Отзыв оффера: как избежать этого кошмара и что делать, если он случился

Инструкция на чрезвычайный случай

В рекрутинге трудно представить что-то хуже отзыва оффера. Работодатель сделал предложение, кандидат его принял, а потом что-то пошло не так. И рекрутеру говорят: «Прости, мы не можем его нанять». Нужно извиняться и объяснять человеку, который, возможно, даже уволился с предыдущей работы, что предложение уже неактуально.

Многие работодатели сталкивались с отзывом оффера, особенно в наше нестабильное время. Но это больная тема, на которую избегают говорить. Но говорить нужно, чтобы компании знали, как предотвратить подобную ситуацию и что делать, если она все-таки случилась. Все это мы обсудили с Оксаной Лындиной — HR-директором с огромным опытом работы в банковской сфере.

Оксана Лындина, основатель профессии «HR-архитектор», ex-HRD МИнБанка и РосЕвроБанка

Почему работодатели отзывают офферы

Влияние внешней среды

Проблема может прийти извне. Вспомним ковидные времена, когда объявлялись длительные нерабочие дни за счет работодателей. В такой ситуации невыгодно нанимать человека и платить ему зарплату, пока он не будет работать. Поэтому многие компании были вынуждены экстренно вводить мораторий на наем и отзывать уже сделанные офферы.

Проблемы во внутренних бизнес-процессах

Например, бывает так: кандидат прошел этапы отбора, всем понравился и получил оффер. Но в последний момент служба безопасности что-то находит и дает крайне негативную обратную связь. Или нанимающий менеджер вдруг передумывает и сообщает рекрутеру: «Оффер надо отозвать».

Когда такое происходит, это очень плохо. Подобные ситуации говорят об уровне зрелости компании и уровне бардака в бизнес-процессах.

Риски при отзыве оффера

Правовые риски

В трудовом законодательстве нет понятия «оффер». Из этого многие делают вывод, что оффер — просто бумажка без какой-либо юридической силы. Однако риск есть.

Трудовой кодекс запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. При этом если компания выдала кандидату письменный оффер, то тем самым она подтвердила, что его опыт, знания и навыки соответствуют требованиям вакансии.

В такой ситуации кандидат может обратиться в суд и попытаться оспорить отказ в трудоустройстве. Не факт, что это получится, но нужно помнить:

Суд часто отдает предпочтение интересам кандидата или работника как более слабой стороны трудовых отношений.
Затяжные разбирательства съедают ресурсы: судиться — это дорого.
Среди кандидатов встречаются серийные судебщики, которые судятся со всеми подряд. Если вас угораздит отозвать оффер у такого человека, то проблем не избежать.

Репутационные риски

Репутационные риски гораздо страшнее правовых. Проблема в том, что встречаются люди, которые не вступают в переговоры, а сразу же переводят конфликт в публичное поле, превращая его в скандал.

Работодателю приходится тратить много денег и времени, чтобы нивелировать последствия скандала или хотя бы снизить эмоциональный накал обсуждений в соцсетях. Такую ситуацию сложно откатить обратно: даже если компания примирится с кандидатом, у всех свидетелей конфликта все равно останется осадок. Рекрутерам еще долго потом придется слушать: «Это же вы та самая компания, которая делает офферы, а потом отказывается нанимать?»

Причем рынок требует максимальной этичности только от работодателей, но не от кандидатов. Часто бывает так, что кандидат принял оффер, компания остановила наем, подготовила рабочее место и ждет нового сотрудника. А перед самым выходом тот заявляет: «Извините, я принял предложение другого работодателя». Но в этом случае никакого осуждения и разбирательств не будет — так можно.

Как снизить вероятность отзыва оффера

Защита от внешних факторов

Если компания находится в неустойчивом положении и сильно зависит от внешней среды, то есть простое решение: не делать письменные офферы. Пусть рекрутер голосом доносит до кандидатов предложение о трудоустройстве или даже пишет электронное письмо — без печатей и подписей.

Документ с оффером — не что-то такое, без чего работодатель будет неконкурентоспособен в России.

Защита от внутренних факторов

Если же компания устойчива к внешней турбулентности и ей важно отправлять кандидатам офферы, то нужно отладить внутренние процессы подбора, чтобы избежать проблем.

Нельзя делать оффер, пока не завершена проверка кандидата. Правильный процесс выглядит примерно так:

Финальное интервью.
Рекрутер отправляет информацию о кандидате на проверку в службу безопасности.
Служба безопасности согласовывает наем — желательно письменно.
Рекрутер еще раз верифицирует потребность в найме у нанимающего менеджера. Для этого он пересылает заказчику заключение службы безопасности и уточняет: «Все в силе? Кандидат нужен? Какую дату выхода поставить?»
Оффер — в самом конце.

Я не рекомендую делать оффер на позиции, которые пока еще кем-то заняты. Например, вы нанимаете кандидата на замену увольняющемуся сотруднику, который потом резко решает остаться. И вот у вас проблема.

Дополнительно можно сделать вебинар для всех участников процесса найма, на котором рассказать про правовые и репутационные риски отзыва оффера. Важно, чтобы все понимали: это не тот случай, когда можно сделать предложение и безболезненно передумать: будут последствия.

Как объяснить ситуацию кандидату, если оффер все-таки нужно отозвать

В таких переговорах необходимо активизировать эмоциональный интеллект и не отвечать негативом на негатив кандидата. Нужно, наоборот, постараться мягко погасить отрицательные эмоции собеседника — а их будет много.

Главный принцип — оставаться максимально честным, рассказывать как есть.

Кто проводит переговоры

На роль переговорщика стоит выдвинуть эмпатичного человека, который способен расположить к себе кандидата, мягко и честно объяснить ситуацию. Обычно в этой роли выступает кто-то из HR-команды: мы максимально эмпатичное подразделение, которое лидирует процесс найма и должно решать подобные ситуации.

Не советую отправлять на переговоры рядовых специалистов. Опытный эйчар, Head of recruitment или HRD справятся лучше: у этих сотрудников хорошо прокачан переговорный скилл.

Какой формат общения выбрать

Не надейтесь ограничиться формальным письмом или сообщением в мессенджере. Без личного контакта риск негативных последствий многократно возрастает. Эта ситуация и так крайне обидна для кандидата, а если с ним еще и не удосужились поговорить, то будет крайне негативная реакция.

Лучше позвонить кандидату или даже пригласить его в офис, чтобы поговорить за чашечкой кофе и честно объясниться.

Чем компенсировать отзыв оффера

Сделайте все возможное, чтобы эта неприятная история закончилась для всех максимально цивилизованно и мягко. Что смягчает неприятное послевкусие:

Гарантии трудоустройства. Если отзыв оффера вызван внешними факторами и вы хотели бы видеть кандидата в команде, когда все нормализуется, то можно пообещать ему рабочее место в будущем. Важно только, чтобы это обещание было реализуемым.
Подарок — например, корпоративный мерч или еще что-то ценное, что способна предложить компания.
Рекомендации. Соискатель прошел все стадии вашего отбора, раз вы сделали ему оффер. Отразите этот факт в рекомендательном письме — оно поможет в трудоустройстве.
Помощь с поиском работы. Например, у меня большой опыт работы и связи в банковском секторе. Мне не сложно порекомендовать знакомым эйчарам интересного кандидата, которого я не наняла сама.

Что делать, если не получилось договориться с кандидатом

Тогда нужно немедленно подключать юристов. Чаще всего в сложных конфликтных ситуациях выплачивается компенсация в рамках досудебного урегулирования претензии.

Допустим, в ответ на ваши извинения кандидат показывает заявление об увольнении с предыдущего места работы — он написал его, как только получил оффер. Вы понимаете, что собеседник настроен негативно, из-за вас он потерял работу. Существуют большие риски. В такой ситуации выплата компенсации в размере 1–2 окладов будет адекватным компромиссом, который может устроить всех. Важно только правильно оформить документы: нужно зафиксировать, что стороны договорились и претензий друг к другу не имеют.

Кратко о главном

Обычно работодатели отзывают оффер из-за воздействия внешней среды либо проблем во внутренних процессах.
Отзыв оффера сопровождается правовыми и репутационными рисками. Репутационные риски самые страшные: чтобы погасить публичный скандал, придется потратить много ресурсов.
Если компания находится в неустойчивом положении, то не оформляйте оффер документально — или, по крайней мере, не заверяйте его подписью руководителя и печатью. Это убережет от правовых рисков.
Не делайте предложение о работе до тех пор, пока кандидат не пройдет все проверки. После этого необходимо повторно верифицировать потребность в найме у заказчика — и только после этого можно присылать оффер.
Если отзыв оффера неизбежен, то сообщайте кандидату плохие новости только лично. Не надейтесь отделаться формальным письмом или сообщением в мессенджере.
Если урегулировать ситуацию с кандидатом не получается, то немедленно обращайтесь к своим юристам.
Чем можно компенсировать отзыв оффера:

гарантиями трудоустройства, если кандидат вам интересен, но нанять его сейчас невозможно из-за внешних обстоятельств;
подарками;
рекомендациями;
помощью в поиске работы;
финансовой компенсацией.

Хантфлоу поможет навести порядок в процессах найма