. Но это не дает право специалисту не соблюдать условия положения.
Выбирая платформу для обмена сообщениями и файлами, важно быть уверенными, что все отправленные письма сохраняются в первоначальной редакции и их нельзя удалить.
Распространенные способы контроля за работой дистанционного сотрудника:
Какой бы способ ни выбрала компания, важно письменно уведомить о нем работника и закрепить правила его применения в трудовом договоре или локальном акте о дистанционной работе.
Если решите устанавливать программы мониторинга, стоит получить согласие специалистов на обработку персональных данных, так как в поле зрения работодателя может попасть личная информация о специалисте, особенно если он работает с личного компьютера.
Порядок увольнения удаленного сотрудника по собственному желанию установлен статьей 80 ТК РФ. Он почти не отличается от расторжения трудового договора с офисным работником. Но важно помнить о трех нюансах:
Общие основания для увольнения сотрудников по инициативе работодателя предусмотрены статьей 81 ТК РФ. Для удаленных сотрудников существуют еще два дополнительных, которые названы в статье 312.8 ТК РФ.
Сотрудник не выходит на связь более двух рабочих дней подряд. Если в рабочее время специалист без уважительной причины не взаимодействовал с работодателем более двух рабочих дней подряд, работодатель имеет право уволить его. В локальном акте о дистанционной работе длительность этого периода может быть увеличена.
Чтобы доказать проступок сотрудника, необходимо составить акт об отсутствии взаимодействия с работником. Акт составляет и подписывает комиссия из 3 человек. К нему также можно приложить скриншот переписки, где сотрудник не ответил на сообщение или указано время его последней активности в сети. Акт об отсутствии взаимодействия нужно направить сотруднику для ознакомления, а также запросить у него объяснения. Документы можно направить в системе КЭДО или заказным письмом.
Учитывайте, что суд может признать увольнение по этому основанию незаконным, если сочтет наказание несоразмерным тяжести совершенного проступка. Допустим, сотрудник 3 года работал в компании без нареканий, но закрутился и забыл предупредить, что уедет в деревню на пару дней, где нет интернета. Суд может посчитать, что в такой ситуации работодатель мог ограничиться замечанием или выговором.
Сотрудник переехал в другую страну или регион. Работодатель вправе уволить по этому основанию, если из-за переезда специалист не сможет выполнять обязанности по трудовому договору на прежних условиях.
Например, сотрудник переехал на Крайний Север и теперь ему положена надбавка к зарплате в размере районного коэффициента. В таком случае меняются условия оплаты труда, следовательно, работодатель может уволить специалиста.
Не является основанием для увольнения переезд сотрудника в другой часовой пояс с большой разницей во времени с остальной командой, если сотрудник будет соблюдать привычный для всех график работы.
Чтобы обоснованно уволить сотрудника по этому основанию, нужно доказать, что специалист находится в другой местности и что его нет по адресу, который указан в трудовом договоре как место работы. Для этого нужно:
Перевод на дистанционную работу возможен по письменному соглашению работодателя и сотрудника. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем нужно указать:
Дополнительное соглашение должны подписать работодатель и сотрудник.
Позиция Минтруда России по этому вопросу изложена в нескольких документах, в том числе в письме № 14-2/ООГ-245 и № 14-2/ООГ-5755. Минтруд России считает, что заключать трудовой договор о дистанционной работе с человеком, который находится за границей, нельзя.
8 декабря 2023 года начальник отдела трудовой миграции Департамента занятости населения и трудовой миграции Дмитрий Мыльников еще раз указал на недопустимость заключения трудового договора с работающим гражданином России из-за рубежа. Решение обосновано тем, что за границей не действует российское трудовое право, а значит, работа сотрудника будет регулироваться законами другого государства. Кроме того, в таких условиях организация не сможет выполнить свою обязанность по обеспечению безопасных условий труда для удаленного сотрудника.
Минтруд России рекомендует с такими специалистами заключать договоры гражданско-правового характера.
Мнение Минтруда России расходится с позицией Минфина России и судебной практикой. Минфин России в письме № 03-04-05/65362 поясняет, как взимать НДФЛ с доходов сотрудников российских организаций, которые находятся за рубежом. Суды считают, что в Трудовом кодексе нет запрета на наем сотрудника, находящегося не в России.
Брать или не брать на работу специалиста, находящегося в другой стране, — решение работодателя. На данный момент единой позиции государства по этому вопросу нет. При этом письма ведомств не могут устанавливать запреты, а в Трудовом кодексе подобное ограничение отсутствует.
Два раза в месяц мы будем присылать вам свежие статьи, полезные кейсы, подкасты, анонсы событий и интервью со звездами HR.
Нас читают более 35 000 ваших коллег — присоединяйтесь к хорошей компании.
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности