Как пользоваться отчетами в Хантфлоу

Памятка для рекрутера и руководителя подбора

Время чтения:  9 мин

Мы уже кратко рассказывали о том, на что способен новый Центр аналитики Хантфлоу. Теперь пройдемся отдельно по отчетам: объясним, зачем они нужны и как ими пользоваться, чтобы кардинально улучшить свой подбор.

Отчеты Центра аналитики Хантфлоу

👉 Отчет по воронке

👉 Время закрытия позиций

👉 Источники резюме

👉 Отказы

👉 Конверсия писем кандидатам

👉 Назначенные интервью

👉 Персональные данные

👉 Оценка рекрутмента

👉 Дополнительная информация о кандидатах

 

Как работать с отчетом по воронке

Отчет содержит информацию о движении кандидатов по этапам подбора, данные об источниках резюме и статистику по причинам отказов. Все на одном экране в наглядной форме. 

 
 

Зачем нужен отчет

✅ Выяснить, что сделано по вакансии. Воронка — это визуальное представление работы рекрутера.

✅ Ставить KPI рекрутерам. Допустим, вы проанализировали воронки по аналогичным позициям и составили план продвижения по этапам найма. Теперь вы знаете: чтобы нанять сотрудника в срок, рекрутер должен еженедельно находить по 50 кандидатов и проводить по 10 интервью. 

✅ Видеть проблемы на этапах подбора. Например, конверсия резко падает после этапа с тестовым заданием. Нужно разбираться: возможно, вы теряете хороших кандидатов из-за слишком сложной задачи.

✅ Оценивать релевантность кандидатов из конкретного источника. Допустим, все люди, которые приходят с ярмарки вакансий, отсеиваются после скрининга. Если источник поставляет неподходящих кандидатов, не стоит тратить на него ресурсы. 

✅ Сравнивать производительность рекрутеров, если они работают над одинаковыми вакансиями. Один сотрудник провел 20 интервью, другой за это же время 5. Если это не разовая ситуация, а тенденция, важно покопаться в причинах.

 

Важно

Статистика работает на больших объемах данных. Допустим, конверсия из резюме в наем — 10%: чтобы найти 10 сотрудников, нужно просмотреть 100 человек. Тогда для найма одного сотрудника достаточно 10 резюме? 

Нет, конверсии так не работают: мало шансов, что будущий сотрудник окажется именно в первой десятке просмотренных людей. Чтобы закрыть позицию, рекрутер должен обрабатывать как можно больше кандидатов. 

Единственное исключение — при подборе редких специалистов: когда рынок труда сильно ограничен, большому объему данных неоткуда взяться.

 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите категорию «Вакансии» или «Рекрутеры».
  3. Выберите отчет «Воронка» или «Воронка с детализацией по рекрутерам/вакансиям» — если нужны данные в разрезе работы отдельного рекрутера или по конкретной вакансии.
  4. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом о времени закрытия позиций

Самый важный отчет с ключевой метрикой подбора — средним временем закрытия позиции. А еще он показывает:

  • среднюю просрочку; 
  • количество позиций в работе;
  • процент вовремя закрытых позиций — если в Хантфлоу настроены нормативные сроки;
  • среднее время на каждом этапе подбора.
 
 

Зачем нужен отчет

✅ Прогнозировать темпы развития бизнеса. Задача рекрутмента — поставлять людей для достижения бизнес-целей. Когда нужно запустить новый проект или собрать еще одну команду, компания упирается в возможности подбора. Без расчета среднего времени закрытия позиций нельзя синхронизировать планы найма с проектами и задачами бизнеса.

✅ Оценивать стоимость ухода сотрудников. Например, тимлид сообщает, что его разработчик увольняется через 14 дней — нужно срочно найти замену. Вы открываете отчет и понимаете, что такие позиции закрываются за два месяца. Заказчик получает конкретный срок ожидания нового разработчика: он может уговорить сотрудника остаться на это время, передать его задачи на аутсорс или распределить внутри команды.

✅ Контролировать соблюдение нормативных сроков закрытия вакансий.

✅ Видеть, на каких этапах подбора зависают кандидаты. Например, средний срок закрытия позиции — 60 дней, половина из которых уходит на «интервью с заказчиком». Это неоправданно долго: если бы нанимающий менеджер встречался с кандидатами быстрее, скорость найма бы резко выросла.

 

Важно

Самый простой способ закрывать вакансии быстрее — найти и устранить узкие места в воронке подбора. 

В первый же квартал после внедрения Хантфлоу наши клиенты повышают скорость найма на 15–30%. Никакой магии — только аналитика, контроль времени пребывания на каждом этапе и регламентные договоренности о пресечении зависания кандидатов. 

 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Отчет о времени закрытия позиций откроется автоматически.
  3. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом по источникам резюме

Чтобы узнать, откуда приходят кандидаты и как они перемещаются по этапам подбора, воспользуйтесь отчетом по источникам резюме. 

 
 

Зачем нужен отчет 

✅ Оценивать, стоит ли тратить ресурсы на источник. Допустим, отчет показывает: джоб-сайт дает мощный поток кандидатов, но они редко доходят до оффера. Получается, вы платите за нерелевантных кандидатов и тратите время рекрутеров на обработку этого потока. 

✅ Сравнивать источники. Например, вы работаете с тремя агентствами и хотите понять, кто эффективнее. Открываете отчет, выбираете источники с помощью фильтра и сравниваете. И выясняется: одно агентство не присылало кандидатов, другое нашло 10 человек, но все они быстро отсеялись, а третье закрыло 3 позиции. 

✅ Проверять гипотезы. Предположим, вы решились на эксперимент: разместили рекламу с вакансией в телеграм-канале и добавили новый источник в Хантфлоу. Чтобы оценить, как сработала реклама, посмотрите отчет: сколько кандидатов пришли из этого канала и далеко ли они продвинулись по воронке.

✅ Находить проблемы в процессах. Например, вы запустили внутреннюю реферальную программу, проанализировали ее эффективность и обнаружили, что сотрудники не приводят кандидатов. Почему? Возможно, они не понимают, как работает реферальная программа, или система вознаграждения их не мотивирует.

 

Важно

Рекрутеры должны точно фиксировать источник при добавлении кандидата в базу, иначе отчет будет недостоверным. В некоторых случаях источник проставляется автоматически, например, если резюме:

  • добавлено с карьерного сайта — при условии интеграции с Хантфлоу;
  • сохранено с помощью «Волшебной кнопки»;
  • пришло с джоб-сайта, с которым настроена двухсторонняя интеграция. 
 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите категорию «Вакансии» или «Рекрутеры».
  3. Выберите отчет «Источники резюме».
  4. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом по отказам

Отчет показывает количество и причины отказов на каждом этапе подбора. 

 
 

Зачем нужен отчет 

✅ Получать инсайты. Производственная компания из Подмосковья с трудом закрывала инженерные позиции. Из отчета по отказам стало ясно: некоторые кандидаты отклоняют офферы, потому что «далеко ехать». Посмотрели, кто эти люди, — оказалось, инженеры. Как только компания арендовала офис в районе Третьего транспортного кольца, проблема решилась.

✅ Узнавать, в рынке ли ваши вакансии. Например, вы видите, что кандидаты отказываются от работы из-за низкой зарплаты или офферов от других компаний. Если это не разовый случай, а тенденция, то нужно решать проблему, чтобы конкурировать на рынке труда.

✅ Находить проблемы в подборе. Допустим, на этапе «Интервью в заказчиком» встречается много отказов из-за «несоответствия требованиям». Скорее всего, рекрутер не понимает, кто нужен заказчику, поэтому приводит не тех кандидатов. Важно уточнить требования к позиции и заново составить профиль вакансии.  

 

Важно

Рассматривайте отказ в привязке к этапу, на котором он произошел. Одна и та же причина на разных стадиях подбора ведет к разным выводам. Например, вы часто отказываете из-за «отсутствия релевантного опыта». Если это происходит на ранних этапах, то все нормально. Но когда такие отказы встречаются на этапе финального интервью, это проблема: кандидат, рекрутер и заказчик напрасно потеряли время.

Еще важно, чтобы рекрутеры правильно фиксировали информацию в Хантфлоу — избегайте неинформативных отказов «по другим причинам».

 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите категорию «Вакансии» или «Рекрутеры».
  3. Выберите отчет «Отказы».
  4. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом по конверсии писем кандидатам

Отчет показывает, сколько направлено писем и получено ответов, а также процент открытых сообщений.

 
 

Зачем нужен отчет

✅ Эффективнее коммуницировать с кандидатами. Например, отчет показывает, что получатели не открывают ваши письма. Возможно, они попадают в спам — тогда стоит использовать другие каналы общения. Либо проблема в скучном заголовке — попробуйте экспериментировать с формулировками. 

✅ Чтобы усилить или переформулировать ценностное предложение. Допустим, кандидаты читают письма, но не отвечают — то, что вы пишете, им непонятно или неинтересно. Тогда нужно проверить, соответствуют ли ваши условия рынку, и при необходимости отредактировать текст письма. 

✅ Оценить работу рекрутера — сколько писем он отправил кандидатам.

✅ Превратить почту в мощный инструмент привлечения кандидатов. В компании Актион не делали большую ставку на письма в IT-подборе. Они думали, что в основном айтишники общаются в телеграме и редко пользуются электронной почтой. Но когда посмотрели отчет по конверсии отправленных писем, то оказалось, что 40% кандидатов отвечали рекрутерам. Теперь Актион использует почту для прямого поиска, вкладывается в этот инструмент, экспериментирует с письмами и заголовками.

 

Важно

Часто кандидаты игнорируют первое письмо: чтобы установить контакт с человеком, нужно построить цепочку касаний из нескольких посланий. Для этого в Хантфлоу есть фоллоу-апы — письма, которые автоматически направляются кандидату, если он не ответил на первое сообщение. Как их настроить, можно прочитать в руководстве.

 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите категорию «Вакансии» или «Рекрутеры».
  3. Выберите отчет «Конверсия писем кандидатам».
  4. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом по назначенным интервью

Отчет показывает количество проведенных и отмененных интервью. Доступна статистика в разрезе отдельных вакансий и рекрутеров.

 
 

Зачем нужен отчет

✅ Оценивать активность рекрутера — сколько встреч он проводит.

✅ Сравнивать рекрутеров между собой: если один сотрудник организовывает 20 интервью за неделю, а другой по аналогичным вакансиям только 5, это повод задуматься.

✅ Находить и устранять неисправности в процессах подбора. Если отчет показывает низкую доходимость до интервью, нужно разбираться в причинах. Может быть, рекрутер плохо продает вакансию, кандидаты забывают о встрече или до момента интервью проходит много времени — люди успевают найти другую работу. 

 

Важно

Частые отмены интервью — это не мелочь, а серьезная проблема. Рекрутер и заказчик выделяют время, готовятся к встрече, бронируют переговорку — и все зря, ведь кандидат не пришел. 

Чтобы встречи не срывались, нужно напоминать людям о них. Можно внедрить регламент, по которому рекрутеры будут каждое утро обзванивать кандидатов и подтверждать интервью. Но можно не полагаться на человеческий фактор: Хантфлоу умеет отправлять SMS-напоминания, которые позволяют повысить доходимость на 40%.

 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите категорию «Вакансии» или «Рекрутеры».
  3. Выберите отчет «Назначенные интервью».
  4. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом по персональным данным

Хранить и обрабатывать персональные данные кандидатов можно только с их разрешения. В Хантфлоу есть специальный модуль, который позволяет запрашивать согласие одним кликом. 

Если модуль подключен, то отчет будет показывать кандидатов, у которых истек срок получения согласия, а также тех, кто запретил обрабатывать свои персональные данные.

 
 

Зачем нужен отчет

✅ Контролировать процесс получения согласия на обработку персональных данных. Ваш юрист наконец перестанет вздрагивать при слове «Роскомнадзор».

✅ Своевременно удалять из системы людей, которые не дали согласие на обработку персональных данных.

✅ Видеть кандидатов, которые затягивают с ответом, чтобы повторно направлять им запросы. 

 

Важно

За нарушение закона «О персональных данных» предусмотрены штрафы. Поэтому мы подготовили бесплатный буклет о том, как правильно обрабатывать персональные данные кандидатов.

 

Как пользоваться отчетом

Перейдите в центр аналитики Хантфлоу и выберите отчет «Персональные данные».

 

Как работать с отчетом по оценке рекрутмента

При закрытии позиции автор заявки на подбор может оценить работу рекрутера. Центр аналитики изучает эти оценки и сводит их в отчет-светофор, который показывает:

  • среднюю оценку удовлетворенности заказчиков по всему подбору, конкретным вакансиям и рекрутерам;
  • распределение оценок по десятибалльной шкале;
  • топ рекрутеров по мнению заказчиков.
 
 

Зачем нужен отчет

✅ Узнавать о проблемах и предотвращать конфликты. Руководитель рекрутмента видит низкую оценку, нажимает на диаграмму и переходит к качественному анализу: проверяет, кто кого и по какой вакансии так оценил. С этой информацией уже можно идти к заказчику и рекрутеру, чтобы разобраться в проблеме.

✅ Улучшать взаимодействие с заказчиками. Осознанно влиять можно только на то, что измеряется и анализируется. Допустим, сейчас средняя оценка — 7, а нужно 9. Чтобы достичь этой цели, надо найти и устранить факторы, которые негативно влияют на удовлетворенность заказчиков. Например, перестроить процессы, ввести регламенты, потушить конфликты, обучить сотрудников.

✅ Оценивать работу рекрутера. Если баллы сотрудника стабильно ниже средних по всему подбору, нужно выяснять, что именно не так. Возможно, он плохо снял заявку на вакансию, приводил нерелевантных кандидатов, пропадал и не выходил на связь, нарушил сроки закрытия позиции. 

✅ Видеть процент позиций без оценки. Важно собирать обратную связь в 100% случаев: если заказчики оставляют фидбек, только когда довольны или расстроены, то все промежуточные значения ускользнут и статистика будет недостоверной. 

 

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите отчет «Оценка рекрутмента».
  3. Чтобы настроить выборку, используйте фильтры.
 

Как работать с отчетом по дополнительной информации о кандидатах

По просьбе клиента мы можем добавить в анкету кандидата поля для дополнительной информации. Рекрутер переходит в анкету кандидата, нажимает на кнопку «Заполнить доп. информацию» и вносит данные.

Отчет позволяет выгружать дополнительные сведения о кандидатах в формате, пригодном для аналитики. Визуальная часть отчета в Хантфлоу показывает: 

  • количество кандидатов в системе;
  • по скольким из них внесена дополнительная информация.
 

Для детального анализа нужно нажать на «Скачать эксель». На почту придет файл в формате xlsx — выгрузка с информацией из дополнительных полей, которую потом можно использовать для продвинутой аналитики.

Зачем нужен отчет

Многие наши клиенты встраивают дополнительные поля, чтобы собирать и анализировать информацию о кандидатах. Например, одна крупная IT-компания добавила поля:

  • о совокупном доходе кандидата на прежнем месте работы с разбивкой на окладную и бонусную часть;
  • сумме вознаграждения, которая стояла в вакансии;
  • уровне зарплаты, на которую согласился кандидат.

Все эти данные компания выгружает в эксель и использует для полноценной зарплатной аналитики по разным специальностям.

Как пользоваться отчетом

  1. Перейдите в центр аналитики Хантфлоу.
  2. Выберите категорию «Кандидаты».
  3. Нажмите на кнопку «Скачать эксель».
  4. Получите выгрузку на электронную почту и используйте для своей внутренней аналитики.

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Готовь кадры смолоду: опыт Яндекса

Как и зачем компании работают со школьниками и студентами. Часть 3

huntflow, хантфлоу, экспертиза, рекрутинг, кадровый резерв, образовательные программы, тинькофф
Экспертиза

Готовь кадры смолоду: опыт Тинькофф

Как и зачем компании работают со школьниками и студентами. Часть 2

huntflow, хантфлоу, экспертиза, рекрутинг, кадровый резерв, образовательные программы
Экспертиза

Готовь кадры смолоду: опыт Норникеля и IBM

Как и зачем компании работают со школьниками и студентами. Часть 1

хантфлоу, huntflow, новинка, форма заявки, рекрутинг
Экспертиза

Как поля в формах заявки и вакансии повышают эффективность рекрутера

Адаптируйте рекрутинговую систему под бизнес-процессы в вашей компании. Это бесплатно!