Здравствуйте, я ваш наставник: что такое корпоративный менторинг

И нужен ли он вашей компании

24 июня 2022
Время чтения:  7 мин
хантфлоу, huntflow, менторинг, менторство, ментор, эйчар, hr, развитие сотрудников, epam

В древнегреческой мифологии Ментор был наставником Телемаха, сына Одиссея. Мудрый и рассудительный Ментор опекал юношу и пользовался у него авторитетом.

Со временем это имя стало нарицательным. Теперь ментором называют опытного человека, который некоторое время сопровождает своего подопечного, помогает ему осознать сильные стороны и участвует в его профессиональном становлении. 

Вместе с Ольгой Хотянович из компании EPAM мы разобрались, что такое корпоративный менторинг и как внедрить такую программу в вашей организации.

 

Ольга Хотянович​, Manager, Learning & Development, EPAM

 

Корпоративный менторинг

В любой компании «бывалые» сотрудники делятся с менее опытными лайфхаками, методами решения рабочих задач и конкретными навыками. Обычно это происходит хаотично: один спросил — другой в свободную минуту дал совет. 

Чтобы понять, не пора ли вам упорядочить процесс взаимного обучения сотрудников и организовать программу менторинга, проанализируйте следующее:

  • какие задачи с помощью такой программы можно решить — будет ли это менторинг руководителей, стажеров или иной группы;
  • сколько сотрудников в вашей компании. Чем больше компания, тем чаще возникает потребность в упорядоченном взаимодействии с четко оговоренными правилами;
  • какие ценности в вашей компании. Программа менторинга хорошо приживется в компании, в чью ДНК заложены любознательность, взаимопомощь, стремление к росту и развитию.

Свою ценность программа менторинга приобретает тогда, когда она становится полезной для всех участников процесса.

 

Роли в программе

В менторинговых программах EPAM три ключевые роли:

  • Ментор — наставник, помогающий менти в достижении его целей. Ментор готов посвящать один час в неделю работе с менти и делиться знаниями и опытом в определенном направлении.
  • Менти — подопечный ментора, который участвует в программе с определенным запросом. Например, повысить языковой уровень или развить лидерские качества.
    Задачи менти в программе:
    • определить для себя четкую цель; 
    • быть мотивированным на проактивную работу.
  • Координатор организует процесс и делает его более эффективным для участников. По запросу он предоставляет поддержку участникам, проводит интервью с каждым из них, помогает ставить цели, собирает промежуточную и финальную обратную связь. 

Обычно задачи координатора на старте программы берет на себя HR-менеджер, а со временем может потребоваться и сотрудник на полную ставку. У кандидата на эту позицию должны быть хорошо развиты коммуникативные навыки, умение принимать решения, аналитическое и креативное мышление, навыки планирования и умение работать в команде. В EPAM для каждой программы и направления выделены координаторы, которые работают в отделе обучения и развития персонала.

 

Мотивация к участию

Участие в программе добровольное. При этом и у менторов, и у менти могут быть самые разные мотивы для регистрации в программе.

Мотивация подопечных понятна: они стремятся профессионально или личностно вырасти, прокачать определенные навыки. Сложнее, но интереснее мотивация наставников:

  • вернуть «кармический долг». Обычно такая мотивация бывает у менторов, уже участвовавших в программе в роли менти;
  • спастись от рутинной работы и выгорания;
  • помогать другим в развитии.
 

Типы менторинговых программ

У всех программ в EPAM одинаковый принцип работы. Основное различие в целевой аудитории и формате взаимодействия — оно может происходить в парах или группах.

Можно выделить три условных вида программ:

  • технический менторинг. Это заранее утвержденная руководителями подразделений или центров компетенций программа с конкретными модулями, домашним заданием и критериями его оценки. Доступны 11 направлений для работы с менторами — например, Java, .Net, Automated Testing. Участвовать можно индивидуально, в группе или в формате peer-to-peer, когда сотрудники находятся на одной карьерной ступени и обмениваются знаниями, следуя заранее очерченному плану;
  • менторинг для руководителей. Здесь нет четкой структуры. Менти подключается к программе с определенным запросом и целью, которую он хочет достичь. Для этого координатор программы подбирает ему подходящего наставника, работа с которым ведется по индивидуальному плану;
  • повышение языкового уровня. По аналогии с менторингом для руководителей здесь нет утвержденной структуры: в зависимости от целей и задач подопечного определяется формат взаимодействия между ним и ментором.
 

Бадди и адаптация в компании 

Бадди — это особенные «опекуны», сотрудники, которые уже давно работают в компании. Они становятся напарниками новичков и помогают им адаптироваться к корпоративной культуре и рабочей среде или даже новой стране.

Обычно бадди назначается сотруднику его линейным руководителем. В отличие от ментора, бадди не фокусируется на развитии сотрудника. Его задача — помочь освоиться в новом коллективе и рабочих процессах, проконсультировать по бытовым и профессиональным вопросам. Бадди может рассказать и про то, как пользоваться принтером, и про рабочие процессы и ценности компании. 

Линейным сотрудникам и менеджерам среднего звена бадди помогает около трех месяцев — обычно столько длится испытательный срок. Для недавно нанятых топ-менеджеров и руководителей срок взаимодействия увеличивается до года, а к задачам бадди добавляется погружение подопечного в специфику бизнеса, различные процессуальные нюансы.

 

Этапы программы и инструменты управления

Для потенциальных участников программы менторинга в EPAM разработан специальный лендинг, чтобы познакомиться с правилами, изучить список наставников и направления и зарегистрироваться.  

Основные этапы программы менторинга:

  1. Регистрация участников — менторов и менти. После чего они проходят интервью с координатором. Беседа помогает лучше понять роли, уточнить цели и узнать больше о принципах взаимодействия друг с другом.

    И наставник, и подопечный при регистрации указывают области экспертизы, в которых они сильны или хотели бы прокачаться, описывают свою мотивацию к участию и немного рассказывают о себе — например, о своих хобби или интересах.
    Такая информация позволяет составить пары, где между участниками появится «химия» и обеим сторонам будет максимально комфортно и интересно взаимодействовать друг с другом.
    Менти при регистрации выбирает трех менторов, с которыми хотел бы поработать. При этом нужно придерживаться двух правил:
    • линейный руководитель сотрудника не может быть его наставником; 
    • разница между ментором и менти не должна быть больше двух ступеней: чем ближе оба участника друг к другу в структуре компании, тем лучше они понимают друг друга. 
  1. Обучение. Для менторов и менти в EPAM разработан онлайн-курс. Он состоит из коротких видео, в которых рассказывается:
    • что такое менторинг;
    • чем он отличается от других форм взаимодействия — коучинга, консалтинга, психотерапии; 
    • из каких этапов состоит программа;
    • как проводить встречи и устанавливать доверительные отношения;
    • как правильно давать обратную связь; 
    • какие бывают техники и формы менторинга: наблюдение, ролевое моделирование, техническое исследование, опрос, беседы, разбор кейсов.

  2. На интервью с координатором менторам повторно рассказывают о программе, они получают ответы на любые вопросы.
    Для менти также доступны видео про правильную постановку целей. А тем, кто очень хочет поработать с наставником и развить навыки, но совсем не понимает, как это работает, предлагают пройти сессию с коучем. Тренер помогает определить и корректно сформулировать цель участия в программе и ожидания.
    Важно, чтобы обучение было коротким, но при этом максимально емким и полноценным.
  1. Определение пары. Координатор высылает ментору официальный запрос на работу с подопечным и его задачами. Если наставник принимает этот запрос, пара «ментор — менти» заполняет соглашение — документ, в котором описываются критерии успешности менторинга, ожидания друг от друга и определяется длительность программы и периодичность встреч.
  2. Сессии ментора и менти. Регулярные сессии ментора и менти могут проходить очно, онлайн или по телефону. Обычно программа длится от 3 до 5 месяцев.
    Задача координатора в этот период — собирать промежуточную обратную связь, чтобы корректировать взаимодействие между участниками и давать им советы. Координатор улаживает возможные конфликтные ситуации, подсказывает, какое поведение ожидается от участников. 
  1. Оценка и подведение итогов. Эффективность программы менторинга в EPAM оценивается на основе обратной связи. Участники заполняют онлайн-анкету: короткую на промежуточных точках контроля и более подробную после прохождения программы.
    Ценность программы для сотрудников можно оценить по таким показателям:
    • какие навыки освоил менти;
    • расширился ли круг знакомств участников;
    • как повлияла программа менторинга на карьерный рост.

  2. Для оценки программы бадди обратную связь собирают у «старшего товарища», его подопечного и линейного руководителя новичка. Бадди и его подопечному задают вопросы об уровне удовлетворенности программой, а от линейного руководителя нужно получить оценку работы бадди — где он отлично показал себя, а где были «провисы». Это позволит скорректировать программу в будущем.
 

Как «продать» программу руководству и формировать культуру менторинга в компании

Если вы переживаете, что большой проект сразу не удастся защитить перед руководством, начните с малого.

Вам потребуется:

  • 1–2 часа рабочего времени HR-менеджера, готового внедрить в компании новый проект;
  • несколько неформальных пар, которые уже работают в формате, похожем на менторинг.

Что нужно сделать:

  1. Пообщаться с парами, где один коллега чему-то обучает другого, и найти:
    • зоны развития в паре;
    • элементы, которые можно формализовать и подчинить общим правилам взаимодействия;
    • задачи, которые нужно переложить с наставника и подопечного на координатора программы.
  2. Собрать от пар обратную связь: почему им важен такой формат обучения, как это сказывается на их росте.
  3. Провести дополнительное исследование и найти подтверждающую слова участников статистику из компетентных источников — например, в журнале Harvard Business Review или публикациях консалтинговых компании Gartner, Deloitte и др. Показать руководству не просто план создания программы, а ожидаемый эффект от ее внедрения — локальный и глобальный.

Когда вы заручились поддержкой руководства, можно расширять и развивать программу — подключать новых участников, со временем нанять полноценного сотрудника для координации программы. 

Чтобы вовлекать в программу менторинга новых сотрудников:

  • подготовьте промоматериалы: видео с лидерами компании, мотивирующие постеры для оформления офисов, статьи с историями успеха участников;

    Баннеры с анонсом менторинговой программы в EPAM
  • приглашайте к участию в программе менторинга лидеров. Например, среди менторов EPAM — CEO компании Аркадий Добкин и руководители многих крупных подразделений.
 

Бюджет программы менторинга

Бюджет программы менторинга складывается из:

  • часов работы HR-менеджера или ставки полноценного сотрудника, который занимается координацией программы;
  • разработки лендинга для участников программы;
  • разработки или приобретения внутреннего инструмента для управления запросами для координаторов. Каждому запросу в этой программе присваивается свой статус в зависимости от этапа программы. Здесь же собирают обратную связь.
    Внутренний инструмент управления в EPAM разрабатывали самостоятельно, а первое время было достаточно таблицы в Excel с настроенными фильтрами и маркерами и подключенными макросами;

Пример таблицы для координирования менторинговой программы

  • расходов на продвижение и вовлечение. Затраты здесь могут быть минимальными — все зависит от вашей фантазии и возможностей. Если средства позволяют, можно пригласить внешних менторов для участия в программе или привлечь подрядчиков для подготовки проморолика. Впрочем, подготовить сценарий ролика, снять его на смартфон и там же смонтировать можно самостоятельно, без привлечения специалистов. 

Как реализовать программу менторинга в вашей компании

  1. Менторинг — это наставничество, передача знаний от более опытного сотрудника к менее опытному. 
  2. В программе три стороны: ментор, менти и координатор. Ментор — это опытный наставник, менти — его подопечный, а координатор — это сотрудник компании, который берет на себя задачи по организации процесса.
  3. В EPAM три вида программ менторинга: технический менторинг, языковой и менторинг руководителей.
  4. Бадди — это старший товарищ, который назначается новичкам в компании. В отличие от ментора, бадди фокусируется на адаптации подопечного, а не на его профессиональном развитии.
  5. Линейным сотрудникам и менеджерам среднего звена бадди помогает в течение трех месяцев испытательного срока, а топ-менеджеров бадди могут сопровождать до одного года.
  6. В программе менторинга пять этапов:
    • регистрация;
    • обучение;
    • определение пар и составление соглашения;
    • процесс менторинга, взаимодействие ментора и менти;
    • подведение итогов и сбор обратной связи.
  7. Чтобы обосновать необходимость проекта  руководству, начните с поиска уже сформировавшихся пар, где один человек — наставник другого. Понаблюдайте за парами, поймите, что в процессе можно формализовать, какие задачи передать от ментора и менти координатору, и обязательно соберите обратную связь у участников: чем такой формат общения эффективен, как он помогает профессионально расти. Подкрепить фидбек участников можно статистикой и данными исследований из авторитетных источников.
  8. Бюджет программы менторинга складывается из ставки координатора или часов работы HR-менеджера, разработки лендинга и платформы для координации и затрат на промоматериалы. Вместо платформы для координации можно использовать таблицу в Excel, а плакаты и проморолики делать своими силами, без привлечения подрядчиков. 
  9. Оценить эффективность программы можно с помощью сбора фидбека — например, в онлайн-форме.

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Что такое профиль должности и как его составить

Поэтапное руководство с примерами и обзором типичных ошибок

Экспертиза

Что сорсеру нужно знать про скрапинг данных

Наглядное руководство по скрапингу с обзором популярных инструментов для работы с данными