Offboarding: 5 шагов для красивого расставания с сотрудником

Рассказываем, как оборачивать уход сотрудника себе на пользу

Кристина Речиц, редактор:

О том, как находить и привлекать нужные кадры и работать над их развитием, написаны сотни статей. Однако нужно уметь не только удерживать сотрудников, но и правильно расставаться с ними. В этой статье Ольга Пеливан, HR and Recruitment Specialist компании 482.solutions, расскажет о важности процесса офбординга и его влиянии на репутацию компании.

В отличие от хорошо знакомого HR-сообществу понятия onboarding, термин offboarding использует далеко не каждый эйчар, не говоря уже о представителях других профессий. В интернете найдется всего 20–30 толковых и еще с сотню обычных статей на эту тему, при этом у многих компаний есть Welcome Book, Welcome Box и другие инструменты для встречи новых сотрудников. И почти ничего для прощания с ними.

Русскоязычный Гугл знает только один из этих терминов

Что такое офбординг и зачем он нужен

Представьте, что некий Senior Pomidor Developer Вася покидает компанию. Причины не важны. Главное другое — даже после увольнения Василий останется участником ваших бизнес-процессов. Во-первых, потому, что именно к Васе обратятся за отзывами соискатели или придут за секретами вашей внутренней кухни конкуренты.

Во-вторых, при позитивном расставании велика вероятность, что в будущем он порекомендует вас как хороших клиентов или посоветует вам высококлассных специалистов в штат. И чтобы все остались довольны и счастливы, надо выстроить процесс увольнения так, чтобы позитивное впечатление перекрыло негативное, а ваши отношения продолжились и дальше, если такое необходимо. Для решениях этих задач и нужен офбординг.

Настоящий офбординг — не только процесс увольнения сотрудника с момента принятия им решения и до последнего рабочего дня, но и любая работа над вашим взаимодействием после этих событий. Конечно, исправить можно далеко не весь негатив. Например, если компания 5 месяцев не выплачивала сотруднику зарплату, никакой офбординг не поможет. Но в любых других случаях это принесет существенную пользу.

Как правильно провожать сотрудника

Чтобы расставаться красиво, вы должны в числе первых узнавать о чьем-то желании уволиться. Постройте работу так, чтобы с фразой «Вася-то наш уходит!» коллеги шли сначала к вам, потому что решение работника покинуть компанию — ваша забота. Так вы всегда будете готовы и сможете контролировать уход сотрудника.

Ниже описаны шаги, которые помогут сделать увольнение Васи безболезненным для компании. Очевидные пункты вроде «Удалите его из общих систем» сюда не включались — эти процессы и так есть во всех, даже очень маленьких компаниях.

1. Проведите Exit Interview

Личные вопросы — только в личной беседе. Когда Вася приходит к вам с заявлением, не стоит делать поспешных выводов и говорить при всех в кабинете: «Как неожиданно! Что же случилось?» Не все сотрудники хотят афишировать свой уход. Пригласите Василия на приватный разговор, в ходе которого и выясните истинные причины ухода. Еще вы сможете узнать, останется ли сотрудник лояльным к компании, выслушать его впечатление от работы, сфокусировать внимание на сильных сторонах и договориться оставаться на связи.

Шпаргалка для HR: примерный список вопросов для Exit Interview

«Покинуть компанию — твоя инициатива или инициатива компании?»
«В каких отношениях ты расходишься с командой?»
«Есть ли какие-то принципиальные вещи, которые не устраивают в компании, из-за которых прекращаешь с нами работу?»
«Что, по твоему мнению, можно было бы улучшить в работе компании?»
«Готов ли ты в будущем рассматривать возвращение в компанию? На каких условиях?»
«Можем ли оставаться на связи и где?»
«Какие навыки необходимы на той позиции, на которой работал ты?»
«Как бы ты описал друзьям работу в компании?»

Ответы на эти вопросы помогут понять, какие впечатления о работе остались у Васи, узнать о его готовности рекомендовать кого-то из своих знакомых, а также скорректировать негативные впечатления, заменив их позитивными. Потому что на каждый недовольный аргумент сотрудника найдется объяснение, почему конкретно в этой компании все так, а не иначе.

2. Дайте инструкции к действию

Помогите Васе разобраться с дальнейшими делами — выдайте четкий список того, что и кому надо сдать, чтобы закрыть рабочие гештальты. Аналогом такого списка в государственных учреждениях и университетах обычно служит обходной лист.

В обходной лист входят:

подписание документов об увольнении;
расчет по заработной плате;
передача документов, необходимых сотруднику для налоговой и бухгалтерской отчетности, если оформление было не по трудовой книжке в штат;
передача трудовых обязанностей;
передача рабочей техники, пропусков на территорию офиса (обычно это делается в последний рабочий день).

Важно: пункт «Удалите личную информацию» в сам список вносить не обязательно, потому что такого и так не должно быть на рабочем компьютере, однако в неформальном разговоре обязательно порекомендуйте Василию выйти из аккаунтов соцсетей и удалить с дисков личные файлы. Невероятно, но факт: на компьютерах бывших сотрудников часто остаются фотографии с семейных праздников, доступы к личным соцсетям, видео с котиками и т. д.

3. Сообщите команде

Предварительно уточните у Васи, можно ли сообщить о его уходе. Возможно, он собирается рассказать коллегам лично или вообще не хочет об этом распространяться. Если с этим проблем нет, поделитесь новостью письмом по общим каналам — например, через Slack или корпоративную почту. Напишите, когда Вася завершает работу, и пожелайте ему успехов. Спланируйте goodbye lunch — прощальный обед с коллективом.

Если в планах Василия молчать до победного, расскажите о его уходе в последний рабочий день. Оставлять без огласки увольнение сотрудника тоже не стоит, так как это будет похоже на замалчивание.

4. Оставьте фидбек

Рекомендательное письмо. В странах СНГ это пока не сильно развито, однако показать сотруднику, что компания ценит его работу, важно. Это будет подтверждением его достижений и компетентности, которое приятно получить любому человеку, работающему на развитие вашего дела.

Отзыв в LinkedIn. Попросите линейного руководителя или коллегу оставить отзыв о работе с Васей на его страничке — это приятно, и к тому же работодатели просматривают страницы в этой социальной сети, поэтому это еще и может ему помочь трудоустроиться.

Открытка с пожеланиями на будущее. Еще один вариант фидбека, который особенно любят на Западе. Это не несет практической пользы, просто приятно.

5. Оставайтесь на связи

Шаг, особенно актуальный, если вам важно поддерживать отношения с уходящим сотрудником. Выберите канал коммуникации, который вы могли бы использовать для связи. Например, подпишитесь на соцсети, где Вася активен, и комментируйте публикации, чтобы он не забывал о компании. Создайте Alumni club (аналог клуба выпускников для университетов, только клуб бывших сотрудников) и делайте там ненавязчивую рассылку с профессиональными статьями и открытыми вакансиями компании. Рассказывайте в письмах, как вы изменились, насколько выросли, в каких аспектах стали лучше.

Рекомендация: помните о ситуативности

Сотрудники и их уходы из компаний бывают разными, поэтому выработать единый шаблон и работать под копирку не получится. Бывают Васи, которым сложно оставить положительный отзыв в LinkedIn, потому что хорошего в их работе было мало. Или выходное интервью приходится проводить удаленно, потому что работник ушел во время рабочего дня, заявив, что в жизни не вернется в это помещение. Ожидайте, что какие-то пункты придется пропустить, а какие-то делать в иной последовательности.

Если Вася доволен работой, офбординг закрепит положительное впечатление. Вы защитите репутацию компании, сотрудник уйдет довольным. Все пьют шампанское.