Как эффективно закрывать вакансии в Казахстане

Видео и тезисы онлайн-митапа

30 августа 2022
Время чтения:  7 мин

Рынок труда Казахстана перегружен вакансиями и испытывает дефицит сильных кандидатов. Рекрутеры сталкиваются с тем, что вакансии закрываются слишком медленно или не закрываются совсем.

В мае 2022 года мы провели онлайн-митап «Как нанимать лучших кандидатов на перегретом рынке Казахстана» с участием экспертов из компаний Хантфлоу и Aitu Dala. Эксперты рассказали:

  • в чем сложность при работе с высококонкурентными вакансиями;
  • какие проблемные точки в подборе требуют особого внимания;
  • как автоматизация помогает повысить скорость и качество найма.

Публикуем презентации и тезисы выступлений, а также полную запись митапа:

 
 

Михаил Танский, сооснователь и CEO Хантфлоу

Про Хантфлоу

Хантфлоу — система автоматизации рекрутмента, которая позволяет компаниям быстрее нанимать команды.

Мы запустились в Казахстане. Техподдержка работает с 9 до 19 часов по времени Нур-Султана, а серверы Хантфлоу находятся в Казахстане, что соответствует требованиям закона № 94-V.

Презентация выступления Михаила Танского →

 

Про роль рекрутера в работе с высоконкурентными вакансиями

Высококонкурентными называются такие вакансии, по которым наблюдается дефицит квалифицированных кадров на рынке. В 95% случаев эти вакансии — ключевые для бизнеса: если их не закрыть, то компания будет терять деньги.

Все рутинные операции автоматизируется, а рекрутеры переориентируются на более творческие и аналитические задачи. Современный рекрутер работает на стыке разных сфер: он должен быть и маркетологом, и аналитиком, и копирайтером.

Конечная ответственность за процесс подбора лежит на рекрутменте, а не на заказчике. Поэтому важно выстраивать этот процесс, подвергать его критике, находить и устранять узкие места. 

Подбор — это воронка: чем больше кандидатов на входе, тем выше вероятность закрыть вакансию. Поэтому приходится ежедневно думать о том, как наполнять воронку. При этом на отклики рассчитывать не приходится: сорсинг и прямой поиск кандидатов стал нормой.   

 

11 шагов для закрытия высококонкурентных вакансий

 

Шаг №1: внесите реальные этапы подбора в воронку для каждой категории вакансий

Воронка должна полностью соответствовать реальному процессу работы над вакансией. Иначе сложно собирать достоверные данные, а без них невозможно локализовать проблему в воронке. 

 

Шаг №2: добавьте реальные причины отказов и используйте только их

Составьте справочник со всеми причинами отказов. Чтобы зафиксировать отказ, используйте только этот список — запретите себе и коллегам указывать другие основания. Если подходящей причины нет в справочнике, то внесите ее туда.

Если нельзя понять, почему вы перестали работать с кандидатом, то невозможно выдвигать гипотезы о том, как исправить проблему и расширить воронку в этом месте. 

 

Шаг №3: ставьте цели по числу кандидатов на вход воронки

Полезно ставить еженедельные планы на вход воронки и обсуждать с командой способы достижения этих целей.

 

Шаг №4: назначайте летучки с коллегами для контроля прогресса и обсуждения статуса вакансий 

Желательно проводить летучки ежедневно или в крайнем случае еженедельно. Когда рекрутер постоянно занимается операционной работой, его взгляд замыливается. В такой ситуации полезно услышать мнение людей со стороны, которые не погружены в рутину и могут указать неочевидные решения. 

 

Шаг №5: начните эксперименты с собственной лидогенерацией

Чем уже специализация поиска, тем хуже работают джоб-сайты. Можно начать с простого лендинга с вакансиями, на который понемногу направлять платный трафик. Вначале вы не будете попадать в свою аудиторию, но со временем научитесь привлекать релевантных кандидатов, которых нет на классических джоб-сайтах.

Кроме того, ваша вакансия на работных сайтах находится в конкурентном окружении предложений других работодателей. А на собственном ресурсе не надо бороться за внимание кандидата. 

 

Шаг №6: автоматизируйте самую частую мелкую рутину

Выявляйте все операции, которые не относятся напрямую к поиску и оценке кандидатов. Смотрите, какие из них чаще всего повторяются внутри дня или недели. Думайте о том, как их можно автоматизировать.

 

Шаг №7: оцифруйте подачу заявки и обсуждение кандидата

Рекрутер теряет много времени на выяснение требований к вакансии и вытягивание фидбека из заказчика. Оптимальный процесс выглядит так: заказчик заполняет электронную форму заявки, а рекрутер анализирует информацию и только при необходимости обращается к нему за уточнениями.  

 

Шаг №8: установить целевые сроки прохождения каждого этапа подбора

У 4 из 5 рекрутеров были случаи, когда из-за долгой обратной связи внутри компании кандидат принимал оффер конкурента. Поэтому важно договориться о нормативных сроках пребывания на каждом этапе подбора.

Чаще всего зависания случаются на этапах, где происходит коммуникация с заказчиками. Поэтому важно договориться с бизнесом о сроках, в течение которых будет фидбек.

 

Шаг №9: договоритесь с заказчиками о постоянных слотах для собеседований

Каждый раз согласовывать дату и время интервью  неэффективно. А если в календаре заказчика нет слотов под собеседования, то кандидат может просто не дождаться встречи и выбрать более расторопного работодателя.

Поэтому лучше договориться о постоянных слотах. Например, так: рекрутер без спроса может ставить собеседования в календарь заказчика по вторникам, средам и четвергам с 16 до 18 часов.

 

Шаг №10: разработайте стандартизированный чек-лист интервью для рекрутера и форму обратной связи для заказчика

Без чек-листа сложно придерживаться единого подхода к оценке и сравнивать кандидатов между собой. Кроме того, если нет стандартизованных критериев, то подбор ставится на холд каждый раз, когда заказчик уходит в отпуск — заменить его не получится.

Если же вы сделаете форму обратной связи по каждой категории вакансий, то все заказчики будут работать в общем информационном поле и использовать единые критерии оценки. 

 

Шаг №11: в любой ситуации задавайте вопрос: «Почему?»

Докапывайтесь до истинных причин произошедшего — без этого аналитика невозможна. Чтобы натренировать свой мозг смотреть вглубь, в течение месяца задавайте 3 вопроса «почему», когда что-то происходит:

Дарина Айдарова, IT-рекрутер Aitu Dala

Про Aitu Dala

Мы казахстанская IT-компания, которая создает медиасервисы: 

  • Aitube — национальный видеохостинг;
  • Ainews — новостной агрегатор;
  • Qalaisyn — платформа для опросов и исследований.

В Aitu Dala работают более 180 человек. В нашей компании присутствуют все классические роли: разработчики, тестировщики, аналитики, DevOps-инженеры, дата-сайентисты, продакт и проджект-менеджеры, дизайнеры, маркетологи, пиарщики и административный персонал. Поэтому я работаю с самыми разнообразными вакансиями.

HR-отдел состоит из 4 человек: HRBP, рекрутер, специалист по внутренним коммуникациям и координатор. Сейчас у меня в работе свыше 20 вакансий. В среднем за квартал я закрываю по 17–19 позиций разного уровня — от джунов до лидов.

Презентация выступления Дарины Айдаровой →

 

Почему мы решили, что нам нужна автоматизация

 

❌ Длительная обработка резюме

Раньше мы вели подбор в гугл-таблицах. Чтобы показать резюме заказчику, приходилось тратить много времени. Я сохраняла резюме с джоб-сайта в папку на Гугл Диске, «замазывала» зарплатные ожидания, вносила в специальную таблицу информацию о кандидате вместе со ссылкой на резюме. 

Если требовалось показать не одно, а 20–30 резюме, то я могла убить весь день на эту рутину. А нужно было еще и проводить интервью, общаться с кандидатами — на все не хватало времени.

 

❌ Много горящих вакансий, теряли кандидатов

На IT-рынке выигрывает тот, кто быстрее всех проводит кандидата по этапам подбора и выставляет оффер. Но мы часто теряли людей: из-за большого количества рутинных задач не успевали написать им или запаздывали с обратной связью. 

 

❌ Сложности в коммуникациях с заказчиками

Возникало много вопросов, приходилось доказывать, что работа действительно идет, — на это уходило много времени и нервов. При общении с бизнесом рекрутер опирался только на свои слова и не мог подкрепить их данными.

 

❌ Сложности во взаимодействии с кандидатами

Например, чтобы написать письмо кандидату, нужно было совершить кучу рутинных действий. Когда в работе уже больше одной вакансии, это тяжело и занимает уйму времени.

 

❌ Невозможность работать с базой

Файлы с резюме лежали на Гугл Диске — в такой «базе» я не могла искать людей по определенным критериям. Было сложно восстановить историю взаимодействия с кандидатом: приходилось рыться в почте или в собственной памяти. 

 

❌ Отсутствие аналитики

Мы не могли понять, хорошо ли поработали в этом месяце или квартале, что можно сделать лучше, где произошел сбой, как провести работу над ошибками. 

 

Как мы выбирали ATS

  1. Рекомендации коллег. У меня уже был опыт внедрения Хантфлоу в других компаниях, поэтому я посоветовала коллегам именно эту ATS.
  2. Результаты независимых исследований. Чтобы убедить коллег, я предложила изучить исследование по сравнению ATS на рынке СНГ.
  3. Возможность интеграции с корпоративными HR-сервисами. 
 

Как обучали заказчиков работать с Хантфлоу

  1. Составили краткую инструкцию. Дополнительное обучение не потребовалось, потому что в Хантфлоу интуитивно понятный интерфейс.
  2. Создали специальный этап «резюме у заказчика».
  3. Рассказали, как пользоваться системой почтовых оповещений.

Заказчики не сопротивлялись изменениям, а были только рады: они тоже страдали от гугл-таблиц, как и рекрутеры.

 

Как обучали рекрутеров работать с Хантфлоу

Специалисты Хантфлоу провели обучение для наших рекрутеров. Кроме того, внутри команды мы определили подходы к работе и договорились о некоторых пунктах, чтобы вести подбор эффективнее. Если у рекрутеров возникали вопросы, они получали ответы на них в чате поддержки Хантфлоу.

 

Результаты автоматизации

  1. Прозрачность и удобство. Руководитель может посмотреть каждый мой шаг и загрузку. Заказчик тоже видит всю картину — нет необходимости писать рекрутеру, чтобы узнать о результатах работы над вакансией.
  2. Экономия времени рекрутера. Раньше я тратила несколько часов, чтобы отправить письма 20 кандидатам, — теперь делаю это за 2 минуты. Чтобы назначить одно интервью, уходило 5 минут — сейчас 20 секунд.
  3. Единая база резюме и история работы с кандидатами.
  4. Аналитика — отслеживаем ее ежеквартально.

До автоматизации я закрывала за квартал 11–12 вакансий, сейчас — от 17 до 19. Средний срок закрытия уменьшился с 45 до 32 дней.

 

Какими инструментами я пользуюсь

 

Форма заявки на вакансию

Главная задача рекрутера — правильно снять заявку и понять, кого искать. Форма заявки помогает собрать всю необходимую информацию и хранить ее в одном интерфейсе. 

Теперь заявки подаются через единое окно — рекрутеру не надо вспоминать, где именно заказчик отправлял описание вакансии.

 

Сохранение резюме

Волшебная кнопка Хантфлоу позволяет сохранять профили кандидатов одним кликом из разных источников, в том числе с Hh.kz, LinkedIn, GeekJob, GitHub, Хабр.Карьеры, VK. 

 

Шаблоны и фоллоу-апы

Я стараюсь максимально автоматизировать работу: использую фоллоу-апы, шаблоны писем и телеграм-сообщений. Это повысило конверсию ответов кандидатов и уменьшило срок назначения интервью — с 3 дней до 1.

 

Картина дня

Все наши заказчики работают в Хантфлоу. В окне «Картина дня» они видят, как идет подбор по их вакансиям. 

 

Назначение интервью

Хантфлоу автоматически передает в Гугл Календарь название вакансии, ФИО кандидата, ссылку на резюме — раньше все это я прописывала вручную.

 

Система меток

Чтобы в будущем возвращаться к уже найденным кандидатам, мы используем метки. С их помощью можно легко найти нужного человека или группу людей в базе Хантфлоу.

 

Аналитика

Центр аналитики Хантфлоу позволяет контролировать ключевые метрики подбора. Что я считаю c его помощью:

  • количество кандидатов по вакансиям;
  • сколько проведено технических собеседований и HR-интервью;
  • количество сделанных офферов;
  • срок закрытия вакансий;
  • сколько сотрудников нанято;
  • конверсии по воронке;
  • сколько HR-интервью нужно провести, чтобы нанять одного кандидата.
 

Система приоритетов

Раз в неделю вместе с HRBP мы обсуждаем позиции и расставляем приоритеты, флажками отмечая в Хантфлоу наиболее важные вакансии. Некоторые позиции приходится ставить на паузу — статистика по ним замораживается и не портится.

 

Размещение вакансий

Прямо из Хантфлоу я публикую вакансии на джоб-сайты. Все отклики автоматически подтягиваются в Хантфлоу — это удобно и экономит время.  

 

Выводы: зачем нужна автоматизация

  1. Экономия времени рекрутера и, как следствие, денег компании.
  2. Построение хороших отношений с заказчиками.
  3. Ускорение найма.
  4. Анализ процесса рекрутинга и возможность работы над ошибками.

Еще из рубрики “Экспертиза”

Экспертиза

Что такое профиль должности и как его составить

Поэтапное руководство с примерами и обзором типичных ошибок

Экспертиза

Что сорсеру нужно знать про скрапинг данных

Наглядное руководство по скрапингу с обзором популярных инструментов для работы с данными