Закрывайте больше вакансий за меньшее время
Хантфлоу — профессиональная программа для рекрутинга, которая помогает освободить время рекрутера, систематизировать процесс подбора и автоматизирует формирование отчетности
В июле 2022 года мы провели онлайн-митап, на котором вместе со спикерами из Хантфлоу, Рольфа и Ippon Technologies обсудили, как избежать увольнения, а если это не удалось, то попрощаться с сотрудником честно, красиво и без взаимных обид.
Публикуем презентации и тезисы выступлений, а также полную запись митапа:
Елизавета Батракова, HRD Хантфлоу
Расскажу про основные процессы, проблемы в которых могут вести к скандальным увольнениям.
Cнятие заявки на подбор
Неправильное снятие заявки ведет к скандальному увольнению. Декларируемые работодателем должностные обязанности не будут соответствовать действительности, ожидания сотрудника разойдутся с реальностью. Уже после трудоустройства может даже выясниться, что человек не нужен: у компании недостаточно для него задач.
Презентация выступления Елизаветы Батраковой →
Что нужно:
- понять задачи будущего сотрудника — обсудите это с заказчиком;
- сформировать портрет кандидата;
- убедиться, что это не проектная деятельность и у сотрудника будут задачи минимум на год.
Поиск кандидатов
Нельзя закрывать глаза на факторы, которые могут помешать кандидату эффективно работать в компании. Так часто бывает, когда находится вроде бы подходящий человек на проблемную вакансию. Рекрутер думает: «Не могу закрыть позицию уже полгода — это мой шанс. Да, что-то меня тревожит, но сейчас не до этого: наймем, а там разберемся». Это прямой путь к скандальному увольнению.
Стадия оффера
В Хантфлоу мы проводим отдельную встречу с кандидатом, на которой снимаем его возражения и защищаем оффер. Важно честно рассказывать о плюсах и минусах компании, не приукрашивая. Тогда кандидат сможет принять взвешенное решение о трудоустройстве.
Выход на работу
Правильно оформляйте трудовой договор. Если у вас удаленка, то нужно прописать время выхода на связь и канал коммуникации с сотрудником.
Важно, чтобы должностная инструкция отражала реальную жизнь работника. Изначально инструкцию должен составлять руководитель будущего сотрудника, а не специалист по КДП.
Адаптация и онбординг
Составьте индивидуальный план работы на испытательный срок в формате «задача — ожидаемый результат — дедлайн». Необходимо, чтобы сотрудник понимал, чего ожидает работодатель и сколько у него времени на решение задачи.
Юлия Фуртат, руководитель по управлению персоналом и бренду работодателя АО «Рольф»
Оффбординг — алгоритм расставания работодателя и сотрудника. Если не заниматься оффбордингом, то уходящие сотрудники могут обращаться в суд, писать негативные отзывы в интернете или просто будут нелояльны компании.
Презентация выступления Юлии Фуртат →
О чем стоит помнить:
- Люди приходят в бизнес, а уходят от руководителя.
- 80% сотрудников работают так, как ими управляют.
- Обычно любой увольняемый сотрудник считается «неэффективным». А его руководитель по умолчанию «молодец» и сделал все, что мог. На практике же менеджеры часто забывают про мотивацию своих подчиненных в погоне за бизнес-целями.
- Эйчар не должен быть только на стороне бизнеса — нужно учитывать и интересы сотрудников.
- Важно поддерживать теплый контакт с бывшими сотрудниками.
- Прощайтесь с людьми так, как бы вы хотели, чтобы с вами расставались.
Оффбординг по этапам
В процессе найма
Необходимо анализировать опыт взаимодействия кандидата с работодателями. Например, вы понимаете, что этот человек конфликтовал или даже судился со своей бывшей компанией. Тогда нужно учитывать этот фактор при принятии решения о трудоустройстве и дальнейшей работе с таким сотрудником.
В процессе работы
Что важно:
- Обозначать «правила игры». Нужно поощрять правильное поведение, наказывать за неправильные поступки, озвучивать устные правила, формировать договоренности.
- Устанавливать цели и задачи на испытательном сроке — у нас они оформлены в виде отдельного документа.
- Выставлять цели и задачи при снижении эффективности. Мы внедрили форму постановки целей и задач, чтобы сотрудник понимал, какого результата от него ждут и какими инструментами можно пользоваться. Этот же документ используется при беседе с сотрудником об увольнении.
- Регулярно давать обратную связь — в процессе работы, а не только перед увольнением.
- Документально фиксировать дисциплинарные взыскания.
- При помощи риск-листа определять уровень сотрудника. В риск-листе мы делим наших работников на 3 категории: «наименьшая вероятность увольнения», «требуется помощь» и «близок к увольнению». Это помогает принять решение, что делать дальше с сотрудником.
Скачать шаблоны документов: риск-лист и форма постановки целей и задач
При увольнении
Увольнение — процесс, когда мы озвучиваем результат и закрепляем условия расставания. На этом этапе мы уже не выясняем, почему сотрудник неэффективен: это должно быть сделано раньше.
Ко встрече с сотрудником надо готовиться:
- Подготовьте аргументы и документы о невыполненных целях.
- Закрепите с коллегами роли и договоренности о плане ведения беседы.
- Обсудите все возможные условия выхода, чтобы увольняемому сотруднику было выгодно принять ваше предложение.
- Составьте несколько комплектов формальных документов. Оставляйте в документах промежутки, куда можно будет вписать договоренности, достигнутые на встрече.
- Назначьте встречу в календаре сотрудника.
- Избегайте стоп-слов, которые могут спровоцировать эмоции. Например, лучше не использовать слова «увольнение», «неэффективен» и уж точно нельзя переходить на личности.
На этой встрече не должно быть лишних людей — достаточно самого сотрудника, его руководителя и эйчара. Роли участников:
- руководитель — отвечает за озвучивание решения;
- эйчар — модератор процесса;
- сотрудник — внутренний клиент.
Что можно предложить сотруднику при увольнении
- Другую должность в компании.
- Отсрочить дату последнего дня в компании.
- Гибкий график, чтобы у сотрудника было время на собеседования.
- Положительные рекомендации — мы поддерживаем партнерские отношения с компаниями, которые рассматривают наших сотрудников на свои вакансии.
- Возврат в компанию при возможности.
- Компенсацию.
Как проходит процесс увольнения
Руководитель и эйчар садятся напротив сотрудника. Самое главное — озвучить цель встречи и принятое решение, а также создать атмосферу готовности помогать и договариваться.
Говорите спокойно, без эмоций и оценок, купируйте манипуляции. Оставьте контакты для связи — на случай, если появится возможность вернуть сотрудника. Сообщите о готовности дать рекомендации, чтобы помочь с трудоустройством.
Если сотрудник просит время, чтобы подумать, то нужно зафиксировать временные рамки. Нам нечего скрывать: мы договариваемся о том, что работник может сфотографировать бумаги, выйти и поговорить с юристом, вернуться и подписать документы.
Если сотрудник не готов договариваться, то мы сообщаем ему, что теперь будем жить в формализованном режиме постановки целей и задач с последующим оформлением документов. Всегда говорим о том, что действуем в правовом поле.
Варианты расставания:
- по собственному желанию работника;
- по соглашению сторон — предпочтительно, когда есть риск претензий со стороны сотрудника;
- сокращение — если вам больше не нужна эта роль;
- увольнение по статье — требует большого количества времени и документов, подтверждающих правомерность увольнения.
Метрики для оценки оффбординга
- Количество сотрудников, которые вернулись в компанию после увольнения.
- Отзывы бывших работников на сайтах-отзовиках — мы ориентируемся на Dream Job.
- Досудебные и судебные претензии.
- Стоимость увольнений. Только 4% наших увольнений заканчиваются денежной компенсацией за расторжение трудового договора.
Как справиться с личным стрессом
Важно отключить эмоции и ориентироваться на объективные показатели. Увольнения — это необходимость, если вы хотите иметь максимально эффективную команду. Найдите, что вас выбивает из колеи, подумайте, кто или что может помочь.
Если вам не хватает опыта, то посмотрите, как другие эйчары и руководители решают проблемы с увольнением сотрудников. Если предстоит тяжелый разговор с работником, а вы не в ресурсе, то перенесите встречу.
Александра Барсукова, HRD Ippon Technologies
Увольнения — это нормально, бывают моменты, когда дороги расходятся. Эту мысль нужно принять, чтобы расставаться с людьми эффективно.
Презентация выступления Александры Барсуковой →
Почему важно расставаться друзьями
- Увольнения влияют на внешний HR-бренд. Например, когда кандидаты ищут информацию о потенциальном работодателе в интернете, то часто натыкаются на отзывы бывших сотрудников.
- Увольнения воздействуют на внутренний HR-бренд — то есть на людей, которые остаются в компании. Информация о некорректном расставании обязательно дойдет до работников — и как минимум повлияет на их вовлеченность в худшую сторону.
- Если вы «не сожгли мосты», то сотрудник может еще вернуться и принести пользу компании.
- Вам может понадобиться помощь уволившегося сотрудника.
Как вести беседу об увольнении
Увольнение — это не то, что происходит внезапно. Готовьтесь заранее: необходимо собрать максимум информации, определиться со стратегией и аргументами — как будете объяснять собеседнику, почему он должен уйти.
Проработайте план беседы с руководителем, который будет проводить увольнение. Если раньше он никого не увольнял, то полезно отрепетировать разговор.
Когда сотрудник увольняется по своей инициативе, важно получить информацию, куда и почему он уходит. Работник может застать вас врасплох, придя с новостью об увольнении. В такие моменты важно сфокусироваться на сборе информации и не поддаваться эмоциям.
Если вы инициатор прощания, то предложите помочь с поиском новой работы. Это позволяет не только поддержать сотрудника, но и зафиксировать сам факт увольнения — он уже не обсуждается. Формируйте стратегию на будущее, чтобы снять шок от неприятной новости в настоящем.
Команде нужно сообщить свою версию событий: что произошло, почему ушел сотрудник, как вы пытались избежать увольнения.
Подробнее об экологичном увольнении читайте в статье Александры Барсуковой для Хантфлоу
Как эйчару работать со стрессом
- Увольнение — стресс для всех сторон.
- Эйчару полезно присутствовать на встрече, где обсуждается увольнение. У него поддерживающая роль: быть арбитром, помочь придерживаться плана беседы, снижать накал при необходимости.
- Чем больше сотрудников внутри компании разделяют идеи экологичного увольнения, тем легче эйчару.
- После беседы не забывайте о себе: восстанавливайте ресурсы теми способами, которые вам подходят.