Совет недели: как правильно организовать первый контакт с кандидатом

Объясняем, как сразу произвести хорошее впечатление, чтобы не упустить идеального кандидата

Если вы нашли резюме кандидата, который идеально подходит на вакансию, важно не испортить все сразу. Первый контакт с ним должен стать началом целой истории — работы кандидата в вашей компании.

От первого контакта многое зависит и его легко испортить, поэтому к нему нужно отнестись внимательно. Рассказываем, что делать, чтобы все прошло идеально, и как правильно пригласить на собеседование по телефону и электронной почте.

Как организован первый контакт в Хантфлоу

Первым делом узнайте больше о последнем месте работы кандидата: что это за компания, чем они занимаются. Посмотрите, есть ли другие вакансии в компании на эту должность или похожую и чем различаются условия. Это поможет понять кандидата и сразу предложить ему лучшие условия.

Если кандидат сам прислал резюме, придерживайтесь простого правила — продолжайте общение там, где его начал человек. Если он отправил письмо и спросил, если ли вакансии, напишите ответ по почте. Если он попросил перезвонить — звоните.

На случай, когда вы первыми идете на контакт, нет строгих правил, но обычно в резюме указывают предпочитаемый способ связи. Когда его нет, пишите на том работном сайте, где нашли резюме: Хабр Карьера, Линкедин и другие.

Бывают ситуации, когда с кандидатом уже связывались рекрутеры из вашей компании — если вы об этом не знаете, то только вызовете раздражение и весь первый контакт будет испорчен. Поэтому важно, чтобы вся переписка с человеком была сохранена и доступна. В Хантфлоу в карточке кандидата сохраняются все письма, которые ему отправляли, даже из обычного почтового клиента. Это помогает избежать неловких моментов и начинать общение не на пустом месте, а основываясь на прошлой переписке.

Как написать приглашение по электронной почте

Если кандидат не отвечает на сайте, то я пишу на указанную почту. Первое письмо часто попадает в спам, поэтому я всегда настраиваю в Хантфлоу фоллоу-апы, которые отправляются через несколько дней. В них я честно пишу: «Скорее всего, первое письмо оказалось в спаме, поэтому пишу еще раз».

В тему письма старайтесь добавить как можно больше информации: название компании, должность, зарплатная вилка, офис или удаленка. Например: «Хантфлоу/ Python developer/ 150-180 т. р./ удаленно». Это помогает избежать ситуации, когда кандидат открывает письмо, дочитывает до зарплаты, которая ему не подходит, и закрывает письмо с мыслью, что вы потратили его время. Или, что еще хуже, он заинтересуется вакансией, вы созвонитесь, и только на этом этапе узнаете, что не можете предложить нужную зарплату.

Если кандидат в принципе не рассматривает такую зарплату, то вы просто не получите ответ. А если его интерес к проекту сильнее, чем к деньгам, то он откроет письмо и ответит.

Главное — спокойно относиться к тому, что кандидаты не всегда отвечают на предложения о работе. Это нормально: рекрутеры и внутренние эйчары тоже получают немало писем от кадровых агентств, event-агентств и других. Даже самый сердобольный и общительный человек устанет отвечать на все предложения.

В теле письма укажите:

название организации;
название вакансии;
основные требования к кандидату;
зарплату и преимущества работы в компании;
дату, время и место, где будет проходить интервью;
контактные данные лица, ответственного за проведение беседы.

В конце сообщения попросите кандидата подтвердить участие в собеседовании — по телефону или в ответном email.

При составлении письма кандидату придерживайтесь правил:

Будьте лаконичны. Никто не захочет читать длинное сообщение, поэтому ограничьтесь самой важной информацией.
По возможности добавляйте в email личные детали — так у получателя не возникнет ощущения, что вы рассылаете один и тот же шаблонный текст разным людям.
Пишите доброжелательно, но без лишней эмоциональности.
Всегда перепроверяйте текст письма перед отправкой: ошибки и опечатки негативно отразятся на репутации компании.
Поддерживайте бренд работодателя — помните, что в глазах кандидата вы олицетворяете всю компанию.
Будьте оперативны: отвечайте на сообщения в течение 24 часов.

Как пригласить на собеседование по телефону

Мы редко пишем кандидатам в телеграме и почти никогда не звоним — это связано со спецификой нашей компании и вакансий. Но некоторые вакансии без звонков закрыть будет сложно, особенно в случае массового подбора. Приемлемо звонить в будни, с 10:00 до 19:00, чтобы не беспокоить кандидатов вне рабочего времени.

Чтобы беседа была успешной и содержательной, рекрутеры заранее составляют скрипт разговора. В нем прописывают все вопросы, которые нужно задать кандидату: о стаже, образовании, сферах деятельности, графике работы и зарплате. Получив нужные ответы и убедившись, что собеседника устраивают предложенные условия, HR переходит к обсуждению предстоящей встречи.

Вот примерный план телефонного разговора с кандидатом:

Представьтесь, сообщите свое имя и название компании-работодателя.
Уточните, удобно ли собеседнику общаться с вами в данный момент.
Узнайте, актуален ли для кандидата поиск работы.
Расскажите о вакансии, требованиях, условиях работы.
Ответьте на вопросы собеседника.
Пригласите на личную встречу. Сообщите время и место проведения интервью.
Резюмируйте итоги диалога.

После разговора можно отправить кандидату письмо со всей информацией о предстоящем собеседовании: как найти место встречи и как связаться с вами в случае опоздания.

Важно общаться спокойно и доброжелательно, логично излагать мысли, внимательно слушать и фиксировать слова собеседника.

Как сделать первый контакт эффективным

Узнайте о прошлом опыте и условиях работы кандидата — это поможет начать разговор не с нуля.
Используйте тот способ связи, который выбрал сам кандидат: если он написал письмо, общайтесь в почте, если вы нашли его на работном сайте, напишите сначала там.
Дайте максимум информации в заголовке письма — так кандидату не придется читать вакансии, которые ему не подходят.
Не звоните кандидатам в нерабочее время — лучше делать это в будни, с 10:00 до 19:00.
Не расстраивайтесь из-за отказов или отсутствия ответов — это нормально. У кандидатов есть право не отвечать на все письма и предложения.

Правильно начинайте общение с кандидатом и ведите подбор в Хантфлоу →